Sistema para empreiteira e construção civil: como controlar orçamentos, contratos e custos

Controlar orçamento, contrato e custo de uma obra é ligar três registros: o que você propôs, o que o cliente fechou e o que você gastou. Numa empreiteira enxuta, com 1 a 3 obras ao mesmo tempo e até duas pessoas no escritório, comparar os três no fim de cada obra mostra quanto realmente sobrou.

Quando a proposta mora no WhatsApp, as parcelas ficam na cabeça e os gastos caem no mesmo caixa, a obra come dinheiro e você só percebe no acerto com o cliente. Com a gente, você vai ver como ligar esses três registros, o que o sistema faz em cada um e onde ele não chega, sem precisar de software de engenharia.

Por que a empreiteira pequena perde dinheiro sem controlar orçamento, contrato e custo?

Porque cada um dos três registros mora num lugar diferente, e ninguém compara os três antes de a obra acabar. A proposta fica numa conversa, as parcelas ficam na memória e o gasto cai no caixa de todas as obras. O prejuízo só aparece no acerto final.

Orçamento no caderno ou no WhatsApp

O cliente da reforma de fachada responde “pode fazer” numa mensagem. Ninguém anotou os itens, a validade nem o desconto que você prometeu. No acerto, ele lembra de um valor e você lembra de outro. Num exemplo ilustrativo, uma diferença de R$ 2.000 sai do seu bolso.

A planilha também serve para começar. O problema é que ela não conversa com o contrato nem com o custo da obra.

Contrato sem acompanhamento das parcelas

Você fecha a empreitada com entrada e duas parcelas por etapa e controla tudo de cabeça. A segunda parcela venceu há 12 dias, mas você só nota quando precisa comprar cimento e o caixa está curto. É a dúvida de “não sei quando vou receber” em versão de obra.

Sem uma lista de parcelas a receber, o atraso fica invisível.

Custo que só aparece no fim da obra

Material, mão de obra e compras de todas as obras saem do mesmo caixa. A obra boa paga a obra ruim, e ninguém vê isso acontecer. Só ao somar o mês você percebe que o dinheiro não sobrou, mas não sabe qual obra consumiu a margem.

Veja como saber se a empresa está dando lucro e traga essa lógica para dentro de cada obra.

A empreiteira pequena precisa de software de engenharia?

Em geral, não. Software de engenharia só é necessário se você precisa de orçamento por composição SINAPI, medição por avanço físico ou cronograma físico-financeiro. Para a empreiteira com 1 a 3 obras, o controle financeiro por obra já responde à pergunta que importa: quanto sobra.

O que o software de engenharia faz	A empreiteira enxuta precisa?	Onde o controle financeiro por obra resolve
Orçamento por composição SINAPI e BDI	Em geral não, a menos que o contrato exija	Proposta com itens e valores definidos por você
Medição por avanço físico (% da obra)	Só se o cliente cobrar esse formato	Parcelas por etapa, com datas e valores combinados
Cronograma físico-financeiro	Só em obras grandes ou com exigência formal	Prazos e vencimentos do contrato e das parcelas
Diário de obra (RDO) e canteiro	Em geral não	Gastos lançados na obra certa
Saber se a obra deu lucro	Sim, sempre	Receita menos despesa por obra, no DRE

Quando você precisa de um software de engenharia

Você precisa dele quando o cliente ou o contrato exigem o formato técnico. SINAPI é a tabela oficial de custos de referência para obras. BDI é a taxa que soma despesas indiretas e lucro ao custo. A medição por avanço físico mede, em porcentagem, quanto da obra já foi executada, e o cronograma físico-financeiro cruza esse avanço com o dinheiro.

O GestãoClick não faz nada disso. Se o seu contrato depende desses documentos, um software de engenharia é o caminho.

Quando o controle financeiro por obra já resolve

Se você trabalha com 1 a 3 obras, equipe pequena e empreitada por contrato, três respostas bastam: quanto você propôs, quanto fechou e quanto gastou. Proposta, parcelas e custo por obra respondem isso sem composição técnica.

É a lógica do controle financeiro por centro de custo: cada obra vira um espaço próprio no financeiro, e você enxerga o resultado dela separado das outras.

