Guia da Nota Fiscal: entenda todos os campos e saiba como gerar NFs

Você sabe o que é guia de nota fiscal e por que a sua emissão é tão importante em algumas prestações de serviço? Muitas pessoas que iniciam sua jornada empreendedora não entendem direito o seu funcionamento. Contudo, ela é essencial para a gestão dos negócios. O que é uma nota fiscal e para que ela […]

Você sabe o que é guia de nota fiscal e por que a sua emissão é tão importante em algumas prestações de serviço? Muitas pessoas que iniciam sua jornada empreendedora não entendem direito o seu funcionamento. Contudo, ela é essencial para a gestão dos negócios.

O que é uma nota fiscal e para que ela serve?

A nota fiscal é um documento oficial que vale como comprovação que uma determinada transação comercial existiu, ou seja, que ocorreu uma venda de produto ou a prestação de um serviço. 

A sua função está relacionada tanto ao aspecto de fiscalização das transações como meio de comprovação, para que os tributos referentes sejam pagos. Então, podemos concluir que a guia de nota fiscal é a validação tributária que comprova que uma determinada atividade é prestada pela pessoa jurídica. 

Há uma exceção, no entanto. O Microempreendedor Individual só precisa emitir a guia de nota fiscal de forma obrigatória quando presta serviços para outras pessoas jurídicas. 

A não emissão de notas fiscais configura o crime de sonegação fiscal. A pena para este delito prevê multa e pode levar ao cumprimento de até dois anos de detenção. 

O que muda nas notas fiscais entre os estados?

As notas fiscais não são iguais em todos os estados do Brasil. Isso porque a tributação de impostos sobre certo tipo de mercadoria pode divergir. De modo geral, duas coisas serão diferentes. A primeira é em relação ao CFOP, que para as vendas interestaduais, deve iniciar com o dígito 6. 

O outro aspecto é em relação ao ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). A cobrança desse tributo ocorre no estado de origem da mercadoria. Então, seu valor é bastante variável porque depende da alíquota estipulada para cada região. 

Por essa razão, é essencial se atentar aos itens básicos da nota fiscal na hora de realizar transações interestaduais, como descrição dos produtos, valores, quantidades e impostos incidentes. 

Quais informações uma nota fiscal precisa apresentar?

Para a emissão da nota fiscal, o documento precisa conter algumas informações básicas que são importantes para o documento oficial. Nem todos os campos são obrigatórios, contudo, em algum momento você deverá preenchê-los. De modo geral, os principais campos da nota fiscal são: 

• Informar se a emissão é própria ou de terceiros;
• Finalidade;
• Natureza da operação;
• Indicador de presença;
• Cliente final;
• Data de emissão;
• Destinatário;
• Valores e impostos;
• Outros impostos;
• Transportador/volume;
• Itens;
• ICMS;
• IPI;
• PIS;
• COFINS;
• ICMS ST;
• ICMS UF Destino;
• IBPT.

Esses são os campos com espaço para preenchimento em uma nota fiscal eletrônica.

Qual a diferença entre NF-e, NFS-e e NFC-e? Descubra aqui!

Eles são documentos diferentes, portanto, têm emissões diferentes. Tanto o NF-e, NFC-e e NFS-e têm finalidades distintas e atendem ao relacionamento da empresa também com órgãos distintos.

Assim, enquanto a NF-e e a NFC-e são emitidas pelas Secretarias de Fazenda dos estados, a NFS-e é emitida pelos municípios. No Brasil, ainda há alguns casos excepcionais. Por exemplo, a cidade de Manaus adotou dois modelos NFS-e e Brasília usa a Nota Fiscal Conjugada. 

Quanto custa emitir uma nota fiscal?

Existem três diferentes etapas que geram custo no processo de uma empresa começar a emitir notas fiscais eletrônicas. O primeiro é fazer o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). No entanto, os custos do processo de abertura de empresas podem variar conforme o modelo de negócio. Em média, custa um pouco mais de R$ 1.500,00.

Outro custo necessário é a emissão do Certificado Digital. Esse instrumento funciona como um documento de identidade, que garante que a NF está sendo emitida pela empresa. Portanto, ele é o responsável por assegurar a autenticidade e integridade das informações. Daí a sua obrigatoriedade para a emissão da guia de nota fiscal eletrônica.

É difícil indicar o preço exato do Certificado Digital porque esse valor depende da Autoridade Certificadora e das Autoridades de Registro. Assim, pode haver uma variação de preços entre cada estado.

Finalmente, o último custo de implantação da nota fiscal eletrônica é em relação ao sistema de gestão e emissão das NFe. Adquirir um software não é obrigatório, visto que as Secretarias de Fazenda fornecem uma plataforma específica para esse serviço. 

Ocorre, contudo, que os recursos dessa plataforma fornecida pelas Secretarias é bastante limitado. Portanto, vale a pena para o gestor investir na contratação de um sistema voltado especialmente para a emissão de notas fiscais. 

Como emitir uma nota fiscal?

A primeira etapa para iniciar a emissão da Nota Fiscal é a aquisição do Certificado Digital. Então, é necessário realizar um cadastro junto à Secretaria de Fazenda estadual e depois escolher um software que realize as emissões de forma automática. 

Como cancelar uma nota fiscal?

Só é possível cancelar uma nota fiscal se não houver a circulação da mercadoria. Ou seja, se os produtos em questão discriminados na nota fiscal não saíram fisicamente da empresa. Contudo, é importante se atentar ao fato de que cada estado possui uma definição sobre o prazo para cancelamento. 

O ato de cancelar é realizado pela opção que indica essa ação dentro do sistema usado para a emissão da nota. Assim, basta selecionar qual a nota e acionar o comando de cancelamento. 

Depois, é preciso utilizar o Certificado Digital para informar o motivo do cancelamento. É importante que essa justificativa tenha ao menos 15 caracteres. Uma vez informado o motivo, o software faz o acesso ao site da Secretaria de Fazenda para solicitar o cancelamento. Quando a operação for autorizada, a nota fiscal é, de fato, cancelada. 

Quem pode emitir uma nota fiscal? 

No Brasil, todas as empresas que realizam a venda de produtos ou prestação de serviços precisam emitir esse documento fiscal. 

No caso dos Microempreendedores Individuais (MEI), eles só precisam emitir NF quando prestam serviços para outras pessoas jurídicas. Além disso, há algumas especificidades no caso da emissão via MEI. Por exemplo, o Certificado Digital é obrigatório apenas em alguns casos. 

É importante mencionar, no entanto, que uma pessoa física também pode emitir uma nota fiscal. Nesse caso, trata-se de uma nota avulsa. Geralmente isso ocorre quando há a prestação de algum serviço que necessita da emissão de nota fiscal avulsa. 

Se você precisa aprender mais sobre o processo de emissão de nota fiscal por necessidades da sua vida profissional e empreendedora, vale a pena conhecer as facilidades do sistema GestãoClick para a emissão de notas.