Como manter as contas a pagar e receber sobre controle?

Contas. Palavrinha pequena que gera estresse e aflição em todo tipo de negócio, certo? Porém, existem dois tipos de contas no dia a dia da empresa, as contas a pagar, indesejadas, é claro, e as contas a receber, que garantem a continuidade dos processos organizacionais e geram um grande alívio! 

A junção dessas duas planilhas orçamentárias é o que conhecemos como fluxo de caixa, ferramenta essencial para uma boa saúde financeira nos negócios. E, devido a grande importância de se ter tamanha compreensão sobre como se usam e para que servem esses controles, vamos falar agora, na prática, como mantê-las em ordem. Tome nota!

Contas a pagar

Contas a pagar são todos os compromissos, assumidos pela empresa, de quitar pagamentos e boletos com fornecedores, despesas e etc.
Para não perder o controle sobre o que a empresa tem para pagar, observe as dicas:

Registre tudo que vai vencer!

A melhor forma de se programar para pagar algo é sabendo quando a parcela vencerá e qual será o seu valor. Este controle torna-se simples através do registro de tudo que deverá ser quitado. Por isso, sempre que alguma compra a prazo for feita, registre-a imediatamente. Essa anotação otimizará seu planejamento financeiro e contribuirá, também, com uma visão mais controlada sobre os compromissos que foram assumidos e que devem ser cumpridos.

Nunca misture o dinheiro da empresa com o pessoal

Um erro comum em pequenas empresas ou empreendedores individuais é a mistura de dinheiros e isso pode causar até mesmo a falência do negócio!
Atenção: A empresa precisa de recursos para manter seu ritmo de crescimento e a retirada de valores impensados do caixa pode prejudicar toda a saúde financeira do negócio. Estabeleça um pró-labore e uma data para tal recebimento e não faça outras retiradas ao longo do mês. Os lucros poderão ser alcançados posteriormente!

Não perca prazos!

E, a mais valiosa dica: Nunca, jamais, perca os prazos de pagamento de suas contas, pois este deslize gerará multas e juros para empresas, despesas extras que podem, até mesmo, deixar o negócio no vermelho, tendo que recorrer a empréstimos e assim por diante. Quanto mais organizada for a vida financeira da empresa, mais longe destes imprevistos estará!

Contas a receber

Contas a receber são o sustento da empresa. Muitas das vendas e dos contratos que são fechados hoje em dia são parcelados ou feitos a prazo e é necessário ter total controle sobre esses valores que entrarão em caixa para que o planejamento seja feito satisfatoriamente. Existem algumas práticas interessantes que contribuem com o pagamento antecipado, ou em dia, de seus clientes, conheça-as:

Vantagens ou descontos para quem se antecipa

A empresa não perde absolutamente nada por oferecer vantagens ou descontos exclusivos para os clientes que quitam seus compromissos antecipadamente. Faça um estudo sobre o que é possível de ser feito e avise aos seus clientes. Quanto mais cedo o dinheiro entrar em caixa, mais rápido a empresa poderá quitar suas dívidas e compromissos também.

Não deixe de cobrar os clientes

Envie cobranças e boletos antecipadamente para que seus clientes não tenham problemas na hora de efetuar os pagamentos e, sobretudo, não deixe de cobrá-los pelos atrasos que já estão sendo acusados pelo seu caixa. Ter medo de cobrar, para os microempresários, por exemplo, é um dos principais motivos de endividamento da empresa que entra em decadência financeira, não se recuperando em muitos casos.

Preste atenção na hora de liberar crédito

As linhas de crédito foram inovações que aumentaram o poder aquisitivo dos clientes e fizeram o estoque girar de maneira mais rápida, porém, o objetivo desta ferramenta continua sendo simples: Vender e receber. De nada adianta liberar linhas de crédito se o retorno não vier, por isso, analise cada caso e fuja de clientes-problema que já possuem restrições, históricos de atraso e assim por diante.

Sistema de gestão e fluxo de caixa

Para gerir e ter total controle sobre as contas a pagar e as contas a receber da empresa você pode optar por um dos seguintes meios:

1-      Caderninho de notas;
2-      Planilhas em Excel; e
3-      Sistema de gestão.

Os dois primeiros são meios já conhecidos e antiquados, suscetíveis a erros bem simples. Já os sistemas de gestão têm sido grandes facilitadores de todo este processo que visa uma perfeita visualização do fluxo de caixa da empresa.

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