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Tire suas dúvidas: como emitir nota fiscal de maneira descomplicada

Saber como emitir nota fiscal é essencial para qualquer empresa que realiza transações comerciais de produtos e/ou serviços.  Afinal, esses documentos são fundamentais para garantir a legalidade das operações mercadológicas e fornecem informações bastante relevantes para o controle de finanças e para a conformidade de tributos.  Contudo, alguns gestores encaram o procedimento de emissão de […]

Por Carolina Durval
Atualizado em
Tire suas dúvidas: como emitir nota fiscal de maneira descomplicada

Saber como emitir nota fiscal é essencial para qualquer empresa que realiza transações comerciais de produtos e/ou serviços

Afinal, esses documentos são fundamentais para garantir a legalidade das operações mercadológicas e fornecem informações bastante relevantes para o controle de finanças e para a conformidade de tributos. 

Contudo, alguns gestores encaram o procedimento de emissão de notas fiscais como complexo e burocrático. Por esse motivo, escrevemos este artigo para solucionar as dúvidas mais frequentes e ajudar você a simplificar esse processo dentro da sua organização. 

  • Tipos de notas fiscais;
  • Notas fiscais em papel x notas fiscais eletrônicas;
  • Perguntas frequentes sobre como emitir nota fiscal;
  • Como emitir nota fiscal automatizada.

Vamos lá? 

Tipos de notas fiscais

Antes de mais nada, o primeiro passo para aprender como emitir nota fiscal é compreender que existem diversos tipos, cada um deles adequado a uma forma distinta de operação comercial e de serviço prestado. 

Portanto, conhecer os principais tipos de notas fiscais é essencial para garantir conformidade legal e para emitir documentos adequados a cada tipo de situação.

Conheça os principais tipos de notas fiscais:

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

Trata-se de um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar a venda de produtos físicos, tanto em operações interestaduais quanto dentro do mesmo estado.

A emissão e armazenamento da NF-e acontece digitalmente, seguindo um padrão estabelecido pelo governo, o que garante a sua autenticidade e validade jurídica. O objetivo desse documento eletrônico é substituir o modelo anterior e reduzir custos com impressão, armazenamento e transporte de notas fiscais em papel.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Nota fiscal utilizada para registrar a prestação de serviços em geral, como manutenções, consultorias, entre outros.

Também é um documento eletrônico criado para substituir o modelo antigo e utilizado por empresas e/ou trabalhadores autônomos. 

No geral, a NFS-e é um documento de extrema importância, tanto para o prestador de serviços quanto para o tomador. Ela comprova a realização do serviço e é utilizada para fins contábeis e fiscais.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

As vendas de varejo ao consumidor final utilizam esse tipo de nota fiscal para registro.

Em outras palavras, a NFC-e foi criada como uma alternativa moderna e mais eficiente ao antigo cupom fiscal impresso, proporcionando maior agilidade e segurança às transações comerciais. 

Assim, ao finalizar a compra, o comerciante pode disponibilizar essa nota fiscal para o cliente via SMS, e-mail, QR code escaneável ou impressa fisicamente.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

DANFE nada mais é do que um documento de representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Ele é utilizado para acompanhar a circulação de mercadorias durante o período de transporte. Afinal, ele possui informações básicas da NF-e (dados do emitente, destinatário, produtos e valores), permitindo mais agilidade na fiscalização das mercadorias em trânsito.

Embora não substitua a NF-e, o DANFE é uma ferramenta importante para respaldar e documentar a operação comercial.

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

Assim como a NFC-e, o Cupom Fiscal Eletrônico também é um documento utilizado para registrar vendas no varejo ao consumidor final. 

Contudo, diferentemente da nota fiscal, o CF-e não abrange todas as informações detalhadas do consumidor. Por esse motivo, ele não pode ser utilizado como comprovante para a troca de produtos, por exemplo.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento fiscal digital utilizado para registrar a prestação de serviços de transporte de cargas.

Saber como emitir nota fiscal desse tipo é essencial para a regularização das operações de transporte, para o cumprimento das obrigações fiscais pelas empresas transportadoras e para maior controle e rastreabilidade das cargas durante todo o trajeto. 

Além disso, o CT-e é válido para diferentes modais, como rodoviário, aéreo, aquaviário e ferroviário, tornando-se uma opção flexível e abrangente para diversas situações de transporte de cargas. 

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

O MDF-e é utilizado para registrar a movimentação de mercadorias em transporte intermunicipal e interestadual. É obrigatório para empresas que realizam operações de transporte de cargas.

A diferença entre ele e o CT-e é que ele é um documento que abrange várias operações de transporte, consolidando informações de diversos CT-e e NF-e em uma única declaração. Enquanto o CT-e é um documento emitido antes da operação de transporte e específico para registrar a prestação do serviço de transporte de cargas, com informações detalhadas sobre a operação.

É válido ressaltar que ambos os documentos são importantes para garantir a conformidade fiscal nas operações de transporte de cargas.

Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)

A NFA-e é um tipo de nota fiscal utilizada em situações bastante específicas em que não há emissão regular de notas fiscais por parte do contribuinte. 

Aprender como emitir Nota Fiscal Avulsa é uma alternativa para empresas ou profissionais independentes que não possuem a obrigatoriedade de emitir notas fiscais eletrônicas regularmente, mas que precisam emitir um documento fiscal em casos pontuais.

Assim, esse documento registra operações de venda de mercadorias ou prestação de serviços em situações específicas, como em feiras, eventos, vendas fora do estabelecimento, ou em casos em que o contribuinte não possua um sistema de emissão de nota fiscal próprio.

