Contratar a primeira vendedora ou o primeiro caixa traz uma dúvida que todo dono conhece: como controlar acesso de usuários e permissões sem expor custo, margem e financeiro a quem não precisa? Liberar tudo é rápido, mas depois ninguém sabe quem alterou o quê.
O relatório Occupational Fraud 2026, da ACFE, associação mundial de investigadores de fraude, analisou 2.402 casos reais de fraude cometida por pessoas contra a empresa em que trabalham, em 143 países. Um dos achados: a presença de controles antifraude está associada a perdas menores e a descoberta mais rápida do problema.
O estudo é global e não recorta micro e pequenas empresas, mas o recado vale para a sua loja. Quem tem regra e histórico descobre o erro antes e perde menos. Numa operação enxuta, um desconto fora do combinado ou uma venda apagada pesa direto no caixa do mês. Controle não é desconfiança, é a regra que protege o dono e a equipe.
Daqui até o fim, você monta o acesso de cada pessoa no GestãoClick, do cadastro à conferência do que ela fez, e vê o que mudar quando alguém sai. Com a gente, o caminho é curto: um usuário por pessoa, um grupo por função e o registro de ações para conferir.
Controle de acesso é definir quem entra no sistema, o que cada pessoa vê e o que pode fazer. No GestãoClick, isso vira usuário individual, grupo de permissões e regras de restrição, e evita que custo, margem ou financeiro fiquem à vista de quem não precisa deles na rotina.
Na prática, você responde três perguntas por pessoa: o que ela precisa acessar, o que não deve ver e como você confere depois o que ela fez.
São cinco tipos, e cada um tem um lugar próprio no sistema:
| Tipo | O que controla | Onde se faz no GestãoClick |
|---|---|---|
| Por grupo | O que cada função pode fazer em cada módulo | Configurações › Usuários, clicando em Grupos, no ícone de cadeado |
| Por usuário | Exceção para uma pessoa; sobrepõe o grupo | Permissão do próprio usuário |
| Por loja e por vendedor | Quais lojas e quais registros a pessoa enxerga | Permissões do grupo: Acessar de outras lojas e Acessar de outros funcionários |
| Por IP e horário | De onde e quando a pessoa entra | Cadastro do usuário, blocos Horários de acesso e Acessos por IP |
| Por login | Quem é a pessoa ao entrar | Senha própria e verificação em duas etapas |
Quatro situações ilustrativas mostram o risco, cada uma com a seção que a resolve:
Quem quer ir além do acesso pode ler sobre segurança de dados na empresa.
No GestãoClick, acesse Configurações › Usuários, clique em Adicionar e preencha Nome completo, E-mail de autenticação e Grupo de acesso. Ao salvar, o sistema envia um e-mail com o link para a própria pessoa criar a senha, então ninguém precisa compartilhar senha.
Siga estes passos:
Só o grupo Master vem pronto no sistema. Por isso, crie antes o grupo da função da pessoa, como mostra a próxima seção. Num exemplo ilustrativo, a primeira vendedora da loja entra com o grupo Vendedor, e o e-mail dela é o que recebe o link de senha, então confira o endereço antes de salvar.
Login compartilhado apaga o rastro de quem fez cada coisa, então dê um para cada pessoa. Há também um vídeo sobre como cadastrar usuários e definir permissões.
O limite depende do plano contratado. Cada usuário com acesso ocupa uma vaga do plano, e o master não pode ultrapassar esse limite. A vaga só volta quando o usuário é excluído, e a seção sobre quem sai da empresa explica a diferença entre excluir e inativar.
No GestãoClick, acesse Configurações › Usuários, clique em Grupos e depois em Adicionar para criar um grupo por função, como Vendedor ou Financeiro. Para definir o que cada grupo pode fazer, clique no ícone de cadeado na linha dele. A permissão é por ação: listar, adicionar, editar, excluir e ver o valor de custo.
Siga estes passos:
Se uma pessoa precisa de uma exceção, ajuste a permissão no usuário: o que está no usuário sobrepõe o grupo.
Num exemplo ilustrativo, o grupo Vendedor fica com listar, adicionar e editar em vendas de produtos, e com deletar e Visualizar valor de custo desmarcados. Comece do mínimo e libere sob demanda: marcar tudo para o grupo inteiro por pressa é o erro comum.
Há uma página para ver tudo o que o controle de acesso do GestãoClick oferece.
Você informa quais módulos a pessoa vai usar, o nível de responsabilidade dela (baixo, médio ou alto) e descreve a rotina em uma frase. A sugestão de permissões vem pronta, e você confere tudo antes de aplicar. Num exemplo ilustrativo, para quem registra vendas e recebe pagamentos, a sugestão deixa excluir venda e ver custo bloqueados.
Conheça o assistente de inteligência artificial do GestãoClick.
Dê a cada função só o que ela usa no dia a dia: o vendedor vende e vê os clientes dele, o financeiro mexe em contas e caixa sem editar vendas, o estoquista movimenta produtos sem ver custo e o gerente acompanha a loja toda sem mexer em usuários e grupos.
