Se a sua ideia de gerenciar projetos é criar listas de tarefas, planilhas e colar papel adesivo em um mural, os espere encontrar problemas à frente.
O gerenciamento de projetos depende de várias partes dinâmicas, e é fundamental estar organizado e preparado para mudanças nos planos. Um plano de gerenciamento abrangente garante que você está comunicando o propósito do projeto e mantendo todos informados sobre o andamento.
Uma das formas mais efetivas para simplificar o processo é entender o lado visual do gerenciamento de projetos. Por que os recursos visuais são tão efetivos? Para saber mais, continue lendo e entenda como visualizar o seu plano de projeto para facilitar aumentar a compreensão e a colaboração
Planeje o cronograma com um diagrama de Gantt
Esse tipo de gráfico pode não ser muito conhecido pelo nome, mas com certeza você já viu alguns por aí. Isso porque os diagramas de Gantt são extremamente populares e úteis no mundo do gerenciamento de projetos.
Todo projeto começa com definir um cronograma que consiste em representar tarefas, marcos e prazos importantes.
Uma rápida olhada para um gráfico de Gantt basta para ter uma clara ideia do andamento do projeto e saber se é preciso fazer ajustes para cumprir os prazos. O que o tão útil é a habilidade para condensar tarefas, recursos e cronogramas em um único gráfico.
Veja este exemplo gráfico que representa a estratégia de desenvolvimento de negócios para um aplicativo de entrega, listando tarefas e departamentos envolvidos ao mesmo tempo em que define os prazos.
Estruture suas equipes com infográficos organizacionais
Organizar e definir a estrutura departamental é vital para o sucesso do projeto. Você precisa alocar recursos, comunicar responsabilidades e monitorar performances para que todos permaneçam alinhados e trabalhando por um objetivo em comum.
Ao invés de definir as expectativas verbalmente ou com informações puramente textuais, use um organograma para documentar. Essa ferramenta visual representa de maneira apurada a estrutura da equipe enquanto mostra as relações entre os seus vários integrantes.
Além de ter detalhes básicos como nomes e informações de contato, é recomendável incluir também as suas respectivas responsabilidades e canais de comunicação. Isso torna mais fácil saber quem é responsável por cada tarefa ou departamento e encontrar lacunas de recursos humanos, caso haja alguma.
Aqui está um exemplo de organograma que claramente mostra a hierarquia e faz o uso correto de cores para diferenciar os times. Também é uma boa ideia incluir fotos do time para construir confiança.
Visualize dados
A melhor opção para comunicar dados complexos de um projeto é fazer isso visualmente, porque usando técnicas de visualização de dados torna-se mais fácil entender e digerir dados. Além disso, usando visualização de dados você tem a oportunidade de contar uma história de forma criativa e acessível para manter os leitores engajados ao invés de intimidados.
Além disso, quando recursos visuais estão envolvidos, há maior clareza, deixando pouca ou nenhuma margem para interpretações equivocadas.
Estes são os tipos de visualização de dados que você pode usar para gerenciamento de projetos:
Veja este exemplo de infográfico de processo que ilustra os diferentes passos envolvidos no design de produtos com a ajuda de ícones e um esquema de cores consistente.
Avalie riscos com uma estrutura analítica de risco
De estimativas de custo insatisfatórias e atrasos no cronograma a condições de mercado flutuantes – seu projeto pode encontrar vários tipos de riscos ao longo do caminho. Portanto, é importante pensar sobre o que pode dar errado e estar pronto com um plano de contingência. Você pode usar uma estrutura analítica de risco para ilustrar isso.
Pense em todos os riscos que seu projeto pode encontrar e coloque-os nas seguintes categorias:
- Externo – riscos que surgem de fora da estrutura corporativa
- Interno – riscos que você encontra dentro da organização
- Técnico – riscos relacionados à tecnologia ou infraestrutura
- Gestão de projetos – riscos que você encontra durante a implementação
Depois de identificar os tipos de riscos, você pode organizá-los de acordo com seu nível de risco e avaliar individualmente cada um deles para desenvolver um plano de ação.
Dê uma olhada neste exemplo de uma estrutura analítica de risco que relaciona os tipos de riscos e os categoriza em diferentes grupos.
Monitore o progresso com um relatório de status de projeto
Digamos que você esteja trabalhando em um projeto de desenvolvimento de produto e o gerente pede atualizações a respeito do status do projeto. Ao invés de correr para preparar algo, por que não manter um template de relatório de status do projeto que possa ser atualizado e enviado para stakeholders ao fim de cada semana?
Essa é uma forma de comunicar de forma profissional o andamento do status do seu projeto e manter as partes interessadas informadas. Você pode incluir os seguintes detalhes no relatório:
- Visão geral ou resumo
- Entregas
- Marcos alcançados
- Barreiras encontradas
- Próximas tarefas
Aqui você pode ver um exemplo de relatório de status de projeto que faz um ótimo trabalho de resumo de conquistas de forma clara e consistente.
6. Use ícones para reforçar informações
Os planos de gerenciamento de projetos são documentos formais, mas isso não significa que eles tenham que ser enfadonhos ou entediantes. Se você adicionar ícones nos seus planos de projeto, além de adicionar um apelo visual, vai reforçar as informações, torná-las memoráveis e interessantes.
Garanta que os ícones que você escolhe são simples e complementem o texto. Ícones pouco claros podem prejudicar mais do que ajudar. Abaixo está um exemplo de um cronograma de projeto no qual os ícones comunicam rapidamente a mensagem:
7. Use cores para comunicar
Outra forma de dar mais vida aos seus planos de gerenciamento de projetos é usando cores para chamar a atenção para pontos importantes, agrupar elementos, criar hierarquias e seções de informações.
Por exemplo, você pode escolher uma cor para diferenciar tarefas, departamentos ou cronogramas para ajudar a comunicar e organizar as suas ideias.
Mas lembre que é importante selecionar um esquema de cores consistente que ajude o leitor a entender a sua mensagem. O uso de cores de forma aleatória pode confundir mais do que esclarecer.
É uma boa prática escolher uma cor fria, como azul, ou verde, para o plano de fundo e usar uma cor contrastante e quente, como vermelho ou laranja, para as informações principais.
Veja esse exemplo de roadmap de produto que usa três cores para destacar seções, sendo ótimo para apresentações de pitch deck e gerenciamento de projetos.
Conclusão
O gerenciamento de projetos requer que você seja habilidoso para comunicar de forma eficaz e eficiente. Você deve garantir que está comunicando a informação certa para os stakeholders certos no momento certo.
Implementar recursos visuais no gerenciamento de projetos permite que você consiga fazer tudo isso, especialmente quando gerenciando times remotos, além de melhorar a comunicação entre equipes e garantir que objetivos e expectativas estejam alinhados.
Então use essas táticas de gerenciamento para planejar e executar melhor os seus projetos, ter equipes mais produtivas e atingir objetivos.