Gestão de Contratos: conheça os modelos e as melhores práticas 

Entenda a importância da gestão de contratos para empresas e como garantir direitos desde a criação do documento até a execução.

Os contratos são tipos de documentos muito comuns de serem feitos nas diferentes trocas de serviços que hoje existem na nossa sociedade. Porém, ainda que comuns, eles são extremamente importantes para garantir direitos, regularidades e fiscalização que seja justa para ambas as partes. 

Quando não se há um controle dos contratos, uma empresa fica sujeita há problemas que podem surgir desde o âmbito financeiro, até o setor jurídico. Tudo isso pode acarretar problemas de imagem, gestão e produtivo em uma organização. 

Por isso, a gestão de contratos é essencial para garantir a qualidade dos processos e evitar problemas que podem ser solucionados previamente, desde o primeiro passo de criação de um documento tão essencial no meio corporativo. 

Por isso, preparamos um conteúdo cheio de informações para tirar todas as suas dúvidas sobre a gestão de contratos e explicar como ela impacta nos resultados da sua empresa. 

Acompanhe com a gente!

O que é um contrato?

Um contrato é um acordo formal entre duas ou mais partes que, por sua vez, estabelece direitos e obrigações para todos os envolvidos. 

Ou seja, em resumo, é um documento que assegura que ambas as partes cumprirão o que foi combinado, seja em uma compra, prestação de serviços ou qualquer outro tipo de transação.

Os contratos são essenciais para garantir a segurança jurídica e a transparência nas relações comerciais. Além disso, eles definem claramente o que cada parte deve fazer, os prazos, os valores envolvidos e as penalidades em caso de descumprimento.

Com o avanço da internet, os contratos também estão evoluindo e tornando-se eletrônicos. Dessa forma, eles facilitam sua gestão por meio de tecnologias que automatizam processos, monitoram prazos e garantem a conduta correta com a lei. 

Assim, a gestão de contratos fica mais eficiente e menos passível a erros. Por isso, entender o que é um contrato e como ele funciona é o primeiro passo para uma gestão eficaz, que pode impactar diretamente no sucesso de um negócio.

Qual a importância de um contrato?

A importância de um contrato vai além de simplesmente formalizar um acordo. 

Ele atua como uma proteção legal para todas as partes envolvidas, garantindo que cada um cumpra suas obrigações. Sem um contrato, as chances de conflitos e mal-entendidos aumentam e colocam em risco a relação comercial.

Além de proteger as partes envolvidas no caso, um contrato bem elaborado traz clareza e transparência para o negócio. Afinal, ele define, de forma detalhada, as responsabilidades, prazos e condições, evitando ambiguidades que possam gerar problemas futuros. 

Dessa forma, essa clareza contribui para o bom andamento das operações e fortalece a confiança entre os parceiros. Principalmente em um ambiente empresarial, por exemplo, a ausência de contratos pode resultar em prejuízos financeiros e danos à reputação. 

Quais situações exigem um contrato?

Como falamos anteriormente, criar um contrato é essencial em diversas situações para garantir a segurança e a clareza nas relações comerciais. 

Por isso, em geral, deve-se criar um contrato sempre que houver um acordo envolvendo troca de bens, serviços ou dinheiro.Separamos alumas situações comuns em que um contrato é necessário:

• Compra e venda de produtos ou serviços;
• Prestação de serviços de todos os tipos; 
• Aluguéis e locações de lugares e/ou produtos;
• Parcerias comerciais.

Estes são apenas alguns exemplos onde o contrato é de extrema importância para evitar problemas e proteger todas as partes envolvidas, garantindo que os termos acordados sejam cumpridos.

O que é uma Gestão de Contratos?

Gestão de Contratos é o processo de administrar e monitorar todos os contratos de uma empresa, desde a criação até a finalização. 

Ela envolve alguns passos que são importantes para garantir a integridade do acordo que está sendo firmado, como: 

• Organização;
• Armazenamento do documento; 
• Acompanhamento de prazos;
• Garantia de que todos os termos contratuais sejam cumpridos. 

Em outras palavras, a gestão de contratos é uma forma de garantir que os acordos estabelecidos entre as partes sejam respeitados, evitando riscos e problemas futuros.

Esse gerenciamento é crucial para evitar perdas financeiras e manter a conformidade legal. Afinal, a gestão de contratos permite que a empresa tenha controle sobre suas obrigações e direitos. 

Dessa forma, a empresa pode prevenir multas, disputas legais e outros contratempos que possam surgir de falhas contratuais.

Hoje em dia, a gestão de contratos se tornou mais eficiente e segura. Afinal, softwares especializados automatizam muitas tarefas, como o monitoramento de prazos e o envio de alertas para ações necessárias. 

Assim, as pessoas economizam tempo e também reduzem a chance de cometer erros de processo.

Quais são as etapas de um contrato?

Da elaboração até a concretização de um contrato, há algumas etapas que ajudam a elaborar o documento com mais qualidade e segurança. Todas elas são essenciais para garantir que nenhuma informação ou dado fique de fora e possa causar problemas futuros. 

