Sistema para joalheria: como controlar estoque de alto valor, PDV e nota fiscal

Saber como controlar estoque de joias de alto valor é o que separa a loja organizada da que só descobre o furo no inventário. Pense numa aliança de R$ 4.800 (valor ilustrativo) que sai no balcão e não é baixada na hora. Pronto: o saldo do sistema já não bate com a vitrine.

O Coaf, órgão do governo que cuida da prevenção à lavagem de dinheiro, lista o comércio de joias, pedras e metais preciosos entre as atividades que supervisiona diretamente. A Resolução Coaf nº 23/2012 manda cadastrar o cliente em operações a partir de R$ 10 mil e registrar todas as operações.

Isso significa que a joalheria precisa controlar cada peça e guardar o rastro de cada venda. Daqui até o fim, você vê o que cadastrar, como vender no balcão, que nota emitir, o que registrar para o Coaf e quem pode mexer em quê. Com a gente, o caminho começa por um bom sistema para joalheria e por regras simples de rotina.

Por que a joalheria precisa de um controle diferente do varejo comum?

Porque cada peça vale muito, cada divergência pesa no bolso, o rastro importa e a joalheria tem obrigações que o varejo comum não tem. São três: rastrear peça por peça, cadastrar o cliente em venda alta e registrar a operação para o Coaf.

Qual é o custo de um furo de estoque numa joalheria?

Digamos que a aliança de ouro 18k de R$ 4.800 saia sem baixa. Com margem de 30%, a loja precisa vender outras R$ 16.000 em peças para recuperar a perda (4.800 ÷ 0,30). O pior é que o inventário mostra a diferença tarde, e ninguém sabe dizer quando a peça sumiu.

Quais controles a joalheria precisa manter nas peças de alto valor?

São quatro frentes: identificação e localização da peça, conferência física, venda e caixa, e documentos e registros. Cada uma aparece nos H2 a seguir.

Para o básico, veja o controle de estoque do GestãoClick.

Como controlar o estoque de joias de alto valor?

Cadastre cada peça com código próprio, peso, material e fotos, dê a ela um código de barras e confira o saldo por contagem periódica. No GestãoClick, o cadastro de produto aceita campos extras, peso, código de barras por variação e estoque por loja com localização.

Como cadastrar cada joia com peso, material e quilate?

Em Itens › Produtos, clique em Adicionar e preencha nome, grupo, peso, custo, preço e fotos. Para material, quilate e pedra, crie campos próprios em Itens › Opções auxiliares › Campos extras, que aceitam sete tipos: Texto, Números, Data, CPF, CNPJ, Seleção única e Múltipla seleção. Os dois tipos de seleção permitem definir até 30 opções.

Para metal e gema, prefira Seleção única. Assim ninguém digita “ouro 18k” de três jeitos diferentes, e o filtro funciona depois. Os campos extras viram filtros na busca avançada e podem sair no Relatório de produtos.

Eles têm duas limitações: não viram coluna na listagem e não saem na etiqueta. Por isso, o que precisa aparecer na peça, como “Ouro 18k” ou “Aro 16”, vai no nome, na variação ou no código interno. Um bom nome seria “Anel solitário ouro 18k 3,2 g aro 16”. Veja o cadastro de produtos no GestãoClick.

Quando basta um cadastro por modelo e quando a peça precisa de identificação própria?

Pense em três níveis. O modelo é o produto-base, como a aliança de linha. A variação é a combinação do modelo, como aro 16 em ouro 18k, com código e saldo próprios. A unidade física é a peça única, como um solitário com pedra ou um relógio de valor alto.

A regra é simples: modelo repetido e de valor baixo fica em modelo e variação, e peça de valor alto ou única ganha um cadastro só dela. Para identificar a unidade, use o controle de lote. Ative em Estoque › Opções auxiliares › Configurações, no campo Controle de lote, e marque Controle de lote? na aba Dados do produto.

Na aba Estoque, informe o lote e a quantidade por loja. Para peça exclusiva, use o código da peça como número do lote, com quantidade 1. É uma adaptação, porque o GestãoClick não tem número de série nativo. Com o lote ativo, o saldo vira a soma dos lotes, e a quantidade atual deixa de ser editável à mão. O erro comum é repetir o código em peças de peso e preço diferentes.

