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O que é e como fazer uma Nota Fiscal eletrônica: checklist prático

A emissão de Notas Fiscais é uma parte essencial da gestão financeira de qualquer empresa. Além de ser uma obrigatoriedade legal, saber como fazer uma Nota Fiscal eletrônica é fundamental para registrar as transações comerciais e manter a transparência nas operações.  Nesse sentido, as empresas devem ficar atentas às regulamentações fiscais vigentes em seu país […]

Por Carolina Durval
Atualizado em
O que é e como fazer uma Nota Fiscal eletrônica: checklist prático

A emissão de Notas Fiscais é uma parte essencial da gestão financeira de qualquer empresa. Além de ser uma obrigatoriedade legal, saber como fazer uma Nota Fiscal eletrônica é fundamental para registrar as transações comerciais e manter a transparência nas operações. 

Nesse sentido, as empresas devem ficar atentas às regulamentações fiscais vigentes em seu país e estado, uma vez que as exigências podem variar. No contexto brasileiro, por exemplo, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi implementada como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), visando simplificar e agilizar os processos fiscais.

Por isso, neste guia, vamos explorar as etapas de como fazer uma nota fiscal, incluindo todos os documentos necessários para garantir uma emissão correta e em conformidade com a legislação vigente.

Acompanhe a leitura.

O que é uma Nota Fiscal eletrônica?

Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital, com validade jurídica, que tem como principal objetivo registrar eletronicamente as operações comerciais de venda de produtos ou prestação de serviços. 

Assim, substituindo as tradicionais notas fiscais em papel, a NF-e é uma forma moderna e eficiente de documentar as transações comerciais entre empresas e consumidores.

Dessa forma, a NF-e foi introduzida como uma medida de desburocratização e modernização do processo fiscal, trazendo benefícios tanto para as empresas quanto para os órgãos fiscalizadores.

Como fazer uma Nota Fiscal eletrônica: checklist prático

Ainda que o processo de emissão seja considerado mais simples, aprender como fazer uma Nota Fiscal eletrônica pode ser um processo longo e detalhado. Pensando nisso, separamos os principais tópicos necessários para um checklist completo e prático para fazer uma Nota Fiscal.

Realize cadastro na SEFAZ

Para compreender como fazer uma Nota Fiscal, primeiramente, é necessário realizar um cadastro na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde sua empresa está estabelecida. Esse é um passo fundamental para obter a autorização necessária para a emissão de NF-e.

Adquira um Certificado Digital

Além disso, adquira um certificado digital legalmente reconhecido. Esse certificado é uma assinatura eletrônica que garante a autenticidade e a integridade do documento fiscal. Sem ele, a emissão da NF-e é inviável.

Escolha um sistema emissor

Facilite o processo e selecione um software emissor de NF-e que esteja em conformidade com as normas e padrões da SEFAZ. Esses sistemas podem variar em termos de funcionalidades, integrações e facilidade de uso. Por isso, a dica é que você escolha um sistema mais abrangente e que melhor atenda às necessidades da sua empresa.

Cadastre seus produtos e serviços

Logo após, realize o cadastro completo e detalhado dos produtos ou serviços que a sua empresa oferece. Inclua informações como código, descrição, unidade de medida, valor unitário e classificação fiscal (NCM ou CEST).

Preencha os dados da NF-e

Preencha corretamente todos os campos obrigatórios, como informações do emissor, destinatário, produtos ou serviços, valores, tributos, entre outros. Lembre-se: a precisão nessas informações é crucial para evitar problemas fiscais.

Emita e envie a Nota Fiscal

Feito isso, emita a NF-e por meio do software escolhido. O documento gerado estará no formato XML e deverá ser enviado eletronicamente para o cliente. Certifique-se de seguir os procedimentos adequados para o envio.

Aguarde a autorização da SEFAZ

Por fim, para finalizar o nosso checklist de como fazer uma Nota Fiscal, após o envio da Nota Fiscal, você deve aguardar a autorização da SEFAZ. Verifique a situação da autorização antes de prosseguir com qualquer transação comercial, pois ela garantirá a validação legal da NF-e.

Como fazer uma Nota Fiscal: 4 razões para utilizar um software

Como citamos anteriormente, entender como fazer uma Nota Fiscal é imprescindível para estar em conformidade com as leis e regulamentos. Sendo assim, utilizar um sistema com emissor de Notas Fiscais pode ser um grande facilitador e apresenta diversas vantagens para as empresas.

Aqui estão as quatro razões principais para utilizar um software na emissão de Nota Fiscal:

Agilidade no processo

O uso de um software específico para emissão de Nota Fiscal proporciona maior agilidade no processo, permitindo que as informações sejam inseridas de maneira rápida e eficiente. Com funcionalidades automatizadas e integração com o sistema, o tempo gasto na emissão é significativamente reduzido.

Diminuição de erros manuais

A automatização do processo de emissão de Nota Fiscal por meio de um sistema especializado diminui drasticamente a probabilidade de erros manuais. Cálculos de tributos equivocados e outras falhas humanas são minimizadas, garantindo maior precisão e conformidade com o fisco.

Controle e gestão integrada

Ao optar por um sistema de emissão de Notas Fiscais que possua outras ferramentas de gestão empresarial, como um ERP, você garante que haja um controle mais efetivo sobre as operações da empresa, uma vez que as informações financeiras, fiscais e de estoque estão centralizadas em um só lugar. Essa integração simplifica a gestão e proporciona uma visão integrada do negócio.

Armazenamento seguro

É importante priorizar a escolha de um sistema que possua a funcionalidade de armazenamento seguro e organizado de documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e. Assim, você elimina a necessidade de arquivos físicos, facilitando o acesso rápido a informações passadas e garantindo conformidade com as regulamentações que exigem a guarda desses documentos por determinado período.

O GestãoClick é um sistema ERP integrado que inclui a emissão de Notas Fiscais como uma de suas funcionalidades. Com ele, é possível emitir uma Nota Fiscal em menos de 2 minutos e armazená-la de forma segura dentro do próprio software.

Além disso, o GestãoClick possui uma interface intuitiva que simplifica o processo de emissão de Notas Fiscais, permitindo que usuários, mesmo sem conhecimento técnico aprofundado, realizem essa tarefa de maneira rápida e eficiente. 

O sistema possui integração com diferentes ferramentas internas, como controle de estoque, gestão financeira, emissão de boletos, entre outras. Isso facilita a rotina do seu negócio e proporciona uma gestão mais eficiente e integrada. 

Faça o teste: experimente o GestãoClick gratuitamente por 10 dias e aprenda como fazer uma Nota Fiscal de maneira rápida e descomplicada. Aproveite!

Carolina Durval

Carol da GestãoClick

Graduada em Jornalismo pela UFOP e pós-graduada em Revisão e Preparação de Textos pela PUC Minas, a Carol é Analista de Conteúdo da GestãoClick e apaixonada por comunicação, tecnologia e pela arte de transmitir conhecimento por meio da escrita.
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