Como fazer um planejamento de estoque: passo a passo

Comprar 50 unidades de um produto porque parece que vende bem, e descobrir 2 meses depois que metade ainda está parada na prateleira: essa é a rotina de quem decide a compra de estoque no olho ou numa planilha que ninguém atualiza direito. O resultado de decidir assim, cedo ou tarde, é ruptura de estoque do que mais vende e dinheiro parado no que não sai.

Planejamento de estoque é decidir o que comprar, quanto comprar e quando comprar, com base no histórico de vendas, no estoque mínimo de cada produto e no prazo de entrega do fornecedor. Não exige fórmula complicada nem previsão sofisticada: exige usar os números que a sua empresa já tem.

Com a gente, você vai ver um passo a passo de 7 etapas pra planejar o estoque, do cadastro do produto até a revisão mensal, com os indicadores que ajudam na decisão e o que fazer com o que já está parado.

O que é planejamento de estoque?

Planejamento de estoque é a etapa que decide o que vai entrar no estoque: quanto comprar de cada produto e quando repor, com base no histórico e nas metas da empresa. Ele acontece antes da compra. Controle de estoque é o que acontece depois: registrar entradas, saídas e saldo do que já está no estoque. Gestão de estoque é o termo mais amplo, que reúne planejamento, controle e as decisões sobre estoque parado e fornecedores.

Etapa	O que decide	O que registra	Base usada
Planejamento	O que comprar, quanto e quando	Não registra movimentação, só orienta a compra	Histórico de vendas, estoque mínimo e prazo do fornecedor
Controle	Não decide compra, só acompanha o saldo	Entradas, saídas e saldo de cada produto	Movimentações e inventário
Gestão	Reúne planejamento e controle, além de decidir sobre estoque parado	Indicadores de giro, cobertura e Curva ABC	Os dados do planejamento e do controle juntos

Como fazer um planejamento de estoque em 7 passos?

Veja as 7 etapas, na ordem que faz mais sentido pra maioria das operações.

Organize o cadastro dos produtos

Antes de planejar quanto comprar, o cadastro de cada produto precisa estar completo. Cadastre o SKU, o código interno de identificação de cada item, e, se vender roupas com tamanho e cor, use a grade de variações: cada variação tem código interno, código de barras e saldo de estoque próprios, então uma camiseta P branca e uma camiseta M azul contam separado. Veja como funciona a grade de estoque para loja de roupas.

Produtos com validade, como ração numa casa de ração ou pet shop, também podem ter controle por lote, pra saber qual chega primeiro e precisa sair primeiro.

Levante o histórico de entradas e saídas

Com o cadastro organizado, veja o histórico de movimentação de cada produto nos relatórios de estoque: entradas, saídas e saldo.

É esse histórico que substitui a projeção de demanda: em vez de uma previsão automática, você usa as vendas dos últimos meses pra estimar manualmente quanto costuma sair de cada produto, considerando também a sazonalidade, como o aumento de venda de material de construção antes do verão. Veja como fazer inventário de estoque com mais detalhe.

Classifique os produtos pelo que mais vende em valor

Nem todo produto merece o mesmo cuidado no planejamento. A Curva ABC classifica os produtos pelo valor de vendas: os produtos A são os que concentram a maior parte desse valor, e merecem atenção redobrada pra nunca faltar. Combine essa classificação com os relatórios de produtos vendidos e comprados pra saber quais itens giram mais rápido.

Uma distribuidora com centenas de itens cadastrados, por exemplo, consegue concentrar o planejamento nos produtos que respondem pela maior parte do valor vendido, em vez de tratar todo o catálogo do mesmo jeito. Veja como fazer a curva ABC de produtos.

Defina estoque mínimo e máximo por produto e loja

Com o histórico e a classificação em mãos, defina o estoque mínimo, o ponto que dispara a reposição, e o máximo, o teto que evita capital parado demais, de cada produto.

Uma fórmula simples pra começar: o estoque mínimo cobre o consumo médio durante o prazo de entrega do fornecedor, mais uma margem de segurança pra imprevistos, como atraso na entrega. Vale considerar também o custo de armazenagem, que envolve espaço, equipe, sistema e o risco de perda ou vencimento, sobretudo pra quem trabalha com lote e validade. Veja como definir estoque mínimo e máximo.

Monte a rotina de reposição

Com os limites definidos, falta acompanhar o estoque no dia a dia e decidir a compra. São 2 tarefas distintas.

Como saber quando repor

O jeito mais direto é comparar o saldo de cada produto com o estoque mínimo definido, pra ver quais produtos já bateram no limite.

Como decidir quanto comprar e registrar a entrada

Pra decidir quanto comprar, olhe o saldo atual, o mínimo e o máximo definidos e as cotações anteriores.

Depois de decidir, registre a compra manualmente ou importe o XML da nota do fornecedor. Deixar isso bem combinado com o fornecedor certo evita divergência de preço lá na frente: veja quais cláusulas vale incluir no contrato com fornecedor.

Encontre e trate o estoque parado

Pra encontrar o estoque parado, cruze 2 informações nos relatórios do sistema: o que ainda está no estoque e o que saiu num período. O que sobra no primeiro e não aparece no segundo é o candidato a estoque parado.

