LGPD e ERP: Seu ERP está preparado para a LGPD?

Você sabe o que é e qual a importância da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados? Seu sistema de gestão empresarial – ERP atual está preparado e devidamente adequado às regras desta nova lei de segurança?

No mundo, mais de 120 países possuem lei específica para a proteção de dados pessoais e o Brasil, a partir de 2018, também começou a fazer parte deste grupo. Trata-se da devida regulamentação relacionada à forma como as empresas lidam com os dados tanto de pessoas físicas como jurídicas.

Nos dias de hoje, uma infinidade de dados são coletados diariamente principalmente pela internet, ao se fazer um cadastro ou mesmo uma compra. A LGPD tem como alvo proteger estes dados e as empresas precisam se adequar às novas regras.

Neste artigo, você vai entender melhor sobre a lei LGPD, os mecanismos necessários para fazer com que sua empresa a cumpra bem como os ERPs que já estão alinhados com a referida lei. Acompanhe.

Os conceitos básicos sobre a LGPD

Como já dissemos logo acima, a maioria das empresas coletam uma infinidade de dados pessoas de seus clientes, colaboradores, fornecedores, entre outros e este processo é considerado até que normal.

A LGPD foi criada como forma de garantir que estes dados fiquem devidamente protegidos e é de responsabilidade da empresa que os coletou o devido sigilo e segurança dos mesmos, para estar em de acordo com a lei.

Entrou em vigor em agosto de 2020 e o seu descumprimento pode representar pesadas multas para a organização, incidindo diretamente sobre o percentual de faturamento da empresa. Portanto, é um assunto sério e precisa ser considerado.

Conheça os Pilares da Nova Lei Geral de Proteção de Dados

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A LGPD, apesar de ser uma lei legitimamente brasileira, se baseou no modelo europeu e conta com 4 pilares importantes, a saber:

  1. Transparência: todas as empresas precisam deixar claro o motivo pelo qual precisam de determinadas informações e de qual forma estas serão utilizadas em seus negócios;
  1. Controle: além do motivo, as empresas também precisam deixar bem claro onde e como tais dados serão armazenados, bem como quando e por quem serão acessados;
  1. Consentimento: previamente, o dono das informações que serão coletadas deverá autorizar a empresa a armazena-los, perante alguns processos formais e específicos quando do início da coleta.

Este dono ainda deve ficar ciente (bem como a empresa) que pode solicitar que suas informações sejam deletadas dos respectivos bancos de dados da empresa a qualquer momento;

  1. Segurança: a empresa que coletou e guardará os dados deve demonstrar quais serão os mecanismos e procedimentos adotados para garantir que as informações coletadas serão utilizadas apenas e exclusivamente para a finalidade previamente autorizada, garantindo ainda zero de risco de vazamento.

Como as Novas Funcionalidades do ERP Podem Ajudar sua Empresa

Todas as empresas que já utilizam sistemas de gestão integrados precisarão adaptar suas respectivas plataformas às exigências da nova lei. No entanto, já existem no mercado soluções tecnológicas completas que já contemplam tal exigência.

Confira algumas destas soluções:

  • Nível de Risco: Quem pode acessar cada informação coletada?

O sistema ERP irá analisar os riscos de cada informação armazenada automaticamente, sem que a necessidade de nenhuma ação da gestão da empresa. Além disso, pelo seu próprio módulo de segurança de acesso, garante que apenas pessoas autorizadas possam acessar tais dados.

Isto é feito através de filtros e funcionalidades que delimitam corretamente e com precisão esses níveis de acesso e responsabilidade.

  • Nível de Risco: Como as pessoas irão autorizar acesso e utilização de seus dados pessoais?

É de responsabilidade das empresas criarem mecanismos apropriados para conseguir o consentimento das pessoas, no momento da coleta dos dados, para a manutenção e utilização dos mesmos.

O ERP cria e armazena protocolos de consentimento ou isto pode ser feito, inclusive, por meio de um aplicativo ou sistema integrado. Tudo é automático e transparente para o dono das informações.

  • Nível de Risco: Como funcionará os acessos a bancos de dados de terceiros?

Naturalmente, existem muitas trocas de informações entre diferentes sistemas dentro de uma empresa, o que pode vir a colocar em risco os dados coletados. Como qualquer dado, para ser acessado, requer prévia autorização de uso, estes sistemas também precisarão de algum procedimento prévio de autorização para que seja efetiva essa integração.

Apoio Especializado Sobre a LGPD

Como dito, todas as empresas nacionais precisarão se adequar à LGPD. Sugerimos que sua empresa faça um levantamento de todas as informações de pessoas físicas e/ou jurídicas mantidas sob sua responsabilidade.

Lembrando que a lei LGPD não faz qualquer distinção entre documentos físicos ou digitais, ou seja, suas exigências valem para ambos os formatos. É preciso ficar atento e ciente dos riscos envolvidos em todo este ciclo pelo qual as informações coletadas passam dentro de uma empresa.

O correto armazenamento, para evitar vazamentos, e a correta disponibilização da informação à quem realmente precisa dela, ajudam a mantar o ambiente e estes dados seguros, uma vez que é possível mapeá-los a qualquer momento.

A adequação à nova lei LGPD envolve profissionais especializados, investimentos tecnológicos apropriados e também em recursos humanos. Sua correta adequação, por parte de sua empresa, garante um nível mais elevado de governança e de boas práticas, conferindo mais confiabilidade à sua empresa.

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