A importância da automação de tarefas no setor financeiro

Boa parte das empresas no Brasil fecham suas portas antes de completarem 2 anos de atividade. E uma das principais causas disso é o controle financeiro.

Realizar a gestão financeira de uma empresa é um trabalho ainda penoso para muitos. 
 

O fato de, muitas vezes, envolver esforço humano para ser realizado o torna lento, minucioso e passível de falhas no processo.
 

O problema é que as falhas que podem se apresentar no controle financeiro nem sempre são identificadas prematuramente. Muitas vezes elas são identificadas devido aos prejuízos que causaram. E, nestes casos, dependendo do tamanho da empresa, pode ser tarde demais.
 

Sabemos que boa parte das empresas novas do Brasil fecham suas portas antes de completarem 2 anos de atividade. E uma das principais causas disso é justamente a negligência com o controle financeiro.
 

Por isso, a solução ideal para diminuir drasticamente estes possíveis problemas é: automatizar processos que podem ser automatizados! Não são todas as atividades que se inserem nessa categoria – pois estas precisam de olhos humanos e interações subjetivas que não provém de máquinas. Ainda assim, a quantidade de trabalhos mecânicos que podem ser automatizados é considerável. E os benefícios de adotar a automação são muitos!
 

Afinal, o que é automação financeira?

A automação financeira tem como principal objetivo alinhar e padronizar os processos internos de uma empresa. Este conceito permeia atividades operacionais que fazem parte da rotina da empresa, como contas a pagar e a receber, gestão de cobrança, relatórios gerenciais, acompanhamento de fluxo de caixa, controle de capital de giro, entre outras.
 

Com a automação financeira, o registro de transações e o acesso aos dados e informações relacionadas ao setor financeiro de uma empresa tendem a ser mais objetivos e sólidos.
 

O fato da automação financeira geralmente ser realizada por um sistema de gestão permite, ainda, que as informações e dados fiquem centralizados em um só lugar.
 

Ao optar por automatizar tarefas, é importante levar em consideração opções que vão além do fato de tornar tarefas manuais automáticas. É necessário pesquisar qual ferramenta pode oferecer recursos que incluem uma fácil consulta de dados e manuseio dos mesmos.
 

Depois de implantar a automação financeira, algumas atividades rotineiras se tornam muito mais simples: gerar um boleto, nota fiscal, identificar título, conciliar vendas… Tudo isso é feito de forma prática, rápida e segura, a depender do sistema de gestão escolhido para a empresa.
 

As informações reunidas no sistema servirão para direcionar o trabalho do time de vendas e marketing, que por consequência irão identificar com mais facilidade as pontas soltas do processo de vendas, além de auxiliar os gestores com o controle de estoque da empresa e outros diversos departamentos.

 

Benefícios da automação financeira

Empresas que adotam a automação financeira percebem rapidamente a integração das áreas e o aumento da rapidez e produtividade em lidar com diversos processos internos da empresa.
 

As atividades ficam mais fluidas depois que um departamento é automatizado. As mudanças são perceptíveis por todos, o que tende a gerar uma satisfação maior dos funcionários por estarem focando em tarefas que, de fato, necessitam do toque humano para serem realizadas.
 

O aumento da produtividade dos funcionários de uma empresa está diretamente relacionado com os recursos oferecidos pela mesma, além do incentivo dado pelos gestores e a oportunidade de crescimento interno. Ao automatizar e adotar um sistema de gestão, os funcionários têm a possibilidade de entrar em contato com novos aprendizados, manusear novas plataformas e se atualizar em relação às ferramentas que são utilizadas no mercado atual.
 

Algumas melhorias já se apresentam logo no primeiro momento em que o sistema de gestão começa a agir, por exemplo: redução de custos, aumento da produtividade, integração entre os setores, acesso a informações sólidas e exatas, setores administrativo e financeiro integrados etc.
 

A seguir, vamos explorar os principais benefícios oferecidos pela automação financeira.
 

