Quem administra mais de um CNPJ, seja uma segunda loja, uma filial ou um negócio paralelo, costuma esbarrar na mesma dúvida prática: dá para gerenciar as duas empresas no mesmo sistema, ou é preciso contratar (e pagar) um sistema separado para cada uma? A resposta muda o quanto isso vai custar e o quanto vai dar trabalho manter organizado.
Essa dúvida normalmente vem acompanhada de duas preocupações específicas: será que os dados de uma empresa vão se misturar com os da outra, e será que isso significa pagar por duas assinaturas ao mesmo tempo.
As duas preocupações têm resposta direta, e entender essa resposta antes de cadastrar a segunda empresa evita decisão de plano equivocada e configuração feita às pressas depois.
Com a gente, você vai entender o que muda operacionalmente ao ter mais de uma empresa cadastrada, o passo a passo completo de cadastro, como alternar entre elas no dia a dia, o que a emissão de nota fiscal exige quando os CNPJs são diferentes, quantas empresas cada plano permite, e como excluir uma empresa com segurança, se precisar.
Veja o que é um sistema multiempresa se quiser entender o conceito antes de ir para a prática.
Como gerenciar múltiplas empresas no GestãoClick? resposta rápida
Para gerenciar múltiplas empresas no GestãoClick, cadastre cada uma em Configurações, Empresas/Lojas, Adicionar, preenchendo os dados próprios de cada CNPJ. Depois de cadastradas, você alterna entre elas por um seletor na tela inicial, sem precisar de um sistema separado para cada negócio. O número de empresas que você pode cadastrar depende do plano contratado: Bronze e Prata permitem 1 empresa, Ouro permite 2, e Platina permite 3, tudo dentro da mesma assinatura.
O que muda quando você tem mais de uma empresa cadastrada?
Antes de cadastrar a segunda empresa, vale entender o que muda na forma como o sistema se comporta, porque isso evita surpresa depois de já estar operando com as duas.
Vendas, orçamentos e financeiro ficam separados por empresa
Cada empresa cadastrada mantém suas próprias vendas, orçamentos e lançamentos financeiros, sem misturar com os dados da outra.
Isso não é uma limitação do sistema, é o comportamento esperado e necessário: se você administra duas empresas, cada uma tem contabilidade própria, obrigações fiscais próprias e resultado financeiro próprio, e misturar esses dados dentro do mesmo relatório geraria uma confusão maior do que a que o sistema resolve.
Pense no equivalente manual disso: mesmo administrando duas empresas com uma planilha só, você precisaria manter abas ou seções separadas para cada uma, porque somar o faturamento das duas não ajuda a saber como cada negócio individualmente está indo.
Mas você ainda pode ver as empresas em conjunto, quando fizer sentido
Separar os dados no dia a dia não significa perder a visão do todo quando você precisa dela.
Pelo menu de Relatórios, é possível filtrar e visualizar os dados das lojas/empresas que quiser em conjunto, reunindo o que cada uma fez num mesmo relatório. Isso é útil, por exemplo, na hora de entender o resultado consolidado do negócio como um todo, sem precisar abrir cada empresa separadamente e somar manualmente fora do sistema.
Ou seja: a operação do dia a dia é separada, mas a visão gerencial não precisa ser fragmentada.
Produtos e serviços podem ser compartilhados ou exclusivos
Ao cadastrar a segunda empresa, você decide, cadastro por cadastro, se um produto ou serviço vai aparecer nas duas empresas ou ficar restrito a uma delas.
Essa decisão é feita por meio da opção de vincular cadastros: vincular significa que aquele item passa a existir igual nas duas empresas, sem precisar recadastrar o mesmo produto duas vezes; não vincular mantém o item exclusivo da empresa onde foi cadastrado.
Isso importa na prática para quem tem duas empresas com catálogo parecido (por exemplo, duas lojas da mesma marca em endereços diferentes) e não quer recriar cada produto do zero na segunda empresa, mas também serve para quem tem duas empresas com atuação completamente distinta, onde nenhum produto faz sentido nas duas ao mesmo tempo.
Veja também a funcionalidade multiempresa do GestãoClick para entender o recurso em mais detalhe.
