Cadastro de Fornecedor: Guia para Iniciantes

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Pode até não parecer, mas ter um cadastro de fornecedor devidamente organizado vai facilitar e muito a vida da gestão da sua empresa, bem como garantir que a produção/vendas não pare nunca. E os fornecedores estão presentes tanto para quem fabrica/vende produtos como para quem presta serviços.

Os fornecedores podem muitas vezes vir a suprir matéria prima básica relacionada aos produtos produzidos, mas também garante os insumos necessários para a prestação de serviços, como por exemplo fornecer as linhas para uma determinada confecção que presta serviços de costura.

Desta forma, torna-se relevante para qualquer negócio ter um cadastro de fornecedor devidamente organizado, e escolher os fornecedores certos nem sempre é uma tarefa fácil. Neste guia você vai saber como é um cadastro de fornecedores, como formá-lo, sua importância e muito mais.


Aumente o seu conhecimento sobre o assunto, e saiba mais  →  Programa de cadastro de fornecedores

O que é Cadastro de Fornecedor? 

Este cadastro é, basicamente, o registro de todos os dados dos seus respectivos fornecedores, sejam de matéria prima, insumos, entre outros. 

É importante entender primeiramente que um bom processo de desenvolvimento de fornecedores inicia-se exatamente por este, pois acredite, ainda existem muitas PME’s que não possuem qualquer histórico de suas compras, preços, etc., o que pode ser um risco ao negócio.

E onde exatamente fazer este cadastro? Ele pode ser realizado em uma planilha, ou mesmo em um editor de textos. A dica aqui é sim ter um programa de gestão empresarial que contenha o módulo de cadastro de fornecedores, pois, neste caso, sua organização fica
bem mais facilitada.


Conciliação de Fornecedores

A função da rotina de conciliação de fornecedores significa conciliar os lançamentos realizados diretamente pelas notas fiscais de entrada na conta de fornecedores com o título de contas a pagar, gerado no financeiro

A maneira mais simples de se fazer isso é sempre conciliar o saldo contábil dos fornecedores com um relatório de contas a pagar do próprio departamento financeiro de sua empresa. 

Lembrando que com um software de gestão empresarial, todo este processo é feito de forma automatizada, além de controle de estoque, controle financeiro, fluxo de caixa, e  outros.

Cadastro de Fornecedores: evite esses erros

Um cadastro de fornecedores não deve conter apenas os dados relativos a estes. Muitos mais do que os dados, outros itens também são importantes e precisam ser levados em consideração. Confira alguns dos principais erros normalmente cometidos:


 •    Abrir mão das referências de seus fornecedores: estas devem estar sempre presentes antes e depois do cadastro.

 •    Análise apenas dos preços dos insumos: um erro muito comum. Existem outros parâmetros importantes para que você opte por este ou aquele fornecedor, além dos preços.

 •    Desconsiderar  valores de frete: o preço pode ser bom, a qualidade também, mas o frete cobrado por este fornecedor faz jus aos insumos e matérias primas fornecidas? 

 •    Não avaliar corretamente a capacidade de seus fornecedores em lhe atender: este erro é mais comum ainda, pois muitos fornecedores prometem o que, na verdade, não vão conseguir cumprir. O ideal é que você tenha, antes de confirmar o cadastro, uma noção da real capacidade deste fornecedor em atender a sua demanda.

 •  Não registrar todas as informações do seu fornecedor: se é um cadastro, este deve conter todas as informações necessárias e relevantes referentes aquele fornecedor, desde endereço, documentação, linhas de comunicação, entre outros.

Entende-se como fornecedores não só aqueles que entregam insumos e matérias primas. Uma empresa que vende serviços, por exemplo, pode precisar de peças para seus equipamentos, fornecedores de itens de reposição, manutenção e uma vasta gama de itens que entram nesta categorização de fornecedor.

