Armazenamento do XML da NF-e: saiba fazer!

Com o novo sistema de nota fiscal eletrônica implantado no país,  as empresas devem estar atentas às novas regras para se manter em dia com o fisco. Uma delas diz respeito à maneira como as notas fiscais são arquivadas.

Você sabe como isso deve ser feito? Caso tenha dúvidas a respeito desse assunto ou simplesmente desconhece essas regras, não se preocupe. Continue lendo este artigo e descubra tudo sobre armazenamento de NF-e e se você está guardando o XML corretamente? Fique por dentro dos seguintes tópicos: 

  • Porque guardar nota fiscal eletrônica
  • O que é XML da nota fiscal
  • Como armazenar 
  • Por quanto tempo guardar
  • Vantagens de ter um ERP

 

Porque guardar nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica é o novo sistema de envios do documento para o governo, além da facilidade de enviar para clientes e fornecedores. Por ser eletrônica, a nota fiscal é enviada de maneira digital pela internet para a Receita Federal, com muito mais segurança e praticidade.

Para clientes e fornecedores, pode ser enviada por e-mail ou mesmo ser impressa. Além disso, uma versão da NF-e deve ser armazenada, para posteriores consultas.

Ela pode ainda ser encaminhada para o contador e deve estar disponível em casos de fiscalização. Assim como ocorre com muitos outros documentos dentro de uma empresa, é de extrema importância que as notas fiscais sejam guardadas com segurança e adequadamente.

O seu devido armazenamento também serve como histórico de transações comerciais, a fim de analisar o número de vendas e outros dados relacionados. 

O que é XML da nota fiscal

Já que a nota fiscal é eletrônica, quando ela é enviada digitalmente, possui um formato ou extensão de arquivo, que é o XML. Por isso, se usa o termo XML NF-e ou XML nota fiscal quando a intenção é se referir ao arquivo digital.

XML da NFE

Como armazenar 

De modo semelhante ao que é feito com os arquivos digitais em geral, que são salvos nos computadores da sua empresa, é necessário realizar com os XML da NF-e. Ou seja, é importante que sejam guardados de forma ordenada para serem facilmente encontrados quando preciso.

Isso quer dizer que o mais apropriado é que o XML nota fiscal seja armazenado em uma pasta virtual que faça parte do diretório usado pelo setor fiscal ou financeiro. Também podem haver subpastas.

Com isso, é possível guardar o XML NF-e conforme o ano e mês em que são emitidos. Essa metodologia torna muito mais fácil a tarefa de pesquisar uma determinada nota fiscal quando for necessário no futuro. 

Por quanto tempo guardar ?

De acordo com a Receita Federal, o arquivo XML da nota fiscal eletrônica deve ser armazenado por cinco anos, a partir da data de emissão. Essa é a mesma regra usada para indicar o período de tempo que comprovantes de pagamento devem ser guardados. 

Vantagens de ter um  ERP

Como você pode imaginar, guardar os XML da NF-e emitidos nos últimos cinco anos pode significar um número bem alto de arquivos . O volume pode ser realmente significativo em negócios que realizam muitas vendas todos os dias.

Dessa maneira, a primeira vantagem do ERP é, contribuir em muito para o adequado armazenamento do XML, sem ter que ocupar espaço dos computadores da empresa. 

Arquivos não ocupam espaço dos computadores

Ter um sistema de gestão empresarial que funciona na nuvem, o que significa que, ao utilizá-lo, a empresa migra todos os seus arquivos digitais para servidores gerenciados pelo fornecedor do programa. Mesmo assim, continuem disponíveis e com fácil acesso.

Portanto, não é preciso investir em máquinas potentes para dar conta do armazenamento por cinco anos de XML NF-e e dos demais arquivos digitais que o seu negócio tem. 

XML da nota fiscal gerenciados adequadamente

Mas não é só isso, um software ERP também gerencia o XML nota fiscal. Isso quer dizer que os documentos são guardados de maneira ordenada automaticamente, sem que você tenha que se preocupar com isso. 

XML da NF-e e outros arquivos acessados remotamente

Além disso, os XML NF-e são fáceis de acessar, a qualquer momento, e de qualquer lugar, desde que haja conexão à internet. Essa facilidade permite que possam ser utilizados até mesmo smartphones e outros dispositivos móveis para essa consulta.

Essa, aliás, é mais uma vantagem do ERP que, quando online, possibilita o acesso remoto não só às notas ficais como a todos os outros documentos do seu negócio. 

Emissor próprio de nota fiscal

O sistema de gestão empresarial conta ainda com um emissor de NF-e. Assim, empresas de todos os portes e segmentos de mercado podem ter o seu próprio emissor, tornando muito mais prática a geração desse documento.

Afinal, sabe-se que os emissores de NF-e gratuitos estão caindo em desuso, pois não se mostram mais vantajosos. Empreendedores já entenderam que o melhor é ter o seu próprio emissor, possibilitando que a NF-e seja emitida a partir dos dados presentes no seu sistema. 

Contribuição com a gestão empresarial

Além das vantagens que um sistema de gestão empresarial oferece para o armazenamento de NF-e e seu gerenciamento, ele é útil para todos os demais setores. Isso acontece por meio das suas inúmeras funcionalidades.

Entre elas, destacam-se controle de estoque, controle financeiro, emissão de boleto bancário e de carnê de pagamento, cadastro de produtos, clientes, fornecedores e muito mais. Isso é possível porque o programa informatiza os dados da empresa e conecta os setores.

Com isso, automatiza alguns procedimentos, fazendo com que você e a sua equipe realizem um trabalho muito mais eficiente, ou seja, mais rápido e sem perder em qualidade. 

A relação com clientes e fornecedores também é beneficiada, o que contribui diretamente para o aumento da conversão de vendas. 

O GestãoClick é um ERP que facilita o armazenamento do XML da NFE e com as principais funcionalidades para o dia a dia da sua empresa, todas essas vantagens você pode testar na prática!


Sistema ERP Online

Deixe seu comentário
Deixe uma Comentário

Quer se tornar um parceiro da GestãoClick?

Ganhe comissões recorrentes sobre as indicações
GestãoClick
Logo