Cada empresa pode ter permissões próprias por usuário
Além da separação de dados, cada empresa também pode ter suas próprias permissões de acesso por usuário. Isso significa que um funcionário pode ter acesso a uma empresa e não à outra, ou ter permissões diferentes em cada uma, dependendo da função que exerce em cada negócio.
Essa granularidade evita a situação de precisar dar acesso total a todas as empresas só porque a pessoa precisa mexer em uma parte específica de uma delas.
Como cadastrar uma nova empresa
Cadastrar uma nova empresa segue um fluxo direto, mas cada campo preenchido nesse cadastro tem efeito nas decisões descritas na seção anterior, então vale entender o que cada passo representa, não só executá-lo mecanicamente.
Passo a passo do cadastro
- Acesse “Configurações”, depois “Empresas/Lojas”, e selecione “Adicionar”;
- Preencha os dados da empresa, incluindo informações de contato e endereço. Esses dados são os que vão aparecer em documentos e comunicações emitidos em nome dessa empresa especificamente, então vale preencher com atenção, principalmente se a segunda empresa tiver razão social ou CNPJ diferente da primeira;
- Decida se os cadastros (produtos, serviços, clientes) serão vinculados à empresa já existente ou mantidos exclusivos da nova empresa, conforme explicado na seção anterior. Essa decisão é mais fácil de tomar antes de cadastrar dezenas de itens do que depois, quando já existe um catálogo grande para reorganizar;
- Defina quais usuários já cadastrados no sistema vão ter acesso a essa nova empresa. Nem todo funcionário que acessa a primeira empresa precisa necessariamente acessar a segunda;
- Finalize clicando em “Cadastrar”.
Depois desse cadastro, a nova empresa já aparece disponível para uso, sujeita ao limite de empresas do seu plano, explicado mais adiante neste texto.
Como trocar entre empresas no dia a dia
Depois de cadastradas, alternar entre as empresas é uma ação rápida, pensada para não atrapalhar a rotina de quem opera mais de um negócio ao mesmo tempo.
Onde fica o seletor de empresa?
Na tela inicial do sistema, existe um seletor logo abaixo da logo, que mostra qual empresa está ativa no momento e permite escolher outra entre as cadastradas na sua conta.
O que acontece ao trocar de empresa? (sem precisar logar de novo)
Ao selecionar outra empresa nesse seletor e confirmar o acesso, o sistema passa a mostrar os dados daquela empresa específica: suas vendas, seu financeiro, seus cadastros exclusivos (e os cadastros vinculados, se você tiver optado por compartilhar).
Essa troca não exige um novo login: basta escolher a empresa no seletor abaixo da logomarca para o sistema já apresentar o contexto dela, sem sair da sessão atual.
Aliás, ela é o mecanismo que sustenta a separação de dados explicada antes: em vez de um painel único misturando as duas operações, você opera uma empresa de cada vez, com a clareza de saber exatamente em qual delas está no momento, e sem o atrito de ter que se autenticar de novo cada vez que muda de contexto.
Emissão de nota fiscal com mais de uma empresa
Emitir nota fiscal para mais de uma empresa dentro do mesmo sistema traz uma exigência que costuma gerar dúvida em quem está configurando isso pela primeira vez.
Por que cada CNPJ exige certificado digital próprio?
Se as empresas cadastradas têm CNPJs diferentes, cada uma precisa do seu próprio certificado digital para emitir nota fiscal.
Essa exigência não é uma regra do GestãoClick, ela vem da legislação fiscal e do modelo ICP-Brasil: o certificado digital identifica um CNPJ específico na emissão de documentos fiscais eletrônicos, e por isso não pode ser compartilhado entre CNPJs diferentes, independente do sistema usado para emitir a nota.
Se as duas empresas tiverem o mesmo CNPJ raiz (matriz e filial, por exemplo), a situação pode variar, mas quando os CNPJs são efetivamente distintos, o certificado próprio de cada um é obrigatório para a emissão ser válida.
Vale considerar esse custo e esse processo de obtenção ao planejar cadastrar uma segunda empresa com CNPJ próprio, para não descobrir a exigência só na hora de emitir a primeira nota dela.
