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Como emitir NF sem erros: guia rápido para empresas

Entenda como usar o sistema de NF corretamente, evitar bloqueios da Sefaz e manter sua empresa em dia com as obrigações fiscais. Veja dicas práticas!

Por GestãoClick
Atualizado em
Como emitir NF sem erros: guia rápido para empresas

O sistema de NF eletrônica veio para ficar. Ele não só facilita a fiscalização do governo e garante o pagamento de impostos, como também torna a rotina de empresas e profissionais liberais muito mais simples.

Mas para que isso funcione bem, é necessário que os contribuintes utilizem o sistema de forma correta — o que nem sempre acontece. Por isso, a Secretaria da Fazenda criou novas regras sobre o uso do sistema de NF. Confira neste artigo!

Nova regra da Sefaz para uso do sistema de NF-e

Em abril, a Sefaz (Secretaria da Fazenda) publicou novas regras para o uso do sistema de nota fiscal eletrônica (NF-e). O objetivo é reduzir o mau uso do sistema, especialmente o envio repetido de documentos com erros que precisariam ser corrigidos.

As mudanças foram oficializadas pela Nota Técnica 2018.002 do ENCAT (Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários), entidade que reúne as Secretarias de Fazenda dos Estados e do Distrito Federal.

As regras valem para a Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55, e para a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, modelo 65. A penalização ocorre via bloqueio temporário ou permanente do sistema, dependendo do caso. À tentativa insistente de enviar arquivos com erro chamamos de Consumo Indevido.

A partir de 16 de maio, a medida entrou em vigor nos ambientes oficiais, e desde 2 de maio já estava ativa em ambiente de homologação. Vale lembrar que a quantidade máxima de tentativas e o período de bloqueio podem variar de estado para estado.

💡Leia mais: Vantagens de migrar para um emissor de nota fiscal eletrônica eficiente

O que acontece ao usar o sistema de forma errada

Empresas e profissionais que insistirem no envio de NF com erros serão bloqueados por 1 hora. Durante esse período, não será possível enviar novas requisições para validação.

Caso o contribuinte continue tentando enviar documentos mesmo durante esse bloqueio temporário, e atinja 50 envios, o sistema aplicará um bloqueio permanente. Na primeira tentativa irregular, o usuário já recebe o aviso com a mensagem “656-Rejeição: Consumo indevido”.

Por isso, ao receber essa mensagem, é essencial corrigir imediatamente os erros antes de tentar o envio novamente. Caso contrário, o contribuinte poderá ter o acesso ao sistema bloqueado de forma definitiva.

Como desbloquear o sistema de NF-e após o bloqueio

Se houver o bloqueio permanente, a empresa ou profissional precisa entrar em contato direto com a Sefaz do seu estado para regularizar o acesso ao sistema.

De acordo com a Secretaria da Fazenda, essa é a maneira mais eficaz de reduzir o envio repetido de arquivos com os mesmos erros, o que compromete o desempenho e a eficiência do sistema de NF eletrônica.

A melhor forma de evitar todo esse transtorno é simples: corrija os erros das notas fiscais antes de reenviar, garantindo que o documento esteja totalmente validado.

Como evitar erros ao emitir sua nota eletrônica

Para não correr o risco de ter problemas, o ideal é contar com um emissor de NF-e confiável. Um bom software ERP, por exemplo, garante que as notas fiscais sejam preenchidas corretamente e enviadas de forma segura.

Além disso, um ERP:

  • Armazena as NF-e em nuvem, sem ocupar espaço em seus computadores;
  • Permite uma gestão eficiente dos arquivos;
  • Facilita consultas sempre que necessário.

Assim, você evita falhas no envio e garante que sua empresa esteja sempre em dia com as obrigações fiscais. Evite erros comuns e emita suas notas fiscais em poucos cliques → Emita NF agora!

As vantagens de ter um software ERP integrado ao emissor de NF

Além de garantir o correto envio da sua NF, um software ERP oferece muitas outras vantagens para a gestão do seu negócio.

Com ele, é possível:

  • Informatizar dados e processos;
  • Integrar setores da empresa;
  • Automatizar tarefas, ganhando produtividade e reduzindo erros manuais.

Ou seja, sua equipe faz mais em menos tempo, com menos retrabalho e mais qualidade. Tudo isso contribui para o crescimento saudável da sua empresa.

Ainda não tem um emissor de notas fiscais? Conheça o GestãoClick, um ERP online que integra todas as áreas do seu negócio e facilita a emissão de NF. Teste grátis aqui!

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