A tabela é uma sugestão ilustrativa de partida, ajuste ao seu negócio. O GestãoClick não traz esses grupos prontos: você os cria em Grupos.
| Função | Libere | Deixe bloqueado | Por quê |
|---|---|---|---|
| Vendedor | Vendas e orçamentos: listar, adicionar e editar; clientes dele | Deletar, Visualizar valor de custo, registros de outros vendedores | Vende sem ver a margem nem a carteira do colega |
| Caixa (PDV) | Venda no balcão e recebimento | Deletar vendas, Visualizar valor de custo, financeiro | Opera o balcão sem alterar o que já foi vendido |
| Financeiro | Contas a pagar e a receber, caixa e bancos | Editar e deletar vendas | Mexe em dinheiro sem alterar a venda que o originou |
| Estoquista | Produtos e movimentações de estoque | Visualizar valor de custo, financeiro | Movimenta produto sem saber quanto custou |
| Gerente | Todos os módulos da loja e os relatórios, com Acessar de outros funcionários marcada | Edição de usuários e grupos | Acompanha a loja toda sem mudar as regras de acesso |
| Contador | O que o dono escolher: ele vê exatamente o que um usuário escolhido por você vê | O restante do sistema | Recebe só o que precisa para fechar a contabilidade |
| Dono (master) | Acesso total | Nada, mas use só para administrar | As permissões do master não podem ser alteradas |
A regra de ouro: se a pessoa não usa na rotina, deixe desmarcado. O erro comum é dar ao financeiro a edição de vendas e ao estoque o custo dos produtos. A lógica vale para o controle financeiro, o controle de estoque e quem usa o emissor de nota fiscal eletrônica.
No GestãoClick, duas permissões do grupo restringem a visualização: Acessar de outros funcionários limita, nos demais módulos, os registros aos lançados pelo próprio usuário; no cadastro de clientes, a visualização considera o Vendedor/Responsável vinculado. Já Acessar de outras lojas limita o acesso conforme as lojas permitidas ao usuário. No cadastro do usuário, você ainda libera IPs e horários de entrada.
Desmarque Acessar de outros funcionários no grupo. No cadastro de clientes, a pessoa passa a ver só os clientes em que ela está vinculada como Vendedor/Responsável; nos demais módulos, só o que ela lançou. Num exemplo ilustrativo, dois vendedores dividem a loja e cada um vê a própria carteira. O erro comum é esquecer de vincular o vendedor ao cliente, e aí o cliente não aparece para ninguém.
Desmarque Acessar de outras lojas no grupo. Cada equipe vê só a própria loja, e quem tem a permissão marcada, como a matriz, vê todas. Para operar várias lojas no mesmo sistema, veja a página sobre gestão de várias empresas no mesmo sistema.
O IP é o endereço de internet da rede onde o computador está, como a rede do Wi-Fi da loja. Em Configurações › Usuários, ao cadastrar ou editar o usuário, desça a página até Acessos por IP, para guardar os endereços da loja, e Horários de acesso, para definir dias e horas.
O sistema confere a cada tela acessada. Quando o horário ou o dia permitido termina, inclusive no intervalo de almoço configurado, quem estava logado é desconectado na hora. Num exemplo ilustrativo, o caixa entra de segunda a sábado, das 8h às 18h, só pelo IP da loja.
Quem trabalha de casa precisa de IP liberado ou de exceção. O erro comum é bloquear o próprio dono sem querer, então teste com o seu usuário antes.
Em Configurações › Usuários, ou em Cadastros › Funcionários, edite o usuário e preencha, no bloco Descontos, os campos Desconto máximo (%) e Código de gerente. O sistema valida o teto em vendas de produtos, vendas de serviços, venda no balcão (PDV), orçamentos e ordens de serviço.
Só o PDV libera um desconto acima do teto direto na tela, com o código de gerente. Num exemplo ilustrativo, o teto do vendedor é 5% e o gerente digita o código para liberar 8% numa venda de balcão. Com a gente, o gerente é quem guarda o código. O desconto costuma andar junto com a comissão de vendedores.
No GestãoClick, cada pessoa cria a própria senha pelo link do e-mail e liga a verificação em duas etapas em Meus dados, com código por e-mail ou SMS. O sistema também pede a verificação em aparelho ou local novo e bloqueia por um tempo novas tentativas depois de várias senhas erradas.
A verificação em duas etapas, conhecida em inglês como 2FA, pede um código extra além da senha. Mesmo que alguém descubra a senha, não entra sem o código. Ela é individual: cada pessoa liga a sua, e o master não ativa para todos. Por isso, peça isso a cada usuário ao cadastrá-lo.
O erro comum é achar que o dono liga a verificação para todos de uma vez. Para saber mais sobre proteção, leia sobre segurança no GestãoClick e sobre LGPD e sistema de gestão.
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O usuário master é o dono da conta, com acesso total ao sistema. No GestãoClick, existe um só master por empresa, e ele e o grupo dele não podem ter as permissões alteradas. Use o master só para administrar e crie um usuário próprio para a rotina.
