Planilha de controle financeiro gratuita

Organize suas finanças com a planilha de controle financeiro

Toda empresa precisa manter o controle das suas entradas e saídas para garantir a saúde financeira e o crescimento sustentável. Para isso, é necessário maior organização e eficiência na gestão financeira.

Contudo, muitos empresários se perdem nas contas, gastam mais do que deveriam ou misturam suas finanças pessoais com as corporativas. Prejudicando, assim, a estabilidade financeira e o desempenho da empresa como um todo.

Abaixo, explicaremos o que é e qual a importância de uma boa organização financeira para o desenvolvimento positivo do seu negócio. Além disso, facilitamos o processo para você: elaboramos uma planilha de controle financeiro completa e eficaz para ajudar você a gerir suas finanças de forma organizada.

O que é uma planilha de controle financeiro?

A planilha financeira é uma ferramenta essencial para organizar as finanças da sua empresa e fazer seu negócio prosperar. Com ela, você gerencia as entradas e saídas da sua empresa, monitora o fluxo de caixa, categoriza as receitas e despesas e identifica os resultados do período de operações do seu negócio.

A planilha registra e calcula as receitas em diversas categorias de entrada de dinheiro na empresa. Além disso, ela totaliza as despesas, englobando as várias categorias de saídas de caixa. 

Dessa forma, a cada mês e ao encerrar o ano, você terá um panorama claro do saldo e dos resultados financeiros das operações do seu negócio.

Mas lembre-se: as classificações de receitas e despesas em categorias também variam de acordo com a realidade de cada empresa.

Controle financeiro empresarial: para que serve?

O controle financeiro empresarial é o conjunto de práticas e ferramentas que permitem organizar, registrar e monitorar as movimentações do caixa e os resultados financeiros de um negócio. 

Esse monitoramento faz parte da área financeira de uma empresa, que abrange também planejamento, definição de orçamentos, otimização de custos, maximização de lucros, entre outros aspectos.

Todas essas atividades dependem do controle financeiro, que concentra os dados das movimentações e possibilita a análise para a tomada de decisões informadas. Assim, a empresa pode melhorar a sua gestão financeira e fazer o negócio prosperar.

Em síntese, o controle financeiro oferece uma visão ampla sobre a realidade financeira do negócio, permitindo que o empreendedor analise dados do histórico da empresa, tome decisões embasadas, identifique áreas de melhoria e garanta a sustentabilidade econômica da empresa.

Para que serve uma planilha de controle financeiro?

Uma planilha de controle financeiro é uma ferramenta útil para manter as finanças em dia e garantir uma visão completa sobre as suas receitas e despesas.

Entenda a planilha como um grande painel que concentra os dados sobre a sua realidade financeira. Ela auxilia na tomada de decisões mais estratégicas, desde o corte de gastos até novos investimentos, de maneira que a empresa cumpra seus objetivos sem prejudicar sua saúde financeira.

Muitos gestores, especialmente de pequenos e médios negócios, têm dificuldade de cuidar das suas finanças. Isso porque, muitas vezes, eles não têm afinidade com os números, misturam com as finanças pessoais ou não possuem disciplina para manter registros das movimentações do caixa.

O problema é que isso pode trazer grandes prejuízos para a saúde financeira empresarial e, consequentemente, para a sustentabilidade do negócio.

Uma planilha de controle financeiro ajuda a organizar as finanças, separá-las por categorias e identificar como está seu desempenho. Além disso, uma planilha simples e completa ajuda a manter a regularidade dos registros, o que é essencial para avaliar resultados corretamente.

Regime de caixa vs. Regime de competência

O controle financeiro empresarial pode ser registrado por meio do regime de caixa ou do regime de competência. Ao utilizar uma planilha de controle de gastos, é preciso definir qual regime você vai utilizar, já que eles trazem resultados diferentes.

O regime de caixa registra a movimentação na data em que o dinheiro entrou ou saiu da empresa. Nesse caso, se você fez uma venda a prazo, a entrada deve ser registrada no mês em que cada parcela for efetivamente recebida. Assim, você terá uma visão apurada sobre o saldo atual do caixa da empresa.

Já o regime de competência registra a movimentação na data em que ela ocorreu, independentemente de quando o dinheiro vai entrar. Assim, se a venda for a prazo, o registro é feito na data da venda, no valor total, mesmo que tenha sido em várias parcelas. Com isso, você obtém uma visão dos resultados das receitas e despesas, não necessariamente do caixa.

Ter a visão completa, tanto do saldo do caixa quanto dos resultados financeiros, é essencial para a tomada de decisões na gestão financeira. Portanto, é aconselhável utilizar ferramentas que oferecem as duas perspectivas.

