Gestão Imobiliária para Empresas: como funciona e benefícios

Uma das maiores preocupações das empresas, atualmente, é com seus ativos imobiliários.

Seja por conta de oscilações do mercado e da economia, por falta de planejamento ou pela necessidade recorrente de manutenções e gastos com impostos e tributos, os imóveis das pessoas jurídicas precisam de controle e atenção.

Desta forma, muitas empresas recorrem à gestão imobiliária para organizar seus ativos e todas as atividades deles decorrentes. 

No artigo de hoje, abordaremos o que é a gestão imobiliária para empresas, como ela funciona, quais seus benefícios e de que forma a tecnologia pode contribuir para melhorá-la. Confira!

O que é gestão imobiliária?

A gestão imobiliária é o conjunto de processos, técnicas e ferramentas que envolvem o planejamento e a organização dos ativos imobiliários de uma empresa. 

Quando analisada sob um viés empresarial, a gestão imobiliária envolve a atuação de diferentes setores, como, por exemplo, o departamento administrativo, societário, financeiro e jurídico.

Ela é importante para que todas as atividades relacionadas ao patrimônio da organização sejam realizadas de forma estruturada e padronizada, para que não se percam informações, prazos ou processos relacionados aos imóveis.

Como funciona a gestão imobiliária para empresas?

Dentro de uma organização, é comum que existam imóveis sob propriedade da pessoa jurídica. 

Seja para instalação de um escritório, de uma fábrica, de um comércio, esses imóveis farão parte do conjunto de ativos da empresa – e, por conta disso, precisam ser gerenciados e controlados.

As atividades que dizem respeito à gestão imobiliária em uma empresa são as seguintes:

  • Controle dos imóveis de sua propriedade, utilizados por ela ou locados a terceiros;
  • Controle dos imóveis locados pela empresa;
  • Licenças e procedimentos administrativos e imobiliários pendentes (como escrituras públicas e registros em Cartórios);
  • Controle de contratos e garantias vinculados aos imóveis;
  • Controle de processos judiciais, cujo objeto envolva a discussão a respeito de um ou vários imóveis da organização;
  • Controle de documentos societários e seus respectivos registros, que se relacionem às propriedades da empresa;
  • Controle financeiro e tributário referente à operações ligadas aos imóveis.

Como se pode perceber, são inúmeras tarefas que precisam de atenção e organização para que os imóveis sejam geridos de forma eficiente e se mantenham valorizados.

Como isso, é evidente a necessidade de se ter processos estruturados de gestão imobiliária dentro de uma empresa, como passo primordial a sua alocação centralizada a um setor específico.

Quais os benefícios da gestão imobiliária para empresas?

Gerenciar os ativos imobiliários de uma organização não é tarefa fácil. Além de demandar análises minuciosas em todos os procedimentos que envolvem imóveis, também ocupa boa parte do tempo dos responsáveis por essas atividades.

Mas, com uma boa gestão imobiliária estruturada na empresa, essas tarefas podem ser otimizadas e trazer vários benefícios para os departamentos envolvidos. Confira abaixo os principais deles:

Maior controle e organização

Estruturando as etapas que envolvem o controle do patrimônio da empresa, é possível entregar aos gestores uma visão ampla e organizada sobre seus ativos imobiliários.

Desta forma, o setor responsável por essas atividades – que costuma ficar sob responsabilidade do departamento jurídico – consegue entender o fluxo e as etapas pelas quais cada imóvel precisa passar, a depender da situação de cada um deles.

Assim, se o imóvel estiver atrelado a algum processo judicial, a algum contrato ou alguma garantia, ou estiver em negociação para venda, os responsáveis já saberão, de antemão, quais procedimentos seguir e o que precisa ser feito.

A criação desse fluxo de atividades na gestão imobiliária permite, portanto, um maior controle e organização dos imóveis da empresa e dos procedimentos relacionados a eles.

Mais produtividade

Com os processos e técnicas previamente definidos, os responsáveis pela gestão imobiliária não perderão tempo procurando informações ou o que precisa ser feito com cada patrimônio.

Desta forma, tem-se um ganho na produtividade dos funcionários, uma vez que já conhecem todas as etapas da gestão e podem desempenhar suas atividades de forma rápida e assertiva.

Isso proporciona, portanto, a possibilidade de concentrarem seus esforços em atividades mais complexas que envolvam os imóveis, como processos judiciais, por exemplo.

Garantir segurança do patrimônio

Conhecendo os imóveis de propriedade da empresa e sabendo as condições em que cada um se encontra possibilita direcionar melhor as ações para garantir sua segurança e sua manutenção.

Com a gestão imobiliária, tem-se um controle prévio de quais imóveis estão sendo utilizados para a atividade fim da empresa, quais estão sendo locados para terceiros, quais foram alugados pela empresa, quais estão sem utilização e quais são apenas terrenos, sem construções.

Desta forma, a empresa pode direcionar esforços para a contratação de serviços de manutenção e/ou segurança patrimonial para os imóveis que deles necessitam, sem correr o risco de sofrer desvalorização ou prejuízos.

Melhorar o fluxo de caixa

Um dos maiores benefícios da gestão imobiliária é a melhoria no fluxo de caixa.

Isso acontece porque, por meio dos procedimentos estruturados de controle de imóveis, o departamento responsável já conhece quais são os imóveis que precisam de manutenção e outros serviços de melhorias, e poderá elaborar um planejamento preventivo para essas questões.

Da mesma forma, também será possível prever quais impostos, taxas, tributos, aluguéis e eventuais condenações judiciais irão demandar de reserva financeira.

Essa previsão de gastos é fundamental para entender quais imóveis têm mais gastos, bem como quais situações permitem cortar gastos desnecessários. 

Tudo isso contribui para otimizar o setor financeiro e o fluxo de caixa da empresa.

Como a tecnologia auxilia a gestão imobiliária empresarial?

Como você deve ter percebido, a gestão de imóveis de uma organização, embora venha para otimizar a rotina, acaba demandando de várias etapas e procedimentos internos para controlar todo o patrimônio.

Para facilitar e automatizar ainda mais essas atividades, as novas tecnologias do mercado podem auxiliar, através de softwares de gestão (ERPs) ou softwares jurídicos.

Quando a gestão imobiliária estiver sob controle do departamento jurídico, é possível encontrar softwares específicos para realizar todas as atividades de controle patrimonial e imobiliário já mencionadas neste texto.

Além disso, os softwares jurídicos também possibilitam a comunicação com outros departamentos da empresa, como o setor financeiro, de recursos humanos, societário, entre outros.

Desta forma, todas as tarefas relacionadas à gestão imobiliária ficam concentradas em um só lugar, tornando fácil o acesso dos responsáveis e a consulta aos procedimentos em andamento, sejam contratos, garantias, processos judiciais ou requisições internas de outros departamentos.

Conclusão

Agora que você já sabe como a gestão imobiliária funciona e os benefícios que ela pode trazer para sua organização, é hora de colocar a mão na massa.

Lembre-se, é claro, de contar com ajuda profissional quando necessário e, principalmente, com as novas tecnologias do mercado, como forma de criar uma gestão mais eficiente e assertiva para sua empresa.

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