Você já ouviu falar sobre arquivo OFX? Quem trabalha com o controle financeiro , possivelmente, sim e até sabe o que significa. Mas se você tem dúvidas a respeito deste tipo de arquivo e para que serve, acompanhe nosso artigo!
Aqui, você descobre tudo sobre o arquivo OFX, como ele auxilia sua empresa e muito mais. Para tanto, continue lendo este artigo e confira as informações dos a seguir:
O que é o arquivo OFX?
O arquivo OFX é um formato digital para arquivos que armazenam dados financeiros, por isso, é muito comum que os bancos façam uso dele. Já a sua sigla, OFX, quer dizer Open Financial Exchange, o que pode ser traduzido como Intercâmbio Financeiro Aberto.
Mas se este tipo de arquivo é utilizado por bancos, o que você, que gerencia uma empresa, tem a ver com isso? A questão é que com esse tipo de documento que se torna possível exportar o extrato bancário, acessados pelo internet banking.
Ou seja, quando você obtém essas informações importantíssimas para o seu negócio, de maneira digital, é por meio do arquivo OFX. Em outras palavras, esse formato de documento é um grande aliado do controle financeiro do seu negócio.
Para que serve
O arquivo OFX possui grande importância para a administração de empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Afinal, é por meio dele que se pode fazer conferências essenciais das movimentações financeiras do seu empreendimento.
Além disso, o arquivo OFX apresenta as mesmas informações que são encontradas quando o extrato é impresso. Com esse formato digital é possível fazer tudo digitalmente, apenas com o uso do computador.
Com isso, você economiza dinheiro com a impressão de inúmeros comprovantes. E mais, de acordo com o número de extratos que são impressos todos os meses e com o banco onde o seu negócio possui conta, pode ser necessário pagar taxas extras.
Desse modo, usar o arquivo OFX para exportar os dados da conta empresarial tem mais essa vantagem em relação à redução de despesas na sua empresa.
Como usar
É muito simples usar o arquivo OFX, assim, ele pode fazer parte da rotina do escritório do seu empreendimento sem nenhum mistério. Além disso, como esse documento digital pode ser armazenado em formato XML, é possível abri-lo no Microsoft Excel.
Para tanto, é preciso escolher a opção “Todos os arquivos”, no momento de abri-lo. E após realizar essa ação é necessário selecionar “Como uma tabela XML” para concluir a operação.
Mesmo assim, alguns dados podem não aparecer de modo adequado quando o OFX é usado no Excel. Isso acontece porque a maneira certa de utilizar o arquivo OFX é importá-lo para um sistema de gestão empresarial.
Essa é uma das facilidades que os bancos oferecem, a de se conseguir obter dados financeiros de forma prática para que sejam usados no software de controle financeiro. Além disso, mais especificamente, o arquivo OFX serve para se fazer a conciliação bancária.
Conciliação bancária e arquivo OFX
Empresas que se preocupam em gerenciar as suas finanças com competência devem incorporar a conciliação bancária na rotina do seu negócio. Essa tarefa consiste em comparar as transações financeiras presentes no controle interno da empresa com o extrato bancário.
A conciliação bancária, portanto, serve para verificar se tudo foi registrado adequadamente no sistema da sua empresa. Quando forem verificados erros, é possível investir o porquê da falha, que pode ter sido um simples engano ou mesmo a má fé de pessoas mal-intencionadas.
Embora seja um procedimento de extrema relevância para empresas de todos os tipos, as que mais se beneficiam com a conciliação bancária são aquelas onde o fluxo de caixa é grande. Isso porque nesses negócios há, todos os dias, muitos pagamentos.
E com a conferência diária é possível verificar se todos eles foram feitos como esperado, inclusive, quando são executados por meio de cartões de débito ou crédito, bem como boletos bancários.
Vantagens do arquivo OFX
Como você pode ver, o arquivo OFX é um grande aliado da gestão financeira, não só porque permite a conciliação bancária, mas também porque torna essa tarefa muito mais prática. Afinal, quando esse formato não existia, tudo era feito manualmente.
Assim, o responsável pela conciliação precisava imprimir o extrato, compará-la com a planilha onde estavam registradas as entradas e saídas do caixa. Com isso, o arquivo OFX transformou ainda o procedimento mais seguro e com menor margem para erros.
Como exportar
A maneira exata de exportar o arquivo OFX depende de cada banco, que possui um passo a passo particular. No entanto, de maneira geral, pode-se dizer que o procedimento inicia com o acesso à internet banking da sua empresa.
Normalmente, a opção de fazer exportação do arquivo OFX aparece na seção de extrato bancário. Além disso, é possível obter um extrato por período, assim, você pode conferir os dados do jeito que preferir.
ERP e arquivo OFX
O ERP é um sistema de gestão empresarial que entre as suas funcionalidades conta com controle financeiro e disponibiliza o recurso de conciliação bancária. Desse modo, é possível exportar o arquivo OFX e fazer a verificação, tudo automaticamente.
O arquivo OFX, foi desenvolvido, em especial, justamente para facilitar a conciliação bancária quando é realizada com software específicos, como o GestãoClick. Além disso, um ERP disponibiliza muitas outras funções e vantagens.
Entre elas, controle financeiro, emissão de NF-e, boleto bancário e carnê de pagamento, além de gestão de notas fiscais, relatórios de vendas, cadastro de produtos, clientes e fornecedores e muitas outras funcionalidades.
Facilite sua gestão e elimine o retrabalho!