4 Dicas para a gestão de freelancers na sua empresa

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Com toda a situação atual no país e no mundo, muitas empresas estão optando por contratar mais freelancers para ajudar em algumas tarefas do dia a dia. Toda a situação referente à pandemia, não só impulsionou o trabalho remoto, como está mudando a regra do jogo quando se trata da dinâmica de trabalho.

Além das empresas de delivery, streaming e conferências virtuais terem crescido, a demanda do trabalho virtual e remoto foi a solução para que vários setores consigam  permanecer operando nesta modalidade agora e, quem sabe, por muito tempo. Uma vez que há vários benefícios no trabalho remoto.

Consequentemente, a forma de contratação também está mudando. Muitas empresas estão contratando freelancers para serviços temporários, seja por uma alta demanda, por conseguir melhores preços na contratação ou até mesmo para cobrir um funcionário de férias ou doente.

Mas a pergunta que fica é: como gerir estes “funcionários” que não são fixos na sua empresa?

Vamos te dar algumas dicas para ajudar na gestão de funcionários remotos, com foco nos freelancers.

1 – Utilize uma plataforma de gestão empresarial

Com um bom software de gestão empresarial, você conseguirá gerenciar as atividades, pagamentos, tarefas e prazos de um profissional autônomo, fazendo com que a gestão do mesmo seja simplificada.

A gestão destes trabalhadores no seu negócio é crucial, porque você precisa saber o quanto você está investindo e o retorno deste investimento. Você também precisa qualificar estas contratações para poder contratar novamente e negociar preços.

Com um bom software de gestão, você consegue armazenar dados referentes a estes processos de forma simples, aliviando as outras atividades da empresa. 

2 – Mensure os resultados

Ao contratar um freelancer autônomo, você deve mensurar os resultados dos serviços prestados. Este é um detalhe que muitos conhecem, mas poucos praticam. É o famoso ROI, ou retorno sobre investimento, que é muito utilizado em campanhas de marketing, por exemplo, mas pode ser aplicado nestes casos.

A conta é bem simples, basta você estipular quanto gastaria para fazer aquele serviço internamente, quanto o resultado deste serviço pode te trazer de lucros e ver quanto está disposto a pagar pela terceirização. Em alguns casos, é difícil mensurar quanto de resultado (lucro) você ganha, para isso você pode calcular por horas.

É só você anotar quanto em reais você ou um funcionário que desempenha aquela atividade gastaria do seu financeiro por hora, então você terá uma ideia de quanto que vale a hora daquele serviço dentro dos moldes do seu negócio.

Mensurar estes valores é essencial para padronizar os valores das atividades desempenhadas dentro da sua empresa, assim, estabelecer valores limites na contratação de um terceirizado.

3 – Organizando as tarefas de um um freelancer

Quando se contrata um freelancer, você tem que se lembrar que este profissional é uma pessoa que até então, está fora do seu negócio, na qual costuma trabalhar para várias outras empresas. Então é muito importante que você tenha métodos de imergir esta pessoa no ambiente da sua empresa, pois a pessoa não sabe como funciona a rotina do seu negócio, quem é quem e como as atividades serão supervisionadas.

Uma forma prática de fazer isso, além de utilizar um software de gestão, é criar um tipo de cartilha, que pode ser feita em um slide explicando como funciona a empresa, e assim, tirar todas as possíveis dúvidas.

Após entregar este material ao freelancer, é necessário a organização das tarefas, sempre com prazos e com informações de suporte.

Sobre os prazos de um projeto

Toda tarefa, deve ser desempenhada dentro de uma quantidade de tempo e também, deve ser monitorada para garantir que se esteja tirando maior proveito desta contratação remota.
O melhor é conversar com o freelancer e acordar estes prazos, pois ele ou ela pode não ter tanto tempo livre nas datas de execução das atividades estabelecidas.

A gestão do tempo é o que fará o seu negócio funcionar como um relógio.

Lembre-se de sempre dar mais tempo para estes funcionários do que o necessário, para evitar possíveis problemas com atrasos corriqueiros.

Informações de suporte

Como mencionado anteriormente, informações de suporte podem ser PDFs, vídeos, áudios ou e-mails explicativos sobre as tarefas executadas. O importante é tirar o máximo de dúvidas possíveis.

Vídeos são ótimos quando você precisa mostrar algo em detalhes, mas independente da mídia que for utilizar, saiba explicar o que o outro precisa entender de forma fácil.

