Guia completo: O que é ERP

 

ERP para Pequenas e Médias Empresas

Qual a importância do ERP para pequenas e médias empresas, e o quanto ele pode ser um grande parceiro nos negócios? Muita gente se pergunta: o que é ERP ou por que ter um ERP na minha empresa.

Esses sistemas nasceram para ajudar a administração corporativa, mas evoluíram bastante ao longo do tempo. Hoje, em termos de tecnologia de ponta, o software ERP é um sistema de gestão empresarial com um enorme diferencial!

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Ele reúne em um único local todos os setores da sua empresa, de modo que possam ser controlados e acompanhados em tempo real. Dessa forma, é possível realizar as tarefas de escritório com muito mais eficiência.

O ERP também informatiza todos os dados do seu negócio, para que sejam armazenados em bancos de dados e, assim, possam ser acessados para realizar as atividades necessárias. Com isso, todas as operações são realizadas pelo sistema ERP, seja a emissão de notas fiscais e de boletos, entradas e saídas do estoque, bem como o registro de contas a pagar, a receber e muito mais. 

O mundo evolui, e a tecnologia acompanha essa evolução e neste contexto empresas também em crescimento chegam em um certo  momento em que simples planilhas não conseguem mais resolver seus problemas do dia a dia. É aí que entra o sistema ERP!

Claro que a breve conceituação acima sobre sistemas ERP é um resumo do resumo, pois estes softwares abrangem muitas mais funcionalidades úteis para uma empresa do que pura e simplesmente substituírem planilhas e relatórios.

Mas a sinalização da evolução é real, nítida e hoje a maioria das empresas já perceberam a relevância de automatizarem seus processos, otimizando-os. Neste artigo, você vai ler inúmeras vezes as palavras “automatização” e “otimização”, porque ambas, no caso de um ERP, estão interligadas.

A intenção deste Guia é trazer um conhecimento mais aprofundado sobre estes sistemas sanando todas as dúvidas possíveis como para que servem, quais suas principais funcionalidades, como podem atender as necessidades de sua empresa no dia a dia, relação custo benefício e muito mais. Acompanhe. Neste texto, você vai ler sobre:

O que é um Sistema ERP?

Obviamente que temos que começar este Guia com uma detalhada denominação sobre o que é um Sistema ERP, ou Software de Gestão Empresarial.

Se nos atermos à sua definição, a palavra vem do inglês, Enterprise Resource Planning, que significa exatamente Sistema de Gestão Empresarial. Detalhando mais esta definição, temos que um ERP nada mais é do que um software que automatiza os principais processos de uma empresa.

Com esta automatização, há uma integração entre áreas e departamentos como Vendas, Financeiro, Cadastros, Notas Fiscais, Estoque, Compras e Relatórios de forma simples, fácil e objetiva.

Se olharmos para esta definição, naturalmente, há uma clareza de ideias sobre o que significa e o que é um ERP, ou seja, sua utilidade é automatizar processos de uma empresa.

Mas, na verdade, um Sistema de Gestão Empresarial é muito mais do que isto. O entendimento do que realmente representa um ERP para uma organização não está totalmente representado nesta definição.

Só por ela, surgiriam muitas dúvidas, do tipo “porque implantar um ERP em minha empresa?”, “qual relação custo benefício?”, “se estou trabalhando bem com planilhas, porque adquirir um ERP?” e muitas outras relacionadas.

Assim, se queremos definir bem “O que é um  ERP” se faz necessário aprofundar muito mais em sua definição básica. Sua principal competência está no fato de interligar todos os dados e processos de sua empresa em um único lugar, centralizando-os.

Perceba isso na prática: um gestor tendo acesso a tudo que acontece em sua empresa em um único local; colaboradores tendo acesso às informações pertinentes ao seu departamento e de outros coligados em tempo real.

Claro que todas as decisões seriam colocadas em prática muito mais rapidamente e o ganho de tempo seria incrivelmente alto. Só isso, só ganho de tempo? Há um ditado que diz que “…tempo é dinheiro…”, mas um ERP não garante apenas agilidade nas decisões e ganho de tempo.

Vale lembrar que todos os setores do seu negócio poderão ser geridos de um mesmo local de qualquer dispositivo, com total segurança e praticidade. Assim, departamentos distintos trabalharão totalmente sincronizados, reduzindo a quase zero possíveis retrabalhos e com uma visão do negócio como um todo.

