Um cliente entra na loja procurando um produto específico, e o vendedor descobre ali, na hora, que o item acabou. Ninguém tinha percebido antes, porque a contagem de estoque só acontece de vez em quando, entre uma tarefa e outra do dia a dia.
Esse tipo de situação é comum em negócios que ainda dependem de contagem manual mas, sim, a ausência de um aviso automático que avise antes de faltar.
Cada venda perdida por falta de estoque não aparece em nenhum relatório claro, mas pesa direto no faturamento do mês.
Pensando nisso, neste artigo, você vai ver com a gente como cadastrar estoque mínimo e máximo por produto, configurar o alerta por e-mail de estoque baixo e consultar o relatório que mostra exatamente o que já passou do limite, direto no GestãoClick.
Acompanhe com a gente!
Como configurar estoque mínimo e alertas de reposição: resposta rápida
Você configura estoque mínimo e alertas de reposição em 3 passos:
- Primeiro cadastra a quantidade mínima e máxima de cada produto na aba Estoque;
- Depois configura o aviso por e-mail com a frequência desejada, que envia pela manhã um resumo dos produtos com estoque abaixo do mínimo ou abaixo de zero;
- Por fim, consulta o relatório de estoque pra ver os itens com mínimo alcançado, zerados ou negativos, a qualquer momento.
Por que configurar o estoque mínimo evita perder venda?
Configurar o estoque mínimo evita perder venda porque avisa antes de faltar, não depois. Sem esse aviso, a única forma de saber que o produto acabou é o cliente perguntar ou alguém notar durante uma contagem manual. E, dentro da rotina de uma empresa, isso costuma acontecer tarde demais.
O risco de descobrir a falta só quando o cliente pede
Descobrir que faltou estoque na hora que o cliente pede é o cenário mais caro pra qualquer negócio. Esse problema tem nome: ruptura de estoque, quando a demanda existe, mas o produto não está disponível pra atender.
Além da venda perdida naquele momento, existe o risco de o cliente procurar outro fornecedor e não voltar mais.
Quando a contagem depende de memória ou de conferência manual esporádica, o problema só aparece depois que já causou prejuízo. Um aviso automático resolve isso ao antecipar a informação, antes de o produto realmente zerar.
Contar o estoque fisicamente toda semana até funciona, mas mostra uma fotografia do passado, não o que está acontecendo agora. Entre uma contagem e outra, vendas continuam acontecendo, e o produto pode zerar no meio do caminho sem que ninguém perceba até a próxima contagem.
O alerta reduz esse intervalo porque envia, pela manhã e na frequência configurada, um resumo dos produtos que estão com estoque abaixo do mínimo ou abaixo de zero, sem depender de uma conferência manual constante.
Como cadastrar a quantidade mínima e máxima do produto?
Cadastre a quantidade mínima e máxima de cada produto na aba Estoque, dentro do cadastro do item.
Esse é o parâmetro que o sistema usa depois pra saber quando avisar que está na hora de repor.
Onde configurar: Itens, Produtos, aba Estoque
O caminho é Itens > Produtos, e a aba Estoque dentro do cadastro de cada produto. Ali você encontra os campos de quantidade mínima e máxima, junto com a quantidade atual em estoque.
Se você ainda não sabe qual número faz sentido pro seu negócio, veja como calcular a fórmula do estoque mínimo antes de preencher esses campos.
O campo de quantidade máxima também importa, embora receba menos atenção do que o mínimo. Ele ajuda a evitar comprar além do que o espaço físico ou o capital de giro da empresa aguenta, principalmente em produtos que ocupam espaço considerável no estoque.
Parâmetro independente por loja em operação multi-loja
Se o seu negócio tem mais de uma loja, o estoque mínimo é configurado de forma independente pra cada uma. Isso importa porque cada loja pode ter um ritmo de venda diferente, então o número ideal pra uma unidade pode não servir pra outra.
Uma loja que vende 20 unidades por semana precisa de um mínimo maior do que outra que vende 5, mesmo sendo exatamente o mesmo produto.
Estoque por grade ou variação
Estoque por grade, ou variação, é quando o mesmo produto tem versões diferentes, como tamanho ou cor, que precisam de controle separado umas das outras.
