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O que é um sistema ERP: o guia completo
Você sabe o que é um sistema ERP? Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado, nada mais é do que um software utilizado para integrar diferentes setores de uma empresa, como: vendas, finanças, estoque etc.
O que é um sistema ERP: o guia completo
Primeiramente, o sistema ERP reúne em um único lugar, diversos setores de uma empresa, garantindo mais praticidade e otimizando seu processo de gerenciamento. Afinal, essa tecnologia permite que a análise dos dados do seu negócio seja realizada de forma ágil.
Além disso, neste guia, vamos explicar detalhadamente o que é um sistema ERP, quais são suas funções, benefícios de implementação, as principais informações sobre o tema e muito mais.
Neste texto, você vai acompanhar:
1. O que é um sistema ERP?
Antes de mais nada, ERP significa Enterprise Resource Planning – traduzindo do inglês, “Planejamento dos Recursos da Empresa”. Dessa forma, um ERP nada mais é que um software de gestão empresarial que permite acesso fácil, integrado e confiável aos dados de uma empresa.
Ainda mais, sua principal função está na capacidade de integrar as áreas e departamentos de uma empresa, como vendas, financeiro, cadastros, notas fiscais, estoque, compras e relatórios de forma objetiva.
Além disso, um sistema ERP otimiza sua rotina de trabalho, reduzindo seu tempo de gerenciamento. Por exemplo, ao utilizar uma planilha para controlar seu financeiro, você gasta tempo preenchendo as informações diariamente. Assim, com um ERP, os dados são registrados automaticamente.
História ERP
Antes de mais nada, o desenvolvimento de um sistema ERP surgiu pela necessidade da aplicação da tecnologia nos processos empresariais de nichos variados de atuação, há 100 anos.
A princípio, o engenheiro Ford Whitman Harris, criou o modelo EOQ (Economic Order Quantity) utilizado para programar a produção de uma empresa/indústria. Ainda assim, este sistema representou uma grande evolução tecnológica na época e foi utilizado por décadas.
Logo depois, a fabricante de ferramentas Black & Decker começou a adotar uma solução tecnológica diferente que visava planejar de forma mais eficiente todas as necessidades de materiais. Assim, o novo método ficou conhecido como MRP (Material Requirements Planning).
Esta solução foi utilizada por longos anos, até que em 1983, a metodologia MRP II (Manufacturing Resource Planning) foi implementada, adotando módulos diferenciados, com o objetivo prático de conseguir integrar diversas atividades de uma companhia, principalmente as relacionadas às compras e ao gerenciamento de contratos da mesma.
Como resultado, por volta de 1990, sete anos após sua criação, a MRP II foi denominada como ERP (Enterprise Resource Planning).
2. Como o ERP atua em uma empresa?
Que um sistema ERP é importante para as empresas, nós já sabemos, mas como ele funciona no dia a dia de uma organização?
A princípio, a resposta para essa pergunta pode ser menos complicada do que parece, afinal, um ERP vai auxiliar na administração de suas contas a pagar e receber, vai monitorar suas vendas e acompanhar os pedidos de compras e valores em estoque.
Outra função de um sistema ERP é a gestão de pessoas, garantindo assim segurança nas informações, melhorando a comunicação entre os departamentos e colaboradores de uma organização.
O funcionamento do ERP na prática
Sempre que falamos de um sistema ERP, direcionamos as abordagens às suas funcionalidades, que claramente, resultam em otimização do tempo e eficiência. Mas, como ele chega nesse resultado, ou seja, como ele funciona?
Podemos exemplificar por meio do funcionamento de um software, imagine que uma matéria prima foi encaminhada para o setor de produção da sua empresa. Como resultado, de forma automática, este item é rapidamente movimentado do seu estoque, gerando uma movimentação de saída.
Desta forma, o setor responsável pelas compras, ou seja, a reposição de insumos, poderá obter as informações em tempo real para novas aquisições. Assim, ao gerar uma compra, esses dados serão enviados para o setor financeiro, que poderá criar um contas a pagar.