Como etiquetar e conferir as peças com código de barras?

Em Itens › Opções auxiliares › Etiquetas, use Adicionar modelo para criar o layout e Gerar etiquetas para imprimir. O sistema trabalha com folha A4 e com impressoras térmicas, como Elgin L42 Pro (etiqueta tipo joia, em 2 colunas), Zebra GC420T e Argox.

A etiqueta imprime descrição, código interno, código de barras, valor, lote, fabricação e validade. O valor é opcional. Deixe de fora se não quer preço na peça, porque preço visível convida ao desconto por fora.

O que acontece com a peça em cada etapa?

Em resumo: a compra lança estoque conforme a Situação, e a venda baixa conforme a Situação de venda. A devolução volta pela tela Vendas › Devoluções, e a transferência entre lojas sai em Estoque › Opções auxiliares › Transferências, com NF-e. A localização é texto livre por loja e variação, sem saldo por local. A peça do cliente fica na O.S., fora do estoque.

Se a joalheria precisa de saldo separado entre cofre e vitrine, a saída é cadastrar cada ponto como loja em Configurações › Empresas / Lojas e mover as peças por transferência. O número de lojas depende do plano.

Como fazer o inventário e corrigir divergências com segurança?

Siga estes passos:

1. Conte por cofre e vitrine, de preferência com quem conta sem ver o saldo (recomendação do blog, não recurso do sistema).
2. Compare com Relatórios › Estoque › Inventário, que mostra, no período, saldo inicial, entradas, saídas, saldo final e custo médio.
3. Investigue vendas, devoluções e transferências do dia antes de ajustar.
4. Ajuste em Estoque › Ajustes e anote o motivo no campo de observações (opcional). Um ajuste gravado não pode ser editado nem excluído.

Num exemplo ilustrativo, a contagem acha 42 peças na vitrine e 43 no sistema. Veja como fazer o inventário de estoque e a grade de estoque em loja de bijuterias.

Como o PDV agiliza a venda no balcão da joalheria?

No balcão, a venda precisa ser rápida sem perder o controle. Para isso, o PDV do GestãoClick lê o código de barras da peça, aplica o desconto dentro do limite do vendedor, divide o pagamento em várias formas e emite a NFC-e. A baixa do estoque e o lançamento financeiro dependem da Situação de venda configurada.

Como dar desconto no balcão sem perder a margem?

Defina o teto em Configurações › Usuários, no bloco Descontos do usuário, nos campos Desconto máximo (%) e Código de gerente. O teto vale para vendas, balcão, orçamentos e ordens de serviço. Acima dele, o salvamento é bloqueado.

Só no PDV o sistema abre a lista de gerentes da mesma loja, e o gerente libera com o código. Imagine o balcão num sábado cheio, com o teto em 5% e a cliente pedindo 10% (exemplo ilustrativo). O gerente digita o código e libera. Sem teto, o desconto vira hábito.

Como registrar venda parcelada e vários meios de pagamento?

Na mesma venda, você combina formas de pagamento e parcela, e as contas a receber são geradas conforme a Situação. A forma e o meio de pagamento ficam registrados na venda, e a Resolução do Coaf pede os dois no registro da operação. Venda alta em dinheiro vivo merece atenção especial.

Como fechar o caixa quando há venda de alto valor?

O caixa pertence a quem o abriu. Troca e devolução não estornam o caixa por si só, e o ajuste se faz com sangria. Confira por forma de pagamento, com atenção ao dinheiro vivo, e investigue no mesmo dia o caixa que não fecha. Veja como fazer o fechamento de caixa no GestãoClick e conheça o PDV do GestãoClick.

De planilha para sistema integrado: veja o que muda na operação no primeiro mês Ver como funciona

Quais notas fiscais a joalheria emite: NFC-e, NF-e ou NFS-e?

A joalheria emite NFC-e na venda de balcão a consumidor final, NF-e quando há destinatário identificado, venda interestadual, remessa para conserto, mostruário ou devolução, e NFS-e quando presta serviço, como ajuste de aro, polimento ou cravação. O contador confirma o enquadramento.