Por exemplo, uma camisa P e uma camisa G contam como itens distintos no estoque, mesmo fazendo parte do mesmo cadastro de produto.
Cada variação da grade tem seu próprio saldo de estoque, então você sabe exatamente qual tamanho ou cor está acabando, em vez de enxergar só um número geral do produto. O mínimo e o máximo, porém, continuam sendo configurados no cadastro do produto por loja, não separadamente pra cada variação.
Como configurar o alerta por e-mail de estoque baixo
Configure o alerta em Configurações > Avisos por e-mail > Adicionar. É ali que você define quando e pra quem o sistema envia o aviso de estoque baixo.
Frequência do aviso: diariamente, semanalmente, a cada 2 semanas ou mensalmente
A frequência do aviso pode ser:
- Diariamente;
- Semanalmente (toda segunda-feira);
- A cada 2 semanas (dias 1º e 16);
- ou Mensalmente (todo dia 1º).
Todas essas opções realizam o disparo pela manhã. O relatório que aciona o aviso pode ser “Produtos com estoque abaixo do mínimo” ou “abaixo de zero”, dependendo da urgência que você quer acompanhar.
Negócios com movimento intenso costumam preferir o aviso diário. Já as operações mais estáveis conseguem acompanhar semanalmente sem perder o controle.
Até 5 destinatários e mensagem personalizada
Cada aviso pode ser enviado para até 5 destinatários, divididos entre os campos “Para”, “Cc” e “Cco”. Também dá pra escrever uma mensagem personalizada, em vez de depender só do texto padrão do sistema.
Isso ajuda quando mais de uma pessoa precisa ficar de olho no estoque, como o responsável pela loja e quem cuida das compras.
Múltiplos avisos com regras diferentes por loja
Você pode criar mais de um aviso, cada um com sua própria regra e lista de destinatários. Isso permite configurar, por exemplo, um aviso diário só pra uma loja específica e outro semanal pras demais, sem misturar tudo numa única regra.
Selecionar as lojas de cada aviso evita que a equipe receba informação de unidades que não são responsabilidade dela. Isso também evita que um gestor de rede maior receba vários e-mails separados: dá pra configurar um único aviso consolidado, com todas as unidades relevantes numa mensagem só, se essa for a preferência da equipe.
Como consultar o relatório de estoque abaixo do mínimo
Consulte o relatório em Relatórios > Estoque > relatório Estoque. Use o filtro Situação do estoque pra ver só os produtos com mínimo alcançado, ou com saldo menor ou igual a zero.
Filtro por loja, grupo e fornecedor
O relatório também aceita filtro por loja, por grupo de produto e por fornecedor. Isso ajuda a isolar exatamente o que você precisa repor, sem rolar uma lista longa com todo o estoque da empresa.
Veja mais na página de reposição de estoque do GestãoClick.
Exportar o relatório em Excel ou PDF
O relatório pode ser exportado em Excel ou PDF. Assim, dá pra levar essa lista pra uma reunião de compras ou compartilhar com o fornecedor direto, sem precisar recriar a informação manualmente.
Esse relatório exportado também funciona bem como base pra montar o pedido de compra junto ao fornecedor, sem precisar copiar produto por produto de uma tela pra outra.
O alerta compra a reposição automaticamente?
Não. O sistema avisa quando o estoque está baixo, mas a decisão de comprar e o pedido de reposição continuam sendo seus.
E isso não é uma limitação, pois é assim que a funcionalidade trabalha hoje: o papel do alerta é antecipar a informação, e não substituir a decisão de compra. Além disso, você ainda escolhe o fornecedor, a quantidade e o momento certo de repor.
Por isso, separar aviso de decisão faz sentido porque nem toda vez que o estoque bate no mínimo é hora de comprar mais. Às vezes um produto está saindo de linha, ou uma promoção específica não vai se repetir, e comprar automaticamente poderia gerar estoque parado.
Quando o alerta chega, o passo seguinte costuma ser consultar o relatório de reposição, decidir a quantidade considerando o histórico de vendas do produto, e então fazer o pedido junto ao fornecedor de confiança.