Benefícios da planilha de controle financeiro 

Para entender melhor o que você ganha ao usar uma planilha de controle financeiro, listamos os principais benefícios que essa ferramenta apresenta para o seu negócio. Confira:

Monitoramento de resultados

Saiba como foram as operações mensais ou anuais. Com a planilha financeira, você controla o excesso de gastos e identifica as metas de faturamento. 

Classificação de receitas e despesas 

A planilha possui categorias para as receitas e despesas, permitindo que você identifique os tipos de saídas que geram mais prejuízo ou quais entradas dão maior retorno financeiro. 

Maior previsibilidade 

Com o registro do histórico de desempenho financeiro, você compreende os padrões e sazonalidades das receitas e despesas ao longo do ano. 

Cálculos facilitados

A planilha financeira possui fórmulas prontas para calcular os resultados de forma rápida e precisa, diminuindo erros com cálculos manuais e retrabalhos.

Registros contábeis precisos

A planilha financeira também é uma ferramenta de contabilidade empresarial e os registros servem para fornecer dados precisos ao seu contador para fechar o ano de forma coerente.

Como montar uma planilha de controle financeiro empresarial?

Você pode montar uma planilha de controle financeiro empresarial em diferentes ferramentas, como Excel, Google Planilhas ou até à mão. Mas o ideal é contar com uma ferramenta que faça os cálculos para você de maneira automática.

Na nossa planilha financeira grátis, utilizamos o Excel, que oferece diversas opções de fórmulas, gráficos e tabelas dinâmicas para otimizar o controle financeiro. Você pode usar essa planilha como modelo para o seu negócio.

Por isso, é preciso preencher os campos de maneira condizente com a sua realidade, com categorias de despesas e receitas alinhadas ao seu negócio. Portanto, comece a montagem da planilha identificando suas principais fontes de receitas e despesas.

O que uma planilha de controle financeiro deve ter?

O que deve ter numa planilha de controle financeiro?

Embora a planilha seja personalizável para cada empresa, alguns campos são essenciais independentemente do porte ou segmento do negócio. Afinal, o preenchimento correto e controle minucioso desses dados irão proporcionar um controle efetivo das finanças. Listamos abaixo os principais tópicos de destaque em uma planilha financeira:

• Controle de fluxo de caixa;
• Divisão das movimentações em receitas e despesas;
• Categorização das receitas e despesas;
• Divisão das movimentações mês a mês;
• Totalização dos resultados do ano.

Planilha de controle financeiro grátis para a sua empresa

Como você viu anteriormente, para facilitar o controle financeiro da sua empresa, criamos uma planilha de Excel para auxiliar no controle financeiro do seu negócio.

Você pode baixá-la gratuitamente agora mesmo e começar a registrar as receitas e despesas detalhadamente, mês a mês, para avaliar seus resultados de maneira mensal e anual. 

Dividimos as finanças em categorias e subcategorias, mas você pode alterar, incluir ou excluir tópicos de acordo com a realidade da sua empresa.

Principais funções da planilha de controle financeiro

Na nossa planilha de controle financeiro grátis, você pode controlar as finanças do seu negócio no período de um ano. A planilha cumpre as funções de:

• Separar receitas e despesas por categorias;
• Organizar o financeiro da empresa mensalmente;
• Ver o resultado financeiro final do seu negócio.

As receitas e despesas estão divididas em categorias e subcategorias para que você possa identificar o que está dando mais retorno ou gerando mais gastos. 

Além disso, as abas da planilha estão divididas por mês, de forma que seja possível fazer uma avaliação periódica dos seus resultados. Tudo isso para facilitar sua gestão financeira e melhorar seus resultados.

Passo a passo para usar a sua planilha de controle financeiro

Depois de baixar a planilha de controle financeiro grátis, você verá como é simples organizar e manter as finanças em dia. A seguir, vamos mostrar os passos para usar essa ferramenta da melhor forma:

Categorize as receitas e despesas

Ao abrir a planilha, vá até a aba “Categorias” e defina todas as categorias e subcategorias das receitas e despesas do seu negócio. Estes são alguns exemplos:

• Categoria: Receitas / Subcategorias: Rendimentos PF não-assalariados, Receitas de aluguéis, Lucros na venda de bens patrimoniais etc.
• Categoria: Receitas de vendas de mercadorias / Subcategorias: Mercadorias vendidas no Estado, Mercadorias vendidas para outro Estado, Mercadorias vendidas no Exterior etc.
• Categoria: Despesas / Subcategorias: Compras de mercadorias, Fretes e seguros sobre compras, Compras anuladas etc.

Sugerimos algumas classificações, mas altere o que for preciso para se adequar às necessidades do seu negócio. Basta clicar e editar cada célula com a classificação que melhor descreve suas entradas e saídas.

