A contratação do primeiro funcionário costuma representar uma mudança importante na trajetória de uma pequena empresa. O negócio cresceu, o proprietário já não consegue executar todas as tarefas sozinho e começa a perceber que precisa de ajuda para continuar atendendo clientes, vendendo ou entregando dentro dos prazos.
Mas contratar não significa apenas escolher uma pessoa e combinar um salário. A partir da admissão de um empregado, surgem obrigações trabalhistas, previdenciárias e administrativas que passam a integrar definitivamente a rotina da empresa.
Também existe um impacto financeiro que precisa ser calculado antes da decisão. O custo de um empregado não se resume ao salário depositado todos os meses. FGTS, férias, 13º salário, benefícios e outros encargos precisam entrar na conta.
Para o MEI e para a Microempresa (ME) que estão contratando pela primeira vez, planejamento é essencial para que o crescimento da equipe não comprometa o caixa do negócio.
Quando é o momento certo de contratar o primeiro funcionário?
Não existe um faturamento específico que determine quando uma empresa precisa contratar.
O momento costuma aparecer quando o volume de trabalho ultrapassa a capacidade do próprio empresário e essa limitação começa a prejudicar os resultados.
Antes de abrir uma vaga, porém, é importante verificar se essa necessidade é permanente e se existe capacidade financeira para suportar o novo custo nos meses seguintes.
Sinais claros de que a empresa precisa de ajuda: volume, prazo e oportunidades perdidas
Um dos sinais mais evidentes é o acúmulo recorrente de tarefas.
Pedidos começam a atrasar, clientes demoram a receber resposta, atividades administrativas ficam acumuladas e o proprietário passa boa parte do dia executando tarefas operacionais que poderiam ser delegadas.
Outro sinal aparece nas oportunidades perdidas.
Uma empresa pode estar recusando novos pedidos não porque falta mercado, mas porque não possui capacidade operacional para atendê-los. Nesse caso, contratar pode permitir aumentar a receita.
O ponto de atenção está na recorrência. Um mês excepcionalmente movimentado não significa necessariamente que a empresa precisa assumir imediatamente um custo fixo de longo prazo.
Como calcular o custo real de um funcionário antes de decidir contratar
O primeiro cálculo normalmente feito pelo empresário parte do salário.
Se a empresa pretende contratar alguém por R$ 2.000, por exemplo, pode parecer que basta verificar se existem R$ 2.000 disponíveis todos os meses.
A conta é mais ampla.
Além da remuneração, existem obrigações e direitos relacionados ao vínculo. Dependendo da empresa e da contratação, também haverá benefícios e outros custos.
Uma forma mais segura de decidir é projetar o impacto anual do empregado e transformar esse valor em uma média mensal.
Assim, férias e 13º salário deixam de aparecer como despesas inesperadas e passam a integrar o planejamento desde a admissão.
O que entra no custo além do salário combinado: encargos, benefícios e impostos
Entre os valores que podem compor o custo estão FGTS, provisões para férias e 13º salário, benefícios e encargos previdenciários patronais, quando aplicáveis.
Vale-transporte e outros benefícios também podem representar despesas para a empresa, observadas as regras próprias de cada um.
O regime tributário interfere nessa conta.
Por isso, não existe um percentual único que possa ser acrescentado ao salário para determinar o custo de qualquer funcionário de qualquer pequena empresa.
O cálculo deve considerar a realidade do negócio, seu enquadramento e a convenção ou acordo coletivo aplicável à categoria profissional.
Quando contratar CLT e quando outras modalidades de trabalho fazem mais sentido
Nem toda necessidade empresarial exige necessariamente a contratação de um empregado.
Uma demanda específica pode justificar a contratação de outra empresa ou de um profissional autônomo. Uma necessidade permanente, por outro lado, pode apresentar características compatíveis com uma relação de emprego.
A escolha não deve ser feita apenas comparando qual alternativa possui menor custo tributário.
Se, na prática, estiverem presentes os requisitos de uma relação de emprego, a utilização de um contrato de prestação de serviços não é suficiente para transformar essa relação em trabalho autônomo.
