Há alguns anos está em curso a implementação de sistemas que viabilizam a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em todos os estados do país. Entretanto, como em todo grande processo de mudança, alguns estados ainda estão se ajustando às exigências do governo relacionadas à obrigatoriedade da emissão eletrônica desse documento.
Por isso, muitas empresas que estão passando pela fase de regularização ainda utilizam o processo de emissão manual de notas fiscais, o qual pode prejudicar o negócio por diferentes motivos. Neste artigo, veremos alguns deles. Acompanhe!
Pode acarretar multas
Conforme já mencionado, muitos estados já são obrigados a aderir à Nota Fiscal Eletrônica. Por essa razão, empresas que ainda trabalham com os antigos talões de notas fiscais em estados que já declararam a obrigatoriedade da NF-e podem se complicar com multas caso não acompanhem as mudanças.
Além disso, preencher notas fiscais de maneira errada, com datas ou valores incorretos, pode ser considerado crime de sonegação fiscal.
Caso sua empresa ainda opere com a emissão manual de notas fiscais e você desconheça o calendário de implementação, o ideal é consultar seu contador e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de seu estado a fim de se informar sobre datas e evitar prejuízos.
Atrapalha a produtividade dos colaboradores
Imagine realizar 500 vendas e ser obrigado a preencher manualmente 500 notas fiscais: o exemplo de “mais vendas, mais notas” é simples, mas já demonstra muita coisa.
Cada preenchimento deve ser minucioso e sem rasuras, ou seja, o colaborador deve parar tudo o que está fazendo para se atentar às informações do cliente e da compra e não preencher nada errado.
Justamente por atrapalhar a produtividade dos funcionários, a emissão manual de notas fiscais também prejudica o desempenho da empresa e é a responsável por gerar retrabalhos. Isso sem mencionar o transtorno para os clientes durante o fechamento de cada venda, não é?
Prejudica a comunicação
Uma gestão eficiente visa melhorar o fluxo de atividades e a comunicação interna a fim de evitar retrabalhos, certo?
Agora, imagine que um funcionário de determinado departamento entra em contato com o setor financeiro para pedir uma nota fiscal que foi emitida meses atrás! Ou, imagine que é um cliente que solicita a nota de uma venda antiga.
Caso a empresa não tenha um sistema eficiente de arquivamento, isso pode prejudicar o fluxo de trabalho e a comunicação entre colaboradores e clientes.
Se as empresas que não têm um sistema de gestão e precisam emitir as notas por meio do site da prefeitura do município já enfrentam problemas, que dirá as empresas que ainda trabalham com o preenchimento manual.
Além do que já mencionamos, vale lembrar também que a confusão entre data de emissão e data de competência pode ocasionar problemas relacionados ao pagamento de tributos.
Então, o que fazer para automatizar a emissão de NF-e e evitar os problemas vistos aqui?
Conforme já mencionado, se você ainda trabalha com a emissão manual de notas fiscais o ideal é consultar o escritório de contabilidade que atende a sua empresa a fim de obter informações sobre o processo de implementação.
Depois de regularizar a situação do negócio, você pode escolher um software de gestão empresarial que tenha o módulo emissor de notas fiscais eletrônicas.
Como sistemas ERPs geralmente funcionam de maneira integrada, os produtos e clientes já cadastrados no sistema facilitam ainda mais o processo, já que o preenchimento de dados se torna automático e a emissão e o envio das notas acontecem de maneira automatizada, com poucos cliques.
Agora, confira os benefícios da emissão da Nota Fiscal Eletrônica:
- redução de gastos com papéis;
- diminuição de erros;
- facilidade para arquivar os documentos digitalmente, sem a necessidade de espaços físicos, como gavetas ou armários;
- comodidade para os clientes, que podem receber as notas por e-mail e não precisam aguardar o preenchimento manual;
- automatização de todo o processo;
- comunicação otimizada com contadores e com a SEFAZ.
E então, percebeu como a emissão manual de notas fiscais pode prejudicar a sua empresa? Uma das soluções mais adequadas consiste em utilizar um sistema de gestão para emitir notas fiscais eletrônicas: esse programa não só organiza dados importantes da empresa como também automatiza tarefas e otimiza processos.
Então, agora que você já entendeu os riscos de emitir notas fiscais de forma manual, veja como automatizar este processo com um sistema ERP!