De planilha para sistema integrado: veja o que muda na operação no primeiro mês Ver como funciona

Como controlar o orçamento da obra, da proposta ao sim do cliente?

Em três passos: monte a proposta com itens, envie e registre a aprovação, e transforme o orçamento aprovado em obra. Assim a proposta deixa de viver na conversa e vira o ponto de partida para comparar com o que você gastou.

1. Monte a proposta com itens, validade e desconto.
2. Envie pelo WhatsApp ou e-mail e registre a aprovação.
3. Transforme o orçamento aprovado em obra.

Monte a proposta com itens, validade e desconto

Para os serviços, use Orçamentos › Serviços. Para o material, use Orçamentos › Produtos. Em cada um você insere os itens com quantidade, valor unitário e desconto, e define a validade da proposta.

O orçamento não calcula composição de custos por conta própria: os valores são os que você informa. Por isso, separe material e mão de obra em linhas diferentes. Na hora de comparar, você sabe qual das duas pesou mais. Veja o passo a passo de orçamento de serviços.

Envie pelo WhatsApp ou e-mail e registre a aprovação

Com a proposta pronta, você gera o PDF ou o link para mandar pelo WhatsApp ou por e-mail. O histórico fica no cadastro do cliente, e ninguém precisa rolar a conversa para lembrar o combinado.

Para registrar a aprovação, use as situações do orçamento, em Orçamentos › Opções auxiliares › Situações. Uma delas pode ter a opção Sugerir gerar venda. Quando você move o orçamento para essa situação, o sistema pergunta se quer transformá-lo em venda, e a venda só acontece se você confirmar. Veja também como montar uma proposta comercial que o cliente entende.

Transforme o orçamento aprovado em obra

Quando o cliente fecha, use Gerar venda e os itens passam para a venda sem digitar de novo. Se a obra vai ser executada por etapas, a Ordem de Serviço é gerada pela opção correspondente dentro de Gerar. Nela, serviços e materiais ficam em blocos separados.

O orçamento, sozinho, não reserva nem movimenta estoque. Isso só acontece depois que ele vira venda ou ordem de serviço, conforme a configuração da situação. Veja como usar a ordem de serviço por etapa.

Como controlar contratos de empreitada sem perder parcela nem prazo?

Registre cada empreitada como um contrato de serviço, com valor, vigência e parcelas, e acompanhe as parcelas como contas a receber. O sistema organiza o financeiro e os prazos do contrato, mas não dá parecer jurídico: cláusulas e validade do documento continuam com quem entende de direito.

Como registrar o contrato e as parcelas

Em Contratos › Serviços, você cadastra o contrato com valor, vigência e parcelas. Quando o contrato lança o financeiro, cada parcela vira uma conta a receber, e o atraso aparece na lista, não só quando falta dinheiro. As situações do contrato ficam em Contratos › Opções auxiliares › Situações.

Para serviços recorrentes, como a manutenção mensal depois da obra, existe Contratos › Assinaturas: cada ciclo gera uma conta a receber, e a situação Pausado suspende a cobrança quando o cliente pede uma pausa, sem refazer o cadastro. Essa situação existe só nas Assinaturas. Veja mais sobre o controle de contratos de serviços.

Como cobrar por etapa entregue sem boletim de medição

Boletim de medição é o documento de engenharia que mede, em porcentagem, quanto da obra foi executada e quanto o cliente deve pagar por isso. O GestãoClick não faz esse tipo de medição.

O que você faz é combinar as etapas e transformá-las em parcelas, com data e valor definidos no contrato: entrada, metade da obra e entrega, por exemplo. Cada parcela vencida e não recebida aparece no financeiro.

Se o cliente vai assinar o contrato, existe o aplicativo assinatura digital, que fica em Meus aplicativos › Ver todos os aplicativos › Assinatura Digital. A disponibilidade depende da sua contratação, e você confere o que está incluído em Configurações › Meu plano.

Como tratar reajuste e mudança de escopo

O sistema não tem um campo de aditivo, e o reajuste por índice, como INCC ou IGP-M, não é aplicado sozinho: você define o novo valor.

Se o contrato está numa situação que ainda não lançou financeiro, todos os blocos e itens continuam editáveis. Depois que o financeiro é lançado, os blocos de serviços, os totais e os pagamentos ficam protegidos. Nesse caso, ajuste valores e parcelas nas contas a receber geradas, no Financeiro.

