A carga chegou, a nota veio por e-mail e o boleto já está separado, mas a pressa do balcão empurra o ato de registrar a entrada de mercadoria para depois. É nesse intervalo que o saldo do sistema deixa de bater com a prateleira, e a diferença só aparece na hora de vender o que não existe ou de comprar o que já tem.
A Pesquisa de Eficiência Operacional da ABRAS 2026, com dados de 2025, mostra o tamanho do problema no varejo alimentar: a eficiência operacional foi de 98,18%, o que equivale a uma perda média de 1,82%. Na parte administrativa das perdas, os erros de inventário concentram 47% das ocorrências, e a própria entidade associa a perda não identificada à acuracidade dos estoques, isto é, ao quanto o saldo registrado confere com o que existe de fato.
O dado vem de supermercados, e não de micro e pequenas empresas, mas a lógica vale para qualquer tamanho de loja: quando a entrada é registrada com atraso ou com erro, a perda nasce no cadastro. Uma operação enxuta, com margem apertada, tende a sentir cada divergência com mais força.
A seguir, a rotina de quem recebe a carga: onde lançar a compra, o que decide se estoque e contas a pagar são atualizados e como corrigir quando algo foge do esperado. Com a gente, você começa pelo caminho mais direto.
Para registrar a entrada de mercadoria no GestãoClick, vá em Estoque › Compras › Produtos e crie a compra importando o XML da nota, em Mais ações › Importar XML, ou preenchendo à mão, em Adicionar. O estoque só atualiza se a Situação escolhida para a compra lançar estoque e se o produto movimentar estoque.
São quatro caminhos, e a escolha depende sobretudo de ter ou não o XML da nota, o arquivo que acompanha a nota fiscal eletrônica e traz os dados da compra.
| Forma | Quando usar | Onde fica |
|---|---|---|
| XML da nota de compra | A nota chegou por e-mail ou pode ser buscada na Sefaz | Estoque › Compras › Produtos › Mais ações › Importar XML |
| Compra manual | Fornecedor sem nota eletrônica ou compra informal | Estoque › Compras › Produtos › Adicionar |
| XML de nota de serviço | A nota é de um serviço contratado, não de produto | Estoque › Compras › Serviços › Mais ações › Importar XML |
| Ajuste de estoque | Acertar o saldo depois de uma contagem | Não é compra: só acerta o saldo |
A importação do XML de nota de serviço gera uma compra de serviços e, quando a compra contém apenas serviços, não movimenta o estoque de produtos.
Há ainda Fiscal › Opções auxiliares › Importar XML, que traz o histórico de notas emitidas em outro sistema e não mexe no estoque. Quem entra por esse caminho estranha que o saldo não muda. A gestão de compras reúne todas essas entradas.
Com o XML, ou com a nota disponível na Sefaz, vale importar: há menos digitação, e os produtos e as duplicatas vêm da própria nota. Fornecedor sem nota eletrônica ou compra informal pedem o lançamento manual. A obrigatoriedade de emitir nota de entrada depende da operação: veja o que é nota fiscal de entrada e confirme com o seu contador.
Cinco passos resolvem:
Também dá para buscar as notas emitidas contra o seu CNPJ nos últimos 90 dias direto na Sefaz, com certificado digital. O guia completo de importação de XML detalha o passo a passo, e há um material sobre buscar a nota direto na Sefaz.
Porque o XML só preenche a compra. Quem decide se o estoque e o contas a pagar serão lançados é a Situação da compra. Há uma segunda trava: o produto precisa estar com a movimentação de estoque ativa.
| Opção do campo Lançar estoque e financeiro | Estoque | Contas a pagar |
|---|---|---|
| Não lança | Não altera | Não gera |
| Lança estoque e financeiro | Dá entrada | Gera |
| Lança somente estoque | Dá entrada | Não gera |
| Lança somente financeiro | Não altera | Gera |
O nome da situação é seu, e o que vale é a opção marcada.
São sugestões do artigo, não regra do sistema:
Em Estoque › Opções auxiliares › Situações de compras. No cadastro da situação, escolha a opção do campo Lançar estoque e financeiro. Para ver o fluxo na tela, há um vídeo sobre como gerar uma compra.
De planilha para sistema integrado: veja o que muda na operação no primeiro mês Ver como funciona
Crie a compra em Estoque › Compras › Produtos, clicando em Adicionar, e preencha as seções abaixo, na ordem. A planilha dá conta de anotar a compra, mas só a entrada no sistema liga estoque e contas a pagar na mesma operação.
| Seção | O que preencher | Por que importa |
|---|---|---|
| Fornecedor | Fornecedor e data de emissão | Liga a compra a quem entregou |
| Produtos | Itens e quantidades | Definem o que entra no estoque |
| Transporte | Valor do frete, com a opção Somar ao total | Entra no total da compra |
| Impostos e descontos | Valores da nota | Fecham o total |
| Pagamento | Condições de pagamento | Geram as parcelas, se a Situação lançar financeiro |
| Situação | A situação da compra | Decide o efeito em estoque e financeiro |
Se o fornecedor ainda não existe, faça antes o cadastro de fornecedores.
Quando o fornecedor não emite NF-e, a compra é pequena e informal ou você quer conferir a mercadoria antes de lançar. Sem XML, o produto precisa estar cadastrado, e a conferência da nota fica por sua conta.
Se o XML chegar depois, dá para anexá-lo: no menu de opções (⋮) da linha da compra, no grupo Documentos, escolha Importar XML. O botão final passa a ser Atualizar. Essa opção só aparece enquanto a compra estiver numa situação que não lança estoque nem financeiro.
