Um registro de vendas é como uma agenda do seu negócio, um monitoramento diário das entradas e saídas, além de que outros dados, como quem comprou, quantas unidades, descontos, juros ou parcelamentos aplicados àquela compra.
É uma prática quase obrigatória em qualquer negócio, já que assegura ao gestor saber a quantidade exata de recursos disponíveis e possibilita descobrir irregularidades nos processos da empresa.
No entanto, apesar de parecer um procedimento simples, o registro de vendas possui vários usos e benefícios. Quer saber quais são? Então continue lendo e confira!
Qual a importância de fazer um registro de vendas?
Não monitorar o fluxo de caixa do seu negócio é um risco que não vale a pena correr. Sem esse acompanhamento, você pode cometer erros como fazer investimentos a longo prazo e não ser capaz de mantê-lo, não ter consciência da relação entre oferta e demanda dos seus produtos, entre outros que podem prejudicar seu desempenho e, consequentemente, seu lucro.
Por isso, é importante manter um registro de vendas constante, não apenas para monitorar sua disponibilidade de recursos, mas também por ajudar na:
Tomada de decisões
Ter um padrão de entradas e saídas na empresa ajuda na tomada de decisões, já que forma um indicador sólido dos recursos disponíveis no momento atual e no futuro.
Por exemplo, ao decidir implantar uma plataforma de universidade corporativa, o registro ajudará mostrando se o quanto a empresa lucra é suficiente para contratar tal serviço e se continuará sendo ao logo do tempo, já que normalmente universidades corporativas são usadas em espaços de tempo maiores.
Relações com os clientes
Saber o que seu cliente está comprando, em que quantidade e com que frequência ajuda a formar um perfil do consumidor mais completo. Além disso, ajuda a escolher a melhor forma de abordá-lo em futuras propostas, como quais produtos oferecer, em que época e quais estratégias ajudam na fidelização do cliente, como combos, cupons de desconto, entre outros.
O registro é útil não apenas na hora de categorizar um cliente, mas também seu público-alvo, por meio da comparação entre antigos negócios, analisando o que os compradores apresentam em comum. Por exemplo, se entre dez das suas vendas, oito clientes eram donos de empresas de pequeno porte e todos fecharam negócio no fim do ano. Com essa análise, você pode prever o público mais interessado no seu produto e a melhor época para abordá-lo.
Sua relação com os clientes não anda boa e a fidelidade está baixa? Confira o texto com os 7 pecados capitais do relacionamento com clientes e entenda que erros você pode estar cometendo e como evitá-los!
Popularidade e demanda
Manter um registro de vendas também ajuda a indicar qual produto tem sido comprado com mais frequência, ou seja, qual é mais popular e atinge um público-alvo maior.
Com essas informações, a empresa tem a oportunidade de investir em aumentar a qualidade de seus outros produtos que não têm lucrado tanto, com a segurança de que não correm grandes riscos devido a popularidade e lucro estável do produto principal.
Caso tal serviço seja o único que a empresa oferece, ela tem a chance de se especializar no assunto e criar propriedade, que inspira respeito e confiança nos clientes.
Os formatos de um registro de vendas
Um registro de vendas é geralmente uma ferramenta personalizável de acordo com a necessidade da empresa que o faz, podendo incluir informações como porte da empresa, detalhamento da compra, entre outras. Alguns dos formatos mais conhecidos são:
Manual
O tradicional livro caixa é o modo mais simples, porém mais trabalhoso de fazer o registro de vendas, por ser feito completamente à mão. É geralmente usado por empresas de pequeno porte ou empresários autônomos, já que depende da memória de quem faz o registro e, se contendo muitas informações, pode ser cansativo.
É menos seguro do que outros formatos, pois o papel se deteriora com o tempo, podendo rasgar, molhar, apagar, ou até mesmo ser perdido.
Planilha
Por serem feitas em uma plataforma digital, as planilhas de Excel correm menos riscos de serem perdidas. Apesar de realizarem várias funções, todo o processo de programação é manual e deve ser atualizado com frequência, um processo também trabalhoso.
Muitas empresas especializadas em registro de vendas oferecem tutoriais de como montar uma planilha, porém logicamente não atribuem algumas especificações que certas empresas precisam ter em seu registro. Também oferecem modelos prontos (gratuitos ou pagos, depende da empresa) que incluem os indicadores básicos, mas sofrem com o mesmo problema de não possuírem as particularidades que os clientes procuram.
Apps
O formato mais automatizado dos mencionados. Os aplicativos de registro de vendas podem ser baixados tanto em celulares como tablets, e executam suas funções simultaneamente, como calcular previsões, armazenar contatos de clientes e formar perfis. Servem para empresas de pequeno e médio porte, ou seja, aquelas que já são grandes o suficiente para precisar de um sistema automático, porém não o bastante para algo mais complexo.
Esses aplicativos, apesar de atenderem as necessidades básicas de uma empresa, possuem um espaço de armazenamento de informações relativamente menor e ainda executam poucas funções; não são aptos a atender as necessidades de uma empresa de grande porte.
Registro de vendas e o CRM
Você deve estar se perguntando: “qual a relação de CRM com registro de vendas?”
Bom, um sistema de CRM oferece uma gama de serviços, podendo incluir desde automação de vendas à inteligência artificial. E esses serviços impactam nas relações interpessoais com os clientes, assim como o registro de vendas. Por isso, essas duas plataformas precisam trabalhar juntas para garantir a melhor experiência do cliente.
Sistema de CRM integrado a um ERP como o GestãoClick são perfeitos para empresas de qualquer porte, que fecham negócios com frequência e trabalham com a fidelização dos clientes, gerando muitos registros, que seriam exaustivos de escrever à mão.