Para um novo ciclo, um reajuste ou uma prorrogação, use Renovar contrato, em Mais ações, na linha do contrato de serviço. Ele gera um novo documento com o reajuste e preserva o histórico anterior. O termo aditivo assinado pode ser guardado como anexo ou em campos extras do contrato. Veja mais sobre gestão de contratos.

Como saber quanto cada obra gastou e se deu lucro?

Trate cada obra como um centro de custo, lance todos os gastos nela e consulte o DRE gerencial filtrando por essa obra. A diferença entre o que entrou e o que saiu é o lucro da obra.

Cadastre cada obra como um centro de custo

Centro de custo é uma gaveta por obra: tudo o que entra e sai daquela obra fica guardado ali, separado das outras. Você cadastra um centro de custo para cada obra e passa a vincular receitas, despesas e compras a ele. Se quiser entender o conceito antes, veja o que é centro de custo.

Lance material, mão de obra e compras na obra certa

O erro mais comum é lançar o gasto na obra errada, o que distorce o lucro de duas obras. Escolha o centro de custo já na hora de lançar.

A Ordem de Serviço separa a mão de obra do material. A compra de material pode entrar por XML em Estoque › Compras › Produtos, pelo botão Mais ações › Importar XML ou buscando as notas dos últimos 90 dias na Sefaz. Ao gerar a compra, o sistema dá entrada no estoque e no financeiro conforme a situação configurada.

Atenção a um limite: o centro de custo classifica a parte financeira. Para separar o saldo físico de estoque por obra, a saída é usar o cadastro de lojas ou depósitos, entre os quais é possível fazer transferências.

Divida um gasto que serve a mais de uma obra

Combustível, ferramenta e mão de obra compartilhada servem a mais de uma obra, e jogar tudo numa só distorce o resultado. A solução é o rateio percentual: você divide o gasto entre os centros de custo.

Num exemplo ilustrativo, um gasto de R$ 600 em combustível, dividido 60% e 40% entre duas obras, fica R$ 360 numa e R$ 240 na outra. Cada obra carrega só a parte que usou.

Compare o que você orçou, o que fechou e o que gastou

São três números: o orçamento (o que você propôs), o contrato (o que o cliente fechou) e as despesas da obra (o que você gastou). O DRE, demonstração do resultado, subtrai as despesas da receita e mostra o que sobrou.

No GestãoClick, o DRE fica em Financeiro › DRE gerencial, com o filtro Centro de custo na busca avançada. Você também consulta os lançamentos agrupados em Relatórios › Financeiro › Centro de custos. O sistema não tem um relatório pronto de orçado contra realizado: a comparação com o orçamento aprovado você faz lendo os relatórios. O DRE considera os lançamentos reais e previstos conforme os filtros de competência, compensação e situação das contas, então ajuste os filtros para saber o que já foi pago.

Veja como funciona o controle financeiro de obras e como montar o DRE.

Quais erros mais custam caro no controle de obra da empreiteira pequena?

Os erros que mais custam caro são os que escondem o prejuízo até o fim da obra. A tabela mostra como cada um aparece na rotina e como evitar.

Erro	Como aparece na obra	Como evitar
Proposta sem itens	O cliente lembra de um valor, você de outro no acerto	Monte o orçamento com itens, validade e desconto
Aprovação só no WhatsApp	Ninguém acha a mensagem quando surge a dúvida	Registre a aprovação na situação do orçamento
Parcelas sem vencimento	O atraso só aparece quando falta dinheiro	Cadastre as parcelas no contrato, com data e valor
Gasto lançado na obra errada	Uma obra parece dar lucro e a outra prejuízo	Escolha o centro de custo na hora de lançar
Material e mão de obra no mesmo balde	Não dá para saber qual pesou mais	Separe em linhas ou em ordens de serviço distintas
Rateio esquecido	A obra principal absorve o gasto das outras	Divida o gasto compartilhado por percentual
Fechar a obra sem ver o lucro	Você só descobre o prejuízo na obra seguinte	Consulte o DRE gerencial da obra antes de encerrar

Como fica na prática: do orçamento ao lucro da obra no GestãoClick?

