DANFE: entenda o que é e como funciona

DANFE é a sigla para documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, a NF-e, um documento sem valor fiscal que contribui com a prestação de contas das empresas. Saiba mais!

Você já implantou o sistema de nota fiscal eletrônica na sua empresa? Independente se você já o fez ou se está em processo, é essencial saber como funcionam todos os procedimentos que envolvem essa nova maneira de estar em dia com o fisco.

Para ajudar a esclarecer possíveis dúvidas, portanto, continue lendo este artigo e saiba mais sobre o DANFE: entenda o que é e como funciona a partir dos seguintes tópicos:

• O que é DANFE
• Como funciona o DANFE
• O que deve conter o DANFE
• Como emitir DANFE
• Software ERP para emissão de DANFE

O que é DANFE

DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e, um documento sem valor fiscal que contribui com a prestação de contas de empresas. O seu uso principal é durante o transporte de mercadorias, quando é imprescindível estar junto às encomendas.

Sabe-se que caminhões e outros veículos que transportam as mais variadas cargas devem ter consigo os documentos legais de cada mercadoria. E como a nota fiscal eletrônica é um documento digital, o DANFE é um tipo de versão impressa ou a sua representação gráfica.

Quando os veículos não transportam o DANFE respectivo às mercadorias que transportam estão sujeitos a multas se forem fiscalizados. Portanto, ele não substitui a NF-e, mas sim, serve para facilitar o acesso aos seus dados e comprovar a legitimidade da transação comercial.

E para confirmar a efetiva existência de uma nota fiscal eletrônica, o DANFE conta ainda com a chamada chave numérica, um código usado para acessar a NF-e a qual está atrelado. Isso pode ser feito em uma simples consulta pela internet.

O documento deve conter ainda um código de barras para que seja feita a leitura da chave.

Se ainda tem dúvidas sobre NF-e, aqui falamos tudo que você precisa saber sobre nota fiscal eletrônica!

Como funciona DANFE

Para servir como comprovante de um legítimo processo de compra e venda, o DANFE conta com 44 posições, ou seja, os principais dados do documento fiscal. Eles servem para melhorar a consulta de informações referentes a sua nota fiscal eletrônica.

Dessa forma, pode-se chamar o DANFE ainda de um comprovante da NF-e. Além disso, esse documento contribui com a escrituração contábil e pode funcionar como uma comprovação de prestação de serviços.

Então, se o destinatário do produto não for o emissor da NF-e, ele deve arquivar o DANFE pelo mesmo prazo legal exigido para as notas fiscais, isto é, cincos anos. Isso permite que ele seja apresentado quando solicitado.

O DANFE funciona ainda como comprovante da entrega do produto ou da prestação do serviço, uma vez que o destinatário deve assiná-lo no ato da entrega do mesmo ou realização do serviço.

O que deve conter o DANFE

O DANFE deve conter as seguintes informações:

• Chave de acesso da NF-e;
• Código de barras;
• Data e horário de saída da mercadoria;
• Placa do veículo;
• Transportadora;
• Natureza da operação;
• Descrição das mercadorias.

Além disso, o documento possui layout padronizado, sendo que o mesmo está disponível no Manual de Integração – Contribuinte. O material encontra-se no Portal da Nota Fiscal Eletrônica do Ministério da Fazenda.

O DANFE pode conter mais de uma página, se necessário, sendo que as mesmas devem estar enumeradas. Nesse caso, cada página deve apresentar repetidas as seguintes informações:

• Identificação com o título DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;
• Razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se for o caso, do emitente;
• Chave de acesso e código de barras;
• Número e série da NF-e;
• Tipo de operação (entrada ou saída);
• Número total de folhas do documento.

O DANFE pode apresentar demais dados, usados de acordo com a necessidade do emissor, os quais podem ser:

• Dados do transportador e da mercadoria, desde que não ocupe mais do que metade do verso do documento;
• Logotipo do emissor.

Essas informações adicionais de maneira alguma podem prejudicar a leitura dos dados contidos no documento.

Como emitir o DANFE

O DANFE costuma ser emitido por um sistema gerador danfe integrado a um sistema emissor de nota fiscal eletrônica a fim de evitar divergências de dados entre ambos os documentos. Para tanto, basta configurar o emissor de NF-e para imprimir o seu documento auxiliar.

Além disso, só pode ser emitido depois que a empresa receber a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e, com exceção de alguns casos. Em algumas situações é preciso ainda fazer uso de vias adicionais das Notas Fiscais e, assim, imprimir mais de um DANFE.

No documento pode ser feito o deslocamento do comprovante de entrega, o que, em geral, acontece com o canhoto destacável da extremidade inferior. Possíveis carimbos que sejam feitos no documento devem ir no seu verso.

Se quem emite o DANFE deseja mudar o layout do documento para adequá-lo as suas necessidades específicas, é preciso solicitar autorização à Secretaria da Fazenda. Mesmo se a mudança for aprovada, é necessário manter as informações obrigatórias.

Por fim, o documento pode ser impresso em papel comum, em tamanho que varia entre o A4 e o ofício 2. As folhas impressas podem ser avulsas, formulário contínuo, formulário pré-impresso ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico.

Software para emissão de DANFE

Hoje em dia, a melhor forma de emitir nota fiscal eletrônica e imprimir o DANFE é com um emissor próprio. Isso garante mais eficiência para a rotina do dia a dia do seu escritório. Para tanto, o recomendado é usar um software ERP.

Esse sistema de gestão empresarial não só todos os documentos necessários como também contribui de outras maneiras para a administração das tarefas realizadas no seu negócio. Entre elas, emissão de boleto bancário, controle de estoque, controle financeiro e muito mais.

Tudo isso é possível por meio da informatização dos dados, conexão dos setores da sua empresa e automatização dos procedimentos. Com isso, não é preciso digitar novamente todos os dados para a nota fiscal, pois eles já estão armazenados no sistema.

Com isso, o trabalho acontece de maneira mais dinâmica e você pode contar com uma equipe mais enxuta, sem que haja perda de qualidade ou profissionais sobrecarregados. O GestãoClick é um software ERP que faz isso é possui demais funcionalidades.