Como escolher um sistema de gerenciamento de processos

Saiba quais funcionalidades básicas um sistema de gerenciamento de processos precisa ter para facilitar a sua rotina administrativa!

Utilizar um sistema de gerenciamento de processos é a melhor solução para aumentar a produtividade dos colaboradores e melhorar o desempenho da empresa no mercado.

A explicação é simples: ao automatizar e organizar tarefas, otimiza-se a gestão dos departamentos do negócio. O que, por sua vez, facilita o trabalho dos colaboradores e gera resultados.

Mas, como escolher esse programa? A fim de encontrar a melhor opção, mostramos abaixo quais são as funcionalidades básicas que um software de gestão precisa apresentar e o que a sua empresa deve buscar nesse sistema. Confira!

Quais são as funcionalidades básicas que um sistema de gestão de processos deve apresentar?

No geral, os módulos básicos de um sistema ERP são:

• Cadastros;
• Estoque;
• Vendas;
• Financeiro;
• Notas Fiscais;
• Relatórios.

Cada um desses módulos, por sua vez, deve apresentar funcionalidades que garantam a organização de processos. Veja alguns exemplos:

1. Além de produtos ou serviços, o módulo de cadastros deve abranger clientes e fornecedores;
2. O módulo de vendas deve incluir funcionalidades relacionadas aos orçamentos, às ordens de serviço e ao sistema PDV;
3. As principais funcionalidades do módulo financeiro, por sua vez, se referem às contas a pagar e a receber, ao fluxo de caixa e à conciliação bancária.

Dessa forma, todos os processos têm acompanhamento. O que acontece desde o primeiro contato do cliente, até a emissão de notas fiscais eletrônicas após as compras. O processo finaliza, ainda, com a emissão de relatórios gerenciais para mensurar resultados.

O que sua empresa deve buscar em um software de gestão de processos?

Além das funcionalidades vistas acima, é interessante buscar um sistema e gerenciamento de processos que apresente três elementos principais: melhor custo-benefício, armazenamento em nuvem e integração de setores.

Custo-benefício

Há diferentes sistemas no mercado, e tanto o ERP On-Premise quanto o ERP na nuvem apresentam vantagens e desvantagens. Então, como definir qual apresenta o melhor custo-benefício?

Antes de fazer sua escolha, é preciso se atentar a alguns pontos importantes:

• implementação;
• licença de uso;
• treinamento para funcionários;
• manutenção, atualização e suporte por parte do fornecedor;
• custo total;
• funcionalidades indispensáveis para a empresa.

Os softwares On-Premise, por exemplo, são mais robustos, instalados localmente, têm a implementação demorada e geralmente apresentam módulos desenvolvidos para grandes corporações, sendo bem mais caros em alguns casos.

Já o SaaS (Software as a Service) pode ser a melhor opção para pequenas e médias empresas que visam o melhor custo-benefício, já que o sistema é estruturado na nuvem, pode ser facilmente acessado pela internet e os fornecedores geralmente trabalham com diferentes planos, preços acessíveis e pagamentos mensais.

Armazenamento em nuvem

Como já mencionado, o SaaS não precisa de instalação local — ou seja, trabalha com o armazenamento em nuvem — e pode ter custos mais acessíveis dependendo do número de usuários e do plano escolhido.

Além disso, por serem baseados na nuvem, esses softwares garantem o gerenciamento otimizado dos recursos da empresa — de onde você estiver, a qualquer hora!

Os benefícios são interessantes para PMEs:

– economia;
– escalabilidade e flexibilidade;
– segurança.

De modo geral, a infraestrutura da nuvem permite o armazenamento seguro de dados, já que se baseia em camadas de segurança e criptografia de informações.

Resumidamente, por serem armazenados remotamente, os dados ficam mais seguros do que em discos rígidos de computadores, os quais podem sofrer danos ou queimar.

Gerenciamento de processos – Integração de setores

O sistema de gerenciamento de processos pode não ser tão eficiente se não houver a integração entre os principais departamentos da empresa.

Como é o caso do financeiro, vendas e logística. Os dados registrados no sistema ERP devem conversar entre si para que a gestão seja, de fato, otimizada.

Vamos entender melhor com três exemplos relacionados?

1. Quando produtos são cadastrados em um sistema integrado, a quantidade disponível aparece automaticamente no estoque; então, quando um item é vendido, ele é abatido automaticamente dessa contagem.

2. Depois, ao fechar a venda, o preenchimento de dados para realizar a emissão da nota fiscal eletrônica também é automático, pois as informações dos clientes e dos produtos já foram previamente inseridas no sistema.

3. Por fim, como todos os dados ficam registrados no software, é possível emitir relatórios gerenciais periodicamente para visualizar informações relacionadas às vendas.

Percebe como um programa para gerenciar processos automatiza e otimiza diferentes tarefas do negócio? Vale ressaltar os principais resultados para a empresa: aumento da produtividade, melhora do fluxo de trabalho e gestão eficiente!

E atenção: antes de escolher qualquer programa, verifique as funcionalidades que o sistema oferece e faça um teste gratuito!