Quantas empresas seu plano permite
O número de empresas que você pode cadastrar depende diretamente do plano contratado, e esse é o ponto que resolve diretamente a dúvida sobre pagar assinaturas separadas.
Bronze e Prata: 1 empresa
Os planos Bronze e Prata cobrem 1 empresa cadastrada. Se a sua operação é de um único CNPJ, esses planos já atendem sem qualquer limitação relacionada a múltiplas empresas.
Ouro: 2 empresas
O plano Ouro permite cadastrar 2 empresas dentro da mesma assinatura. Isso cobre o caso mais comum de quem está começando a expandir: uma segunda loja, uma filial, ou um segundo CNPJ para um negócio relacionado ao primeiro.
Platina: 3 empresas
O plano Platina permite cadastrar 3 empresas, para quem já opera numa escala um pouco maior que o cenário de 2 negócios.
Em todos os casos, o valor do plano é fixo, e não varia conforme o faturamento de nenhuma das empresas cadastradas nele. Isso responde diretamente à dúvida mais comum de quem está considerando cadastrar uma segunda empresa: não é preciso contratar uma segunda assinatura nem pagar um valor adicional por empresa dentro do limite do plano escolhido. O que muda o plano necessário é quantas empresas você precisa cadastrar, não quanto cada uma fatura.
Vale saber também que o limite não é apenas uma referência comercial: o sistema não permite cadastrar uma nova empresa além do que o plano contratado libera. Se você já usa as empresas do seu plano atual e precisa de mais uma, o caminho é migrar para o plano seguinte, não tentar contornar o limite dentro do plano atual.
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Como excluir uma empresa com segurança
Cadastrar uma empresa errada, ou decidir encerrar uma operação, levanta a dúvida oposta: e se for preciso desfazer esse cadastro depois?
Confirmação por senha e código de e-mail
Excluir uma empresa exige confirmação por senha e um código enviado por e-mail antes de a exclusão ser efetivada. Essa camada dupla de confirmação existe justamente para evitar que uma empresa seja excluída sem intenção, já que a exclusão remove os dados vinculados exclusivamente a ela.
Diferença entre exclusão imediata e processo mais demorado
O tempo que a exclusão leva depende do volume de dados daquela empresa. Até 3.000 dados cadastrados, a exclusão costuma ser imediata. Acima desse volume, o processo é mais demorado, e a empresa fica indisponível durante esse período de exclusão. Vale considerar esse tempo antes de iniciar a exclusão de uma empresa com histórico grande de vendas, cadastros ou lançamentos, para não precisar dela disponível justamente durante essa janela.
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Perguntas frequentes sobre gerenciar múltiplas empresas
Preciso pagar assinaturas separadas para cada empresa?
Não. É uma única assinatura, e o limite de empresas já está incluído no plano contratado: o Ouro permite 2 empresas e o Platina permite 3, sem cobrança adicional por empresa.
Preciso fazer login de novo para trocar de empresa?
Não. Basta escolher a outra empresa no seletor logo abaixo da logomarca, na tela inicial, sem precisar sair e entrar de novo no sistema.
Dá para ver os dados das empresas em conjunto?
Sim, pelo menu de Relatórios é possível filtrar e visualizar os dados das lojas/empresas que você quiser em conjunto, quando fizer sentido olhar o todo em vez de uma empresa por vez.
Dá para usar os mesmos produtos em duas empresas?
Sim, usando a opção de vincular cadastros no momento de cadastrar a segunda empresa. Também é possível manter produtos exclusivos de uma única empresa, se não fizer sentido compartilhar.
Cada empresa precisa do próprio certificado digital?
Sim, se as empresas tiverem CNPJs diferentes. Essa exigência vem da legislação fiscal e do modelo ICP-Brasil, não é uma regra do GestãoClick.
O que acontece se eu tentar cadastrar mais empresas do que meu plano permite?
O sistema não permite criar uma nova empresa além do limite do seu plano. Para cadastrar mais, é preciso migrar para um plano com limite maior.
É possível excluir uma empresa cadastrada por engano?
Sim, mas o processo tem uma trava de segurança: exige senha e um código enviado por e-mail antes de confirmar a exclusão, para evitar que uma empresa seja apagada sem intenção.
