Grandes empresários costuma dizer que antes de planejar aonde você quer chegar (e como), você precisa saber onde está e como se encontra.
Nesse sentido, saber qual é a real situação de seu negócio, suas forças e fraquezas, é fundamental para poder tomar as decisões certas e definir o caminho correto a seguir.
O diagnóstico organizacional é uma prática desenvolvida exatamente para avaliar de uma forma prática e objetiva a atual situação da empresa. Para isso, são considerados aspectos internos e externos à organização, seguindo metodologias precisas.
Quando bem executado, o diagnóstico ajuda na obtenção de insights valiosos e permite tomar decisões mais assertivas e eficientes. Além disso, é possível identificar e corrigir problemas antes que eles assumam proporções maiores.
Por meio das informações adquiridas no diagnóstico, o gestor passa a conhecer melhor a empresa e consegue traçar estratégias capazes de fortalecer o negócio e torná-lo mais competitivo.
Mas como fazer um diagnóstico organizacional de uma empresa? Confira agora um passo a passo que elaboramos para te ajudar nessa tarefa.
Como fazer um diagnóstico organizacional de uma empresa?
Para fazer um diagnóstico de seu negócio é necessária uma matéria prima fundamental: informação.
Por isso, um bom software de gestão empresarial que tenha essas informações organizadas e acessíveis é uma ajuda importante na hora de analisar com detalhes sua empresa.
Se você ainda não conta com um software, com algumas ferramentas de gestão empresarial, planilhas eletrônicas e outros recursos, é possível fazer o diagnóstico.
Acompanhe o passo a passo:
1º Passo – Coletando informações
O primeiro passo de como fazer um diagnóstico organizacional de uma empresa é coletar informações relevantes sobre tudo o que envolve as atividades do negócio.
Procure levantar dados sobre número de vendas, faturamento, lucratividade, satisfação do cliente, desempenho dos colaboradores, processos internos, fluxos de trabalho, etc.
Para essa etapa, você pode, por exemplo:
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Realizar entrevistas com os colaboradores;
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Aplicar questionários;
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Recorrer a relatórios de períodos anteriores;
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Verificar dados de planilhas e softwares de gestão (se houver);
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Analisar os demonstrativos financeiros;
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Fazer uma observação de campo.
2º Passo – Analisando os dados coletados
Depois que você coletar as informações, é hora de analisá-las. Para isso, faça uso de gráficos, planilhas, mapas e tabelas, pois assim você terá uma melhor visualização.
Procure separar as informações por categoria; isso permitirá que você priorize aquilo que for mais grave e urgente.
Veja alguns exemplos de ferramentas que podem ajudar na análise de dados:
3º Passo – Identificando problemas
Com as informações devidamente coletadas e analisadas, dá-se início à terceira etapa do processo determina como fazer um diagnóstico organizacional de uma empresa: a identificação de problemas.
Reúna as equipes para que, juntos, seja possível descobrir falhas que precisam ser corrigidas e gargalos que precisam ser estancados. Tudo isso com o objetivo de otimizar processos e recursos, para potencializar os resultados da empresa.
Um ponto importante de qualquer diagnóstico é identificar se a empresa está atendendo as necessidades de seus clientes finais. Foque sua atenção nos processos que mais agregam valor a seus produtos e serviços, diante dos olhos de seus clientes.
Uma ferramenta muito utilizada para descobrir a origem dos problemas é o Diagrama de Ishikawa.
Ele classifica os problemas em 6 possíveis causas.
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Máquina: problemas relacionados ao funcionamento de máquinas, equipamentos e aparatos tecnológicos em geral.
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Matéria-prima: problemas relacionados à matéria-prima dos produtos que a empresa comercializa.
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Mão-de-obra: problemas relacionados aos recursos humanos que a empresa dispõe. Exemplos: falta de treinamento ou qualificação, colaboradores desmotivados, etc.
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Meio ambiente: problemas relacionados ao ambiente interno (falta de espaço, layout inapropriado) e externo (poluição, má localização) à empresa.
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Medida: problemas relacionados à forma com que os processos e os resultados são mensurados.
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Método: problemas relacionados aos métodos utilizados pela empresa para executar suas atividades.
Depois de descobrir quais desses fatores precisam ser melhorados em seu negócio, é preciso definir como fazer isso. Veja como, a seguir.
4º Passo – Plano de Ação
A última etapa do nosso passo a passo de como fazer um diagnóstico organizacional de uma empresa é a elaboração de um plano de ação para solucionar os problemas identificados.
Pense no que pode ser feito para eliminar as barreiras que impedem a sua empresa de crescer. Proponha soluções eficazes e estabeleça metas para todas as equipes
Responda a estas 7 perguntas, do acrônimo em inglês 5W2H e define prazos, escopos, recursos e responsabilidades em seu plano de ação:
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What? = O que será feito?
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Why? = Por que será feito?
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Where? = Onde será feito?
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When? = Quando será feito?
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Who? = Quem fará?
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How? = Como será feito?
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How much? Quanto vai custar?
Agora que todos têm papéis e metas definidas, é hora de trabalhar na melhoria de seu negócio!
É possível que, em alguns casos, após concluir o terceiro passo, você não identifique nenhum problema e constate que o seu negócio vai muito bem.
Nessa hipótese, é interessante que você busque maneiras de potencializar o que já está dando certo. Um bom planejamento estratégico, focado em encontrar boas oportunidades para usar suas forças, é ideal nesse momento.
Com um diagnóstico eficiente, você conseguirá solucionar e prevenir problemas capazes de comprometer a saúde do seu negócio, traçando um caminho que vai direcionar o seu negócio rumo ao sucesso.
Este artigo foi escrito pela equipe da Setting Consultoria, especializada em ajudar empresas a estabelecerem o melhor caminho entre sua situação atual e seus objetivos futuros.