6 maneiras simples para os empresários melhorarem a gestão de tempo


Como melhorar a gestão de tempo?

A vida corporativa é movimentada para gerentes e funcionários, mas ainda mais para donos de empresas. Ser proprietário e líder significa que você não para — está sempre trabalhando.

E por mais emocionante que seja tornar o seu trabalho a sua vida, as demandas desse estilo de vida de trabalho podem ser prejudiciais a longo prazo.

Ter que inovar constantemente, gerenciar equipes, lidar com problemas, encontrar soluções criativas e eficazes — tudo faz parte do trabalho, mas afeta consideravelmente o dono de uma empresa.

Estar sempre trabalhando leva inevitavelmente à diminuição da produtividade, falta de criatividade e perda de motivação.

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Como proprietário de uma empresa, você não pode se dar ao luxo de desacelerar, isso significa coordenar vários projetos ao mesmo tempo. Mas de onde vem todo esse tempo?

Com tantas tarefas para concluir e pessoas para gerenciar, os proprietários das empresas precisam gerenciar o tempo de uma forma adequada.

Neste artigo, veremos seis dicas para ajudar os empresários a economizar tempo.


Delegar tarefas


Os empresários precisam realizar inúmeras tarefas ao mesmo tempo e pode ser tentador fazer tudo sozinho. Afinal, ninguém conhece o negócio melhor do que você.

Mas, a menos que você seja uma startup individual e ainda precise contratar alguém, tentar fazer tudo sozinho é a pior estratégia possível que você pode adotar.

É fisicamente impossível fazer tudo sozinho — você é uma pessoa e não pode se multiplicar para estar em vários lugares ao mesmo tempo, nem tem mais de duas mãos.

Em vez de fazer tudo sozinho, confie em sua equipe para assumir tarefas que você seria capaz de gerenciar se tivesse tempo.

Você ainda precisa executar algumas tarefas — como estratégias de crescimento e desenvolver seu negócio. Porém, outras tarefas, como gerenciamento de ativos e criação de relatórios comerciais, podem ser realizadas por membros eficientes da sua equipe.

Isso lhe dará a liberdade e o tempo para inovar e expandir seus negócios, em vez de se preocupar com os pormenores da administração de um negócio.


Ter um plano de ação


As listas de tarefas não são apenas para funcionários que executam operações repetitivas diariamente — elas são essenciais para administrar um negócio também.

Não comece seu dia sem saber o que deve fazer — crie um plano de ação diário e semanal sobre todas as tarefas que você precisa realizar.

Faça seus planos tão detalhados quanto necessário — o que deve ser realizado, quando e como você pode realizar o que foi planejado.

E divida suas tarefas de acordo com as prioridades. Algumas tarefas podem precisar ser concluídas com urgência. Outras podem precisar ser subdivididas em tarefas menores para serem concluídas.

Se você não tiver um plano de ação para o seu dia ou semana, perderá muito tempo se debatendo sobre o que precisa ser feito.

Isso não apenas levará a um uso ineficaz do seu tempo, mas também poderá causar erros dispendiosos, como prazos, reuniões ou oportunidades perdidas.

Pode ser frustrante tirar um tempo do seu dia para criar e atualizar sua lista de tarefas, mas você colherá os benefícios a longo prazo. No final, as listas de tarefas são um pré-requisito para economizar tempo.


Investir em ferramentas de produtividade


Vivemos em um mundo cada vez mais automatizado e os proprietários de empresas podem usar essas ferramentas de automação de processos em proveito próprio.

Por que gastar tempo postando manualmente as atualizações nas redes sociais, quando você pode usar ferramentas de agendamento que podem não apenas postar por você, mas também fornecer relatórios detalhados?

Também existem vários aplicativos de gerenciamento de tempo que você pode usar para gerenciar projetos, equipes e trabalhar em colaboração com funcionários e parceiros remotos.

Você pode optar por usar ferramentas gratuitas de produtividade ou investir em ferramentas pagas sofisticadas, que tornarão sua vida profissional mais eficiente e fácil de gerenciar, como por exemplo um software de gestão empresarial.