2. Preencha as movimentações do caixa a cada mês

A seguir, observe que a planilha possui abas correspondentes a cada mês do ano. Nas respectivas abas, você deve inserir todas as movimentações de caixa e os lançamentos mensais. Preencha os dados da seguinte forma:

• No campo “Data”, informe a data exata do lançamento;
• Em “Histórico”, informe a descrição detalhada da movimentação financeira;
• Em “Complemento”, insira qualquer informação necessária que complemente a descrição;
• Em “Categoria”, preencha a categoria do lançamento de acordo com a aba anterior;
• Em “Entrada ou Saída”, preencha com o valor correspondente ao lançamento, sendo “Entrada” para as receitas e “Saída” para as despesas.

É importante seguir o modelo que criamos e preencher os valores com atenção para que os dados sejam computados corretamente com os resultados do período. Ao final da tabela, você pode ver os valores totais de cada mês, bem como o saldo final.

Atenção ao preencher a planilha de janeiro: você deve atualizar o saldo anterior com o valor correspondente ao saldo de dezembro do ano anterior. Assim, você terá o saldo correto, calculado automaticamente a cada mês.

3. Preencha o resultado financeiro

Você deve preencher a aba “Resultado Financeiro” quando realizar o fechamento de final do ano, a fim de calcular os resultados do período.

Nessa aba, você irá somar todas as despesas e receitas por categoria e verificar o total geral de cada modalidade. À medida que você preenche os dados, os saldos iniciais, os saldos em caixa e os saldos em bancos serão atualizados automaticamente no gráfico disponível na planilha, o que facilita a sua visualização. 

Ao concluir o preenchimento, você poderá visualizar os resultados de um ano inteiro. Em seguida, basta enviá-los para a contabilidade da sua empresa e encerrar o ano contábil.

Como manter o controle financeiro empresarial? 6 dicas para o seu negócio

A planilha de controle financeiro, por si só, não é suficiente para gerir as finanças do seu negócio. Ela é uma ferramenta importante, mas que deve ser integrada a outras estratégias e ferramentas de gerenciamento empresarial. 

A seguir, elencamos algumas dicas de controle financeiro que vão além da planilha:

1. Registre todos os gastos, inclusive os pequenos

Pode parecer que uma impressão de papel ou uma passagem de ônibus não têm um grande impacto no resultado financeiro. No entanto, se você somar vários pequenos gastos, eles podem ter um impacto significativo. Portanto, registre e some tudo, mesmo que pareçam gastos insignificantes.

2. Separe finanças pessoais e empresariais

Um dos erros mais comuns entre empreendedores é misturar as finanças pessoais com as finanças da empresa. Isso tende a dificultar o controle e mascarar problemas no financeiro da empresa. Portanto, certifique-se de separar os gastos corretamente para evitar confusões nas contas.

3. Corte gastos de forma inteligente

É importante avaliar oportunidades de redução de despesas, no entanto, existem custos e investimentos essenciais para atender bem o seu cliente e fazer o seu negócio crescer. Portanto, avalie quais são as despesas imprescindíveis e não economize nelas; reserve a redução de custos para outras áreas.

4. Mantenha a disciplina 

A planilha de controle financeiro só cumpre seu papel se você mantiver a regularidade nos registros. É preciso atualizar as movimentações mês a mês (se necessário, a cada dia ou semana) para manter os registros em dia e não perder nenhuma entrada ou saída.

5. Avalie os resultados constantemente

Não adianta anotar todas as receitas e despesas, totalizar seus resultados financeiros e não fazer a avaliação do desempenho. Aproveite a planilha para identificar oportunidades de melhorias nas estratégias da empresa e tomar melhores decisões para o futuro.

6. Utilize tecnologias para controle financeiro

Ferramentas para controle financeiro são essenciais para ajudar a manter a rotina de registros e facilitar os cálculos de saldos e resultados. Aqui, oferecemos a planilha de controle financeiro, mas o ideal é trabalhar com um sistema de gestão que reúna o gerenciamento de várias áreas da empresa, inclusive o financeiro, em um só lugar.

Por que usar um sistema de gestão empresarial ERP para o controle financeiro?

Um sistema de gestão empresarial, ERP (Enterprise Resource Planning, em inglês) oferece diferentes módulos para facilitar o gerenciamento das áreas de uma empresa, como financeiro, estoque, vendas, contratos, emissão de notas e boletos etc.

Portanto, você também pode fazer um controle financeiro completo utilizando um sistema ERP online. Embora a planilha seja útil, ela é mais indicada para quem está começando a organizar e gerenciar suas finanças. Já o ERP oferece integrações e automações que tornam o controle financeiro mais preciso, ágil e eficiente, independentemente do porte da sua empresa.

Conheça o ERP da GestãoClick, um sistema online e completo para melhorar a sua gestão! Confira as funcionalidades e veja como elas podem facilitar o controle financeiro do seu negócio.