Software VS planilhas: qual o melhor?

Entenda a real diferença entre software e planilhas e veja qual é o melhora para o seu negócio!

As planilhas, disponíveis em programas como o Excel, podem ser muito úteis para organizar uma série de informações. Porém, depois de um tempo podem se mostrar defasadas, ainda mais em empresas que, via de regra, contam com um alto fluxo de informações. Por isso, mesmo negócios de pequeno e micro porte devem conhecer as alternativas software ou planilha?

Os softwares de gestão empresarial são ferramentas tecnológicas que contribuem para a administração da sua empresa como um todo, além de possuir recursos que se assemelham às planilhas. 
 

Para margem, segundo uma pesquisa realizada pelo  IDG Research Services, empresas com ERP crescem 35% mais rápido e produtividade 10% maior do que as que não possuem acesso a soluções similares.

E, para você entender quais são as diferenças entre as duas opções, confira neste artigo mais sobre software VS planilhas: qual o melhor para sua empresa.

• Utilização simples e eficiente;
• Integração das operações
• Segurança das informações;
• Prevenção e redução de problemas;
• Investimento no longo prazo.

Utilização simples e eficiente

Em um primeiro momento, uma planilha de Excel pode parecer mais simples de utilizar, mas quando se tem um grande fluxo de informações para atualizar todos os dias, percebe-se que para empresas elas podem não ser a opção mais eficiente. Além disso, uma planilha com um imenso número de informação torna-se mais “pesada” e ficar lenta.

Enquanto isso, o sistema de gestão empresarial, se funcionar online, não vai ocupar espaço físico do seu computador, tornando mais rápida a busca de informação e inclusão de novos dados. Mas não é só isso, como ele se adapta às necessidades de cada empresa, as suas tabelas e demais recursos já estão configurados para receber as informações devidas.

Isso pode facilitar muito a rotina da sua empresa, porque os seus funcionários podem usar os recursos do sistema sem a necessidade de conhecimentos avançados. De qualquer forma, é comum que o fornecedor do software disponibilize treinamentos para a sua equipe quando iniciar o seu uso.

E além de simples, o software é eficiente não só porque possibilita que mais tarefas sejam feitas em menos tempo, sem que haja perda em qualidade, como também porque permite que todos os dados do seu negócio sejam organizados de forma apropriada.

Integração das operações

Outro ponto em que as planilhas perdem para o software de gestão empresarial é a interatividade. Afinal, as primeiras, para serem compartilhadas com outros membros da equipe, devem ser enviadas em anexo por e-mail como qualquer outro arquivo. Já ao utilizar o sistema de gerenciamento para empresas tudo é feito dentro do software.

Não é preciso perder tempo enviando e-mail e anexando arquivos, pois essa ferramenta interliga ainda os setores da sua empresa, compartilhando entre os diferentes departamentos todas as informações necessárias. Isso quer dizer que o trabalho em conjunto se torna mais eficiente.

Assim, se um membro da equipe precisa atualizar os dados de uma tabela criada por outro funcionário, basta acessá-la e fazer o que deve ser feito. E a sua empresa ganha ainda em tempo, já que os dados precisam ser incluídos no sistema apenas uma vez. Mesmo que todos os setores sejam beneficiados, é o financeiro que sai na frente.

Afinal, é preciso manter sempre atualizado o fluxo de caixa, o que é essencial para a saudável administração do seu negócio, bem como para o planejamento financeiro. E por falar em finanças, com o software é possível até mesmo economizar com o quadro de pessoal, já que um único funcionário pode fazer mais sem perder em qualidade e sem ficar sobrecarregado.

Segurança das informações

A segurança dos dados existentes em planilhas vai depender da segurança do seu computador, o que é um assunto sério que deve estar entre as principais preocupações, mesmo de empresários de micro e pequenas empresas. Hoje em dia, negócios de todos os portes podem ser vítimas de terceiros mal intencionados.

Nesse sentido, mais uma vantagem do sistema de gestão empresarial é manter seguras as informações da sua empresa, pois o software pode usar os mesmos mecanismos de segurança dos grandes bancos. Existem pessoas unicamente dedicadas a isso, assim, você não precisa contratar profissionais especializados em segurança.

Além disso, o acesso aos dados é restrito, sendo que apenas quem sabe a senha correta pode visualizar e manipulá-los. É você quem autoriza a sua equipe a acessar determinadas informações da sua empresa, podendo restringir a sua entrada de acordo com o setor onde cada membro atua.

Prevenção e redução de problemas

Com tanta segurança conferida para os dados do seu negócio, também são prevenidos os eventuais problemas a que a sua empresa estaria passível. No entanto, mesmo quando ocorre um problema, é possível se socorrer com profissionais qualificados que costumam oferecer todo o suporte necessário aos usuários do software.

Por isso, é importante contratar um sistema de gestão empresarial de fornecedores comprometidos e experientes, que não só disponham de treinamento adequado como também estejam disponíveis sempre que necessário. Além disso, outra dica na hora de escolher o software ideal é verificar a frequência de atualizações.
 

Sistemas de qualidade disponibilizam com alguma periodicidade atualizações para que o seu software atenda sempre as novas exigências do mercado e do governo. Assim, a sua empresa se mantem em dia com o fisco e oferece o melhor atendimento aos seus clientes.

Investimento no longo prazo

Quando se fala em software VS planilhas: qual o melhor para sua empresa é preciso ainda levar em consideração o custo benefício de cada um. Se por um lado as planilhas de Excel são gratuitas, em parte, já que a lei exige que as empresas usem programas originais, que não sejam cópias em empresa, o software de gestão empresarial exige investimentos.

No entanto, como você pode ver, trata-se de um sistema completo para gerenciar o seu negócio, contando com inúmeras funcionalidades, além das tabelas para cadastrar todas as informações necessárias, como clientes, fornecedores, produtos e outros. O GestãoClick é um software ERP que possui essas e muitas outras vantagens.

Além de oferecer a mais competente segurança para o seu negócio, é online, o que significa que permite o acesso remoto de qualquer lugar e a qualquer momento para o sistema da sua empresa. Mesmo assim, só as pessoas autorizadas podem usá-lo. 

 
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