– Redução de custos operacionais

Mesmo sendo necessário um investimento inicial para pagar a implantação do sistema, o custo de operações reduz drasticamente ao automatizar os processos. Logo, o valor inicial é recuperado ao longo do tempo, enquanto as atividades que antes demandava tempo e mão de obra para serem realizadas se tornam automatizadas e mais precisas, além de serem finalizadas mais rápido.
 

– Diminuição de erros

Muitas tarefas relacionadas ao controle financeiro são realizadas com planilhas que, além de tomarem tempo para serem alimentadas, estão sempre carregando um grande risco de inserção de dados errados. Esses erros podem resultar em prejuízos grandes e, até mesmo, acarretar no fechamento das portas de uma empresa. Ao automatizar tarefas, as chances de erro diminuem consideravelmente e a equipe passa a trabalhar com dados concisos e de fácil acesso para todos.
 

– Equipes integradas

Um software de gestão envolve diversos setores de uma empresa e oferece os mesmos dados para todos. Assim, as áreas podem acessar informações pertinentes que podem auxiliar na melhoria das tarefas de outras áreas. Isso promove uma integração bastante positiva na equipe, que passa a trabalhar de forma integrada e mantém um diálogo constante entre os setores da empresa.
 

– Segurança das informações

Os dados gerados por um sistema de gestão também são armazenados por ele, conectado a bancos de dados eficientes. Isso diminui os problemas causados por perda de dados em computadores pessoais ou em papéis, que também são documentos que podem ser fraudados.
 

– Aumento da produtividade

Muitos funcionários sentem-se desmotivados ao trabalhar com processos extremamente repetitivos e manuais. Ao automatizar estes processos, é possível realinhar as atividades de funcionários que, consequentemente, se sentirão mais inspirados por sentirem que seus trabalhos são, de fato, necessários e insubstituíveis por máquinas.
 

As atividades repetitivas que são realizadas manualmente também costumam gerar retrabalho, o que leva a uma perda de tempo desnecessária e diminui a produtividade dos funcionários. Com um sistema de gestão, esses retrabalhos deixam de acontecer.
 

– Melhoria do controle financeiro

Um sistema automatizado garante que todas as transações da empresa são registradas corretamente. Assim, os gestores podem ter controle de chargebacks, taxas cobradas de forma indevida por operadoras, antecipações, cancelamentos, tarifas e muito mais.
 

Alguns sistemas de gestão contam também com a ferramenta de conciliação bancária, o que permite saber se a operadora está realmente pagando por tudo o que a empresa vendeu.
 

Esse controle facilita o acompanhamento em tempo real do fluxo de caixa e das necessidades de capital de giro da empresa. Assim, os gestores podem estudar as possibilidades de investimentos de forma segura, sem contar com dados falsos.

 

Como iniciar a automação financeira?

Para iniciar a automatizar seu controle financeiro, é importante, antes de tudo, realizar um mapeamento de todos os processos e conhecer as atividades que envolvem a área financeira da empresa.
 

Esse mapeamento permite que os gestores percebam o que pode ser automatizado para facilitar o fluxo de trabalho interno da organização.
 

De forma clara, é necessário realizar um mapeamento de todos os processos que envolvem transações financeiras na organização, seja de entrada ou de saída.
 

É importante envolver os funcionários neste processo de mapeamento e entender onde estão suas maiores dores. Aproveite para apresentar-lhes a possível solução para os casos que são automatizáveis e capacite-os para que possam manusear o sistema que for escolhido.
 

Para a escolha do sistema, é importante pesquisar com atenção as opções que mais se encaixem e atendam as necessidades de sua empresa. Existem diversos sistemas de gestão e muitos são voltados para diferentes áreas de atuação.

Lembre-se de contratar um que entregue a automação de processos que são cruciais para a sua empresa, independentemente do ramo que você atua: toda empresa precisa conferir vendas, controlar chargebacks, realizar conciliação bancária e acompanhar o fluxo de caixa para poder, de fato, criar estratégias que a levem para um crescimento futuro.

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