Para concluirmos este item, podemos perceber, ao aprofundarmos a matéria, que um ERP dá muito mais autonomia gerencial, viabiliza a tomada de decisão, minimiza erros, agiliza processos reduzindo-os inclusive, diminui o tempo operacional e, por consequência, reduz drasticamente os custos.

Conheca na pratica

Um Resumo Breve da História do ERP

O desenvolvimento do sistema ERP surgiu pela necessidade de aplicação prática da tecnologia nos processos empresariais dos mais variados nichos. Iniciou-se há mais de 100 anos.

Inicialmente, criou-se o modelo EOQ (Economic Order Quantity), idealizado pelo engenheiro Ford Whitman Harris e servia, mais especificamente, para programar a produção de uma empresa/indústria.

Este sistema representou uma grande evolução tecnológica na época e foi utilizado por décadas. Tempos depois, a fabricante de ferramentas Black & Decker começou a adotar uma solução tecnológica diferente que visava planejar de forma mais eficiente todas as necessidades de materiais.

Este novo método ficou conhecido como MRP (Material Requirements Planning). Ele utilizou, na verdade, alguns conceitos do EOQ que foram integrados a um computador utilizado pela organização.

Novamente, tal solução foi utilizada por outros tantos anos. Nota-se, já aqui, que se buscava na tecnologia soluções para diversos processos de uma organização empresarial, visando já reduzi-los, otimizá-los.

Somente em 1983 foi desenvolvida uma nova metodologia intitulada agora como MRP II (Manufacturing Resource Planning). Já era o berço do ERP.

O MRP II adotava módulos diferenciados e componentes da arquitetura de um software, com o objetivo prático de conseguir integrar diversas atividades de uma companhia, principalmente as relacionadas às compras e ao gerenciamento de contratos da mesma.

Havia também, com o MRP II, a providencial integração de dados e o compartilhamento de informações com inúmeros departamentos da empresa e com isso já conseguia-se viabilizar a produção e reduzir os desperdícios. Era a “luz no final do túnel” para redução de custos e ganho de tempo.

O MRP II evolui muito ao longo dos tempos e seus conceitos eram empregados em diferentes atividades empresariais e muitas organizações já o buscavam no mercado para aderirem às suas soluções tecnológicas.

Como sua base também era construída através de módulos, houve grande incremen tação à ferramenta que passou a incorporar setores de finanças, RH e inclusive de vendas.

Por volta de 1990, ou seja, 7 anos depois o MRP II passou a ser denominado ERP, Enterprise Resource Planning.

Porque é importante conhecer a história do ERP? Porque através dela é possível compreender que estas soluções tecnológicas estão em constante evolução na intenção de oferecer cada vez mais funcionalidades e benefícios aos mais diferentes nichos de negócios.

É importante também para que percebamos que o ERP ainda vai evoluir muito, já vem evoluindo com disponibilidades na nuvem, por exemplo, que proporcionam o acesso vital às informações de uma organização em qualquer lugar do mundo, em tempo real, bastando ter um dispositivo conectado à internet.

O mercado muda, as necessidades de soluções mudam, tudo muda muito rapidamente e a tecnologia vem, a seu modo, acompanhando esta evolução.

Como Atua o ERP Dentro das Empresas?

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Que é um sistema importante para sua empresa, isso já deu para entender, tanto pelas suas características como pela sua própria história. Mas como ele funciona exatamente no dia a dia de uma organização?

Considerando que existem diferentes empresas com diferentes processos obtendo, muitas vezes, diferentes resultados, como este ERP se enquadraria igualmente nesta ou naquela organização, atendendo cada uma das necessidades especificas de cada negócio?

A princípio, a resposta à estas questões podem até parecer complicada, mas não são não. Um ERP, num primeiro momento, vai auxiliar a gestão da empresa a administrar as contas a pagar e receber, monitorar as vendas, acompanhar os pedidos de compras e estoque, entre outros.

Isto tudo, em termos, é muito parecido e aplicável na maioria das empresas. Mas o ERP também é uma importante ferramenta para a gestão de pessoas, para a segurança da informação e para melhorar a comunicação entre todos os departamentos e colaboradores de uma organização.

