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Organizar o trabalho administrativo pode parecer uma tarefa difícil a muitas pessoas, no entanto, é possível alcançar uma gestão de sucesso quando os profissionais criam uma rotina eficiente. A seguir, confira algumas dicas sobre como se organizar no trabalho administrativo, sendo que elas abordam os seguintes aspectos:
- Crie uma rotina para a organização do trabalho
- Planeje o que deve ser feito durante a semana
- Revise as tarefas de cada dia
- Saiba distinguir prioridade de urgência
- Delegue funções à equipe
- Não deixe para depois o que é possível fazer agora
- Mantenha o foco em todas as tarefas
Crie uma rotina para a organização do trabalho
Há quem possa achar que rotina remete à chatice, mas a verdade é que criar uma rotina é essencial para a organização do trabalho. Isso não quer dizer que sempre deve ser feita a mesma coisa, mas sim, que as tarefas realizadas devam seguir uma mesma ordem.
Quando isso acontece, o trabalho se torna mais eficiente, ainda mais quando existe uma equipe envolvida e um funcionário depende que o outro faça a sua parte para iniciar a sua atividade. Além isso, quando há rotina, o dia a dia se torna mais simples, pois todos já sabem o que deve ser feito.
Planeje o que deve ser feito durante a semana
Para a rotina dar certo, entretanto, é importante já ter uma previsão do trabalho que deve ser feito em um determinado período de tempo. De acordo com o tipo de empresa é possível planejar a próxima semana de trabalho ou o próximo mês. No entanto, nas empresas com mais demanda de tarefas, o planejamento semanal é o mais adequado.
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Revise as tarefas de cada dia
Mesmo uma rotina previamente planejada pode e deve ser flexível e revisada, já que o trabalho podeatrasar ou mesmo ser adiantado por diferentes razões. Dessa maneira, uma dica é incluir na rotina uma previsão do que deve ser feito no dia seguinte. Isso pode ser levantado no final do expediente, de acordo com as tarefas que foram concluídas e com as que ainda deve ser feitas dentro da semana.
Saiba distinguir prioridade de urgência
No planejamento semanal é importante dar prioridade às atividades mais importantes, porém, é preciso diferenciá-las das urgentes. Isto é, nem tudo o que é urgente é uma prioridade, já que possivelmente é uma tarefa que poderia ter sido feita em tempo hábil, mas por falta de organização se tornou urgente.
Então, com um bom planejamento, as urgências são surgem, embora quando isso aconteça devam ganhar prioridade. Porém, isso não deve ser tornar um hábito na sua empresa.
Delegue funções à equipe
Quem está à frente de uma equipe precisa confiar na capacidade dos demais profissionais e delegar funções a cada um deles. Querer abraçar o mundo sozinho pode parecer competência, mas também é uma forma errada de trabalhar com o fluxo de trabalho dentro de uma empresa. Por isso também é importante contratar funcionários capacitados para cada função.
Não deixe para depois o que é possível fazer agora
Ficar procrastinando as tarefas só faz com que elas se acumulem cada vez mais. É normal que no dia a dia nos deparemos com atividades menos prazerosas, mas não adianta, elas não desaparecem quando você fecha os olhos para ela. Então, é melhor executá-la assim que possível, pois ficar adiando pode até mesmo atrasar o trabalho dos demais.
Mantenha o foco em todas as tarefas
As distrações, hoje em dia, são muitas, por isso, é importante criar maneiras para evitar aquilo que atrapalha o seu rendimento no trabalho. Os dispositivos móveis são bons exemplos disso e, por essa razão, não devem ser usados enquanto você se dedica a uma tarefa específica. Mesmo que as redes sociais sejam usadas na rotina da sua empresa, é necessário determinar o momento certo para usá-las.
Todas essas dicas ajudam muito na organização do trabalho administrativo da sua empresa, no entanto, os objetivos são alcançados mais facilmente quando existem ferramentas úteis de gerenciamento. O GestãoClick é um software de gestão comercial que automatiza a rotina do escritório e permite que tudo seja executado com mais eficiência.
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