Notas fiscais em papel x notas fiscais eletrônicas

Apesar de possuírem a mesma função, tanto as notas fiscais em papel quanto as notas fiscais eletrônicas possuem características específicas, e a escolha entre elas pode depender das legislações vigentes em cada região e das necessidades específicas de cada empresa. 

Por isso, é necessário verificar a legislação local e as regulamentações vigentes na região em que o seu negócio opera. Afinal, alguns lugares podem exigir o uso exclusivo de notas fiscais eletrônicas, enquanto outros podem permitir ambas as opções.

Para facilitar o entendimento sobre o assunto, separamos alguns pontos para destacar as diferenças existentes entre esses dois tipos de notas fiscais. 

Formato

As notas fiscais em papel são documentos impressos em formulários específicos, geralmente emitidos por gráficas autorizadas e padronizados com campos preestabelecidos.

Já as notas fiscais eletrônicas são documentos digitais, emitidos e salvos eletronicamente em formato XML. Assim, a adoção desse tipo de formato reduz a quantidade de papel utilizado, diminuindo os impactos ambientais e garantindo que o seu negócio seja mais sustentável ecologicamente.

Emissão

Nos documentos físicos, as informações das transações comerciais, como dados do emitente, destinatário, descrição dos produtos, valores e impostos, são preenchidas manualmente.

Com as notas eletrônicas, basta inserir as informações num software especializado para gerar automaticamente e em poucos segundos a NF-e, NFC-e ou NFS-e.

Armazenamento

Se você optar pela emissão de notas fiscais em papel, prepare-se para armazená-las no ambiente físico do seu negócio, seja em pastas, arquivos ou demais sistemas de organização.

Nesse sentido, as notas fiscais eletrônicas são armazenadas em ambiente digital, seguindo os padrões e requisitos estabelecidos pelos órgãos fiscalizadores. Ou seja, não há a necessidade de dispor de espaço físico para isso.

Custos

Emitir notas físicas implica em custos de impressão, aquisição de formulários e despesas com o armazenamento físico desses documentos.

Enquanto gerar notas eletrônicas elimina todos esses custos operacionais, tornando o processo mais econômico.

Segurança

Um ponto de atenção é para o fato de que as notas fiscais em papel estão sujeitas a perdas, danos, rasuras e extravios, o que pode gerar problemas de rastreabilidade e controle.

Por outro lado, as notas fiscais eletrônicas oferecem maior agilidade na emissão e envio de documentos, além de proporcionarem maior segurança contra perdas e extravios, uma vez que são armazenadas digitalmente.

Perguntas frequentes sobre como emitir nota fiscal

O processo de como emitir nota fiscal pode gerar diversas dúvidas, principalmente para empreendedores iniciantes ou empresas que ainda não estão familiarizadas com o processo.

Mas não se preocupe: nós vamos te ajudar a solucionar todos esses questionamentos e ampliar o seu conhecimento sobre o assunto respondendo a perguntas frequentes sobre o tema. 

Acompanhe!

Quem precisa emitir nota fiscal?

A lei obriga qualquer empresa que realiza operações de compra e venda de produtos ou prestação de serviços a emitir nota fiscal. Dessa forma, até mesmo nos casos em que as vendas são direcionadas para os consumidores finais, a emissão de nota fiscal é necessária para garantir conformidade com a legislação fiscal do nosso país.

Como emitir nota fiscal?

Para emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e, NFS-e ou NFC-e) é necessário possuir um Certificado Digital válido e utilizar um software especializado na emissão de notas fiscais, como é o caso do GestãoClick, ou do emissor de notas da Sefaz.

Qual tipo de nota fiscal devo emitir para o meu negócio?

Conforme explicamos no tópico sobre os tipos de notas fiscais mais utilizados, o modelo de nota a ser emitido depende da forma de operação realizada pela empresa. 

Porém, os principais tipos são Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para venda de mercadorias entre empresas, Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) para prestadores de serviços, e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) para vendas para consumidores finais.

Quais as informações necessárias?

Geralmente, as informações necessárias para a emissão são os dados do emitente (vendedor), do destinatário (comprador), a descrição detalhada dos produtos ou serviços, os valores envolvidos e os impostos incidentes.

Preciso de um contador?

Em alguns casos específicos, a ajuda de um contador é recomendada para garantir a correta classificação tributária dos produtos e para manter a empresa em conformidade com as obrigações fiscais. 

Contudo, com o auxílio de sistemas de gestão ou softwares específicos, é possível emitir notas fiscais de maneira mais simples e automatizada.

Como emitir nota fiscal automatizada

Quer saber mais sobre como emitir nota fiscal automatizada e todos os benefícios desse processo? 

Conheça o GestãoClick! Um software de gestão empresarial brasileiro que oferece diversos recursos, incluindo a funcionalidade de emissão de nota fiscal eletrônica automatizada. Com ele, os empreendedores podem simplificar e agilizar o processo de emissão de notas fiscais (NF-e,NFC-e, NFS-e e DANFE), trazendo uma série de benefícios para o negócio.

Confira algumas das principais vantagens de emitir nota fiscal eletrônica automatizada pelo nosso sistema:

  • Aumento da agilidade e da eficiência;
  • Redução de custos;
  • Garantia de conformidade com a legislação;
  • Fornecimento de maior rastreabilidade e controle;
  • Diminuição de erros e retrabalhos;
  • Possibilidade e facilidade de emissão em grande volume;
  • Simplificação do acesso.

Faça o teste gratuito do GestãoClick e aproveite todas as facilidades e ferramentas do nosso sistema durante dez dias!

Carolina Durval

Carol da GestãoClick

Graduada em Jornalismo pela UFOP e pós-graduada em Revisão e Preparação de Textos pela PUC Minas, a Carol é Analista de Conteúdo da GestãoClick e apaixonada por comunicação, tecnologia e pela arte de transmitir conhecimento por meio da escrita.
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