Gestão de custos: o que é e como fazer

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Ter o controle do seu negócio é um dos pré-requisitos fundamentais para o sucesso do empreendimento, independente do seu porte ou segmento de mercado. E isso não se refere apenas a conhecer o seu produto, público alvo e gerenciar uma equipe.

Embora tudo isso seja muito importante também, o controle dos números da sua empresa é algo que você deve ter. Ou seja, conhecer as suas despesas e saber gerenciá-las, caso contrário, significa que você na realidade não conhece a verdadeira situação do negócio.

Portanto, você deve aprender tudo sobre gestão de custos: o que é e como fazer, para fazer uma administração competente e integral o seu empreendimento. Então, continue lendo este artigo e confira os tópicos a seguir:

– O que é gestão de custos
– Como fazer gestão de custos
– Dicas para fazer a gestão de custos
– Porque gerir as despesas
– Software ERP para gerenciar custos  

O que é gestão de custos

O conceito de gestão de custos é bastante simples e consiste no gerenciamento dos gastos da sua empresa. No entanto, mais do que saber quais são as despesas do empreendimento, gerir significa ter custos realmente necessários, conseguir pagá-los e reduzi-los quando possível.

É preciso saber ainda que custos são todas as despesas envolvidas no dia a dia da sua empresa, tanto as de maior valor como aluguel e salários, quanto o valor do cafezinho de todo o dia. Isto é, engloba os gastos fixos e os gastos variáveis.

Por mais que para muitos empresários seja óbvio a importância de acompanhar tudo isso, nem todos possuem a mesma visão. Hoje em dia, muitas empresas fecham poucos anos depois de serem abertas e até dentro de alguns meses.

Só uma ideia inovadora ou um produto de qualidade não mantém um negócio funcionando, sendo que o básico deve ser feito – conhecer e gerir as despesas. Porém, como nem todas as pessoas fazem isso, seus negócios entram a falência de maneira precoce.

Como fazer gestão de custos

O primeiro passo para fazer a gestão de custos, portanto, começa identificando quais são todas as despesas do seu negócio. Comece listando-as. Veja abaixo quais são os custos mais comuns em empresas:

– Aluguel;
– Insumos;
– Energia elétrica;
– Água;
– Telefone;
– Internet;
– Transporte;
– Salários;
– Horas extras;
– Manutenção de equipamentos;
– Impostos;
– Comissões sobre vendas;
– Alimentação;
– Material de escritório;
– Material de limpeza;
– Etc.

Essa lista pode ser feita em uma planilha, embora existam recursos mais apropriados, como os que conseguem se comunicar com as demais informações da sua empresa, tornando a gestão de custos mais eficiente. De qualquer modo, deve-se listar tudo, sem esquecer nada.

Mês a mês, essa lista deve estar com os valores atualizados, já que alguns desses itens podem ter pequenas diferenças. Outros tópicos, por sua vez, podem variar bastante, inclusive, as despesas com a produção, que fazem parte dos gastos variáveis.
 

Dicas para fazer a gestão de custos

Com essa lista sempre atualizada, conclui-se o primeiro passo da gestão de custos, ou seja, ter o controle, saber para onde vai o dinheiro que entra no seu negócio. Já o próximo passo consiste em avaliar um a um desses gastos.

Analise se ele está de acordo com a realidade, pode ser reduzido, etc. Não é necessário esperar que a sua empresa passe por problemas financeiros para fazer esse estudo das despesas, já que ao realizar essa análise você vai estar prevenindo instabilidades futuras.

As empresas que prosperam, mesmo nos períodos de crise, não são aquelas que começam a gastar menos quando percebem os problemas. Mas sim, aquelas que mantém uma política permanente de redução de despesas.

É fundamental ainda evitar o desperdício e buscar constantemente formas de ter menores gastos com inteligência, ou seja, sem deixar que isso afete a qualidade do seu produto, serviço ou a valorização da sua equipe.

Embora a gestão de custos deva ser feita desde a abertura do negócio, nunca é tarde demais para iniciar. Se a sua empresa estiver passando por dificuldade, inclusive, essa ferramenta de gestão empresarial é muito útil para indicar aonde estão os problemas.

Para empresas que trabalham com transporte, um bom software de gestão de frotas também pode ser um aliado para diminuir gastos. Eles ajudam com os custos logísticos — a soma dos gastos com transporte, estoque e armazenagem — que representam 7,6% da receita líquida, segundo dados do estudo “Custos Logísticos no Brasil – 2017”, do Instituto de Logística e Supply Chain (Ilos).

Esses sistemas oferecem serviços de rastreamento, monitoramento e roteirização veicular que contribuem para a redução tempo de entrega, gastos com combustível e manutenção e até mesmo a jornada de trabalho dos motoristas – fatores importantes que podem fazer toda diferença no fechamento das contas do final do mês.
 

Porque gerir as despesas 

A gestão de custos oferece uma série de vantagens para as empresas que a incluem na sua rotina de trabalho. Entre elas, é possível destacar as seguintes:

– Fazer uma melhor precificação e, por consequência, ter mais segurança para determinar a margem de lucro de cada produto ou serviço;
– Ter entendimento mais completo do desempenho das diferentes atividades da empresa;
– Contar com maior assertividade ao planejar e desenvolver operações;
– Acessar informações completas e atualizadas para fazer as melhores escolhas;
– Decidir o momento mais adequado para expandir o negócio;
– Estar preparado para as instabilidades financeiras do mercado;
– Reduzir despesas e aumentar lucros;
– Oferecer produtos e serviços de qualidade;
– Realizar um atendimento especializado;
– Identificar quando a empresa está com prejuízo.

Como você pode ver, os benefícios da gestão de custos aparecem de diversas maneiras. Isso porque, quando se tem o controle das despesas e são feitas as melhores escolhas, é possível investir no que realmente importa e deixar de lado os gastos dispensáveis.

No entanto, é essencial que todas as despesas sejam consideradas, inclusive, as perdas do estoque, o que nem sempre são lembradas. Afinal, se houve um gasto adquirindo mercadorias que não foram vendidas, esse prejuízo deve entrar na sua lista de custos também.
 

Software ERP para gerenciar custos

O software ERP é um sistema de gestão empresarial que contribui em muito com a gestão de custos, isso porque todas as despesas podem ser listadas em planilhas que se comuniquem com os demais setores. Assim, é possível mantê-la sempre atualizada com praticidade.

Com essa ferramenta a sua equipe também consegue se tornar mais produtiva, o que é vantajoso, em especial, à gestão de custos da sua empresa. Afinal, podendo ser feito mais em menos tempo é possível economizar com o quadro de pessoal.

Além disso, o sistema de gestão ERP conta com funcionalidades para todos os departamentos do seu negócio, não só para o financeiro, como para o estoque, evitando, inclusive, perdas nesse setor. Vendas, comercial, fiscal e marketing são outros beneficiados.

 

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