Como aumentar a produtividade em tempo de crise?


Melhorar a Produtividade em tempo de crise!
Crise é mesmo a palavra da vez. Apesar disso, qual gestor ou empreendedor não se assusta ainda com esta palavra e principalmente com o seu significado? Existe muito material disponível na internet, dando dicas e orientações para enfrentar e sair da crise, aumentar a produtividade, etc., principalmente agora, com a pandemia da COVID-19.

Mas este material todo acaba muitas vezes confundindo a maioria dos empreendedores, principalmente os microempreendedores individuais e empresas de pequeno porte, que precisam de uma “luz no final do túnel” de imediato, para ontem, popularmente falando.

E todo gestor sabe também que aumentar a produtividade é uma meta de muitos empresários e, em tempos de crise, mantê-la já é sinal de sucesso. Neste artigo, vamos trazer informações mais precisa de como você pode enfrentar de cara esta crise atual e alavancar sua produtividade. Acompanhe!


Como aumentar a produtividade de uma empresa


É a resposta que todo gestor, empresário e microempreendedor quer ter: como aumentar a produtividade de uma empresa, considerando inclusive a influência negativa da atual crise do Coronavírus? 

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O foco principal deve ser a eficiência, onde a organização deve tentar aproveitar ao máximo seus recursos, reduzindo significativamente os custos e principalmente otimizando processos. A automatização destes é uma das melhores formas de ganhar esta otimização.

Em tempos de crise, a palavra “parar” deve ser totalmente abandonada. É importante, especialmente agora, manter e impulsionar a produtividade. Existem algumas formas de se fazer isto:

• Recursos tecnológicos para automatizar e otimizar processos;

• Redução de custos;

• Foco na eficiência;

• Definição de objetivos e métodos para alcança-los;

• Comunicação fluente, principalmente entre as equipes e áreas;

• Flexibilidade na rotina de trabalho, utilizando-se da tecnologia como principal ferramenta.


Ideias para melhorar a produtividade da empresa

Enumeramos 3 ideias para melhorar a produtividade da empresa. Cada uma delas terá a sua aplicação devida, conforme as particularidades de cada empresa. No entanto, a essência delas é que deve ser mantida. Confira:



1 - Identificar falhas dos processos

Ter os processos “redondos” é uma das formas mais eficazes de como aumentar a produtividade. Se qualquer um deles apresentar falhas, estas podem prejudicar drasticamente todo o conjunto e, consequentemente, os objetivos propostos.

Nenhum processo é imune a falhas. A eficiência aqui está presente na rapidez com que estas falhas são identificadas e tratadas. Sistemas de gestão empresarial garantem que estas possíveis “falhas” sejam rapidamente identificadas, facilitando a tomada de decisão para corrigi-las.
 


2 - Garantir um bom ambiente de trabalho

Quando o ambiente é bom, tudo flui melhor e mais rapidamente. Além disso este “bom ambiente” também favorece a eficiência de colaboradores e gestores. 

Qualidade dos equipamentos utilizados, um espaço de trabalho limpo, seguro e organizado, sistemas de gestão que automatizem os processos e facilitem a elaboração dos trabalhos, entre outros, podem garantir um ambiente favorável para todos.



3 - Manter canais de comunicação externos e internos

Não se perca com a interação com seus clientes. Manter uma comunicação fluente e eficiente com eles é fundamental. Chats, atendimentos telefônicos, e-mails, etc., devem ser acompanhados de perto, para que a resposta aos clientes seja rápida e objetiva.

A comunicação interna, como já dito aqui inclusive, deve ser priorizada e desobstruída, ou seja, todos devem saber do “todo” da organização, facilitando correção de erros e falhas e favorecendo a eficiência.
 

Reduzir custos e aumentar a produtividade

Existem muitas maneiras diferentes de se conseguir este objetivo: reduzir custos e aumentar a produtividade. No entanto, nem todos são igualmente eficientes e objetivos. Assim, sinalizamos um só, como sendo o mais eficiente, genericamente falando, para a maioria das empresas.

Estamos falando de sistemas de gestão empresarial, que automatizam processos, garantem a interação entre equipes e favorecem a gestão com dados e informações coesas e precisas, possibilitando análises estratégicas e tomadas de decisão mais rápidas. 

Como consequência, têm-se a inevitável e esperada redução de custos


Como aumentar a produtividade dos funcionários


Não existe fórmula mágica. Ainda mais em tempos de crise, como a que estamos vivendo atualmente, é normal que colaboradores e até gestores se sintam inseguros quanto ao futuro. No entanto, o time precisa continuar jogando. Então, confira 10 dicas simples que podem ajudar a aumentar a produtividade dos funcionários:

• Reavalie as tarefas de cada colaborador, conforme o seu nível de produtividade. Considere aqui que habilidades e talentos de cada colaborador são diferentes.

• Delegue mais. Isto é fundamental e transmite confiança.

• Novamente: dê a real importância à comunicação, neste caso, interna. Ela deve fluir, sempre.

• Metas e objetivos devem ser claros, transparentes para todos.

• Incentive adequadamente seus colaboradores. Gratificações, premiações, etc., são uma boa alternativa para isto.

• Dê feedbacks construtivos e jamais repreensivos.

• Aposte na tecnologia. Ela é uma aliada importante.

• Garanta os treinamentos adequados para todo o time. Preparação é tudo.

• Flexibilize e simplifique rotinas de trabalho. Isto facilita a vida do colaborador e garante maior produtividade.

• Desburocratize fluxos de trabalho. Muitas vezes, alguns fluxos, são desnecessários, principalmente em momentos de crise.
 

Melhorar a produtividade da equipe

O desempenho do seu time depende muito de como alguns procedimentos e diretrizes são apresentados pela gestão. Então, reduza algumas destas diretrizes e procedimentos para melhorar a produtividade da equipe:

• Evite reuniões desnecessárias. Muitas reuniões acabam comprometendo a objetividade das metas.

• Garanta o uso adequado de redes sociais e-mail’s. Informação é bom, mas demais e em momentos inapropriados podem gerar confusão e uso inadequado da mesma.

• Desobstrua a comunicação. Pequenos “ruídos negativos” nesta comunicação podem ser prejudiciais e atrapalhar a eficiência dos processos.
 

Produtividade em tempo de crise


Não dá para pensar em eficiência sem pensar também em produtividade, ainda mais em momentos de recessão. Para garantir a produtividade em tempo de crise e impulsioná-la você precisa ter fórmulas para reduzir o tempo e gastos de recursos para a execução da mesma tarefa, mantendo a qualidade.

A essência básica é esta. A pergunta é: como fazer isto? Como já dissemos aqui, inclusive, a tecnologia é sim a principal aliada para se conseguir aumentar objetivamente a produtividade de uma empresa, porque esta automatiza, desburocratiza e ainda proporciona redução de custos e possíveis erros nos processos.

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Ferramentas para aumentar a produtividade

Praticamente todas as ferramentas para aumentar a produtividade estão associadas, de uma forma ou de outra, à tecnologia. Confira:

• Comunicação: Google, redes sociais, e-mail, etc., auxiliam em uma melhora na comunicação.

• Um sistema de CRM: facilita e flexibiliza a comunicação com seus clientes. 

• Processos: sistemas de gestão empresarial, como o software do GestãoClick, por exemplo, possibilitam automatização e readequação dos processos da empresa, ajudando a economizar, reduzir custos e acelerar o trabalho da equipe.

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