A tabela resume cada operação:

Operação	Nota	Exemplo de joalheria
Venda no balcão	NFC-e	Aliança vendida a consumidor final
Venda a empresa ou interestadual	NF-e	Lote para revendedor
Remessa para conserto ou banho	NF-e	Peça do estoque enviada à oficina
Mostruário ou demonstração	NF-e	Maleta para um evento
Devolução de venda	NF-e	Cliente devolve o anel
Ajuste de aro, polimento, cravação	NFS-e	Serviço cobrado do cliente
Transferência entre lojas	NF-e	Peça da matriz para a filial

Quando emitir NFC-e na joalheria?

Na venda presencial a consumidor final. Regras como CPF do consumidor e valores variam por estado, então confirme com o contador. A emissão exige certificado digital e credenciamento. O GestãoClick emite a nota a partir da venda quando a parte fiscal está configurada, em Fiscal › Notas de produtos ou Fiscal › Notas de serviços. Conheça a emissão de NF-e no GestãoClick.

Quando emitir NF-e na joalheria?

Quando há destinatário identificado, venda interestadual ou uma operação que não é venda de balcão. Estes são os três casos mais comuns da joalheria:

Como emitir nota de remessa para conserto e o retorno?

Isso vale só para peça própria do estoque, enviada a uma oficina ou ourives e recebida de volta. Pelo lado da joalheria, que envia e recebe, os CFOPs de exemplo dentro do estado são 5.915 na saída (remessa para conserto) e 1.916 na entrada (retorno). Em operação interestadual, o primeiro dígito muda para 6 na saída e 2 na entrada. Confirme com o contador. Sem a nota, a peça fora da loja não tem prova de saída.

Como emitir nota de mostruário e demonstração?

Vale para a peça que sai para o cliente ver, em maleta ou evento, e depois volta. Os CFOPs de exemplo são 5.912 na saída (demonstração) e 1.913 na entrada (retorno), com a mesma troca de dígito no interestadual. Confirme com o contador.

Como emitir nota de devolução e troca?

Registre em Vendas › Devoluções, clique em Adicionar e escolha a origem (venda, O.S. ou nota). Na troca, escolha Troca: a peça volta ao estoque, e o sistema cria uma venda nova para os itens levados. A devolução só vale para venda que baixou estoque.

A nota de devolução sai à parte, em Fiscal › Notas de produtos › Adicionar, com tipo Entrada, finalidade Devolução de mercadoria e a chave da nota de origem.

E a compra de ouro ou joia usada de pessoa física?

É um caso à parte, então fale com o contador. No GestãoClick, registre a compra em Estoque › Compras › Produtos, com a pessoa física como fornecedor, e emita a NF-e de entrada pelo menu ⋮ da compra, em Emitir nota fiscal. A NFC-e não faz entrada.

Emitir direto em Fiscal › Notas de produtos gera só o documento, sem amarrar estoque e financeiro. Essa compra também conta como operação para o Coaf.

Quando emitir NFS-e por serviços como ajuste de aro, polimento e cravação?

Quando a joalheria presta um serviço ao cliente. O ISS é municipal, e o município define as regras. Na lista de serviços da LC 116/2003, o item 14.01 cobre conserto e restauração de qualquer objeto, e o 14.05 cobre polimento, galvanoplastia e congêneres.

O 14.01 ressalva peças e partes empregadas, então o contador define o tratamento de ouro, solda ou pedra usados. Na O.S., as peças têm NF-e emitida à mão. Veja a emissão de NFS-e e o passo a passo para emitir nota fiscal.

O que a joalheria precisa registrar e comunicar ao Coaf?

Quem comercializa joias, pedras e metais preciosos deve observar a Resolução Coaf nº 23/2012. Isso significa manter cadastro dos clientes e demais envolvidos em operações de R$ 10 mil ou mais e registrar todas as operações. Também é preciso comunicar operações, ou conjuntos de operações do mesmo cliente em seis meses, que envolvam pagamento ou recebimento em espécie de R$ 30 mil ou mais. Os cadastros e registros ficam guardados por pelo menos cinco anos após o fim da relação com o cliente. Quem cumpre essas obrigações é a joalheria, não o sistema. Confirme os procedimentos com o contador.

