Como escolher um programa para gerenciamento de processos?


Gerenciamento de Processos

Utilizar um programa para gerenciar processos é a melhor solução para aumentar a produtividade dos colaboradores e melhorar o desempenho da empresa no mercado. A explicação é simples: ao automatizar e organizar tarefas, otimiza-se a gestão dos departamentos do negócio, o que facilita o trabalho dos colaboradores e gera resultados.

Mas, como escolher esse programa? A fim de ajudá-lo a reconhecer a melhor opção, mostramos abaixo quais são as funcionalidades básicas que um software de gestão precisa apresentar e o que a sua empresa deve buscar nesse sistema. Confira!
 

Quais são as funcionalidades básicas que um software de gestão empresarial deve apresentar?


No geral, os módulos básicos de um sistema ERP são:
 
  • - Cadastros;
  • - Estoque;
  • - Vendas;
  • - Financeiro;
  • - Notas Fiscais;
  • - Relatórios.

Cada um desses módulos, por sua vez, deve apresentar funcionalidades que garantam a organização de processos. Veja alguns exemplos:

- além de produtos ou serviços, o módulo de cadastros deve abranger clientes e fornecedores;
- o módulo de vendas deve incluir funcionalidades relacionadas aos orçamentos, às ordens de serviço e ao sistema PDV;
- as principais funcionalidades do módulo financeiro, por sua vez, se referem às contas a pagar e a receber, ao fluxo de caixa e à conciliação bancária.

Dessa forma, todos os processos têm acompanhamento, indo desde o primeiro contato do cliente até a emissão de notas fiscais eletrônicas após as compras e, claro, finalizando com a emissão de relatórios gerenciais para mensurar resultados.
 

O que sua empresa deve buscar em um software de gestão?


Além das funcionalidades vistas acima, é interessante buscar um sistema ERP que apresente três elementos principais: melhor custo-benefício, armazenamento em nuvem e integração de setores.
 

Custo-benefício

 
Há diferentes sistemas no mercado, e tanto o ERP On-Premise quanto o ERP na nuvem apresentam vantagens e desvantagens. Então, como definir qual apresenta o melhor custo-benefício?

Antes de fazer sua escolha, é preciso se atentar a alguns pontos importantes:

- implementação;
- licença de uso;
- treinamento para funcionários;
- manutenção, atualização e suporte por parte do fornecedor;
- custo total;
- funcionalidades indispensáveis para a empresa.

Os softwares On-Premise, por exemplo, são mais robustos, instalados localmente, têm a implementação demorada e geralmente apresentam módulos desenvolvidos para grandes corporações, sendo bem mais caros em alguns casos.

Já o SaaS (Software as a Service) pode ser a melhor opção para pequenas e médias empresas que visam o melhor custo-benefício, já que o sistema é estruturado na nuvem, pode ser facilmente acessado pela internet e os fornecedores geralmente trabalham com diferentes planos, preços acessíveis e pagamentos mensais.
 

Armazenamento em nuvem

 
Como já mencionado, o SaaS não precisa de instalação local — ou seja, trabalha com o armazenamento em nuvem — e pode ter custos mais acessíveis dependendo do número de usuários e do plano escolhido.

Além disso, por serem baseados na nuvem, esses softwares garantem o gerenciamento otimizado dos recursos da empresa — de onde você estiver, a qualquer hora!

Os benefícios são interessantes para PMEs:

- economia;
- escalabilidade e flexibilidade;
- segurança.

De modo geral, a infraestrutura da nuvem permite o armazenamento seguro de dados, já que se baseia em camadas de segurança e criptografia de informações.

Resumidamente, por serem armazenados remotamente, os dados ficam mais seguros do que em discos rígidos de computadores, os quais podem sofrer danos ou queimar.


Integração de setores


A automatização de processos não pode ser tão eficiente se não houver a integração entre os principais departamentos da empresa, como o financeiro, de vendas, de cadastros e de estoque. Os dados registrados no sistema ERP devem conversar entre si para que a gestão seja, de fato, otimizada.

Vamos entender melhor com três exemplos relacionados?

1. Quando produtos são cadastrados em um sistema integrado, a quantidade disponível aparece automaticamente no estoque; então, quando um item é vendido, ele é abatido automaticamente dessa contagem.

2. Depois, ao fechar a venda, o preenchimento de dados para realizar a emissão da nota fiscal eletrônica também é automático, pois as informações dos clientes e dos produtos já foram previamente inseridas no sistema.

3. Por fim, como todos os dados ficam registrados no software, é possível emitir relatórios gerenciais periodicamente para visualizar informações relacionadas às vendas.

Percebe como um programa para gerenciar processos automatiza e otimiza diferentes tarefas do negócio? Vale ressaltar os principais resultados para a empresa: aumento da produtividade, melhora do fluxo de trabalho e gestão eficiente!

E atenção: antes de escolher qualquer programa, verifique as funcionalidades que o sistema oferece e faça um teste gratuito!
 


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