Erros comuns ao configurar o estoque mínimo
Mesmo com o alerta configurado, alguns hábitos de uso acabam recriando o mesmo problema que o estoque mínimo deveria resolver. A boa notícia é que, quando cadastro, alerta e relatório funcionam dentro do mesmo sistema, fica mais fácil perceber e corrigir esses erros antes que virem rotina.
Usar o mesmo mínimo para lojas com ritmos de venda diferentes
Definir um único número de estoque mínimo pra todas as lojas ignora que cada unidade vende num ritmo diferente. O resultado é sobra numa loja e falta em outra, mesmo com o total de estoque da empresa parecendo equilibrado no relatório geral.
Revisar o mínimo por loja periodicamente, principalmente depois de uma mudança sazonal de vendas, evita esse desequilíbrio.
Ignorar o saldo das variações da grade
Em produtos com tamanho, cor ou outras variações, cada combinação possui seu próprio saldo de estoque. Isso permite identificar exatamente qual variação está acabando, mesmo quando o produto principal ainda possui outras opções disponíveis.
O estoque mínimo e máximo continuam sendo definidos no cadastro do produto por loja. Portanto, o acompanhamento das variações deve considerar o saldo individual de cada combinação, e não limites mínimos separados por grade.
Cadastrar o alerta e não revisar os destinatários depois de uma mudança de equipe
Cadastrar o alerta uma vez e esquecer de revisar os destinatários é um erro comum depois de qualquer mudança de equipe. Se a pessoa responsável pelas compras muda de função ou sai da empresa, o aviso pode continuar chegando só pra quem não age mais sobre ele.
Revisar a lista de destinatários a cada mudança de equipe garante que o alerta chegue pra quem realmente vai agir.
Pense numa loja de roupas com 2 unidades. Na loja do centro, a camisa branca P vende rápido, e o mínimo configurado é de 10 unidades. Na loja do bairro, o mesmo produto vende bem menos, então o mínimo ali é de 3 unidades.
Quando o saldo da loja do centro cai para 9 unidades, o produto passa a atender ao critério de estoque abaixo do mínimo. Na próxima execução programada do aviso, pela manhã, o responsável daquela unidade recebe por e-mail o resumo com esse item listado e pode decidir a reposição com o fornecedor antes que a falta de estoque se agrave.
Sem o alerta, a mesma situação provavelmente só seria percebida quando um cliente pedisse a camisa e a equipe da loja do centro precisasse admitir que não tinha mais, ou torcer para outro tamanho servir.
Por isso, faça para você mesmo as perguntas:
- Cada loja tem um estoque mínimo configurado pelo próprio ritmo de venda, ou todas usam o mesmo número?
- O saldo de cada variação da grade é acompanhado regularmente, ou a equipe olha apenas o produto principal?
- A lista de destinatários do alerta foi revisada na última mudança de equipe?
Se a resposta for “não” pra qualquer uma dessas perguntas, esse é o ponto para ajustar antes que vire um problema real de estoque.
Com o controle de estoque completo do GestãoClick, cadastro, alerta e relatório de reposição funcionam no mesmo lugar, sem depender de planilha paralela ou de contagem manual pra saber o que está acabando.
Teste agora o controle de estoque em tempo real do GestãoClick e veja na prática a diferença que ele pode fazer na rotina da sua empresa.
Perguntas frequentes
Dá pra configurar estoque mínimo diferente por loja?
Sim. O estoque mínimo é configurado de forma independente pra cada loja, então cada unidade pode ter um número que faça sentido pro próprio ritmo de venda.
O alerta de estoque baixo funciona por e-mail ou só dentro do sistema?
O alerta funciona por e-mail, com frequência configurável entre Diariamente, Semanalmente, A cada 2 semanas ou Mensalmente. Você não precisa entrar no sistema todos os dias pra saber que um produto está acabando.
Estoque mínimo funciona pra produtos com variação de tamanho ou cor?
Sim. Produtos com variações possuem saldo de estoque separado para cada combinação, como tamanho ou cor. Já os campos de estoque mínimo e máximo são configurados no produto por loja, e não individualmente para cada variação.
Preciso configurar o alerta pra cada produto separadamente?
Não. O alerta é configurado por regra, não por produto. Você define a frequência, os destinatários e as lojas envolvidas, e o sistema aplica essa regra a todos os produtos com estoque abaixo do mínimo cadastrado.
