Manter uma empresa funcionando não é fácil: além de garantir uma excelente gestão a fim de manter os campos operacional, administrativo e comercial em bom funcionamento, é preciso fazer bons investimentos e reduzir custos e despesas desnecessários para garantir a saúde financeira do negócio.
Você sabe diferenciar o significado dos termos custos e despesas? Apesar de frequentemente serem vistos como sinônimos, essas palavras abrangem conceitos diferentes.
Mas não se preocupe, neste artigo explicaremos o que você precisa saber sobre o assunto e abordaremos alguns gastos que sua empresa pode reduzir hoje mesmo.
Tem interesse no assunto? Então continue lendo este conteúdo!
Saiba o que são custos e o que são despesas
A correta diferenciação dos termos é necessária para entender quais são os gastos relacionados à produção e à manutenção do negócio. Ela é importante também porque essas palavras são utilizadas de forma distinta pelas normas contábeis.
Veja o que significa cada um dos termos:
- Custos: os custos são aqueles gastos relacionados à produção, ou seja, estão diretamente ligados aos produtos comercializados ou aos serviços prestados pela empresa. São classificados em diretos e indiretos. Exemplos: matéria-prima, mercadorias adquiridas para revenda e salários dos colaboradores da produção.
- Despesas: as despesas, por sua vez, não estão diretamente relacionadas com a atividade-fim da empresa, e sim com aquilo que é necessário para a sua manutenção. São classificadas em fixas e variáveis. Exemplos: materiais de escritório, água e energia elétrica, aluguel, marketing e gastos administrativos.
Faça a análise e o controle de custos e despesas
Fazer um levantamento de custos e despesas é o primeiro passo para analisar, controlar e entender a atual situação financeira do seu negócio. Só então é possível elaborar um planejamento visando a redução de gastos. Para isso:
→revise o seu plano de negócio;
→elabore uma planilha para controle de custos e despesas;
→anote todos os gastos empresariais;
→automatize as tarefas com um sistema de gestão;
→se informe sobre gestão de custos;
→consulte um contador.
Veja alguns exemplos de gastos a serem reduzidos
Confira alguns custos e despesas que poderão ser reduzidos ou eliminados:
- Telefonia: faça orçamentos com diferentes operadoras e opte por algum plano corporativo. Além disso, utilize ferramentas como Skype, Slack ou a solução oferecida pela Microsoft Teams;
- Água e energia: use o ar-condicionado com moderação e, ao sair, sempre desligue todas as luzes e aparelhos elétricos. Além disso, considere a instalação de painéis solares para captação de energia ou cisternas para o armazenamento de água — a princípio, o investimento pode parecer alto, mas essas soluções sustentáveis geram muita economia ao longo dos anos;
- Papéis e impressões: uma impressão aqui e outra ali parece inofensivo, não? Na realidade, é uma prática insustentável que pode gerar gastos sem precisão — então, utilize arquivos digitais e opte por um sistema de gestão, o qual torna desnecessário o uso constante de papéis;
- Copos descartáveis: muitos gestores não percebem o prejuízo advindo do uso de materiais descartáveis — uma opção é reservá-los apenas para os clientes e incentivar cada colaborador a utilizar uma caneca individual;
- Dívidas e multas bancárias: esquecer de pagar contas é um problema que resulta em gastos desnecessários para a empresa, que pode arcar com juros altos — além de renegociar as tarifas, utilize um sistema ERP e tenha acesso ao controle de contas a pagar e a receber;
- Estoque: baixa rotatividade e desperdícios são problemas graves para as finanças da empresa, então invista em um software que ofereça a funcionalidade de controle de estoque;
- Fornecedores: os custos relacionados à compra de matéria-prima podem ser significativamente reduzidos se houver a troca de fornecedores ou pagamentos à vista — no entanto, sempre dê prioridade à qualidade do produto;
- Regime tributário: consulte um contador e verifique se o seu regime tributário é o mais adequado (indague sobre o Simples Nacional).
Enfim, conforme vimos aqui, há alguns custos e despesas que a sua empresa pode reduzir hoje mesmo. É necessário, entretanto, entender as diferenças entre custos, despesas, perdas etc., só então você poderá fazer a análise e elaborar com cautela um planejamento eficiente que trará resultados satisfatórios para o seu negócio.
E então, o que acha de contar com um eficiente gerenciador financeiro para auxiliá-lo na redução de custos e despesas? Saiba agora tudo o que ele pode fazer pela sua empresa!
