Nota fiscal eletrônica: como funciona e como escolher o sistema?
Todo empreendedor precisa emitir o documento, mas você sabe todo sobre nota fiscal eletrônica? Aprenda mais com quem domina o assunto.
Desde que o governo passou a exigir que muitas empresas emitissem a nota fiscal eletrônica, milhares de negócios precisaram se adaptar a essa realidade. Mas engana-se quem pensa que esse recurso serve apenas para o governo: com um sistema adequado, a NF-e se torna uma grande aliada na gestão do seu negócio.
Neste artigo, você confere um guia completo para entender como funciona a nota fiscal eletrônica, como emitir, suas vantagens e como escolher o melhor emissor.
Como funciona a nota fiscal eletrônica?
A implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e) começou em 2010 e foi se tornando obrigatória de forma gradual. Hoje, já é exigida da maioria das empresas. Para usar, é necessário que o negócio esteja credenciado junto à Secretaria da Fazenda do seu estado ou município — isso varia conforme o local onde a empresa está registrada.
Embora existam emissores gratuitos, como os disponíveis nos sites do Sebrae e da Receita Federal, cada vez mais empresários optam por sistemas próprios. Isso porque esses programas integram a emissão da NF-e ao restante do sistema de gestão, usando dados já cadastrados, o que agiliza e automatiza o processo.
A NF-e é o equivalente digital da antiga nota fiscal impressa. Com ela, elimina-se a necessidade de papéis, e tudo é feito online: cancelar notas, enviar a nota fiscal eletrônica para clientes e fornecedores, cadastrar produtos, clientes, transportadoras e muito mais — tudo de forma automatizada.
Como emitir NF-e?
Para saber se o seu negócio é obrigado a emitir a nota fiscal eletrônica, consulte o site da Sefaz do seu estado ou município, de acordo com o regime tributário da sua empresa. Outro ponto essencial é ter uma assinatura digital, fornecida pelas certificadoras credenciadas, garantindo validade jurídica ao documento.
Feito isso, o passo a passo para emitir NF-e é:
- Realizar a venda ou prestação do serviço normalmente;
- Preencher os dados no sistema para geração da NF-e;
- Enviar o arquivo eletrônico para a Secretaria da Fazenda;
- Receber a autorização e autenticar a transação;
- Enviar a NF-e por e-mail para o cliente ou fornecedor, ou entregar o cupom fiscal;
- Quando houver transporte, a mercadoria deve acompanhar o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e).
Vantagens da NF-e
Não é só o governo que ganha com a nota fiscal eletrônica, reduzindo a sonegação. As empresas também se beneficiam muito. Veja as principais vantagens:
- Redução de custos com papel, impressão e armazenamento físico das notas fiscais;
- Maior agilidade no processo, já que os dados podem ser pré-cadastrados;
- Menos tempo gasto com digitação, o que diminui o risco de erros;
- Menor tempo de fiscalização nas estradas, acelerando entregas;
- Clientes satisfeitos com processos de compra mais rápidos e seguros;
- Facilidade no controle das informações fiscais, financeiras e de vendas, pois o sistema precisa ser informatizado;
- Se o emissor for integrado a outros setores, permite gerenciar estoque, financeiro e vendas de forma conjunta, ganhando eficiência.
Como escolher um emissor de nota fiscal eletrônica?
Muitos empresários deixaram de usar os emissores gratuitos da Receita e da Sefaz e passaram a investir em sistemas próprios, integrados ao restante do negócio. Hoje, são poucas as opções gratuitas, e geralmente não atendem bem empresas que precisam de funcionalidades além da emissão.
Por isso, escolha um sistema que atenda as necessidades do seu negócio. O ideal é que ele vá além de emitir NF-e, permitindo gerenciar outros processos da empresa de forma integrada, o que traz ainda mais benefícios.
Antes de contratar, pesquise bem. Verifique se o software oferece:
- O que a sua empresa realmente precisa;
- Suporte técnico qualificado para ajudar sua equipe;
- Uma boa relação custo-benefício.
Melhor sistema para emitir nota fiscal eletrônica
Um exemplo eficiente é o GestãoClick, um software ERP que não só emite nota fiscal eletrônica, mas também conecta todos os setores do negócio. Ele controla estoque, financeiro, emite boletos, armazena dados na nuvem com segurança e permite acesso remoto.
Ou seja, de qualquer lugar e a qualquer hora, você pode acessar o sistema da sua empresa pelo computador ou celular, bastando ter internet. Além disso, o GestãoClick guarda os XML das NF-e por cinco anos, como exige a lei, poupando preocupações na hora de organizar documentos fiscais.
O software é indicado para empresas de todos os portes, inclusive micro e pequenas, e atende aos mais variados segmentos do mercado. Clique aqui e conheça mais sobre o GestãoClick, um sistema que simplifica a gestão e garante que a emissão da sua nota fiscal eletrônica esteja sempre em dia.
Gostou do conteúdo? Então compartilhe este artigo e assine nossa newsletter para receber novidades sobre gestão, finanças e tecnologia para empresas!
💡Leia também: eSocial: sua empresa está preparada?