É comum ocorrer muitos ruídos de comunicação nestes processos por conta de conteúdos de suporte mal desenvolvidos e/ou mal interpretados.

Um briefing de atividades precisa ser claro e conciso.

4 – Como montar um briefing de tarefas de trabalho remoto

Um briefing, nada mais é que um manual com informações sobre atividades de um projeto a ser desenvolvido ou um serviço de qualquer natureza a ser prestado.

Atualmente, existem freelancers em todo o mundo, falantes de várias línguas, vindos de diferentes culturas e, por conta disso, é importante que a sua comunicação seja clara, não somente clara, mas transparente. Por isso, se atente as dicas:

Tenha um responsável para lidar com o freelancer
O maior pesadelo de um freelancer é quando ele precisa responder a 10 pessoas diferentes, cada uma sem entender onde o projeto começa e onde termina. Não é obrigação deste profissional organizar o seu negócio. Para isso, selecione um encarregado competente para gerenciar as atividades e lhe prestar contas.

Não há necessidade de uma linguagem rebuscada

Ao escrever o que se espera que seja feito por um profissional, seja básico. Você não está escrevendo um artigo para o New York Times. Lembre-se que o foco é ser entendido.

Algumas palavras empresariais causam mais confusão do que entendimento, alguns exemplos de como isso pode ser corrigido:

ANTES – “O budget deste projeto, será investido em nossa nova campanha de ads, na qual o target deixa de ser B2C para focar no B2B. Você terá todo o aparato do CEO da empresa, qual tem todo o know-how de projetos anteriores e te explicará nosso modus operandi.

Em nosso CRM, você encontrará informações precisas sobre os nossos clientes. Lá, há documentos em anexo sobre o nosso core business. Nós buscamos com esta campanha, atingir nossos clientes de forma holística, assim, aumentar o nosso marketing share em Belo Horizonte.

Caso você precise de mentoring para estabelecer as tarefas do plano de ação com os stakeholders, conte com o Marcos Vinícios que lhe auxiliará a garantir sinergia com todo o time. O timing para o projeto é curto, o deadline é de cinco dias apenas. Depois que fizermos uma brainstorm sobre os tópicos necessários, receberemos o feedback de todos os envolvidos para elaborarmos a melhor solução. O Marcos também fará todo o follow-up do projeto para que não haja nenhum gap nas ações a serem executadas.

Visamos este ano nos tornar um grande player neste mercado, e que o ROI deste projeto faça valer a pena o turnover.”

Sim, este exemplo de briefing foi exagerado propositalmente, mas ele poderia ser simplificado, desta forma:

DEPOIS – “O orçamento deste projeto será investido na nossa nova campanha de anúncios nas redes sociais que neste caso, terá como foco empresas e não pessoas. O dono da empresa irá te passar todas as informações necessárias e responderá todas suas dúvidas.

No nosso sistema, você encontrará todas as informações dos clientes, também documentos sobre as estratégias utilizadas na empresa até então. Queremos, através desta nova campanha, atingir vários clientes ao mesmo tempo e nos tornar uma das maiores empresas no seguimento.

Caso você precise de ajuda para exercer as atividades com os demais envolvidos, conte com o Marcos Vinícius que é encarregado de organizar todo o grupo.

O prazo é corrido e temos cinco dias para entregar. Depois que fizermos uma reunião com ideias, receberemos o parecer de cada um com dicas e sugestões para elaborarmos um ótimo projeto. O Marcus fará todo o acompanhamento para que nenhuma oportunidade fique de fora.

Queremos nos tornar uma das maiores empresas neste mercado, e que todo o investimento neste projeto e na contratação de terceiros faça valer a pena todos os esforços.”

Poderia simplificar ainda mais este briefing, mas quis destacar como o uso de uma linguagem mais “bonita” pode ser um entrave no entendimento de uma informação. Até porque, muitas destas palavras contém mais de um significado.

A simplicidade na comunicação com uma pessoa fora do ambiente da sua empresa deve ser simples, sempre simples,
assim como toda a comunicação interna, afinal, para que complicar as coisas?

Conclusão

Gerir freelancers no seu negócio não é tão simples, mas não precisa ser complicado. Tudo começa com um planejamento seguindo um acompanhamento feito por alguém capacitado a utilizar melhor o tempo, organizar tarefas e prazos e estabelecer uma comunicação simples e efetiva. Conte com as ferramentas de gestão disponíveis no mercado para tirar o melhor proveito deste gerenciamento. 

Escrito por Wellington Duarte – SJS Web Design

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