Assim como uma empresa precisa emitir uma nota fiscal para o cliente quando um produto é comprado, as empresas devem receber uma nota fiscal dos fornecedores dos seus produtos e serviços. Essa é a chamada nota fiscal de entrada, um documento tão importante como a nota fiscal de saída, nome que recebe a nota que o consumidor final recebe.
Além de ser uma prova fiscal da aquisição legal de bens e produtos, a nota fiscal de entrada colabora com o controle de estoque, o que hoje é essencial para as empresas que desejam contar com uma gestão empresarial de qualidade.
Assim como nas ocasiões em que produtos e serviços de fornecedores são recebidos na sua empresa, a nota fiscal de entrada é necessária em outras situações.
Veja quais são elas a seguir:
- Quando o bem é processado em alguma etapa por um profissional autônomo e depois volta à empresa;
- Na entrada de uma mercadoria importada no país, uma vez que nota fiscal estrangeira não possui valor em território nacional;
- Quando o bem é despachado por um produtor que não tem obrigação de emitir notas fiscais;
- Quando um bem é adquirido por meio de leilão ou mesmo arrematado em concorrência realizada pelo poder público;
- Em casos de retorno de mercadoria exposta em feirasrealizadas para o público;
- Quando o cliente devolve uma mercadoria para a empresa de quem adquiriu anteriormente, sendo que nesse caso a nota deve ser emitida pela própria empresa que vendeu o produto.
Como e porque armazenar notas fiscais de entrada
Para garantir que todos os procedimentos que envolvem a nota fiscal eletrônica sejam concluídos de forma adequada, é essencial que dentro da sua empresa exista uma rotina. Ou seja, sempre que o produto ou serviço for recebido pelo fornecedor, bem como o DANFE -Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, a empresa deve seguir alguns trâmites.
Entre eles, certificar-se que a nota fiscal eletrônica foi devidamente autorizada pela Sefaz- Secretaria da Fazenda.Outro procedimento necessário é verificar se o fornecedor encaminhou o arquivo XML da nota fiscal eletrônica para a empresa. Isso é importante porque é preciso armazenar de forma adequada todos esses arquivos.
Guardar os arquivos XML é necessário em casos de fiscalização da Receita Federal, sem contar que essa medida ajuda em muito na busca de informações quando necessário, tornando mais eficiente o gerenciamento da sua empresa. Estando isso tudo certo, a empresa pode finalmente inserir os dados da DANFE no seu sistema.
Como emitir nota fiscal de entrada
Para entender bem o funcionamento da nota fiscal de entrada, é importante saber que tanto a nota fiscal de entrada quanto a nota fiscal de saída não devem sersó armazenadas digitalmente, como também registradas. Essa é uma obrigação legal que os microempresários e que os empresários de pequeno porte e que se enquadram no Simples Nacional possuem.
Isso está previsto no artigo 3º da Resolução Nº 10/2007 do Comitê Gestor de Tributação das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Já o registro deve feito no Livro Registro de Entradas, em ordem cronológica e de modo que as notas fiquem agrupadas em conformidade com o Código Fiscal de Operações e Prestações.
Mesmo em tempos de nota fiscal eletrônica, essas exigências continuam existindo. Já na hora de emitir a nota fiscal de entrada é possível optar por duas maneiras: a emissão e a importação. No primeiro, a empresa emite a nota fiscal de entrada, comprovando que a mercadoria entrou ou volto.
Enquanto isso, a importação de nota fiscal de entrada acontece quando o seu fornecedor é quem emite a nota fiscal. São os casos de compra de produtos e serviços de terceiros, sendo que nesses casos, a sua empresa deve apenas importar o arquivo XML da nota fiscal, bem como registrando a entrada posteriormente.
Como evitar o uso ilegal do seu CNPJ
O responsável pelas notas fiscais deve conhecer ainda a forma de como evitar que o CNPJ da sua empresa seja usado em notas frias. Ela consiste em recorrer à manifestação do destinatário, que funciona como um instrumento de proteção. Ou seja, quando você souber que o seu CNPJ foi usado ilegalmente, é preciso avisar a Receita Federal.
A emissão de notas fiscais pode se tornar uma tarefa muito mais dinâmica e eficiente na sua empresa se ela contar com um sistema de gerenciamento de qualidade. O GestãoClick é um software de gestão empresarial online que informatiza todos os dados da sua empresa, garantindo segurança e praticidade no preenchimento de documentos.
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