No quesito gestão de pessoas, através da importante oferta de informações sobre produtividade da equipe, fluxo de trabalho, entre outras, dá a gestão um melhor gerenciamento de todas as informações de diversos setores da empresa.

Com isto, aumenta-se significativamente o controle e o acompanhamento dos processos envolvidos em cada departamento. Não haveria sentido, por exemplo, cada um destes departamentos utilizar um software diferente e independente, pois as informações dificilmente se integrariam.

Esta integração de dados e informações eleva a eficiência da gestão, dando maior rapidez aos procedimentos e a tomada de decisão. E não é apenas a gestão a única beneficiada com isto.

Toda a comunicação entre departamentos e equipes é favorecida, uma vez que passa a ser mais efetiva e, por consequência, conseguem sanar os problemas e questões do dia a dia muito mais rapidamente, obtendo melhores resultados e eficácia.

O Funcionamento do ERP na Prática

Falamos muito de suas funcionalidades, que resultam em ganho de tempo e eficiência. Mas como tudo isto funciona? O ERP, por exemplo, pode identificar uma matéria prima que foi encaminhada para o setor de produção da empresa.

De maneira automatizada, este item de matéria prima é rapidamente excluído do estoque, atualizando as informações do setor de compras, responsável pela respectiva reposição. Só neste exemplo, envolvemos 3 áreas distintas que se interligam.

Ao gestor, será visível que, ainda seguindo o mesmo exemplo, a matéria prima seguiu para a produção, a baixa foi dada no estoque e o setor de produção já tem ciência de tudo isto, bem como a possível necessidade de reposição de mercadoria pelo setor de compras.

Vamos pensar em outros setores, como o de finanças, por exemplo, tão importante em qualquer organização empresarial. Quando o setor de compras identificar a falta da matéria prima, que seguiu para a produção, realizará a solicitação de compra desta mercadoria.

Também de forma automática, estas compras e outros lançamentos financeiros seriam imediatamente sinalizados ao setor financeiro. Quer outro exemplo? Um gestor de RH que lança no sistema os dados dos colaboradores da empresa.

Neste exemplo, o setor financeiro precisará inserir todas as informações de pagamentos destes colaboradores. Nesse processo todo, tanto de compras como de RH, o ERP ficará responsável pelo controle de todo o ciclo, evitando erros e informações imprecisas.

Com dados mais coesos, atualizados e completos, toda a organização ganha e a visão do negócio, considerando o todo, é bem mais ampla. O Sistema de Gestão Empresarial se apresenta no formato de módulos operacionais, como já adiantamos, inclusive.

Abaixo, relacionamos de forma bem resumida, algumas das principais funcionalidades de um Sistema ERP. Confira:

  • Consegue simplificar eficazmente diversos processos operacionais de uma empresa;
  • Une inteligência e qualidade na geração e processamento das informações pertinentes ao negócio;
  • Controle de estoque e de custos;
  • Gestão totalmente integrada dos dados;
  • Controle de acessos, para maior segurança da informação;
  • Dados seguros na nuvem, garantindo acesso à informação, por pessoa previamente autorizada, em qualquer lugar do mundo;
  • Maior controle e cumprimento dos prazos;
  • Aumento significativo da produtividade;
  • Promove significativa redução de desperdícios, retrabalhos, tempo operacional e custos.

Quais são os Principais Módulos de um ERP?

Como já dissemos, os sistemas de gestão empresarial são divididos em módulos diferentes, específicos, mas que se interligam e compartilham dados, sempre que estes forem pertinentes. Abaixo relacionamos os principais módulos existentes, que são:

  1. Programa de Controle de Estoque

Como o próprio nome já denuncia, ele visa garantir um maior controle e gerenciamento do estoque da empresa. E de que forma ele faz isso?

Organizando produtos, entrada e saída de itens, relação de fornecedores, orçamentos, controle de vendas, cadastro de produtos, pedidos, compras, movimentações, transferências, relatórios e muito mais.

Contempla as seguintes funcionalidades:

  • Relatório de Estoque: possibilidade de gerar inventários de estoque, que é na verdade um relatório de estoque com todas as informações sobre itens e sua respectiva disponibilidade, bem como a avaliação dos estoques.