Encontrado o produto parado, as saídas mais comuns são: fazer uma promoção pontual, divulgar o item pros clientes que já compraram algo parecido, ou simplesmente parar de recomprar aquele item até o saldo zerar.

Revise o plano todo mês e registre os ajustes

Planejamento de estoque não é uma tarefa única. Como recomendação de gestão, e não como rotina ou exigência do sistema, vale revisar o plano todo mês, olhando se o consumo mudou, se algum produto entrou em sazonalidade ou se o mínimo e o máximo ainda fazem sentido. Essa análise de sazonalidade é manual, feita olhando o histórico.

Se precisar mover produto entre lojas, use a transferência entre lojas.

Quais indicadores usar no planejamento de estoque?

Indicador	Fórmula resumida	Pra que serve	Onde ver no sistema
Giro de estoque	Vendas no período dividido pelo estoque médio	Mostra a velocidade com que o estoque se renova	Relatórios de produtos vendidos e saldo
Cobertura em dias	Estoque atual dividido pelo consumo médio diário	Mostra por quantos dias o estoque atual aguenta, no ritmo atual de venda	Saldo do produto e histórico de vendas
Ponto de pedido	Consumo médio no prazo de entrega, mais margem de segurança	Define quando disparar uma nova compra	Você calcula e cadastra o resultado como estoque mínimo
Estoque de segurança	Margem extra sobre o consumo médio, pra cobrir imprevisto	Evita ruptura quando o fornecedor atrasa ou a venda varia	Você soma no cálculo manual do mínimo
Curva ABC	Percentual do valor total de vendas e ordens de serviço por produto	Prioriza a atenção nos produtos que concentram mais valor vendido	Relatório de Curva ABC

Esses cálculos ficam mais completos quando cruzados com o histórico real da empresa. Veja com mais detalhe como calcular o giro de estoque.

Quais são os tipos de estoque que entram no planejamento?

Nem todo estoque tem o mesmo papel no planejamento. Os principais tipos são:

• Estoque de segurança: a margem extra guardada pra cobrir atraso do fornecedor ou pico de venda.
• Estoque sazonal: comprado com antecedência pra um período específico de alta demanda, como material de festa antes do fim de ano.
• Estoque em trânsito: já comprado, mas ainda a caminho, sem estar disponível pra venda.
• Estoque obsoleto ou parado: o que não sai há muito tempo e ocupa espaço e capital.
• Estoque de revenda x insumo pra composição: produto revendido do jeito que chegou, e insumo usado dentro de um produto composto.

Veja mais detalhe sobre os tipos de controle de estoque.

Planilha ou sistema: quando o planejamento pede mais?

A planilha resolve bem até um certo ponto: poucos produtos cadastrados, 1 loja só e um giro de estoque baixo. Se esse é o seu caso hoje, uma planilha de controle de estoque grátis já ajuda a organizar o básico.

Pergunte-se: sua empresa tem mais de uma loja, trabalha com variação ou lote, faz cotação com vários fornecedores ao mesmo tempo ou já perde tempo digitando XML de nota manualmente? Se a resposta for sim pra qualquer uma dessas perguntas, o volume de informação já passou do que uma planilha aguenta sem erro.

Nesses casos, um sistema de controle de estoque centraliza cadastro, histórico, cotação e compra num lugar só, sem depender de fórmula manual que quebra quando alguém edita a célula errada.

De planilha para sistema integrado: veja o que muda na operação no primeiro mês Ver como funciona

Um plano simples já resolve a maior dor do estoque

Planejar estoque não exige fórmula complicada: um cadastro organizado, o histórico de vendas, o estoque mínimo e máximo de cada produto e uma rotina mensal de revisão já resolvem a maior parte do problema de capital parado e produto em falta. Comece pelo passo 1, mesmo que ainda use planilha, e evolua conforme o volume de produtos e lojas crescer.

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Perguntas frequentes

Quais são os 4 pilares da gestão de estoque?

Não existe um padrão oficial único, mas a divisão mais comum considera 4 pilares: planejamento, controle, armazenagem (organização física) e análise, feita a partir de indicadores como giro e Curva ABC.

Qual a diferença entre planejamento e controle de estoque?

Planejamento decide o que comprar, quanto e quando, antes da compra acontecer. Controle registra o que já aconteceu: entradas, saídas e saldo do estoque. Um alimenta o outro: o controle gera o histórico que o planejamento usa.

De quanto em quanto tempo devo revisar o planejamento de estoque?

Como recomendação de gestão, e não como rotina do sistema, revisar todo mês costuma funcionar bem, olhando se o consumo mudou, se algum produto entrou em época de maior venda e se o estoque mínimo e máximo ainda fazem sentido pro momento da empresa.

O GestãoClick faz previsão automática de demanda ou compra sozinho?

Não. O sistema entrega o histórico de vendas, o saldo, o estoque mínimo e as cotações registradas, mas a decisão de quanto e quando comprar continua sendo sua.

Como descobrir quais produtos estão parados no estoque?

Cruze o que ainda está no estoque com o que saiu num período, nos relatórios do sistema. O que sobra num e não aparece no outro é o candidato a estoque parado.