Por isso, a empresa precisa analisar como o trabalho será efetivamente executado antes de definir a modalidade de contratação.
O que muda na empresa depois da primeira contratação CLT?
A partir da contratação, a empresa passa a possuir uma rotina relacionada à gestão de pessoal.
Admissão, remuneração, férias, jornada, afastamentos e desligamentos precisam ser registrados e tratados de acordo com as normas aplicáveis.
Para uma empresa que até então possuía apenas obrigações relacionadas à própria atividade empresarial, essa mudança exige organização.
Obrigações trabalhistas que nascem imediatamente com a primeira contratação
A primeira obrigação aparece antes mesmo de o funcionário começar a trabalhar.
A admissão precisa ser formalizada, e as informações correspondentes devem ser prestadas nos prazos aplicáveis.
Também é necessário cumprir as exigências relacionadas à saúde ocupacional, remuneração, jornada, FGTS e demais direitos decorrentes do vínculo.
Depois da admissão, essas obrigações passam a acompanhar todo o contrato.
A empresa deverá controlar mensalmente as informações necessárias à folha e manter os registros correspondentes organizados.
MEI: limite de um funcionário com salário mínimo — o que isso significa na prática
O MEI pode contratar um empregado.
Quanto à remuneração, a regra não deve ser resumida à ideia de que o funcionário necessariamente receberá apenas um salário mínimo. O limite considera o salário mínimo ou o piso salarial da categoria profissional, quando aplicável.
Isso significa que o MEI precisa verificar se a atividade exercida pelo empregado possui piso próprio previsto em lei ou norma coletiva.
Além disso, o limite de um empregado é uma característica específica do regime.
Se o crescimento do negócio passar a exigir uma estrutura maior de funcionários, será necessário avaliar também a permanência no enquadramento como MEI.
ME e EPP: quais as obrigações que entram com a contratação formal de funcionários
Microempresas e Empresas de Pequeno Porte não estão submetidas ao limite de um empregado aplicável ao MEI.
A quantidade de funcionários dependerá da necessidade da empresa e das demais normas incidentes sobre sua atividade.
Isso não elimina as obrigações decorrentes das contratações.
Registro dos empregados, folha de pagamento, FGTS, férias, 13º salário, saúde e segurança do trabalho e informações ao eSocial passam a integrar a rotina empresarial.
O impacto dos encargos também depende do regime tributário e da atividade desenvolvida pela empresa.
Como o eSocial entra nessa história e o que você precisa fazer
O eSocial é utilizado para o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias relacionadas aos trabalhadores.
Na contratação, os dados admissionais precisam ser informados dentro dos prazos correspondentes.
Depois disso, outros eventos acompanham o vínculo, incluindo informações sobre remuneração, afastamentos e desligamento.
Para o pequeno empresário, isso significa que decisões relacionadas ao empregado não devem ser comunicadas ao contador apenas no fechamento do mês.
Uma admissão, por exemplo, precisa ser informada antes do início das atividades para que os procedimentos sejam realizados no prazo.
Como contratar o primeiro funcionário passo a passo
Depois de confirmar a necessidade da contratação e verificar se existe capacidade financeira, começa a etapa de admissão.
Organizar esse processo evita que o funcionário comece a trabalhar enquanto a empresa ainda tenta regularizar documentos e registros.
Passo 1 — Definir o cargo, a função e o salário dentro da sua capacidade financeira
Antes de procurar candidatos, defina claramente o que o novo funcionário fará.
Cargo, atividades, jornada e remuneração precisam ser compatíveis entre si.
Também é necessário verificar a existência de piso salarial e de convenção ou acordo coletivo aplicável.
A análise financeira deve considerar o custo completo da contratação, e não apenas o salário.
Uma empresa que consegue pagar a remuneração durante dois meses, mas não possui margem para manter o custo de forma recorrente, ainda não está necessariamente preparada para assumir aquele vínculo.
Passo 2 — Exigir os documentos e registrar o vínculo dentro do prazo legal
Depois de escolhido o candidato, a empresa precisa reunir as informações necessárias para a admissão.
