Ou seja, uma gestão de compras ineficaz acarreta consequências para os setores de estoque e de vendas, o que prejudica a empresa e empurra os clientes para a concorrência.
Pensando nisso, oferecemos algumas dicas para que você consiga fazer o controle de compras do jeito certo. Vamos conferir que dicas são essas?
1. Estruture um planejamento
Entregar os pedidos dos clientes com atraso em razão da falta de produtos no estoque motivada por conflitos com os fornecedores não parece ser bom para a imagem e para o funcionamento da empresa, concorda?
De modo geral, o controle de compras consiste em:
• fazer a cotação de preços;
• gerenciar fornecedores;
• entender o que deve ser comprado, em quais quantidades e em quais datas.
Ou seja, o planejamento deve envolver a busca pelos melhores preços, a garantia de que o fornecedor entregará as mercadorias no prazo correto e, antes de tudo, a verificação da quantidade atual de itens no estoque para que não haja sobras ou faltas. Dessa forma, evita-se desperdícios e insatisfação dos clientes.
2. Utilize um programa para o controle de compras, vendas e estoque
Para o bom funcionamento de um negócio, todos os departamentos devem funcionar de maneira alinhada, certo? Agora, imagine gastar parte do orçamento do seu setor para comprar produtos que já constam no estoque, mas que ninguém sabia, pois não houve o registro de entrada.
Isso poderia prejudicar as vendas (em razão de gastar desnecessariamente o que poderia ser gasto para comprar outros produtos sob demanda) e o estoque (por sobrecarregar o espaço de armazenamento) — além disso, produtos parados no estoque significam prejuízos, especialmente se forem perecíveis.
A solução para esse tipo de problema é utilizar um sistema automatizado, que:
• possibilita a análise do fluxo de vendas;
• ajuda a definir um cronograma de compras baseado no giro de estoque;
• disponibiliza uma funcionalidade para fazer cotações online;
• permite o cadastro de fornecedores e de produtos, automaticamente contabilizados no estoque;
• tem um módulo específico para controle de estoque;
• emite relatórios gerenciais sobre vendas, estoque, movimentações financeiras etc.
Você também pode utilizar uma planilha de controle de compras: apesar de não ser tão eficiente quanto um sistema ERP e exigir mais dedicação em razão do registro manual de dados, ainda é um recurso útil para controlar informações.
3. Analise mais opções de fornecedores
A procura por fornecedores e a negociação são etapas que merecem atenção. O motivo é simples: o parceiro deve ser confiável a ponto de não atrasar entregas e os preços devem ser satisfatórios a ponto de garantir uma boa margem de lucro na hora da precificação.
Em outras palavras, eles devem:
• ser confiáveis e ter credibilidade no mercado;
• oferecer bons preços, especialmente para pagamentos à vista ou para altos volumes de compras;
• ter disponibilidade de produtos;
• ser flexíveis nas entregas.
Então, para garantir bons preços e a entrega de pedidos sempre que necessário, principalmente em casos de urgência, é fundamental contar com mais de um fornecedor.
Além disso, conte com o sistema ERP mencionado no tópico anterior para realizar cotações online, com rapidez e facilidade, e transformá-las em compras.
4. Conte com as informações de relatórios gerenciais
Esses relatórios, que podem ser emitidos por softwares de gestão empresarial, oferecem informações valiosas para o controle de compras. Por exemplo:
• quantos produtos foram vendidos nos últimos meses e quais foram os produtos menos ou mais vendidos;
• transportadoras e fornecedores cadastrados;
• compras e cotações realizadas;
• produtos em estoque;
• pagamentos e recebimentos.
Ao analisar pagamentos e recebimentos por meio de relatórios, por exemplo, é possível fazer projeções a fim de saber se haverá dinheiro em caixa para realizar compras.
E agora, já sabe como fazer um controle de compras do jeito certo? Que bom!
Se você entendeu a importância do controle de compras e quer começar a otimizar os processos da sua empresa controlando as entradas e saídas de produtos do estoque, baixe agora mesmo gratuitamente a incrível planilha de controle de estoque para garantir uma gestão de estoque muito mais eficiente!
