Contas a pagar: o que é e como organizar?

Gestão de pessoas, gestão operacional, gestão de estoque, gestão financeira… É, cuidar de uma empresa exige dedicação e disciplina na hora de organizar e controlar os processos internos, sejam eles relacionados aos colaboradores, às mercadorias ou às finanças. A propósito, como está a organização das suas contas a pagar?
Não sabe? Ou nunca deu muita importância para esse tipo de controle? Os dois?! Então este artigo chegou na hora certa. Aqui, alertamos sobre a relevância de manter as contas a pagar devidamente registradas para que sua pequena ou média empresa tenha mais controle e não precise arcar com juros decorrentes de vencimentos.
Pronto? Vamos lá!

O que é contas a pagar e qual é a importância do controle?

Antes de entender o que é contas a pagar e o que representa no âmbito corporativo, primeiro, entenda um ponto muito importante: empresários que não conhecem os números do negócio, não conhecem a situação da empresa.
Muitas vezes, é comum acharmos que só porque o fluxo de clientes e o número de vendas está bom, está tudo certo com o negócio. Engano nosso! Grandes marcas, aliás, declaram falência e acabam surpreendendo o público, como fez a Forever 21 recentemente.
Os motivos variam, claro, mas a gestão financeira exerce um papel fundamental na saúde de qualquer negócio. Daí vem a importância de controlar até os mínimos detalhes, como as contas a pagar e a receber.
As contas a pagar, no caso, são obrigações já assumidas pela empresa: elas podem ser fixas (pagamento de funcionários, de água e de luz, por exemplo) ou variáveis (compra ou manutenção de algum equipamento, por exemplo).
O gerenciamento é útil para pequenas e médias empresas que perdem prazos importantes em razão de esquecimentos, acabam deixando essas contas vencerem — mesmo tendo dinheiro em caixa! — e arcando com juros abusivos em alguns casos.

Como organizar e controlar as contas a pagar e receber?

Há mais de uma opção: é possível utilizar planilhas do Excel para organizar e controlar as contas a pagar e receber, um simples caderno ou um sistema mais robusto e automatizado, o ERP.
Organizar as contas a pagar Excel é válido e muitas empresas utilizam esse meio para controlar as finanças em geral. Mas, vamos conferir dois cenários diferentes relacionados à execução manual e automatizada de tarefas?
No primeiro caso, a empresa conta com uma série de planilhas diferentes para registrar contas a pagar, contas a receber, conciliações bancárias, fluxo de caixa, estoque, cadastros etc. Ou seja, uma planilha para cada situação.
Além de ser um processo não eficiente, registrar informações em planilhas é uma tarefa sujeita a erros. Se algum colaborador excluir sem querer alguma informação ou até mesmo a planilha de algum mês, imagina o transtorno! Se não houver cópias, a empresa simplesmente perde os dados e sai prejudicada.
No segundo cenário, os gestores decidiram adotar um sistema ERP e treinar a equipe para usá-lo corretamente. Várias tarefas — que antes dependiam de planilhas ou cadernos — agora são automatizadas: as vendas são registradas automaticamente no sistema, os itens vendidos são descontados automaticamente do estoque, a conciliação bancária depende de somente alguns cliques etc.
Da mesma forma, há uma funcionalidade específica para as contas a pagar e a receber, que são registradas com facilidade e podem ser visualizadas a qualquer hora, com poucos cliques! Assim, aumenta-se a eficiência, a agilidade e a segurança.
Percebe as diferenças desses dois casos?
O que antes estava dividido em várias e várias planilhas, agora está centralizado em um só programa. Ao fazer o login no ERP online, você é rapidamente direcionado para uma tela com todos os módulos e funcionalidades do sistema. Quais outras dicas eu posso usar para manter o controle total das contas a pagar? Considere:
• Registrar todas as contas a pagar, mesmo que os valores sejam irrisórios;• Criar uma agenda de pagamentos com os detalhes de cada conta;• Manter as contas da pessoa física e da pessoa jurídica separadas;• Analisar o fluxo de caixa para verificar se todas as contas do mês poderão ser quitadas e, em caso negativo, dar prioridade às contas mais urgentes.
Para manter o controle total, a segunda dica é essencial. Anote os principais detalhes de cada conta, como:
• data;

• valor a ser pago;

• meio utilizado para pagamento — boleto, cartão de crédito, débito automático etc.;

• quem vai receber o pagamento — fornecedor, freelancer, funcionários, distribuidora de energia etc.;

• número da parcela (caso a compra tenha sido dividida em várias vezes).

Assim você saberá tudo o que ainda precisa ser pago e terá controle sobre os detalhes dos pagamentos já realizados.


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