Armazenamento de NF-e: você está guardando o XML corretamente?

Com o novo sistema de nota fiscal eletrônica implantado no país,  as empresas devem estar atentas às novas regras para se manter em dia com o fisco. Uma delas diz respeito à maneira como as notas fiscais são arquivadas.

Você sabe como isso deve ser feito? Caso tenha dúvidas a respeito desse assunto ou simplesmente desconhece essas regras, não se preocupe. Continue lendo este artigo e descubra tudo sobre armazenamento de NF-e e se você está guardando o XML corretamente? Fique por dentro dos seguintes tópicos:
 

  • Porque guardar nota fiscal eletrônica
  • O que é XML da nota fiscal
  • Como armazenar 
  • Por quanto tempo guardar
  • Vantagens de ter um ERP
 

Porque guardar nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica é o novo sistema de envios do documento para o governo, além da facilidade de enviar para clientes e fornecedores. Por ser eletrônica, a nota fiscal é enviada de maneira digital pela internet para a Receita Federal, com muito mais segurança e praticidade.

Para clientes e fornecedores, pode ser enviada por e-mail ou mesmo ser impressa. Além disso, uma versão da NF-e deve ser armazenada, para posteriores consultas.

Ela pode ainda ser encaminhada para o contador e deve estar disponível em casos de fiscalização. Assim como ocorre com muitos outros documentos dentro de uma empresa, é de extrema importância que as notas fiscais sejam guardadas com segurança e adequadamente.

O seu devido armazenamento também serve como histórico de transações comerciais, a fim de analisar o número de vendas e outros dados relacionados.
 

O que é XML da nota fiscal

Já que a nota fiscal é eletrônica, quando ela é enviada digitalmente, possui um formato ou extensão de arquivo, que é o XML. Por isso, se usa o termo XML NF-e ou XML nota fiscal quando a intenção é se referir ao arquivo digital.

XML da NFE

Como armazenar 

De modo semelhante ao que é feito com os arquivos digitais em geral, que são salvos nos computadores da sua empresa, é necessário realizar com os XML da NF-e. Ou seja, é importante que sejam guardados de forma ordenada para serem facilmente encontrados quando preciso.

Isso quer dizer que o mais apropriado é que o XML nota fiscal seja armazenado em uma pasta virtual que faça parte do diretório usado pelo setor fiscal ou financeiro. Também podem haver subpastas.

Com isso, é possível guardar o XML NF-e conforme o ano e mês em que são emitidos. Essa metodologia torna muito mais fácil a tarefa de pesquisar uma determinada nota fiscal quando for necessário no futuro.
 

Por quanto tempo guardar ?

De acordo com a Receita Federal, o arquivo XML da nota fiscal eletrônica deve ser armazenado por cinco anos, a partir da data de emissão. Essa é a mesma regra usada para indicar o período de tempo que comprovantes de pagamento devem ser guardados.
 

Vantagens de ter um  ERP

Como você pode imaginar, guardar os XML da NF-e emitidos nos últimos cinco anos pode significar um número bem alto de arquivos . O volume pode ser realmente significativo em negócios que realizam muitas vendas todos os dias.

Dessa maneira, a primeira vantagem do ERP é, contribuir em muito para o adequado armazenamento do XML, sem ter que ocupar espaço dos computadores da empresa.
 

Arquivos não ocupam espaço dos computadores

Ter um sistema de gestão empresarial que funciona na nuvem, o que significa que, ao utilizá-lo, a empresa migra todos os seus arquivos digitais para servidores gerenciados pelo fornecedor do programa. Mesmo assim, continuem disponíveis e com fácil acesso.

Portanto, não é preciso investir em máquinas potentes para dar conta do armazenamento por cinco anos de XML NF-e e dos demais arquivos digitais que o seu negócio tem.
 

XML da nota fiscal gerenciados adequadamente

Mas não é só isso, um software ERP também gerencia o XML nota fiscal. Isso quer dizer que os documentos são guardados de maneira ordenada automaticamente, sem que você tenha que se preocupar com isso.
 

XML da NF-e e outros arquivos acessados remotamente

Além disso, os XML NF-e são fáceis de acessar, a qualquer momento, e de qualquer lugar, desde que haja conexão à internet. Essa facilidade permite que possam ser utilizados até mesmo smartphones e outros dispositivos móveis para essa consulta.

Essa, aliás, é mais uma vantagem do ERP que, quando online, possibilita o acesso remoto não só às notas ficais como a todos os outros documentos do seu negócio.
 

Emissor próprio de nota fiscal

O sistema de gestão empresarial conta ainda com um emissor de NF-e. Assim, empresas de todos os portes e segmentos de mercado podem ter o seu próprio emissor, tornando muito mais prática a geração desse documento.

Afinal, sabe-se que os emissores de NF-e gratuitos estão caindo em desuso, pois não se mostram mais vantajosos. Empreendedores já entenderam que o melhor é ter o seu próprio emissor, possibilitando que a NF-e seja emitida a partir dos dados presentes no seu sistema.
 

Contribuição com a gestão empresarial

Além das vantagens que um sistema de gestão empresarial oferece para o armazenamento de NF-e e seu gerenciamento, ele é útil para todos os demais setores. Isso acontece por meio das suas inúmeras funcionalidades.

Entre elas, destacam-se controle de estoque, controle financeiro, emissão de boleto bancário e de carnê de pagamento, cadastro de produtos, clientes, fornecedores e muito mais. Isso é possível porque o programa informatiza os dados da empresa e conecta os setores.

Com isso, automatiza alguns procedimentos, fazendo com que você e a sua equipe realizem um trabalho muito mais eficiente, ou seja, mais rápido e sem perder em qualidade. 

A relação com clientes e fornecedores também é beneficiada, o que contribui diretamente para o aumento da conversão de vendas.
 

O GestãoClick é um ERP que facilita o armazenamento do XML da NFE e com as principais funcionalidades para o dia a dia da sua empresa, todas essas vantagens você pode testar na prática!

 

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