Quem precisa seguir a Resolução Coaf nº 23/2012?

Quem comercializa joias, pedras e metais preciosos, próprios ou de terceiros, inclusive dados em garantia (art. 1º). A Resolução Coaf nº 36/2021 complementa a 23/2012 sem revogá-la (art. 1º, parágrafo único). Ou seja, as duas valem juntas e tratam de prevenção à lavagem de dinheiro (PLD).

Quanto ao Simples Nacional, existem dois planos diferentes. No primeiro, a Resolução 23 (art. 2º, § 2º) dispensa a empresa do Simples só das formalidades do art. 2º, § 1º: política de prevenção formalizada e aprovada por escrito, seleção e treinamento de funcionários, disseminação da política e monitoramento de conflitos de interesse. Cadastrar o cliente, registrar as operações, comunicar ao Coaf e guardar os dados por 5 anos continuam valendo para todos.

No segundo plano, a Resolução 36 (art. 13) admite dispensar as regras dela para negócios de menor porte e volume. Isso não vale automaticamente por estar no Simples. Depende de critérios fixados pelo Coaf (a IN Coaf 6/2021 trata dos parâmetros), de uma avaliação interna que conclua baixo risco e de uma justificativa documentada. É um caminho à parte, e o contador confirma se a sua loja se enquadra.

Quando cadastrar o cliente e registrar a operação?

• Cadastro em operações a partir de R$ 10.000,00. Pessoa física: nome, CPF, documento e órgão expedidor, e se é pessoa politicamente exposta (cargo público relevante). Pessoa jurídica: razão social, CNPJ e preposto, mais os beneficiários finais.
• Registro de todas as operações: cliente, descrição pormenorizada da peça, valor, data, forma e meio de pagamento.

O beneficiário final é a pessoa física que, de fato, controla a empresa ou se beneficia dela. Na Resolução 23 (art. 4º, II, “d”, e art. 7º), a joalheria identifica os beneficiários finais, ou registra as medidas que tomou para tentar, quando as operações do cliente pessoa jurídica passam de R$ 100.000,00 em 6 meses. A Resolução 36 (art. 9º) vai além: pede essa identificação na qualificação do cliente pessoa jurídica, sem piso de valor.

Isso significa que os R$ 100 mil são a regra de cadastro da Resolução 23, e não um limite que libera a loja de olhar o beneficiário final. Cliente empresa pede atenção a esse ponto em qualquer valor. Confirme com o contador.

O cadastro de cliente do GestãoClick traz CPF, RG e data de nascimento. O órgão expedidor e a pessoa politicamente exposta não são campos nativos. Crie-os em Cadastros › Opções auxiliares › Campos extras (um de texto e um de seleção única) e marque Obrigatório: Sim. O campo vale para clientes e fornecedores.

Quando comunicar ao Coaf e como funciona a declaração anual?

• Pagamento ou recebimento em espécie: qualquer operação ou conjunto de operações do mesmo cliente, no período de seis meses, de valor igual ou superior a R$ 30.000,00 (art. 9º, I).
• Operação suspeita: em qualquer valor (art. 10).
• Declaração de não ocorrência: até 31 de janeiro do ano seguinte (art. 11).
• Meio: eletrônico, no Siscoaf (art. 12). Guarda: 5 anos após o fim da relação com o cliente (art. 13).

A joalheria também se cadastra no Coaf (art. 16), com conta gov.br com verificação em duas etapas e certificado digital e-CPF ou e-CNPJ. As sanções do art. 12 da Lei nº 9.613/1998 incluem advertência, multa, inabilitação temporária do administrador por até dez anos e cassação ou suspensão da autorização para exercer a atividade, operação ou funcionamento. Num exemplo ilustrativo, uma venda de R$ 35.000 em dinheiro exige comunicação.

Quais confusões comuns evitar?