  • Controle de Compra: responsável pela reposição e compra de mercadorias, insumos e matérias primas e fundamental para alavancar o armazenamento do estoque. Além de proporcionar a gestão de compras da empresa, está também diretamente ligado à gestão de estoque.

  • Cadastro de Produtos: cadastro de produtos de forma bem prática e simples, exibindo diversas opções de informações que podem ser adicionadas ao cadastro para a otimização administrativa do setor.

  • Controle de Venda: baixa e identificação de saídas de mercadorias em uma única tela, maximizando seu controle de venda.

  • Nota Fiscal de Entrada: o programa oferece a importação dos XML’s referentes às notas fiscais eletrônicas que são encaminhadas pelos fornecedores e que estão diretamente ligados ao gerenciamento de estoque da empresa.

  • Transferência de Estoque: as transferências de mercadorias entre filiais também são devidamente organizadas e gerenciadas a partir deste módulo de controle de estoque.

Isto evita perdas de mercadorias e valores, ao garantir que todas as transferências disponíveis de uma loja para outra sejam devidamente registradas, atendendo plenamente as previsões de vendas.

  • Cotações Online: este recurso é muito útil e importante pois permite a tomada de preços simultânea a um número maior de fornecedores, obtendo-se melhores preços e condições para a compra.

Todas as cotações serão enviadas automaticamente para os e-mails dos seus fornecedores e estes terão acesso a uma área própria onde serão realizadas as cotações dos produtos selecionados, facilitando assim toda a gestão de estoque da empresa.

  1. Programa de Controle Financeiro

Esqueça-se de vez dos lançamentos em planilhas de entradas, saídas, vendas, comissão de funcionários, despesas de manutenção e contas, conferências e tantas outras atividades administrativas ligadas ao financeiro: o ERP fará tudo isto para você.

Toda empresa se preocupa com a saúde financeira da organização e nem poderia ser diferente, afinal, ela é como um termômetro indicando se os negócios vão bem ou não.

O módulo de Controle Financeiro contempla as seguintes funcionalidades:

  • Controle do fluxo de caixa: mostra todas as movimentações de entradas e saídas da empresa em um determinado período de tempo;

  • Organização contas a pagar e receber: permite um preciso controle e previsão dos gastos empresariais criando uma estimativa referente as obrigações financeiras durante o mês ou o período selecionado;

  • Emissão de boletos bancários e carnês: emissão automática de boletos bancários registrados, reduzindo o trabalho de digitação e nova inclusão de dados;

  • Emissão de notas fiscais;

  • Controle das contas bancárias da empresa: a conciliação bancária consegue confrontar as informações disponibilizadas pelo banco e os dados alimentados no sistema ERP.

Este processo reduz significativamente o trabalho de digitação de movimentações financeiras e é feito através da exportação do arquivo OFX disponibilizado pela instituição bancária. Toda a organização das contas bancárias da empresa estará em um único local;

  • Outros: gerenciamento cheques, emissão de recibos, controle do plano de contas, realiza centro de custos, cria e controla formas de pagamentos.

Não é preciso lembrar que este módulo, como os demais, está totalmente interligado com estoque, vendas, serviços e outros.

  1. Programa para Orçamentos e Vendas

A ideia aqui é produzir orçamentos personalizados de seus produtos ou serviços para os seus clientes de forma rápida, precisa e ágil. Este módulo, entre outras coisas, permite:

  • Integração com Controle de Vendas: é possível cadastrar suas propostas comerciais e se os clientes da empresa aprovarem o orçamento, ele já estará previamente cadastrado. Este processo facilita o controle de vendas da empresa, controle de estoque e também o controle financeiro.

  • Possibilidade do envio de Orçamentos por E-mail: isto facilita muito a vida do setor de vendas, uma vez que você poderá enviar suas propostas para os seus clientes diretamente do sistema.

  • Imprimir Orçamentos.

  • Acompanhamento de Situações: acompanhar em tempo real o status de cada orçamento, possibilitando uma melhor gestão de todas as propostas comerciais da empresa.

  1. Emissão de NF-e

Toda empresa precisa emitir notas fiscais, mesmo no caso de Microempreendedores Individuais – MEI quando negociam com outras empresas. O Sistema de Gestão Empresarial disponibiliza um modelo simples para a geração destas notas rapidamente:

  • Nota Fiscal Eletrônica para produtos (NF-e);

  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);

  • Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).

