Como fazer uma ordem de serviço

Descubra o que é, e como fazer uma ordem de serviço. Faça as ordens de serviços do seu negócio com o GestãoClick de forma simples e fácil. Confira!

Empresas de serviços precisam manter uma rotina organizada para garantir atendimento eficiente e de qualidade aos seus clientes. Nesse sentido, a ordem de serviço é uma ferramenta indispensável, que ajuda a estruturar o planejamento diário.

Mas você sabe o que é uma ordem de serviço, quais são suas principais vantagens e como utilizá-la corretamente? Continue lendo este artigo e descubra, nos tópicos a seguir, tudo o que você precisa saber para criar uma ordem de serviço eficiente.

Aproveite a leitura!

O que é ordem de serviço?

Também chamada de OS, a ordem de serviço é um documento formal que tem como objetivo oficializar a prestação de um serviço específico para o cliente. Em outras palavras, ela funciona como uma confirmação de que o trabalho será executado.

Além disso, a OS contribui diretamente para a organização do dia a dia da empresa, já que serve para registrar o que deve ser feito, onde e quando. Assim, é comum que a ordem de serviço inclua não apenas as tarefas a serem realizadas, mas também os materiais necessários e a mão de obra envolvida.

Portanto, além de registrar o que deve ser executado pela equipe, a OS auxilia no controle das atividades realizadas. Da mesma forma, ela facilita a atualização do banco de dados e o acompanhamento do histórico de atendimentos.

Consequentemente, a análise das ordens de serviço permite levantar informações valiosas, como a identificação do público-alvo, os serviços mais procurados, os materiais mais utilizados e os períodos de maior demanda ao longo do ano.

Vantagens de usar ordens de serviço

Incorporar as ordens de serviço à rotina da sua empresa de prestação de serviços oferece inúmeras vantagens. Uma das principais é que elas colaboram diretamente para garantir a produtividade do seu negócio.

Afinal, com tudo devidamente organizado, sua equipe pode executar um maior volume de serviços diariamente. Além disso, o atendimento ao cliente torna-se muito mais eficiente, já que a chance de ocorrerem discrepâncias, informações confusas ou erros é significativamente reduzida.

Isso acontece porque, ao registrar corretamente o serviço, a equipe executa o que foi contratado sem margem para problemas. Ou seja, além de aumentar a produtividade e assegurar um atendimento de qualidade, as ordens de serviço oferecem outros benefícios importantes.

Por exemplo, como mencionado anteriormente, ao serem armazenadas e posteriormente analisadas, elas fornecem informações valiosas. Entre elas, estão os materiais utilizados em cada serviço, o que possibilita a manutenção de um estoque sempre atualizado e com os itens essenciais.

Outro setor que se beneficia do uso sistemático das ordens de serviço é o financeiro. Isso porque o documento facilita o registro preciso das transações financeiras, contribuindo diretamente para o controle eficaz do fluxo de caixa.

Como fazer uma ordem de serviço?

O ideal é que sua empresa tenha uma ordem de serviço padronizada para toda a equipe. Para isso, ela deve incluir todos os campos necessários, garantindo que, ao final do processo, o documento contenha todas as informações relevantes.

De modo geral, uma ordem de serviço deve apresentar as seguintes informações:

• Nome do cliente, endereço e informações de contato;
• Nome do funcionário responsável pela prestação do serviço;
• Atividades que serão executadas, conforme o contratado;
• Observações importantes;
• Data da solicitação;
• Data da execução do serviço;
• Campos para assinatura do prestador de serviço e do cliente.

Dependendo da sua área de atuação, outros detalhes podem ser necessários, como:

• Equipamentos que serão avaliados e/ou consertados;
• Equipamentos necessários para a execução do serviço;
• Procedimentos a serem seguidos em caso de acidentes;
• Laudo técnico;
• Termo de responsabilidade;
• Termo de garantia.

Além dessas informações, é importante considerar a inclusão de outros dados específicos ao tipo de serviço prestado. Por isso, é recomendável que profissionais especializados auxiliem na elaboração da ordem de serviço. Dessa forma, eles podem identificar e sugerir outros dados pertinentes que devem ser incluídos para assegurar que o documento atenda plenamente às necessidades da empresa.

Dicas de como fazer uma ordem de serviço

Ter modelos prontos de ordens de serviço facilita significativamente o trabalho diário. Com essa praticidade, basta utilizá-los ao vender serviços, sem perder tempo criando uma nova ordem do zero.

Além disso, há outras dicas valiosas. Uma delas é garantir que todas as informações estejam claras e objetivas, permitindo que o cliente saiba exatamente qual serviço está sendo prestado. Da mesma forma, é fundamental assegurar que o nome do funcionário responsável esteja legível, evitando qualquer tipo de confusão.

Essa prática simples aumenta a credibilidade do seu negócio, transmitindo mais confiança ao cliente. Por isso, adotar ordens de serviço informatizadas é uma excelente escolha. Elas permitem que os dados sejam preenchidos de forma rápida e impressos com precisão.

Quando informatizada, a OS pode ser integrada a outras ferramentas, permitindo que sua equipe gerencie as ordens com total eficiência. Isso facilita, por exemplo, o controle de serviços remarcados, evitando que qualquer tarefa seja esquecida.

Agora que você simplificou o processo de ordens de serviço, considere utilizar um software de gestão empresarial para automatizar ainda mais os seus processos e melhorar a eficiência da sua empresa.

Ordem de serviço online

A ordem de serviço, também conhecida como OS, é um recurso essencial utilizado pelas empresas para registrar os trabalhos a serem realizados para seus clientes. Esse registro inclui informações detalhadas sobre as tarefas a serem executadas e ações estratégicas relacionadas ao serviço.

A OS pode conter dados importantes como informações do cliente, serviços executados, defeitos identificados, peças utilizadas, valores cobrados e campos para as assinaturas que atestam a conclusão do serviço.

Uma solução ideal para empresas que utilizam ordens de serviço é o programa de ordem de serviço online, como o GestãoClick. Ele oferece maior controle e eficiência, facilitando o gerenciamento das OS e otimizando o dia a dia do seu negócio.

Por que ter um sistema de gestão empresarial?

Um sistema de gestão empresarial é uma solução essencial para empresas de todos os portes e segmentos, incluindo prestadores de serviços que utilizam ordens de serviço (OS).

Nosso sistema de gestão empresarial oferece uma variedade de funções e integrações para simplificar a sua rotina empreendedora. Uma dessas funcionalidades é o módulo de ordem de serviço, que permite a informatização e facilita o acesso ao documento, tornando a gestão muito mais prática.

Com essa ferramenta, as OS são armazenadas automaticamente após a realização dos serviços. Caso o serviço seja remarcado ou não executado por algum motivo, o sistema atualiza essas informações, mantendo a OS em aberto. Dessa forma, mesmo com um grande volume de clientes, você evita esquecimentos.

Além disso, nosso sistema permite que as OS sejam acessadas remotamente por smartphones e outros dispositivos móveis, proporcionando ainda mais flexibilidade. Ele também pode ser integrado a setores como financeiro, caixa, atendimento, estoque e outros, para garantir que as informações sejam atualizadas de forma automática e precisa.

O GestãoClick, nosso software ERP online, também oferece a opção de imprimir a OS ou enviá-la diretamente por e-mail para o cliente, atendendo suas necessidades de forma ágil e com alta qualidade.

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