Desde que o governo começou a exigir que algumas empresas emitissem nota fiscal eletrônica, muitos negócios tiveram que se adaptar a essa nova realidade. Mas engana-se quem pensa que esse mecanismo é bom apenas para o governo, pois com um sistema adequado para emiti-las, é possível ganhar o aliado certo para gerir o seu empreendimento.
Neste artigo você vai conferir o guia completo para que você aprenda tudo sobre nota fiscal eletrônica. As informações que você vai encontrar são as dos tópicos a seguir:
- Como funciona a nota fiscal eletrônica;
- Como emitir nota fiscal eletrônica;
- Vantagens da nota fiscal eletrônica;
- Como escolher um emissor de nota fiscal eletrônica;
- Melhor sistema de emissão de nota fiscal eletrônica.
Como funciona a nota fiscal eletrônica?
A implantação da nota fiscal eletrônica ou NF-e começou em 2010, sendo que aos poucos ela se tornou obrigatória e, hoje em dia, já é para a maioria das empresas. Para utilizá-la, os empreendimentos devem se credenciar junto à Secretaria da Fazenda do seu estado ou município, o que varia de acordo com a instância onde o seu negócio está registrado.
Embora exista um emissor de NF-e disponibilizado de forma gratuita, que pode ser encontrado tanto no site do Sebrae quanto da Receita Federal, cada vez mais os empresários estão optando por contar com os seus próprios emissores. Essa medida é vantajosa para os empreendimentos porque facilita a geração da NF-e, pois são usados os dados já contidos no seu sistema.
Basicamente, a NF-e consiste no documento digital da tradicional nota fiscal, extinguindo a necessidade de imprimi-la. Além disso, outras atividades relacionadas às notas fiscais são executadas digitalmente, como cancelar notas, emitir e enviar nota fiscal para cliente e fornecedores, etc. É possível ainda cadastrar produtos, clientes, transportadoras e outras informações para agilizar o processo.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Para saber se a sua empresa deve emitir a NF-e, é preciso consultar o site da Sefaz do seu estado ou município, de acordo com a categoria do seu empreendimento. Também é necessário ter uma assinatura digital, por meio das empresas certificadoras existentes, sendo que essa é a maneira definida para que o documento tenha validade jurídica.
Depois de ter feito tudo o que é necessário para emitir NF-e, é preciso fazer o passo a passo a seguir para usar o novo sistema:
- Realizar a venda ou prestação de serviço normalmente;
- Preencher os dados necessários para a emissão da NF-e;
- Enviar a NF-e pelo sistema para a Secretaria da Fazenda estadual ou municipal;
- Autenticar a transação;
- Enviar a NF-e por e-mail para o fornecedor ou cliente ou entregar o cupom fiscal;
- Quando a mercadoria for transportada até chegar ao comprador, é preciso que esteja acompanhada do documento auxiliar da NF-e, o DANFE;
Veja como é fácil:
Vantagens da nota fiscal eletrônica
Como foi dito, não é só o governo que sai ganhando com o uso da NF-e, uma vez que reduz a sonegação de impostos (saiba mais sobre os prejuízos de vender sem nota fiscal), mas também os empresários são beneficiados. Assim, as vantagens do documento digital são as seguintes:
- Redução dos gastos armazenando as notas fiscais fisicamente e as imprimindo;
- Maior agilidade na emissão de nota fiscal, sendo que as informações podem ser cadastradas anteriormente;
- Diminuição dos gastos com funcionários envolvidos no procedimento, já que se gasta menos tempo digitando os dados necessários;
- Redução de possíveis erros na emissão do documento, uma vez que é preciso digitar menos informações;
- Maior rapidez nas entregas porque é menor o tempo necessário fiscalizando os caminhões que transportam mercadorias nas estradas;
- Satisfação garantida dos clientes que passam por um processo de compra mais rápido e seguro;
- Mais facilidade em gerir as informações financeiras, fiscais, de vendas e outras, já que para a emissão de NF-e é preciso de um sistema informatizado;
- Se o sistema for integrado com outros setores da empresa, é possível controlar o estoque, financeiro, vendas e outros departamentos de modo integrado e com mais eficiência.
Como escolher um emissor de nota fiscal eletrônica?
Nos últimos anos, mais empresários estão desistindo de usar o emissor de nota fiscal, oferecido pela Receita, uma vez que preferem investir em emissores próprios e integrados ao sistema da sua empresa. Isso torna todo o trabalho mais simples e fácil. Por isso, são poucas as opções de emissor gratuito atualmente, sendo que pouco se adaptam às empresas.
Nesse sentido, é importante que você escolha um sistema de emissão de NF-e que supra as necessidades do seu negócio. Além de emitir o documento, esse programa pode gerenciar as demais atividades empresariais de forma integrada. Dessa forma, é possível encontrar ainda mais vantagens em emitir a nota fiscal de maneira digital.
Hoje em dia, existem diferentes opções no mercado, sendo importante pesquisar bem para encontrar aquela que melhor atende o seu empreendimento. Além de oferecer o que você precisa na medida certa, é importante que esse sistema conte com uma equipe preparada para dar o suporte necessário a sua equipe sempre que houver qualquer dúvida.
Melhor sistema de emissão de nota fiscal eletrônica
O GestãoClick é um software ERP que informatiza os dados do seu negócio, conecta os setores e automatiza os procedimentos. Isso quer dizer que não só emite NF-e, como também controla o estoque, as atividades do setor financeiro, emite boleto bancário e muito mais. Com as vantagens extras de armazenar na nuvem tudo com muita segurança e permitindo o acesso remoto.
Em outras palavras, independente do local que você estiver e da hora do dia que precisa acessar o sistema da sua empresa é possível fazê-lo de forma simples. Para tanto, basta ter acesso à internet, podendo usar até mesmo smartphones e outros dispositivos móveis, bem como computadores desktop e laptops.
E mais, o GestãoClick armazena os arquivos digitais nas NF-e por cinco anos, como exige a lei, possibilitando que você tenha uma preocupação a menos na hora de gerenciar os documentos do seu negócio. Também atende empresas de todos os portes, inclusive, pequenas e microempresas, bem como dos mais diversos segmentos de mercado.
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