Não se preocupe: migração de dados ao mudar ERP

Está pensando em mudar de sistema de gestão? Mas está preocupado com a migração de dados para um novo sistema de gestão empresarial? Fique tranquilo e entenda porque não se preocupar.

Nem sempre as mudanças são bem recebidas, mesmo quando elas representam um importante avanço. Afinal, é natural que as pessoas mostrem resistência ao que é novo, não só na vida pessoal, como na profissional também. No entanto, esse é um processo necessário em muitas situações, além de sempre haver o jeito certo para mudar sem que haja problemas.

É o caso da migração de dados para um novo sistema de gestão empresarial. Muitas vezes, pode ser melhor começar do zero do que migrar, mas de qualquer forma, em um primeiro momento, pode haver a necessidade de um pouco mais de trabalho. Por outro lado, em pouco tempo esse empenho maior mostra todas as suas vantagens.

Afinal, para você saber por que não se preocupar com a migração de dados ao mudar de sistema de gestão, confira nesse artigo bons motivos para inovar a administração da sua empresa com os tópicos a seguir deste artigo:

• A mudança é para melhor;
• Os resultados são vistos no curto prazo;
• Profissionais capacitados sabem o que fazem;
• Existem dados que podem ficar só no backup;
• Como fazer uma migração de dados de sucesso.

A migração de dados é para melhor

Embora essa pareça mais um consolo do que um motivo para não se preocupar com a migração de dados ao mudar de sistema de gestão, a questão é que as mudanças não só costumam ser para melhor, como muitas vezes são obrigatórias. Se o sistema de gestão atual não dá mais conta do recado, é preciso mudar.

Além disso, é de extrema importância que o sistema seja eficiente, senão, não adianta nada usá-lo, mais uma razão para fazer a mudança quando for preciso. E vale lembrar ainda que nem sempre a migração de dados é um trauma como se costuma imaginar.

Mesmo que haja um pouco a mais de trabalho no início do processo, como cadastrar produtos, serviços, clientes e fornecedores, nem tudo precisa ser transferido para a nova plataforma. É preciso avaliar junto com fornecedor do software o melhor caminho a seguir, a fim de finalizar a migração de dados de maneira mais assertiva.

Alguns sistemas permitem a  migração de dados através de planilhas de Excel e o GestãoClick é um deles. O sistema permite que você importe as informações de contas a pagar, a receber, fornecedores, clientes, produtos e financeiro através de planilhas de Excel, além disso, é possível importar XML de notas de compras. Veja um exemplo de como é fácil importar produtos para o software no link.

Os resultados são vistos no curto prazo

Logo depois do trabalho inicial na hora de migrar dados para um novo sistema, os benefícios já conseguem ser vistos em pouco tempo. E para que esse empenho tenha valido a pena é preciso trocar o seu antigo sistema por eficientes softwares que atendam todas as necessidades do seu negócio.

Com um sistema ERP online é possível tornar a rotina da sua empresa muito mais dinâmica, uma vez que alguns procedimentos começam a ser realizados de modo automático. Além disso, os setores se conectam, evitando o retrabalho, ou seja, quando uma pessoa faz algo que outro já fez por falta de comunicação.

Um software de gestão empresarial também informatiza todos dos dados do seu negócio, de modo que é possível ter todas as informações reunidas em um único lugar. Com isso, elas precisam ser incluídas no sistema uma só vez para depois serem usadas em diversos momentos.

Profissionais capacitados sabem o que fazem

É importante escolher bem qual o novo sistema de gestão empresarial que você vai implantar na sua empresa, pois ao escolher de um fornecedor com uma equipe de profissionais competentes é possível fazer uma migração de dados menos traumática. Isso porque eles ajudam a definir o que pode ser migrado e o que deve ser incluído novamente.

Além disso, eles vão ajudar a implantar o sistema aos poucos, bem como treinar os usuários. Assim, quando começar a funcionar a sua equipe já vai saber como utilizá-lo. E, na medida em que os dados forem incluídos no sistema e novas tarefas forem executadas, os seus usuários intuitivamente aprendem a dominar o novo sistema. Afinal, a prática leva à perfeição.

Existem dados que podem ficar só no backup

Mais uma boa razão porque não se preocupar com a migração de dados ao mudar de sistema de gestão é que nem todas as informações precisam ser transferidas. As informações fiscais, por exemplo, podem permanecer nos backups para uso futuro, sendo que muitos documentos devem ser armazenados por cinco anos.

Da mesma forma, relatórios e levantamentos podem ficar arquivados, pois novos serão gerados. Além disso, para muitos empresários é melhor começar o novo sistema do zero, incluindo todas as informações, sem importar nada.

Essa é a preferência quando as informações já existentes estão desorganizadas. E mais, ao implantar um novo sistema é possível atualizar as informações, descartar o que só ocupa espaço e colocar tudo em ordem. Essa pode ser a hora certa de finalmente usar os dados do sistema a favor do seu negócio.

Como fazer uma migração de dados com sucesso

Para fazer uma migração de daos de sucesso, além de contratar um software que possua uma equipe experiente para fazer o treinamento com a sua equipe e ajudar nessa transição, é essencial escolher um software ERP que atenda as suas necessidades. Hoje em dia, é possível encontrar sistemas de gestão completos, não só com os recursos básicos, mas com muito mais.

Dessa forma, o sistema não serve apenas para gerar nota fiscal, mas também para controlar o estoque, as finanças, as vendas, bem como emitir boleto bancário registrado e ter um canal de comunicação com os clientes. O GestãoClick é um software ERP que colabora ainda com a tomada de decisões ao oferecer relatórios sempre atualizados e completos.

O seu sistema de gestão também conta com a mais alta segurança para que os dados da sua empresa não só migrem com sucesso como estejam guardados a sete chaves. O GestãoClick é também online, assim, chega aos seus clientes pela internet, de modo simples, o que torna a sua implantação mais rápida e fácil.

O sistema permite que você importe as informações (ou do seu outro software ou de seu computador) referentes a contas a pagar, a receber, fornecedores, clientes, produtos e financeiro através de planilhas de Excel, além disso, é possível importar XML de notas de compras.

E por ser online, o seu sistema pode ser acessado de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que o seu cliente possua um aparelho com internet, podendo ser um tablet, smartphone ou qualquer outro dispositivo móvel. Isso permite um acesso remoto seguro e eficiente.

Além disso, é possível exportar os dados do sistema para planilhas caso seja necessário.