Arquivo OFX: o que é e como utilizar em empresas?

Você já ouviu falar no arquivo OFX? Quem trabalha com o controle financeiro, possivelmente sim. Mas se você não é desta área vamos e explicar aqui!

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Quem trabalha com o controle financeiro possivelmente sim, e até sabe o que significa.

Dentro do segmento financeiro, o termo OFX é muito comum. Ele representa um tipo de arquivo de armazenagem de dados que são comumente utilizados dentro desse segmento. Por isso, é comum que bancos e organizações financeiras no geral façam uso dele rotineiramente.

Contudo, o arquivo OFX não está ligado apenas ao mundo das finanças. Há várias possibilidades onde esse tipo de arquivo pode estar presente.

Por isso, é muito importante entender como ele funciona, quais são seus objetivos e como usar.

Sendo assim, neste conteúdo explicamos tudo sobre o arquivo OFX, como ele auxilia as empresa e muito mais. Para isso, continue lendo e confira as informações para tirar todas suas dúvidas.

O que é o arquivo OFX?

Resumidamente, o arquivo OFX é um formato digital para arquivos que armazenam dados financeiros, por isso, é muito comum que os bancos façam uso dele. Já a sua sigla, OFX, quer dizer Open Financial Exchange, o que pode ser traduzido como Intercâmbio Financeiro Aberto.

Como falamos anteriormente, esse arquivo é muito utilizado no meio bancário. Porém, dentro de empresas ele também pode ser bastante importante. Isso porque é com o arquivo OFX que se torna possível exportar extratos bancários acessados pelo internet banking.

Ou seja, quando uma empresa baixa ou adquiri essas informações sobre o negócio de maneira digital, elas são disponibilizadas em formato OFX. Em outras palavras, esse formato de documento é um grande aliado do controle financeiro de uma empresa. 

Para que serve o arquivo OFX?

O arquivo OFX possui grande importância para a administração de empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Afinal, é por meio dele que se pode fazer conferências importantes das movimentações financeiras do seu empreendimento.

Além disso, o arquivo OFX apresenta as mesmas informações que são encontradas quando se imprime o extrato. Com esse formato digital, é possível fazer tudo online, apenas com o uso do computador.

Dessa forma, você economiza dinheiro com a impressão de comprovantes. Além disso, de acordo com o número de extratos que são impressos todos os meses e com o banco onde o seu negócio possui conta, pode ser necessário pagar taxas extras.

Desse modo, usar o arquivo OFX para exportar os dados da conta empresarial tem mais essa vantagem em relação à redução de despesas na sua empresa.

Como usar o arquivo OFX?

O arquivo OFX é muito simples de ser utilizado, de modo geral. Afinal, ele foi pensado para fazer parte da rotina do escritório de diferentes empreendimentos sem nenhum mistério.

Além disso, como esse documento digital pode ser armazenado em formato XML, é possível abri-lo no Microsoft Excel.

Para tanto, é preciso escolher a opção “Todos os arquivos”, no momento de abri-lo. E, após realizar essa ação, é necessário selecionar “Como uma tabela XML” para concluir a operação.

Mesmo assim, alguns dados podem não aparecer de modo adequado quando o OFX é usado no Excel. Isso acontece porque a maneira certa de utilizar o arquivo OFX é importá-lo para um sistema de gestão empresarial.

Além disso, uma das funcionalidades que os bancos oferecem é conseguir obter dados financeiros de forma prática para que sejam usados no software de controle financeiro. Nesse sentido, o arquivo OFX serve para fazer conciliação bancária. 

Conciliação bancária e arquivo OFX

Empresas que se preocupam em gerenciar as suas finanças com competência devem incorporar a conciliação bancária na rotina do seu negócio. Essa tarefa consiste em comparar as transações financeiras presentes no controle interno da empresa com o extrato bancário.

A conciliação bancária, portanto, serve para verificar se tudo foi registrado adequadamente no sistema da sua empresa. Quando forem verificados erros, é possível investir o porquê da falha, que pode ter sido um simples engano ou mesmo a má fé de pessoas mal-intencionadas.

Embora seja um procedimento de extrema relevância para empresas de todos os tipos, as que mais se beneficiam com a conciliação bancária são aquelas onde o fluxo de caixa é grande. Isso porque nesses negócios há, todos os dias, muitos pagamentos.

E com a conferência diária é possível verificar se todos eles foram feitos como esperado, inclusive, quando são executados por meio de cartões de débito ou crédito, bem como boletos bancários. 

Vantagens do arquivo OFX

Como você pode ver, o arquivo OFX é um grande aliado da gestão financeira, não só porque permite a conciliação bancária, mas também porque torna essa tarefa muito mais prática. Afinal, quando esse formato não existia, as pessoas faziam tudo manualmente.

Assim, o responsável pela conciliação precisava imprimir o extrato, compará-la com a planilha onde estavam registradas as entradas e saídas do caixa. Com isso, o arquivo OFX transformou ainda o procedimento mais seguro e com menor margem para erros. 

Como exportar o arquivo OFX?

A maneira exata de exportar o arquivo OFX depende de cada banco, que possui um passo a passo particular. No entanto, de maneira geral, pode-se dizer que o procedimento inicia com o acesso à internet banking da sua empresa.

Normalmente, o sistema mostra a opção de exportar o arquivo OFX na seção de extrato bancário. Além disso, é possível obter um extrato por período, assim, você pode conferir os dados do jeito que preferir.

 ERP e arquivo OFX

O ERP é um sistema de gestão empresarial que entre as suas funcionalidades conta com controle financeiro e disponibiliza o recurso de conciliação bancária. Desse modo, é possível exportar o arquivo OFX e fazer a verificação, tudo automaticamente.

O arquivo OFX foi desenvolvido, em especial, para facilitar a conciliação bancária quando é realizada com software específicos, como o GestãoClick. Além disso, um ERP disponibiliza muitas outras funções e vantagens.

Entre elas, controle financeiro, emissão de NF-e, boleto bancário e carnê de pagamento, além de gestão de notas fiscais, relatórios de vendas, cadastro de produtos, clientes e fornecedores e muitas outras funcionalidades. 

Conclusão

Em resumo, o arquivo OFX é uma ferramenta essencial para empresas que desejam otimizar a gestão financeira, especialmente em processos como a conciliação bancária.

Usar esse tipo de arquivo ajuda a reduzir custos operacionais e aumentar a segurança e a precisão das informações financeiras. Dessa forma, juntar o OFX em um sistema de gestão como o ERP, como o GestãoClick, ajudam as empresas a automatizar processos e garantir uma administração mais eficiente.

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Se sua empresa ainda não utiliza o arquivo OFX, é hora de considerar essa solução para simplificar a gestão financeira e potencializar os resultados. Afinal, investir em tecnologia financeira é um passo importante para garantir a competitividade no mercado atual.

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