Por isso, mostraremos a seguir todas as etapas e no que consiste cada uma para ajudar você a entender como funciona e a importância delas na elaboração do contrato. Confira com a gente! 

1. Solicitação

Antes mesmo de começar a pensar na elaboração, a solicitação entra em ação para iniciar o ciclo de vida de um contrato. 

É nesse momento que um departamento jurídico — ou a pessoa responsável por isso — avalia a necessidade da criação do contrato e entende alguns pormenores iniciais para entender como se dará a construção desse documento. 

Quando a demanda de contratos é muito grande, essa etapa também envolve a organização de todas as solicitações para que não haja perda de informações ou mesmo demandas. 

Dessa forma, tudo o que precisa ser feito é catalogado e colocado em uma ordem de prioridade para seguir para as demais etapas. 

2. Criação e Redação

Esse é o momento onde as condições e cláusulas são definidos. Por isso, é importante garantir que o contrato seja claro e aborde todos os aspectos necessários, como obrigações, prazos, valores e penalidades. 

Durante essa fase, o foco deve ser criar um documento que seja compreensível e completo, evitando ambiguidades ou um texto que gere dúvidas ou brechas futuras. 

Nesse sentido, utilizar modelos pré-existentes pode ser útil, mas personalizar o contrato de acordo com as necessidades específicas do acordo é extremamente necessário. 

3. Negociação

Na fase de negociação, as partes envolvidas discutem os termos e condições propostos e buscam um acordo que agrade e faça sentido para os dois lados. 

É nesse momento que se faz, também, o “pente fino” para ajustar detalhes e expectativas, como prazos, preços e responsabilidades.

4. Revisão e Aprovação

Após a negociação, o contrato passa por uma análise detalhada para garantir que todos os termos acordados estejam corretamente documentados. Essa revisão deve envolver uma consultoria jurídica de confiança para identificar possíveis inconsistências ou riscos legais.

Após a revisão, o próximo passo é a aprovação do documento antes da assinatura, onde todas as partes confirmam que o contrato está em conformidade com suas expectativas e necessidades.

Tanto o contratante quanto o contratado possuem o direito de discordar do contrato na etapa de revisão e aprovação, ou seja, antes de assinar. 

5. Assinatura e execução dos serviços

Nesta fase, as partes envolvidas formalizam o acordo assinando o contrato. Após isso, o contrato passa a ser válido legalmente.

A assinatura marca o início da execução das obrigações estabelecidas, como a entrega de produtos, prestação de serviços ou pagamentos de acordo com o que está previsto no documento. 

Sendo assim, com o contrato entrando em vigor, cada parte deve cumprir suas responsabilidades conforme estipulado. 

Como fazer uma gestão de contratos eficiente?

A gestão de contrato perpassa cada uma das etapas da criação e desenvolvimento do documento. Por isso, em cada uma delas, há ações que o departamento que os gerencia pode atuar para tornar o processo mais eficiente e seguro. 

Separamos dicas importantes para garantir que o processo se torne mais confiável e prático, tanto para a empresa quanto para o contratante. Confira com a gente! 

Dicas para tornar a solicitação de contratos mais eficiente 

Durante a solicitação de contratos, muitas informações podem se perder ou mesmo não serem lembradas. No final, elas podem fazer falta e gerar problemas na geração do documento. Por isso, nesse momento, a organização é o principal aliado do gestor de contratos. 

Sendo assim, separamos dicas que podem ajudar nessa etapa. Confira com a gente: 

• Centralize as solicitações: utilize um sistema de gestão para reunir todas as solicitações de contratos em um único lugar e ajudar no acompanhamento.
• Priorize as demandas: estabeleça critérios claros para priorizar as solicitações e priorize contratos críticos.
• Automatize o processo: implemente automação para notificações e acompanhamento de solicitações e evite atrasos e perda de demandas.
• Documente todos os detalhes: registre informações essenciais desde o início, como o tipo de contrato, partes envolvidas e prazos. 

Promova uma criação e redação de contratos com mais segurança e qualidade

Como falamos anteriormente, a criação e a redação de um contrato é uma das fases mais importantes de todo o processo. 

Afinal, é nela que tudo o que está sendo acordado será colocado no documento. Por isso, nesse momento, algumas dicas podem ajudar a tornar o processo mais seguro. 

Confira com a gente as dicas que separamos para vocês: 

• Utilize modelos padrão: comece com um modelo de contrato padronizado para garantir consistência, mas não esqueça de personalizar de acordo com as necessidades específicas.
• Clareza é fundamental: escreva cláusulas de forma clara e direta para não gerar confusão ou mal-entendidos.
• Consulte especialistas: envolva consultores jurídicos durante a redação para garantir que todas as condições legais estão sendo atendidas.
• Revise as cláusulas críticas: dê atenção especial a cláusulas relacionadas a prazos, multas, e rescisão, pois são as mais visadas em disputas e negociações.
• Facilite a compreensão: estruture o contrato de maneira lógica e use linguagem simples para garantir que todas as partes compreendam os termos.