Os dados pessoais e contratuais serão utilizados para formalizar o vínculo e prestar as informações correspondentes ao eSocial.
O empresário deve evitar solicitar documentos sem relação com a contratação ou adotar práticas discriminatórias durante o processo seletivo.
Os dados pessoais coletados também precisam ser tratados de maneira adequada, já que a empresa passa a armazenar informações de seus trabalhadores.
Prazo para assinar a CTPS e a penalidade por atraso no registro
Com a CTPS Digital e a integração das informações ao eSocial, o processo de registro mudou em relação à antiga rotina baseada exclusivamente na carteira física.
A CLT estabelece prazo para o empregador realizar as anotações relativas à admissão na Carteira de Trabalho, contado a partir da admissão, enquanto as informações admissionais ao eSocial seguem prazo próprio.
É importante não confundir esses dois momentos.
A comunicação da admissão ao eSocial deve ser feita antes de o trabalhador iniciar suas atividades, observadas as regras do sistema. Já as anotações correspondentes na CTPS seguem os prazos previstos na legislação.
Manter empregado sem o devido registro pode gerar autuação e multas trabalhistas, cujos valores e critérios dependem da infração e da legislação vigente.
Passo 3 — Inscrever o funcionário no eSocial antes do início das atividades
A admissão precisa ser informada ao eSocial antes do início da prestação de serviços.
Por isso, contratar alguém pela manhã, colocá-lo para trabalhar e somente no final do mês avisar ao contador não é uma rotina adequada.
O ideal é que os documentos sejam reunidos antecipadamente e enviados ao responsável pela admissão com tempo suficiente para realizar os procedimentos necessários.
O próprio sistema possui eventos e regras específicos para a admissão.
Para quem utiliza escritório contábil ou departamento pessoal terceirizado, vale definir um prazo interno ainda anterior ao prazo legal, evitando situações em que a documentação chegue no último momento.
Passo 4 — Realizar o exame médico admissional: obrigatório em todos os casos?
A contratação formal também envolve obrigações relacionadas à saúde ocupacional.
O exame clínico admissional deve ser realizado antes que o empregado assuma suas atividades, dentro das regras do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).
A necessidade de exames complementares depende dos riscos ocupacionais e das regras aplicáveis à atividade.
Por isso, não é adequado tratar o exame admissional como uma simples formalidade realizada depois que o funcionário já começou a trabalhar.
A empresa deve organizar essa etapa antes do início efetivo das funções.
Passo 5 — Começar a depositar o FGTS mensalmente até o prazo correto
O empregador deve realizar os depósitos de FGTS correspondentes ao vínculo.
Para os empregadores alcançados pelo FGTS Digital, o recolhimento mensal segue o prazo atualmente estabelecido para a obrigação, em regra até o dia 20 do mês seguinte à competência, observadas as regras aplicáveis quando a data não for dia útil.
O valor não é retirado do salário do trabalhador como um desconto.
O depósito é uma obrigação do empregador e representa parte do custo da contratação.
Por isso, o FGTS deve entrar na projeção financeira feita antes mesmo da admissão.
Quais os encargos que a empresa paga por um funcionário CLT todo mês?
Essa é uma das perguntas mais importantes para quem está contratando pela primeira vez.
Também é uma das que mais geram respostas simplificadas.
Não existe uma única porcentagem capaz de representar o custo adicional de qualquer empregado no Brasil. Regime tributário, atividade empresarial, remuneração, benefícios e outros fatores interferem no resultado.
INSS patronal: alíquota, base de cálculo e como recolher
A contribuição previdenciária patronal depende do enquadramento da empresa.
No regime geral, existem contribuições incidentes sobre a folha de salários conforme as regras previdenciárias.
Empresas optantes pelo Simples Nacional, entretanto, podem possuir tratamento diferente. Em diversas atividades, a contribuição patronal previdenciária está incluída no DAS, enquanto determinadas atividades possuem regras específicas.
Por isso, uma pequena empresa não deve simplesmente adicionar uma alíquota fixa de INSS patronal ao salário sem verificar seu enquadramento.
