O eSocial tem gerando muitas dúvidas nas empresas e contribuintes que precisam transmitir eventos. O cronograma já foi alterado muitas vezes o que provoca grande confusão.
Mas hoje você irá saber as últimas notícias sobre o eSocial e entender tudo sobre o sistema e se a sua empresa está enquadrada na obrigatoriedade de utilização.
Além disso, você sabe o que é, como funciona e como se organizar para participar do eSocial? As respostas a essas perguntas você encontra neste artigo, por meio dos tópicos a seguir:
– O que é o eSocial?
– Quem é obrigado a integrar o eSocial?
– Vantagens do eSocial?
Como funciona o eSocial.
– Como se preparar para o eSocial?
– Prepare-se para o eSocial com o sistema certo.
O que é o eSocial?
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, que foi instituído por meio do Decreto 8.373/2014. O seu objetivo é o de simplificar a administração dos dados dos funcionários das empresas, bem como a prestação de contas ao governo.
Essa ferramenta integra o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, que foi implantado há 10 anos, e inclui uma série de recursos para desburocratizar os procedimentos legais, os quais devem ser realizados por todas as empresas no país.
O eSocial permite aos empregadores informarem de modo digital as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
A maneira como essa comunicação era feita aos órgãos competentes causava muita reclamação por conta do grande trabalho que exigia. No entanto, com o eSocial tudo se tornou mais simplificado e unificado, uma vez que, ao realizar o envio dos dados eletronicamente, é possível fazer isso de uma só vez.
Hoje em dia, são 15 as obrigações acessórias que, com o novo sistema, são feitas de modo integrado. São elas as seguintes:
– GFIP;
– CAGED;
– RAIS;
– LRE;
– CAT;
– CD;
– CTPS;
– PPP;
– DIRF;
– DCTF;
– QHT;
– MANAD;
– Folha de Pagamento;
– GRF;
– GPS;
Vantagens do eSocial?
Todas as mudanças exigem esforços e por mais que, para muitos empresários, seguir os trâmites necessários para usar o eSocial seja dispendioso, na realidade, essa nova ferramenta oferece uma série de vantagens. Elas não são apenas para o governo, como também para os empresários e trabalhadores.
Para os empresários, o benefício principal é a facilidade em se manter em dia com o fisco. Afinal, para executar todas as tarefas burocráticas é preciso uma equipe qualificada e tempo, sendo que com o eSocial é possível realizar tudo em menos tempo e mesmo com um quadro mais enxuto de pessoal.
Já para o governo facilita a fiscalização e detecção de infrações referentes às normas previdenciárias e trabalhistas. Para os trabalhadores, é uma garantia maior que o seu empregador está realizando todos os procedimentos necessários para que sejam garantidos os seus direitos trabalhistas e previdenciários.
Como funciona o eSocial?
Quando uma empresa está apta a integrar o eSocial ela deve prestar uma série de informações ao sistema, sendo possível dividir esses dados em quatro grupos: São eles:
- Eventos iniciais: cadastro de dados básicos para identificar a empresa e cada um dos seus funcionários;
- Eventos de tabelas: são informações salvas em tabelas para que sejam usadas em mais de um arquivo do eSocial, para informar eventos periódicos e não periódicos;
- Eventos não periódicos: fatos jurídicos trabalhistas que não possui data determinada para acontecer, mas depois possui prazo de transmissão;
- Eventos periódicos: eventos periódicos determinado de modo prévio que possuem prazo até o dia 7 do mês seguinte.
Está prevista a inclusão de outros dados posteriormente, como informações a respeito de processos judiciais e administrativos das empresas.
Quem é obrigado a integrar o eSocial?
Em janeiro de 2018, iniciou a obrigatoriedade da implantação do sistema eSocial para as empresas com faturamento apurado, em 2016, superior a R$ 78 milhões. Em março, depois de realizarem o cadastro no sistema, esses empreendimentos entraram na segunda fase do novo sistema.
