Economize tempo e dinheiro com um cadastro de produtos bem feito!

Trabalhar de forma desorganizada é o principal ingrediente de uma receita fracassada: se você não realiza o cadastro de produtos, por exemplo, como vai saber quais itens estão armazenados na empresa?

Além de organizar e otimizar processos, o cadastro de produtos eficiente ainda ajuda a economizar tempo e dinheiro. Os motivos são claros: 

• economiza tempo porque a equipe vai saber o que tem ou não no estoque e você não precisará fazer um colaborador parar o que está fazendo para contar itens;

• economiza dinheiro porque produtos parados no estoque prendem o capital de giro e podem significar prejuízos; além do mais, há economia ao evitar a compra de mercadorias repetidas.

A seguir, entenda um pouco mais sobre o assunto!
 

Entenda como fazer um cadastro de produtos bem feito

Como já visto no início deste artigo, o cadastro de produtos é importante para a economia da empresa e para a produtividade da equipe. 
Além disso, em um sistema ERP esse cadastro ainda é útil para gerar orçamentos, gerar ordens de serviços e realizar o registro de dados e a posterior emissão de relatórios detalhados — os quais, por sua vez, podem ser utilizados estrategicamente para saber quais são os itens menos ou mais vendidos em determinado período, por exemplo. 

Veja, resumidamente, o que considerar para fazer um cadastro de produtos bem feito:

• escolha um colaborador para ser o responsável pela tarefa;

• padronize todo o processo;

• padronize as informações dos produtos;

• separe os itens por categorias;

• use o código de barras.
 

Como auxílio de controle, há duas opções: planilhas (no Excel) ou o sistema mencionado acima. 

Cadastro de produtos Excel: funciona?

Apesar de não ser o ideal, muitas empresas ainda trabalham cadastro de produtos excel, que são os arquivos em planilhas de preenchimento manual. Veja, abaixo, quais são os campos principais que devem constar na planilha.

Planilha para cadastro de produtos

Há muitos tipos de planilha cadastro de produtos e, geralmente, cada empresa trabalha com um modelo próprio e personalizado. Nos diferentes modelos, é comum encontrarmos os seguintes campos para preenchimento:

• nome do produto;
• quantidade;
• número de identificação;
• variações (como cor, lote, tamanho e peso);
• data de validade (quando convém);
• custo unitário e preço de venda;
• fornecedor responsável.

Vale lembrar que a maior dificuldade de utilizar planilhas é manter a relação atualizada, pois a atualização manual exige esforços diários, visto que a entrada e saída de produtos da empresa é frequente.
 

Prefira o Sistema de Cadastro de Produtos

Chame da maneira que preferir: software, programa ou sistema de cadastro de produtos. De qualquer maneira, estamos falando de uma das melhores opções para manter o cadastro de produtos e vendas, além do estoque, devidamente organizados. 

Mas por que essa opção é tão boa assim?

Um sistema automatizado de gestão empresarial com a funcionalidade de realizar cadastros dispensa o uso de planilhas e facilita todo o processo de registrar as mercadorias entregues por fornecedores. É muito mais prático por diferentes motivos:

• o sistema ERP integra os diferentes setores do negócio, o que otimiza a cadeia de processos: quando um item chega à empresa e é cadastrado, ele é automaticamente contabilizado no estoque. Depois, quando uma venda é realizada, ele é automaticamente descontado do estoque;

• o preenchimento dos campos do sistema é muito mais fácil do que o preenchimento dos campos de uma planilha, e está sujeito a menos erros;

• por ser integrado, o sistema também facilita o processo de emissão de notas fiscais quando o item já está cadastrado e contabiliza em relatórios gerenciais diversas informações relacionadas aos produtos vendidos, em estoque, devolvidos etc.;

• é possível cadastrar produtos com variações ou com composição para ter um controle mais detalhado.

Percebe como é muito mais prático? 

Enquanto a planilha serve apenas para um propósito, o sistema ERP auxilia diversos outros processos, como:

• controle de vendas, compras, cotações e estoque;

• emissão de notas fiscais e relatórios para mensurar resultados;

• controle das finanças.

Viu?! Economizar tempo e dinheiro é possível por meio de um cadastro de produtos bem feito. Preparamos um vídeo para mostrar como cadastrar produtos de forma mais prática pelo sistema ERP, assista!

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