Essa análise deve ser feita com o contador responsável pela empresa.
FGTS: o que é, quanto depositar e qual o prazo de recolhimento
Para os contratos de trabalho sujeitos à regra geral, o empregador deposita mensalmente o equivalente a 8% da remuneração considerada para fins de FGTS na conta vinculada do trabalhador.
Existem situações específicas com tratamento próprio, mas essa é a referência geral para um empregado CLT comum.
Com o FGTS Digital, o vencimento mensal passou, em regra, para o dia 20 do mês seguinte à competência.
O valor pertence ao trabalhador e não deve ser confundido com desconto salarial.
Outros encargos e benefícios obrigatórios que entram no custo real da contratação
O planejamento deve considerar também férias acrescidas do terço constitucional e 13º salário.
Embora essas despesas não sejam pagas integralmente todos os meses ao trabalhador, elas fazem parte do custo anual do vínculo.
Também podem existir vale-transporte, benefícios previstos em normas coletivas, adicionais relacionados às condições de trabalho e outros custos.
A convenção coletiva é especialmente importante.
Um empresário pode fazer toda a projeção utilizando apenas a legislação geral e descobrir depois que a categoria possui piso, benefício ou regra específica que altera o custo planejado.
Custo total estimado: quanto um funcionário de R$ 1.600 realmente custa por mês
A pauta utiliza o exemplo de um salário de R$ 1.600, mas não existe um único valor correto para responder quanto esse funcionário custará mensalmente à empresa.
É possível, entretanto, demonstrar a lógica do cálculo.
Além dos R$ 1.600 de salário, a empresa deve considerar o FGTS e provisionar valores relacionados ao 13º salário e às férias com adicional constitucional.
Também precisam ser acrescentados os benefícios e os encargos patronais efetivamente aplicáveis ao enquadramento da empresa.
Por exemplo, somente o FGTS calculado pela alíquota geral de 8% sobre R$ 1.600 corresponde a R$ 128 por mês, sem considerar as incidências sobre outras verbas que eventualmente componham a base.
A provisão mensal simples do 13º corresponde a aproximadamente 1/12 da remuneração, enquanto férias e o adicional constitucional também devem entrar no planejamento anual.
O valor final, portanto, será superior aos R$ 1.600, mas não é tecnicamente correto afirmar que todo empregador terá exatamente o mesmo custo total.
Para chegar ao número real, é necessário aplicar o regime tributário, benefícios e condições específicas daquela contratação.
Como o GestãoClick apoia o controle de equipe e os custos com funcionários
Depois da contratação, o empresário precisa acompanhar o impacto da equipe no financeiro.
Essa função não substitui o contador, o departamento pessoal nem as ferramentas utilizadas para cumprir obrigações trabalhistas.
O objetivo do ERP é apoiar a gestão.
Ao manter dados administrativos e financeiros organizados, a empresa consegue acompanhar os custos da equipe e planejar melhor suas próximas decisões.
Registro de colaboradores com cargo, salário e data de admissão no sistema
Centralizar informações dos colaboradores facilita a gestão interna.
Cargo, salário e data de admissão ajudam o empresário a visualizar a composição da equipe e acompanhar a evolução dos custos.
Esses registros gerenciais não substituem o eSocial ou os registros trabalhistas oficiais.
Eles servem como apoio para que a empresa mantenha suas informações organizadas e consiga compartilhá-las com os profissionais responsáveis quando necessário.
Controle de comissões de vendedores integrado ao módulo financeiro
Quando parte da remuneração depende de vendas, controlar as comissões manualmente pode se tornar trabalhoso à medida que o negócio cresce.
Integrar vendas e financeiro ajuda a identificar os valores relacionados a cada vendedor e acompanhar o impacto dessas despesas.
As informações necessárias à folha devem ser encaminhadas ao contador ou departamento pessoal para o tratamento trabalhista correspondente.
Assim, o sistema apoia a organização da informação sem substituir o processamento técnico da remuneração.