Ela consistia em enviar as informações referentes aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, os chamados eventos não periódicos, nos quais estão incluídas as admissões, afastamentos e desligamentos. A implantação do eSocial para essas, que são as empresas já obrigadas a usar o novo sistema, será concluída em julho de 2019, quando passarão a ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador (SST).
Essa primeira etapa do programa envolveu 13.115 grandes empresas brasileiras e foi possível fazer um diagnóstico sobre as principais dificuldades enfrentadas pelas organizações para ajustar seus processos e sistemas ao novo modelo de informação.
Em outubro de 2018 foi publicada a Resolução CDES nº 05 no Diário Oficial da União que alterou a regulamentação anterior referente ao eSocial e estabeleceu novos prazos para o envio de eventos para o programa para os demais grupos de empresas.
As empresas foram subdivididas em novos grupos:
- Grupo 1: Entidades empresariais com faturamento, em 2016, acima de R$ 78 milhões.
- Tabelas: 08/01/2018
- Não Periódicos: 01/03/2018
- Periódicos: 08/05/2018 (dados desde o dia 1º)
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: agosto/2018
- Substituição GFIP FGTS: fevereiro/2019
- SST: julho/2019
- Grupo 2: Demais entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões.
- Tabelas: 16/07/2018
- Não Periódicos: 10/10/2018
- Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º)
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: abril/2019
- Substituição GFIP FGTS: abril/2019
- SST: janeiro/2020
- Grupo 3: Entidades optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural e entidades sem fins lucrativos;
- Tabelas: 10/01/2019
- Não Periódicos: 10/04/2019
- Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º)
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: outubro/2019
- Substituição GFIP FGTS: outubro/2019
- SST: julho/2020
- Grupo 4: Entes públicos e organizações internacionais
- Tabelas: janeiro/2020
- Não Periódicos: Resolução específica, a ser publicada
- Periódicos: Resolução específica, a ser publicada
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: Resolução específica, a ser publicada
- Substituição GFIP FGTS: Circular CAIXA específica
- SST: janeiro/2021
Essa classificação foi definida após verificação da situação de opção pelo Simples Nacional em 1º de julho de 2018. As empresas constituídas após essa data, que optaram pelo Simples Nacional, também entram no 2º grupo.
Como se preparar para o eSocial?
Para se adequar às exigências do eSocial é preciso que as empresas possuam sistemas em suas empresas que informatizem os seus dados, o que na realidade já é uma necessidade de empreendimentos que fazem uso da nota fiscal eletrônica. No entanto, de acordo com o sistema de cada negócio pode ser preciso incluir novas funções.
É importante ainda dar início a esse procedimento o quanto antes, uma vez que a Previdência e o Ministério do Trabalho podem fiscalizar as empresas para averiguar se os sistemas estão adequados às novas necessidades. Em alguns casos, os empreendimentos que não estiverem adaptados podem ter que pagar multas.
Prepare-se para o eSocial com o sistema certo
Para que a sua empresa esteja preparada, portanto, é preciso implantar um sistema que, além de informatizar os dados, conecte os setores, como o financeiro, fiscal, estoque, vendas, pessoal e outros. Isso é necessário porque todos eles estão envolvidos de uma forma ou outra nas novas exigências do governo.
Além disso, essa conexão dos setores é muito benéfica para o seu negócio, uma vez que dessa forma é possível realizar todas as tarefas cotidianas com mais praticidade e rapidez.
Para tanto, você e a sua equipe devem apenas acessar a plataforma do sistema para fazer os procedimentos diários, sendo que tudo é registrado e salvo em bancos de dados.
Com isso, da próxima vez que as mesmas informações forem usadas se torna fácil encontrá-las. Isso gera economia na sua empresa, sendo possível contar com um quadro de funcionários menor, sem sobrecarregar ninguém e sem que a qualidade do trabalho diminua. E mais, você consegue ter um melhor controle de tudo o que acontece no seu negócio.
Com esse acompanhamento é possível tomar decisões mais assertivas e saber a situação financeira do seu negócio a qualquer momento. O GestãoClick é um ERP cloud que oferece todas essas funcionalidades e pode ajudar você a implantar na sua empresa o eSocial.