O fio é simples: o orçamento vira venda, a venda vira contrato com parcelas, e cada gasto cai no centro de custo da obra. No fim, o DRE gerencial mostra o resultado de cada obra separado. Veja um exemplo ilustrativo, com valores inventados.

Uma empreiteira fecha duas obras ao mesmo tempo. A obra A é a reforma de uma fachada, orçada em R$ 48.000, com contrato em 3 parcelas de R$ 16.000: entrada, metade da obra e entrega. A obra B é a reforma de dois banheiros, fechada em R$ 22.000. Cada uma vira um centro de custo.

Na obra A, a empreiteira lança R$ 17.500 de material, R$ 15.200 de mão de obra e R$ 2.800 de aluguel de andaime. Os R$ 600 de combustível são divididos 60% para a obra A e 40% para a B, ou seja, R$ 360 e R$ 240. Os gastos da obra A somam R$ 35.860, e o lucro é de R$ 12.140, cerca de 25% do contrato. Na obra B, o material custa R$ 11.800 e a mão de obra, R$ 7.900. Com o rateio, o gasto vai a R$ 19.940, e o lucro cai para R$ 2.060, cerca de 9%. Sem a separação, a obra A esconderia o problema da B.

Para organizar os dados da obra, a empreiteira usa campos extras como ART/RRT, Matrícula CEI/CNO, Nome da Obra e Engenheiro Responsável. São só campos de organização, e não obrigação prometida pelo sistema. Na nota, a NFS-e cobre o serviço e a NF-e cobre o material, conforme a orientação da contabilidade. A opção Serviços relacionados à construção civil, que traz o Código da Obra e a ART, fica em Fiscal › Opções auxiliares › Atividades de serviços. Ela aparece no cadastro completo da atividade, comum na maioria dos municípios, mas não nos que usam a versão simplificada, e a disponibilidade de campos também varia com o layout (Integradora ou Nacional) em Configurações › Gerais, na aba Fiscal.

Antes de encerrar cada obra, confira este checklist:

• Todas as parcelas do contrato foram recebidas ou têm data de cobrança definida?
• Todos os gastos estão lançados no centro de custo certo?
• Os gastos compartilhados foram divididos entre as obras?
• O DRE gerencial da obra foi consultado com o centro de custo filtrado?
• O resultado foi comparado com o orçamento aprovado e a diferença foi anotada?
• As notas fiscais do serviço e do material foram emitidas, conforme a orientação da contabilidade?
• O termo aditivo e os anexos estão guardados no contrato?

Para ver o fluxo completo, conheça o sistema de gestão para obras do GestãoClick e a página de ERP para empreiteira.

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Perguntas frequentes

Como controlar o custo de cada obra?

Cadastre cada obra como um centro de custo e lance receitas, despesas e compras vinculadas a ele. Quando um gasto serve a mais de uma obra, divida o valor em percentuais. No fim, consulte o DRE gerencial filtrando pelo centro de custo da obra e veja quanto sobrou.

Empreiteira pequena precisa de software de engenharia?

Em geral, não. Com 1 a 3 obras e empreitada por contrato, proposta, parcelas e custo por obra já respondem quanto sobra. Software de engenharia só entra se você precisa de composição por SINAPI, medição por avanço físico ou cronograma físico-financeiro, que o GestãoClick não faz.

Qual a diferença entre orçamento, contrato e custo de obra?

Orçamento é o que você propôs ao cliente. Contrato é o que ele fechou, com valor e parcelas. Custo é o que você gastou para executar. Comparar os três no fim da obra mostra se sobrou dinheiro ou se a obra consumiu a margem.

Dá para controlar contrato de empreitada com parcelas em um sistema?

Sim. Em Contratos › Serviços você registra valor, vigência e parcelas, e, quando o contrato lança o financeiro, as parcelas viram contas a receber. Assim, o atraso aparece na lista, e não só quando falta dinheiro. O sistema organiza o financeiro, mas não valida o contrato juridicamente.

O GestãoClick faz medição de obra, cronograma ou SINAPI?

Não. O GestãoClick não faz medição por avanço físico, cronograma físico-financeiro, tabela SINAPI nem diário de obra. Ele cuida do lado financeiro: proposta, contrato, parcelas e custo por obra. Se você precisa de engenharia, um software específico faz esse papel.