Evitar distrações


Às vezes, simplesmente não é possível não olhar para algo não relacionado à sua tarefa atual. Mas as distrações e a procrastinação são uma perda de tempo e devem ser evitadas.

Existem algumas coisas simples que você pode fazer para evitar distrações no local de trabalho — defina um período para verificar seus e-mails em vez de entrar e sair da sua caixa de correio de cada vez que recebe uma notificação.

Faça uma pausa para o almoço e não deixe que ela se prolongue por mais de uma hora.

O mesmo vale para discussões com membros da equipe, funcionários e diretores. Pode ser tentador falar sobre os últimos filmes ou pontuações de jogos, mas limite isso à hora de almoço.

Se você estiver trabalhando a partir de casa, não ligue a TV muito alto — apenas como ruído branco e em outro espaço que onde você não esteja trabalhando.

Acima de tudo, não entre em suas redes sociais durante o horário de trabalho. Isso é particularmente difícil, porque estamos todos usando nossos telefones e é muito simples abrir os aplicativos e dar uma olhada.

A rede social interromperá sua concentração e será uma perda de tempo para você. Procure aplicativos no seu telefone e laptop que bloquearão o acesso a redes sociais durante o dia.

Existem tantos elementos de distração online e ao nosso redor que pode ser difícil se concentrar. Mas, sendo rigoroso consigo mesmo e usando bloqueadores de aplicativos, você pode economizar um tempo precioso.


Ser flexível (até certo ponto)


A maioria dos funcionários de uma empresa chega em casa às 17h e se desliga durante o dia — como deveria ser. Mas os empresários não podem se dar ao luxo de desligar do trabalho rotineiramente.

Você tem que aceitar que pode haver dias em que seu trabalho continua noite adentro — isso afetará a sua vida em casa e o seu tempo livre.

Mas quando você está construindo um negócio, o trabalho precisará ser uma prioridade e você precisa gerenciar seu tempo adequadamente. Embora possa ser tentador levar o trabalho para casa todos os dias, às vezes é possível deixá-lo para o dia seguinte. Você precisa avaliar suas tarefas e priorizar em conformidade.

Porque haverá dias em que você simplesmente não poderá fazer nada até que certas reuniões sejam realizadas — não perca tempo tentando fazer coisas que não precisa ou que delegou a outras pessoas.

Quando você tiver trabalho a fazer, reserve um tempo para isso, mesmo que isso signifique chegar cedo ou ficar até tarde. Isso dará um bom exemplo para seus funcionários e os motivará.

Por outro lado, nos casos raros em que você realmente não tenha nada para fazer, faça uma pausa e descanse a sua mente em vez de ficar esgotado.


Realizar menos reuniões


A vida de um empresário parece estar cheia de reuniões. Você descobrirá que a maior parte do tempo é gasta em reuniões, em vez de conquistar alguma coisa.

Mas você realmente precisa ter tantas reuniões?

As reuniões demoram muito mais tempo do que elas deveriam — desde agendá-las até o envio de atas após a reunião — é necessário muito esforço.

Avalie a agenda de uma reunião planejada e decida se você realmente precisa de um determinado grupo de pessoas em um local físico para esta discussão.

Pode ser muito mais fácil enviar um e-mail ou postar uma mensagem rápida em um chat, para que todos possam avançar com uma ação sem precisar levar duas horas por dia.


Principais conclusões


Ser proprietário de uma empresa é uma função que consome tudo e pode ser difícil gerenciar seu tempo.

Porém, com algumas mudanças simples, os proprietários podem economizar tempo enquanto são produtivos e sentem-se motivados.

Não tenha medo de delegar tarefas e criar um plano de ação que o ajude a priorizar. Invista em ferramentas de produtividade que aumentarão a eficiência e ajudarão a evitar distrações.

Entenda que você precisa ser flexível, mas não se sobrecarregue até o ponto de esgotamento.

E, finalmente, se você não precisar ter uma reunião, não faça uma. Existem maneiras mais eficientes de se comunicar que não exigem que você se encontre fisicamente com sua equipe.

Esses seis métodos simples ajudarão você a economizar um tempo precioso, para que você possa ser um melhor empresário e líder em seus negócios.
 

Guest post escrito pela Venngage.