Quando a Situação da compra lança financeiro, ou seja, nas opções estoque e financeiro ou somente financeiro. O título aparece em contas a pagar e passa a pesar no fluxo de caixa.
No XML, as duplicatas da nota aparecem para conferência. Na compra manual, você define condição, prazo, forma de pagamento e plano de contas. Se a compra for depois para uma situação que não lança financeiro, as contas geradas são excluídas, inclusive as já baixadas, como mostra a seção sobre estorno.
No financeiro, o botão Adicionar com IA lê boleto, cupom ou comprovante em PDF ou imagem e preenche fornecedor, vencimento, valor, plano de contas e forma de pagamento. Você confere e salva.
Em Estoque › Opções auxiliares › Configurações, no card Ajuste as configurações gerais, o campo Valor de custo do produto define como a entrada atualiza o custo: pela média de todas as compras, pelo valor exato da última compra ou sem atualizar. Frete, desconto, impostos e outras despesas entram ou não no custo conforme a sua configuração.
Ao cadastrar um produto novo pela nota, a seção Valores de venda sugere o preço a partir do custo e da margem configurada, e você pode alterar o valor antes de concluir. Veja como calcular preço de custo e de venda e o cadastro de produtos.
Num exemplo ilustrativo, você comprou 10 unidades a R$ 20 e depois mais 10 a R$ 24. A última compra deixa o custo em R$ 24, e a média das compras, em R$ 22. Se o preço do fornecedor oscila pouco, a última compra simples costuma bastar. Se oscila bastante e você mantém estoque, a média suaviza. Nenhuma opção é melhor em todos os casos.
Entra o que a sua configuração mandar, e a decisão é da empresa. Numa conta simples, R$ 60 de frete divididos por 120 unidades dão R$ 0,50 por unidade. Crédito de imposto e CFOP de entrada ficam com o contador.
Quase sempre porque a Situação não lançou estoque ou porque o produto não movimenta estoque. Divergência entre o sistema e a prateleira acontece, mas não precisa ser tratada como normal: costuma ter uma causa que dá para encontrar.
Nenhuma checagem garante estoque perfeito, mas elas encurtam a procura.
Mude a compra para uma situação que não lance o que você precisa desfazer. O sistema avalia estoque e financeiro separadamente a cada mudança de situação.
Se a nota está certa e a contagem física difere, o caminho é o ajuste de estoque, e não o estorno da compra. Para conferir tudo de uma vez, faça o inventário de estoque.
Em Relatórios › Estoque há seis relatórios: Estoque, Inventário (estoque anterior, entradas, saídas e saldo por produto no período), Compras, Produtos comprados, Serviços contratados e Cotações. Veja os relatórios de estoque.
Para um produto específico, Estoque › Movimentações abre a listagem de produtos, e o botão Movimentações na linha mostra o extrato de entradas e saídas dele, com filtros de período, tipo, loja e lote. O histórico de situações de uma compra fica na janela Alterar situação, na parte inferior, ou ao clicar na situação ao lado do número do documento.
A entrada certa liga compra, estoque e contas a pagar na mesma operação. O que muda o resultado é a Situação da compra, e o cuidado com o cadastro do produto.
Num exemplo ilustrativo, uma loja pequena recebe 3 caixas de um fornecedor. O dono importa o XML, confere os produtos e a conversão (1 CX = 12 UN, ou seja, 36 unidades) e verifica se a Situação Padrão, que a compra gerada assume, lança estoque e financeiro. O custo é atualizado conforme a configuração, e o título entra em contas a pagar. Depois, ele abre o relatório de Inventário para conferir a entrada.
Para manter a rotina, confira:
Para ver o conjunto, conheça o controle de estoque integrado e o guia de planejamento de estoque.
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Crie uma compra em Estoque › Compras › Produtos, importando o XML da nota ou preenchendo à mão, e escolha uma Situação que lance estoque. A entrada também depende de o produto movimentar estoque. Para acertar o saldo depois de uma contagem, o caminho é o ajuste de estoque, e não uma nova compra.
As entradas vêm das compras com Situação que lança estoque. As saídas vêm das vendas e ordens de serviço com Situação que lança estoque. Diferenças de contagem se acertam por ajuste de estoque, e o extrato de cada produto fica em Estoque › Movimentações.
O CFOP de entrada depende da natureza da operação, e a definição cabe ao contador, porque cada compra tem um tratamento fiscal próprio. Veja o guia dos principais CFOP de entrada e confirme o seu caso com a contabilidade antes de lançar a compra.
Depende. O estoque só entra quando a Situação da compra está configurada para lançar estoque e o produto está com a movimentação de estoque ativa. Sem uma das duas condições, a compra fica registrada, mas o saldo do produto não muda, mesmo com o XML importado.
Consulte o extrato do produto em Estoque › Movimentações e os relatórios de Estoque, Inventário e Compras em Relatórios › Estoque. Compare a quantidade da nota com a entrada registrada. Se algo não bater, confira a Situação e a loja da compra.
Ivan é formado em Jornalismo pela Universidade Federal de Ouro Preto e possui pós-graduação em Revisão e Preparação de Textos pela PUC Minas.
Gleiberson Bessa é COO na GestãoClick, com atuação em estratégia, eficiência operacional e customer success, voltado à otimização de processos e gestão orientada por dados em empresas em crescimento. Possui formação executiva em gestão estratégica, liderança e negócios, com foco em transformar operações em resultados e impulsionar crescimento sustentável.
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