Em outras palavras, um sistema ERP, integra automaticamente todos os setores da empresa, garantindo mais clareza nas informações. Confira em seguida, de forma resumida, algumas das funcionalidades do ERP:
- Primeiramente, simplifica diversos processos operacionais de uma empresa;
- Em segundo lugar, une inteligência e qualidade na geração de informações essenciais para o negócio;
- Controle de estoque e de custos;
- Gestão totalmente integrada dos dados;
- Controle de acessos, para maior segurança da informação;
- Dados seguros na nuvem, garantindo acesso à informação, por pessoa previamente autorizada, em qualquer lugar do mundo;
- Maior controle e cumprimento dos prazos;
- Aumento de produtividade;
- Em conclusão, promove significativamente a redução de desperdícios, retrabalhos, tempo operacional e custos.
3. Principais módulos de um ERP
Conforme falamos anteriormente, os sistemas de gestão empresarial são divididos em módulos diferentes, que se integram e compartilham dados essenciais para a gestão.
Esses módulos existentes são:
- Financeiro
- Estoque
- Vendas
- Emissão de Notas
- Emissão de boletos
- RH
- Produção
Ainda mais, vale lembrar que alguns modelos de sistema ERP, possibilitam a personalização do software, e também existem modelos específicos para alguns segmentos empresariais.
4. Segurança de Dados
Uma das principais dúvidas dos empreendedores sobre um ERP, está na sua segurança, afinal, como uma ferramenta online pode me garantir este benefício? Portanto, de forma geral, um sistema ERP é extremamente seguro.
Do mesmo modo, o software de gestão garante segurança de dados da sua empresa e conta com um armazenamento direto na nuvem, no qual só pode ser acessado por usuários autorizados.
5. Vantagens para seu negócio
Acima de tudo, um sistema ERP contribui com todos os setores de uma empresa, e garante mais praticidade na sua rotina de trabalho, acesso às informações e registro de atividades. Em síntese, esses fatores representam alguns dos inúmeros benefícios do software de gestão.
Além disso, outras oportunidades oferecidas pelo sistema que visivelmente contribuem para impulsionar o seu negócio, e que são tomadores de decisão são:
Menor custo operacional: dê adeus as papeladas e drives externos, com um ERP você reduz o tempo de mão de obra e garante organização de dados em um só lugar.
Informações em tempo real: o segundo ponto está na possibilidade de acompanhar em tempo real, todas as informações do seu negócio. Atualizando todos os dados da sua empresa de forma automatizada.
Maior eficiência: Com um sistema ERP não há informações incompletas, duplicadas ou conflitantes, afinal, sua empresa terá mais dinamismo no fluxo de informações.
6. Principais áreas que usam o ERP?
Conforme abordamos anteriormente, o sistema ERP é utilizado para automatizar processos de forma eficiente, garantindo melhorias no dia a dia de determinados setores. Contudo, alguns nichos de mercado podem ser especificamente beneficiados, fazendo um melhor aproveitamento do software. Confira em seguida alguns deles:
- Áreas de Finanças
- Contabilidade
- Comercial
- Marketing
- RH
- Área de Gestão
- Executivos
Embora o sistema ERP seja muito utilizado entre esses segmentos, seu uso não se limita apenas a eles. Todavia, diversos setores podem fazer uso de software, basta pesquisar sobre o produto fornecido e claro, estudar como ele pode auxiliar em sua gestão empresarial.
7. Em qual momento devo implementar o sistema ERP?
Agora que você já sabe as inúmeras funcionalidades de um sistema ERP, vamos falar um pouco sobre como definir o momento certo para implementar um ERP na sua empresa.
Liste os problemas
Primeiramente, antes de buscar por essa tecnologia, é necessário se organizar e listar os principais problemas que você deseja resolver na sua empresa.
Pesquise
Em seguida, pesquise sobre os sistemas de ERP disponíveis no mercado.
Prepare sua equipe
O terceiro passo é validar com a sua equipe os processos que precisam ser automatizados, e prepará-los para o possível uso do software.
Verifique a necessidade
Por fim, ao ter uma visão detalhada da situação da sua empresa e processos realizados internamente, basta verificar se é necessário aderir ao programa.