O master também não pode ser excluído, e usuários novos não podem ser criados como master. Para trocar de master, não há tela: é preciso pedir à equipe de atendimento. O acesso do suporte aos dados do sistema pode ser liberado em Configurações › Gerais › Dados gerais, pela opção Permitir acesso do suporte, por um usuário que tenha permissão nessa tela.
O erro comum é o dono vender pelo master e deixar a conta aberta no computador da loja.
Em Relatórios › Logs do sistema, o GestãoClick registra cada ação ativa, com o usuário, o módulo, o documento pelo número, o IP e a hora: adicionar, editar, deletar, logar e deslogar. É a resposta para “quem apagou essa venda?”. Cada consulta aceita até 1 ano de período.
Filtre por usuário, módulo, ação, loja e período, e use o campo de descrição na busca avançada. Consultar ou abrir uma tela não gera log.
Num exemplo ilustrativo, uma venda sumiu na sexta. Abra o log, filtre pelo módulo de vendas e pelo número da venda, e veja o usuário, o IP e a hora da exclusão. Veja o registro de ações no controle de acesso.
Use as Situações de venda. Em Vendas › Opções auxiliares › Situações, marque Permite edição = Não na situação que representa a venda fechada. A venda nessa situação não pode ser aberta para alteração nem salva com mudanças.
A regra bloqueia a edição, mas não a exclusão do registro na listagem, então mantenha deletar desmarcado no grupo. Quem puder trocar a situação da venda, ou editar a situação, desfaz o bloqueio. A regra vale só para vendas: orçamentos e ordens de serviço têm situações próprias. O bloqueio depende de você configurar a situação.
Retire o acesso no mesmo dia. No GestãoClick, em Configurações › Usuários, inativar o cadastro impede a entrada, mas não libera a vaga do plano; excluir o usuário derruba o acesso na hora e libera a vaga. Para preservar o histórico e os vínculos, mantenha marcada a opção Manter cadastro de funcionário. Se a pessoa mudou de função, troque o grupo.
Siga este checklist:
O erro comum é só avisar a pessoa e esquecer o login ativo.
Delegar sem perder o controle é dar a cada pessoa o acesso da função dela e conferir depois. No GestãoClick, o grupo define o que ela faz, as restrições definem o que ela vê e quando entra, e o log mostra o que fez.
Num exemplo ilustrativo, uma loja tem três pessoas: o dono, uma vendedora e um financeiro. O dono usa o master só para administrar. A vendedora está no grupo Vendedor, vê só os clientes dela, tem teto de desconto de 5% e entra de segunda a sábado pelo IP da loja. O financeiro está no grupo Financeiro, mexe em contas e caixa e não edita vendas. Toda sexta, o dono abre Relatórios › Logs do sistema e confere exclusões e edições da semana.
Para fechar, confira:
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O GestãoClick só traz pronto o grupo Master, que é do dono e único por empresa. Para um administrador de confiança, crie um grupo em Configurações › Usuários, clicando em Grupos, e marque, no ícone de cadeado, os módulos que ele pode usar. O master não pode ser transferido pelas telas do sistema.
Sim. No GestãoClick, Visualizar valor de custo é uma permissão própria, separada das demais. Basta deixá-la desmarcada no grupo do vendedor e pedir que ele saia e entre de novo no sistema. A permissão definida no usuário sobrepõe a do grupo.
Acesse Relatórios › Logs do sistema. O GestãoClick registra as ações de adicionar, editar, deletar, logar e deslogar, com usuário, módulo, documento, IP e hora. Filtre por usuário, módulo, ação, loja e período, de até 1 ano por consulta. Apenas consultar uma tela não gera registro.
Depende da permissão Acessar de outros funcionários. Se estiver desmarcada no grupo, o vendedor vê só o que ele mesmo lançou, e no cadastro de clientes vê só os clientes em que está vinculado como Vendedor/Responsável. Se estiver marcada, ele enxerga os registros dos colegas.
Em Configurações › Usuários, inative o cadastro para impedir a entrada, mas a vaga do plano continua ocupada. Se excluir o usuário, o acesso cai na hora e a vaga é liberada. Para preservar o histórico e os vínculos, mantenha marcada a opção Manter cadastro de funcionário.
Sim. No GestãoClick, o contador enxerga exatamente o que um usuário escolhido pelo dono enxerga, e nada além disso. Crie um grupo só para ele, com os módulos que a contabilidade precisa, e cadastre-o como usuário com o e-mail dele.
Ivan é formado em Jornalismo pela Universidade Federal de Ouro Preto e possui pós-graduação em Revisão e Preparação de Textos pela PUC Minas.
Gleiberson Bessa é COO na GestãoClick, com atuação em estratégia, eficiência operacional e customer success, voltado à otimização de processos e gestão orientada por dados em empresas em crescimento. Possui formação executiva em gestão estratégica, liderança e negócios, com foco em transformar operações em resultados e impulsionar crescimento sustentável.
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