Nota fiscal eletrônica: como funciona e como escolher o sistema?

Todo empreendedor precisa emitir o documento, mas você sabe todo sobre nota fiscal eletrônica? Aprenda mais com quem domina o assunto.

Desde que o governo passou a exigir que muitas empresas emitissem a nota fiscal eletrônica, milhares de negócios precisaram se adaptar a essa realidade. Mas engana-se quem pensa que esse recurso serve apenas para o governo: com um sistema adequado, a NF-e se torna uma grande aliada na gestão do seu negócio.

Neste artigo, você confere um guia completo para entender como funciona a nota fiscal eletrônica, como emitir, suas vantagens e como escolher o melhor emissor.

Como funciona a nota fiscal eletrônica?

A implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e) começou em 2010 e foi se tornando obrigatória de forma gradual. Hoje, já é exigida da maioria das empresas. Para usar, é necessário que o negócio esteja credenciado junto à Secretaria da Fazenda do seu estado ou município — isso varia conforme o local onde a empresa está registrada.

Embora existam emissores gratuitos, como os disponíveis nos sites do Sebrae e da Receita Federal, cada vez mais empresários optam por sistemas próprios. Isso porque esses programas integram a emissão da NF-e ao restante do sistema de gestão, usando dados já cadastrados, o que agiliza e automatiza o processo.

A NF-e é o equivalente digital da antiga nota fiscal impressa. Com ela, elimina-se a necessidade de papéis, e tudo é feito online: cancelar notas, enviar a nota fiscal eletrônica para clientes e fornecedores, cadastrar produtos, clientes, transportadoras e muito mais — tudo de forma automatizada.

Como emitir NF-e?

Para saber se o seu negócio é obrigado a emitir a nota fiscal eletrônica, consulte o site da Sefaz do seu estado ou município, de acordo com o regime tributário da sua empresa. Outro ponto essencial é ter uma assinatura digital, fornecida pelas certificadoras credenciadas, garantindo validade jurídica ao documento.

Feito isso, o passo a passo para emitir NF-e é:

• Realizar a venda ou prestação do serviço normalmente;
• Preencher os dados no sistema para geração da NF-e;
• Enviar o arquivo eletrônico para a Secretaria da Fazenda;
• Receber a autorização e autenticar a transação;
• Enviar a NF-e por e-mail para o cliente ou fornecedor, ou entregar o cupom fiscal;
• Quando houver transporte, a mercadoria deve acompanhar o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e).

Vantagens da NF-e

Não é só o governo que ganha com a nota fiscal eletrônica, reduzindo a sonegação. As empresas também se beneficiam muito. Veja as principais vantagens:

• Redução de custos com papel, impressão e armazenamento físico das notas fiscais;
• Maior agilidade no processo, já que os dados podem ser pré-cadastrados;
• Menos tempo gasto com digitação, o que diminui o risco de erros;
• Menor tempo de fiscalização nas estradas, acelerando entregas;
• Clientes satisfeitos com processos de compra mais rápidos e seguros;
• Facilidade no controle das informações fiscais, financeiras e de vendas, pois o sistema precisa ser informatizado;
• Se o emissor for integrado a outros setores, permite gerenciar estoque, financeiro e vendas de forma conjunta, ganhando eficiência.

Como escolher um emissor de nota fiscal eletrônica?

Muitos empresários deixaram de usar os emissores gratuitos da Receita e da Sefaz e passaram a investir em sistemas próprios, integrados ao restante do negócio. Hoje, são poucas as opções gratuitas, e geralmente não atendem bem empresas que precisam de funcionalidades além da emissão.

Por isso, escolha um sistema que atenda as necessidades do seu negócio. O ideal é que ele vá além de emitir NF-e, permitindo gerenciar outros processos da empresa de forma integrada, o que traz ainda mais benefícios.

Antes de contratar, pesquise bem. Verifique se o software oferece:

• O que a sua empresa realmente precisa;
• Suporte técnico qualificado para ajudar sua equipe;
• Uma boa relação custo-benefício.

Melhor sistema para emitir nota fiscal eletrônica

Um exemplo eficiente é o GestãoClick, um software ERP que não só emite nota fiscal eletrônica, mas também conecta todos os setores do negócio. Ele controla estoque, financeiro, emite boletos, armazena dados na nuvem com segurança e permite acesso remoto.

Ou seja, de qualquer lugar e a qualquer hora, você pode acessar o sistema da sua empresa pelo computador ou celular, bastando ter internet. Além disso, o GestãoClick guarda os XML das NF-e por cinco anos, como exige a lei, poupando preocupações na hora de organizar documentos fiscais.

O software é indicado para empresas de todos os portes, inclusive micro e pequenas, e atende aos mais variados segmentos do mercado. Clique aqui e conheça mais sobre o GestãoClick, um sistema que simplifica a gestão e garante que a emissão da sua nota fiscal eletrônica esteja sempre em dia.

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