8. Como funciona a implementação do ERP?
Sobretudo, muitos empreendedores e/ou gestores, preocupam-se com os processos de implementação de um sistema ERP, devido a necessidade de adequação ao software. No entanto, o processo não é problemático caso seja feito um planejamento.
As etapas de implementação de um sistema ERP, baseia-se em 4 etapas: Planejamento, Investimento, Adaptação e Monitoramento. Confira abaixo:
Planejamento
Para realizar um bom planejamento, é necessário que o gestor organize e entenda cada processo realizado em sua empresa. Desta forma, será possível acompanhar cada um das etapas, e assim, encontrar um sistema ERP que atenda a sua necessidade.
Investimento
A segunda etapa é definida pela pesquisa no mercado de software de gestão. É válido estudar cada produto do mercado, assim, você poderá definir qual vai atender o seu negócio e também, poderá entender o quanto você irá investir durante a contratação.
Adaptação
Tudo que é novo exige preparo e conhecimento, por isso, é necessário treinar a sua equipe para utilizar um software de gestão empresarial, e claro, ensiná-los sobre como funciona este programa e quais suas funcionalidades.
Monitoramento
A última etapa para implementação de um sistema ERP, consiste em monitorar o seu funcionamento. Após treinar seus funcionários e cadastrar suas informações no programa, inicialmente, podem surgir algumas anormalidades e gargalos que precisam ser solucionados, por isso, é muito importante que você acompanhe cada processo.
9. Vantagens do ERP para empresas
Sobretudo, muitos empreendedores e/ou gestores, preocupam-se com os processos de implementação de um sistema ERP, devido a necessidade de adequação ao software. No entanto, o processo não é problemático caso seja feito um planejamento.
Assim, as etapas de implementação de um sistema ERP, baseia-se em 4 etapas: Planejamento, Investimento, Adaptação e Monitoramento. Confira abaixo:
Produtividade
Erros e retrabalhos podem ser bastante comuns na maioria das empresas, porém, ao utilizar um sistema ERP, este tipo de problema reduz de forma significativa. O que consequentemente aumenta a produtividade de todos os setores do seu negócio.
Economia
A adesão de um ERP garante principalmente uma melhora na economia da sua empresa. Este benefício vai desde o seu custo-benefício, até a sua otimização, visto que com a melhoria nos processos de cada setor e o aumento da produtividade, você pode gerar mais vendas.
Escalabilidade
Quem não quer ver seu negócio crescer ainda mais? Por isso, ao utilizar um sistema ERP o crescimento da sua empresa é garantido. Afinal, como falamos anteriormente, o software otimiza os processos da sua empresa permitindo que haja um aumento de vendas, inovações e muito mais.
Flexibilidade
Com a ajuda de um ERP, você pode dizer adeus aos deslocamentos diários para efetivar novas operações entre os setores, afinal, o sistema permite que você colete de forma eficiente as informações de cadas setores e acompanhe de forma remota e 100% online.
Integração
Conforme falamos anteriormente, um sistema ERP permite que sua empresa funcione de maneira integrada. Um software de gestão permite não só a centralização de informações importantes para a empresa como também a emissão de nota fiscal, controle de estoque, frente de caixa, logística, financeiro, contábil e muito mais em um único lugar.
Segurança
Segurança de dados é essencial para qualquer empresa, indiferente de seu nicho ou tamanho. Por isso, um sistema ERP garante a segurança de informações, minimizando os riscos de fraude ou invasão, trazendo mais tranquilidade para a rotina do empreendedor/empresário.
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Em conclusão, após todas as informações presentes neste guia, é impossível não se interessar em um sistema ERP, não é mesmo? Por isso, viemos te apresentar a nossa solução 100% online e com o melhor custo benefício do mercado.
Nesse sentido, o GestãoClick é um software de gestão online desenvolvido para facilitar a rotina do empreendedor, e claro, impulsionar o seu negócio. Desse modo, com o nosso programa você terá em mão um sistema ERP completo e de fácil utilização.
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Afinal, por que o GestãoClick? A resposta é muito simples: porque somos os únicos capacitados para impulsionar o seu negócio. Confira abaixo, nossos diferenciais:
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