Relatório de despesas com pessoal para monitorar o impacto da contratação no caixa
O custo da equipe deve ser acompanhado como qualquer outra despesa relevante da empresa.
Relatórios financeiros ajudam a comparar períodos e verificar quanto as despesas com pessoal representam dentro da estrutura do negócio.
Essa informação também é importante para futuras contratações.
Antes de adicionar outro funcionário, o empresário consegue verificar como a primeira contratação afetou o caixa e se existe margem financeira para ampliar novamente a equipe.
Primeiro funcionário não precisa ser um susto: prepare-se antes de contratar
A contratação do primeiro funcionário não deve começar no dia em que a pessoa chega para trabalhar.
Ela começa antes, quando o empresário identifica a necessidade, calcula o custo e define qual função realmente precisa ser preenchida.
Depois vêm os procedimentos de admissão, o exame médico, as informações ao eSocial e a organização da rotina mensal de folha, FGTS e demais obrigações.
Quando essas etapas são planejadas, a contratação deixa de ser apenas um aumento de despesas e passa a fazer parte da estratégia de crescimento da empresa.
O contador ou departamento pessoal cuida dos procedimentos técnicos correspondentes, enquanto o empresário acompanha o impacto financeiro e fornece as informações necessárias dentro dos prazos.
Perguntas frequentes sobre como contratar o primeiro funcionário
MEI pode ter funcionário? Quantos e com qual salário?
Sim. O MEI pode contratar um empregado.
A remuneração deve observar o salário mínimo ou o piso salarial da categoria profissional, quando aplicável. Por isso, não é correto afirmar que todo funcionário de MEI necessariamente recebe apenas o salário mínimo.
Se o negócio passar a precisar de uma estrutura maior de empregados, será necessário avaliar o enquadramento empresarial.
Qual o prazo para registrar a CTPS após a contratação?
A legislação trabalhista estabelece prazo para as anotações relacionadas à admissão, enquanto a informação da contratação ao eSocial possui prazo próprio.
Para a rotina empresarial, o ponto mais importante é que a admissão deve ser comunicada ao eSocial antes de o empregado iniciar suas atividades.
Por isso, a documentação deve ser organizada antes do primeiro dia de trabalho, evitando deixar a regularização para depois que o funcionário já começou a exercer suas funções.
Quais documentos pedir ao funcionário no momento da contratação?
A empresa precisa reunir os dados necessários para identificação do trabalhador, registro do vínculo, folha, benefícios e cumprimento das obrigações correspondentes.
A relação exata pode variar conforme a contratação e as informações necessárias ao eSocial.
O empregador deve solicitar apenas os documentos pertinentes à admissão e evitar exigências discriminatórias ou sem relação com a função.
Como esses documentos contêm dados pessoais, também é importante armazená-los de maneira organizada e segura.
O que é eSocial e quando preciso usar para o primeiro funcionário?
O eSocial é o sistema utilizado para prestar ao governo informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias relacionadas aos trabalhadores.
A empresa passa a utilizá-lo desde a admissão do primeiro empregado.
A informação da contratação deve ser transmitida antes do início das atividades, e outros eventos serão enviados ao longo do vínculo, como remunerações, afastamentos e eventual desligamento.
Quanto custam os encargos de um funcionário que ganha R$ 1.600,00?
Não existe um valor único aplicável a todas as empresas.
Além do salário de R$ 1.600, devem ser considerados FGTS, férias, adicional de um terço, 13º salário, benefícios e os encargos patronais que efetivamente incidam conforme o enquadramento empresarial.
Somente o FGTS, utilizando a alíquota geral de 8% para um empregado CLT comum e tomando R$ 1.600 como base do exemplo, representa R$ 128 sobre aquela remuneração.
O cálculo completo precisa considerar o regime tributário da empresa, a atividade, a convenção coletiva e as condições específicas da contratação.
Antes de abrir a vaga, portanto, vale transformar todos esses custos em uma projeção mensal. Com o GestãoClick, a empresa pode acompanhar despesas com pessoal, comissões e fluxo de caixa para avaliar o impacto da contratação e planejar o crescimento da equipe com mais previsibilidade.