Três erros aparecem muito. O primeiro é achar que o cadastro vale só acima de R$ 30 mil, quando vale a partir de R$ 10 mil. O segundo é contar a soma em espécie em 30 dias, quando a janela é de 6 meses. O terceiro é comunicar só valor alto, porque a operação suspeita se comunica em qualquer valor. Há ainda uma confusão sobre o Simples Nacional: ele dispensa só as formalidades do art. 2º, § 1º, e nunca as obrigações como um todo.

O que o GestãoClick guarda e o que continua sendo da joalheria?

O GestãoClick guarda o cadastro do cliente e os dados da venda, incluindo itens, valor, data, forma e meio de pagamento. Porém, não possui campos nativos estruturados para dados complementares de origem do recurso. Exemplos são banco, agência, conta e titular de cheque de terceiro, ou a identificação do pagador quando é diferente do cliente.

Registre essas informações nas observações da venda ou em campos extras customizados no módulo de Vendas. A política, as comunicações, o Siscoaf e a declaração anual continuam sob responsabilidade da joalheria. O sistema não envia comunicações ao Coaf, não alerta por valor pago em espécie e não bloqueia venda por cadastro incompleto, salvo quando há campo extra obrigatório.

Para rever vendas em dinheiro, abra Financeiro › Contas a receber, clique na lupa, escolha o cliente, a forma de recebimento (como Dinheiro à Vista) e o período, e veja o total no cartão Total do período. O Relatório de vendas não filtra por forma de pagamento. Faça essa revisão todo mês.

Como gerenciar consertos, ajustes e garantia na joalheria?

Abra uma ordem de serviço para cada conserto, com a peça, o defeito, o laudo e o técnico, e etiquete a peça do cliente. A peça do cliente não é estoque da loja. A garantia de joia vendida entra como nova O.S. ligada ao cliente e à venda original.

Como abrir uma ordem de serviço de conserto de joia?

Adapte os campos de equipamento à joia: “equipamento” é a peça, “série” é o código dela, “defeito” é o pedido do cliente e “laudo” é a avaliação do ourives. Vendedor e técnico ficam em campos separados, e o técnico precisa de usuário ativo. Anexe fotos em Adicionar anexo, no card de observações e anexos (até 5 MB). No PDF, o anexo sai como link.

Para acompanhar as etapas, vá em Ordens de serviços › Gerenciar O.S. e clique em Visualizar kanban. As colunas vêm de Ordens de serviços › Opções auxiliares › Situações, nas situações com Exibir na listagem. Arrastar o cartão entre colunas altera a situação da O.S. e dispara as movimentações configuradas para a coluna de destino, como baixa ou estorno.

A peça do cliente entra no estoque da loja?

Não. Ela fica na O.S., com foto e descrição pormenorizada no recebimento. Misturar com o estoque contamina o inventário. O tratamento fiscal depende do enquadramento e do estado, e o contador define.

Como tratar a garantia de uma joia vendida?

A garantia legal do CDC (art. 26, II) dá 90 dias para reclamar de vício aparente ou de fácil constatação em produto durável, contados da entrega (§ 1º). No vício oculto, o prazo conta de quando o defeito aparece (§ 3º). Isso não é manutenção gratuita por 90 dias. A garantia comercial é a escrita pela joalheria, além da legal.

Abra uma O.S. de garantia ligada ao cliente, consulte a data da venda original e, se houver devolução ou troca, use Vendas › Devoluções. Veja como abrir e acompanhar uma ordem de serviço e o passo a passo da O.S..

Como controlar quem mexe no estoque, nos custos e no caixa?

Crie um usuário para cada pessoa e um grupo por função, e tire do vendedor a permissão de ver custo e de excluir venda. O GestãoClick registra em Relatórios › Logs do sistema as ações de adicionar, editar e deletar registros, com usuário, módulo, número do documento ou registro na descrição, IP e data e hora. O log registra a ação realizada, mas não mostra o valor anterior e o novo de cada campo nem registra simples visualizações.

Num exemplo ilustrativo, a vendedora fica sem a permissão Visualizar valor de custo e vê só as vendas dela, com Acessar de outros funcionários desmarcada. Defina quem vê custo, quem exclui venda, quem ajusta estoque e quem fecha o caixa. O grupo Master fica protegido. Veja o controle de acesso do GestãoClick.

