eSocial: sua empresa está preparada?
Descubra o que é o eSocial, quem é obrigado a usar, como funciona e como preparar sua empresa para se adequar às exigências legais do sistema.
O eSocial ainda gera muitas dúvidas entre empresas e contribuintes que precisam transmitir eventos obrigatórios. O cronograma do sistema passou por diversas alterações ao longo dos anos, o que aumentou então a confusão sobre sua implementação e exigências.
Neste artigo, você vai entender o que é, quem precisa adotá-lo, suas vantagens e, principalmente, como preparar sua empresa para se adequar ao sistema.
O que é o eSocial?
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi instituído pelo Decreto 8.373/2014 com o objetivo de simplificar a administração de informações relacionadas aos trabalhadores.
Ele integra o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e reúne, em uma única plataforma, diversas obrigações legais que antes eram cumpridas separadamente. Com o eSocial, empresas podem então enviar suas informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma digital e unificada.
A unificação reduz a burocracia e torna os processos mais ágeis. Atualmente, o sistema substitui 15 obrigações acessórias, como:
- GFIP
- CAGED
- RAIS
- LRE
- CAT
- CD
- CTPS
- PPP
- DIRF
- DCTF
- QHT
- MANAD
- Folha de pagamento
- GRF
- GPS
Quem é obrigado a integrar o eSocial?
A obrigatoriedade de uso do eSocial foi dividida em grupos conforme o faturamento e tipo de organização. A seguir, veja então como ficou o cronograma de implantação:
- Tabelas: 08/01/2018
- Eventos não periódicos: 01/03/2018
- Eventos periódicos: 08/05/2018
- Substituição GFIP previdenciária: ago/2018
- Substituição GFIP FGTS: fev/2019
- SST: jul/2019
#2: empresas faturamento até R$ 78 milhões
- Tabelas: 16/07/2018
- Não periódicos: 10/10/2018
- Periódicos: 10/01/2019
- Substituição GFIP previdenciária: abr/2019
- Substituição GFIP FGTS: abr/2019
- SST: jan/2020
#3: Simples Nacional, pessoa física (exceto doméstico), produtor rural, sem fins lucrativos
- Tabelas: 10/01/2019
- Não periódicos: 10/04/2019
- Periódicos: 10/07/2019
- Substituição GFIP previdenciária: out/2019
- Substituição GFIP FGTS: out/2019
- SST: jul/2020
#4: Entes públicos e organizações internacionais
- Tabelas: jan/2020
- Demais fases: conforme resoluções específicas
Além disso, empresas abertas após 1º de julho de 2018, optantes pelo Simples Nacional, foram incluídas no Grupo 2.
Quais são as vantagens do eSocial?
Mesmo exigindo esforço de adaptação, o eSocial traz diversas vantagens para empresas, governo e trabalhadores. Entre os principais benefícios estão, por exemplo:
Empresas:
- Redução da burocracia
- Agilidade nos processos
- Menor necessidade de retrabalho
- Facilidade para manter-se conforme o fisco
- Maior capacidade de fiscalização
- Detecção mais precisa de irregularidades trabalhistas e previdenciárias
- Garantia de que os direitos estão sendo cumpridos
- Mais segurança nas relações trabalhistas
Como funciona o eSocial na prática?
Para cumprir suas obrigações no eSocial, as empresas precisam enviar diferentes tipos de eventos. Nesse sentido, as classificações são:
- Eventos iniciais: dados cadastrais da empresa e dos funcionários
- Eventos de tabelas: dados utilizados por vários arquivos do eSocial
- Eventos não periódicos: informações trabalhistas sem data fixa, como admissões e desligamentos
- Eventos periódicos: como a folha de pagamento, com envio até o dia 7 do mês seguinte
No futuro, o sistema deve incorporar ainda mais informações, como dados sobre processos judiciais e administrativos.
Como se preparar para o eSocial?
A adequação ao eSocial exige organização e tecnologia. As empresas devem investir em sistemas informatizados de gestão que integrem suas áreas internas — algo essencial não apenas para o eSocial, mas para a saúde geral do negócio.
É fundamental começar a adaptação o quanto antes, já que a fiscalização por parte do governo está ativa. Por outro lado, empresas não adaptadas podem ser penalizadas com multas por descumprimento.
Para garantir conformidade com o eSocial, sua empresa precisa de um sistema de gestão que centralize dados e conecte setores como, por exemplo:
- Financeiro
- Recursos humanos
- Fiscal
- Estoque
- Vendas
Um bom sistema permite que todas as operações sejam feitas de forma automatizada e segura. Dessa forma, os dados são salvos em nuvem e facilmente acessados, promovendo, assim, economia, agilidade e controle sobre o negócio.
Um exemplo é o GestãoClick, um ERP na nuvem que ajuda empresas a se prepararem e a manterem suas obrigações sempre em dia.