Excel: cadastro de fornecedores

Quando se pensa em criar e organizar um cadastro de fornecedores, a ferramenta Excel aparece geralmente em primeiro plano. Isto porque ela facilita esta organização e possui até alguns modelos da Microsoft já prontos e que podem ser facilmente adaptados.

Outro ponto positivo de uma planilha Excel é exatamente a facilidade de utilização. O ponto negativo é que para utilizar toda a sua funcionalidade é necessário conhecer bem a ferramenta, ou a operação se torna mais difícil.

Além disso, algumas fórmulas são mais complexas e a geração de relatórios pode não conter as informações necessárias ou estas podem ser imprecisas ou desatualizadas, caso a planilha não tenha sido alimentada a tempo com informações mais atualizadas.

Word: ficha de cadastro de fornecedores

O Word da Microsoft também é uma ferramenta muito útil na hora de preparar o seu cadastro de fornecedores. No entanto, ela é mais “útil” para organizar uma ficha cadastral e não, necessariamente, para armazenar e organizar os dados dos seus fornecedores.

Como dica importante, o ideal é que sua empresa tenha uma ferramenta, de preferência automatizada, que possa fazer todo este trâmite, desde a ficha cadastral até a organização do seu cadastro de fornecedores.

Planilha para cadastro de fornecedores

Seja pelo Excel ou outro aplicativo relacionado, a planilha de cadastro de fornecedores é a melhor maneira de inserir, armazenar e consultar os dados destes, além de poder gerar relatórios sempre que necessário. Isto vale caso você não tenha um programa de gestão empresarial.

Programa para cadastro de Fornecedores

Esta é sem dúvida alguma a melhor maneira de criar o seu cadastro de fornecedores. O sistema de controle do GestãoClick, por exemplo, disponibiliza uma incrível ferramenta de cadastro de fornecedores que consegue não só automatizar este cadastro como também otimiza o seu tempo.

Neste cadastro estarão reunidas todas as informações necessárias de seus parceiros em um único lugar, de acesso fácil. E quais as principais vantagens de ter um sistema de gestão e cadastro de fornecedores da GestãoClick? Confira algumas:

 •    Informações sempre nas mãos: informações relevantes de seus fornecedores como contato, endereços, e-mails, etc. Com um sistema automatizado de controle, sua pesquisa será bem mais rápida e eficiente.

 •    Emissão rápida de notas fiscais, uma vez que todos os dados já estão devidamente cadastrados em seu sistema.

 •    Maior agilidade na hora de cotar e comprar mercadorias, principalmente se você possui mais de um fornecedor da mesma mercadoria.

 •    Acompanhamento de gastos em cada compra, com relatórios precisos e em tempo real. 

 •    Valor total de gastos com cada fornecedor.

Com cotações online, suas requisições de mercadorias serão altamente viabilizadas e seus pedidos muito mais fáceis de serem realizados.

Como fazer cadastro de fornecedores?

Um bom cadastro de fornecedores deve conter, basicamente, informações relevantes destes. Confira algumas destas informações que, de uma forma genérica, não devem faltar:


 •    Dados de identificação como nome da empresa, CNPJ, etc.;

 •    Dados operacionais como prazo médio de entrega, melhor dia de pedido, etc.;

 •    Organize os dados por alguma classificação relevante e centralize-os;

 •    Presença online deste cadastro, para atualizações em tempo real de preços e valores médios das mercadorias.


Programa para cadastro de Fornecedores

Um cadastro de fornecedor eficiente é uma ferramenta fundamental de relacionamento, e uma boa relação pode trazer, inevitavelmente, muitas vantagens para você e sua empresa, como por exemplo melhores negociações, prazos e preços.

Assim como o cadastro dos seus clientes e produtos, o cadastro de fornecedores é indispensável para o sucesso do seu negócio, e a melhor maneira de tê-lo é através de um programa para cadastro de fornecedores como o da GestãoClick. 

Agora que você já sabe como é um cadastro de fornecedor, agilize os processos do seu negócio testando grátis o ERP GestãoClick.

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