O GestãoClick serve para joalheria que trabalha com ouro, consignado e produção própria?

Serve para a gestão da joalheria de loja: estoque por peça, PDV, notas, conserto e acesso. Não faz cotação automática de ouro, não tem módulo nativo de consignação, não controla produção metalúrgica e não faz leitura serial direta de balança de precisão de bancada. O PDV, porém, pode ler códigos de barras de etiquetas emitidas por balanças etiquetadoras Toledo.

A tabela mostra o que atende, o que não atende e como contornar:

Necessidade	Atende?	Como contornar
Estoque por peça, PDV e NFC-e	Sim	Código próprio e certificado digital
NF-e, NFS-e e O.S. de conserto	Sim	O contador define o enquadramento
Permissões e logs	Sim	Grupo por função e Logs do sistema
Consignação	Sem módulo nativo	Loja separada com transferência (mais segura), orçamento como recibo ou situação “Consignado”
Cotação de ouro e produção	Não	Consulta externa ou sistema especializado
Balança de precisão no PDV	Sem leitura serial direta de balança de bancada; aceita leitura de etiquetas com código de barras de balanças etiquetadoras Toledo	Configure as casas decimais para vender por peso
Número de série por gema	Não nativo	Lote com quantidade 1 por peça

No orçamento, a peça segue no estoque geral, então controle a vitrine à mão. Para maletas, veja venda consignada e gestão de loja de semijoias no GestãoClick.

Como organizar a gestão da joalheria no GestãoClick, do estoque à nota fiscal?

Organizar a joalheria no GestãoClick é ligar cada peça ao seu rastro: cadastro com código, venda no PDV com teto de desconto, nota certa e conferência periódica. O sistema guarda os dados, e a joalheria decide o que fazer com eles.

Num exemplo ilustrativo, uma joalheria com duas pessoas vende uma aliança de R$ 4.800:

1. A aliança está cadastrada com código e fotos.
2. A vendedora registra a venda no PDV, dentro do teto de desconto.
3. O sistema guarda cliente, peça, valor e forma de pagamento.
4. A NFC-e sai conforme a Situação configurada e o certificado digital.
5. O caixa é conferido por forma de pagamento no fim do dia.
6. O log mostra quem fez cada alteração.

Para fechar, confira:

• As peças têm código próprio?
• Cada vendedor tem teto de desconto?
• Cada operação recebe a nota certa?
• Cadastro e registro para o Coaf estão alinhados com o contador?
• Permissões e logs são revisados todo mês?

Para ver isso na prática, conheça o GestãoClick para joalheria.

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Perguntas frequentes

Como controlar estoque de joias peça por peça?

Dê um código próprio a cada peça e registre peso, material e fotos. No GestãoClick, para peça exclusiva, use o controle de lote com o código da peça e quantidade 1. Confira por inventário periódico e investigue antes de ajustar.

Joalheria emite NFC-e ou NF-e?

Emite NFC-e na venda de balcão a consumidor final e NF-e quando há destinatário identificado, venda interestadual, remessa para conserto, mostruário ou devolução. A NFS-e entra quando presta serviço, como ajuste de aro. O contador confirma o enquadramento, e a emissão exige certificado digital.

A joalheria precisa se cadastrar no Coaf?

Sim. Segundo o art. 16 da Resolução Coaf nº 23/2012, quem comercializa joias, pedras e metais preciosos deve se cadastrar e manter o cadastro atualizado no site do Coaf. O serviço é gratuito e exige certificado digital. Confirme com o contador.

Como escolher um sistema de gestão para joalheria?

Veja se ele oferece código por peça, PDV com limite de desconto, notas (NFC-e, NF-e e NFS-e), ordem de serviço de conserto e permissões com registro de ações. Confira também o que fica de fora, como cotação de ouro e leitura direta de balança de bancada.

Como tratar a garantia de uma joia vendida?

A garantia legal do CDC é de 90 dias para vício aparente em produto durável, contados da entrega; no vício oculto, conta do aparecimento do defeito. A garantia comercial é a escrita pela loja. Registre a ocorrência em uma O.S. ligada à venda original.