Dicas para fazer uma revisão de contrato e facilitar a aprovação

A revisão é o passo que antecede as principais etapas do processo de criar um contrato, por isso, ela deve ser bem feita para agilizar o processo e não deixar passar nenhum problema que possa atrapalhar a execução do trabalho. 

Para isso, separamos cinco dicas que ajudam você a realizar uma revisão aprofundada e segura de contratos. Confira: 

• Envie para revisão especializada: antes de finalizar, envie o contrato para uma revisão jurídica detalhada para identificar problemas ou riscos legais.
• Use listas de verificação: crie checklists com todos os pontos críticos a serem revisados, garantindo que nada seja esquecido. Baixe nosso checklist abaixo!
• Facilite a comunicação: disponibilize canais de comunicação entre as partes envolvidas para esclarecer dúvidas e fazer ajustes necessários.
• Estabeleça prazos de aprovação: defina um prazo para que todas as partes revisem e aprovem o contrato.
• Solicite feedback: peça que todas as partes envolvidas digam suas perspectivas durante a revisão para garantir que o contrato atenda a todas as expectativas.

Exemplo de Checklist de Revisão de Contratos

Gostaria de ter mais segurança na hora da revisão de contratos da sua empresa?

Preparamos um checklist que ajuda não só o setor jurídico, mas também todas as partes envolvidas a não esquecer nenhuma informação na hora da revisão do documento. 

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Saiba como acelerar e aprimorar a assinatura de contratos

Por fim, a última etapa de um contrato também pode ser otimizada para gerar mais segurança e qualidade para a empresa e para a parte contratante. 

É importante não só agilizar o processo, mas mostrar para as partes interessadas que o contrato é seguro e está seguindo as regras previstas na legislação. 

Por isso, separamos algumas dicas que ajudam você a acelerar o processo de aprovação e assinatura do contrato. Confira: 

• Use assinaturas eletrônicas: utilize um sistema de assinatura eletrônica para agilizar o processo e evitar atrasos desnecessários;
• Monitore o cumprimento: após a assinatura, utilize ferramentas de gestão para acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais em tempo real;
• Envie notificações automáticas: configure alertas automáticos para lembrar as partes envolvidas de prazos importantes e obrigações a serem cumpridas;
• Documente o início da execução: registre formalmente o início da execução dos serviços ou entrega de produtos para garantir transparência;
• Realize auditorias periódicas: faça revisões de tempos em tempos para verificar se todas as partes estão cumprindo suas responsabilidades conforme o contrato.

Como um sistema de gestão de negócios pode ajudar na gestão de contratos?

Um software de gestão de negócios é uma ferramenta ideal para melhorar a administração de contratos, automatizando processos, organizando informações e garantindo o cumprimento de prazos. 

Com o GestãoClick, por exemplo, você encontra modelos de contratos de assinatura, serviços e locações de produtos, permitindo formalizar acordos de maneira rápida. 

Trabalhando com ele, é possível facilitar todo o processo de gestão por meio de diferentes tarefas, como: 

• Centralizar a gestão de contrato;
• Monitorar cada etapa do ciclo de vida;
• Reduzir riscos de erros.

Além disso, o sistema também facilita o acompanhamento dos processos de contratação, garantindo uma gestão mais eficaz.

Nesse sentido, o GestãoClick integra a gestão de contratos com outros módulos do sistema, proporcionando uma visão completa da empresa. Isso ajuda a manter as finanças em dia e os setores em harmonia.

Por fim, com nosso sistema de gestão de negócios, você pode acompanhar a situação administrativa de cada contrato online, antecipar necessidades, oferecer condições especiais e prever custos, tornando a gestão de contratos mais inteligente.

Teste gratuitamente por 10 dias e confira como ele faz a diferença no dia a dia da gestão eficiente de contratos. 

Conclusão

Em resumo, a gestão eficiente de contratos é essencial para o sucesso de qualquer empresa, e utilizar um sistema de gestão de negócios pode fazer toda a diferença. 

Com a automação e centralização proporcionadas por ferramentas especializadas, você pode otimizar cada etapa do ciclo de vida dos contratos, desde a criação até a execução.

Nesse sentido, o GestãoClick é um aliado das empresas e oferece recursos valiosos, como modelos de contratos personalizados e acompanhamento online, que garantem uma gestão mais eficaz e organizada. 

Além disso, integrando a gestão de contratos com outros módulos do sistema, você consegue manter a harmonia entre setores e garantir uma visão completa das finanças e operações da empresa.

Aproveite as funcionalidades do GestãoClick para impulsionar a forma como sua empresa gerencia contratos e alcançar um novo nível de sucesso.

E para ficar por dentro de outras informações importantes sobre o mundo do empreendedorismo, acesse o Blog da GestãoClick e confira todas as nossas matérias. 

Até mais!