De um modo geral, os emissores de notas fiscais do ERP conseguem:

  • Otimizar a emissão de todas as notas fiscais respectivamente a venda: por ser integrado ao módulo de vendas, o processo de emissão de notas é automático, não sendo necessária novas inclusões de dados do cliente, por exemplo.

  • Armazenar os arquivos XML das notas fiscais: com o ERP não há a necessidade de acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica e digitar a chave de acesso relacionada a cada produto vendido para só então ter acesso ao download da cópia eletrônica da nota fiscal para poder armazená-la, pois isto é feito automaticamente pelo sistema, favorecendo e muito a contabilidade de sua empresa.

  • Impressão do DANFE ou envio do mesmo para clientes por e-mail: o DANFE é um documento considerado como uma representação simplificada da nota fiscal eletrônica e é utilizado em diferentes situações, sendo obrigatório para o transporte de produtos e útil para conferência ou troca de mercadorias.

O emissor de nota fiscal do ERP consegue imprimir facilmente este documento ou, se necessário, enviá-lo por e-mail ao destinatário.

  • Emitir NF-e com Certificado Digital A1 ou A3: é possível a emissão de notas fiscais eletrônicas com o ERP pois o mesmo assina digitalmente com os certificados digitais A1 ou A3. Isto viabiliza o processo de certificação digital bem como da própria emissão das NF-e’s.

  • Integração com a Contabilidade da Empresa: não poderia ser diferente, afinal, notas fiscais, recibos, etc., interessam diretamente às finanças e à contabilidade de qualquer organização.

  • Possibilidade de imprimir os principais tipos de nota fiscal eletrônica: emissão dos 3 principais tipos de notas fiscais: Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).

  • Seus Tributos em dia: com a emissão de notas fiscais eletrônicas diretamente pelo sistema da empresa, esta emissão respeitará todas as exigências legais do governo e outros órgãos fiscalizadores.

Por meio das informações registradas nos cadastros de clientes, serviços ou produtos, há o cálculo automático de impostos como ICMS, PIS, COFINS, IPI, entre outros. Assim, sua empresa fica sempre em dia com os órgãos fiscalizadores e o Fisco.

  • Relatórios automatizados e completos: o sistema também permite a emissão de relatórios gerenciais inclusive para o gerenciamento das notas fiscais, já que é possível emitir estes relatórios com poucos cliques e visualizar informações importantes, como quantidades de notas emitidas em determinado mês, para quais clientes houve a emissão destas notas, qual foi o faturamento em determinado período, etc.

  1. Software Para Emissão de Boletos

Os boletos de cobrança bancários são uma necessidade da maioria das empresas. Alguns sistemas de gestão empresarial conseguem emitir boletos bancários diretamente pelo sistema com muita facilidade e rapidez.

Esta facilidade é rapidamente notada ao se perceber, por exemplo, que não há a necessidade de ficar digitando as informações do pagamento a cada nova venda, para que o boleto seja emitido. Há aqui um ganho de tempo operacional significativo.

E todos os boletos são emitidos com o devido registro, evitando as costumeiras fraudes bancárias.

  1. As Integrações do ERP

Esta é uma preocupação inerente de muitos empreendedores. Será que, ao ter um sistema de gestão empresarial, este irá “conversar” com os meus demais sistemas como de Bancos, Sistemas de Pagamento, e-commerces, etc.?

A resposta é sim, pelo menos os Sistemas de Gestão mais modernos, com tecnologia de ponta. Essa integração é notória e relevante pois, se não ocorresse, sua empresa ficaria com várias “ilhas” sistêmicas que não se interligam.

Ao não se interligarem, os processos empresariais ficariam emperrados, isolados e a automatização/otimização seria incompleta ou, no mínimo, ineficiente.

Felizmente isto não ocorre e o ERP consegue se integrar na venda, no pagamento e recebimento e viabiliza suas vendas. Mas neste ponto é preciso ficar atento.

Nem todos os ERP do mercado fazem esta integração e alguns ainda são bem limitados neste quesito. Ao procurar seu sistema de gestão empresarial, atente-se se o mesmo se integra com:

  • As principais plataformas de pagamento do mercado;

  • As principais instituições financeiras digitais;

  • As principais instituições bancárias;

  • Lojas virtuais e e-commerces;

  • Automação de e-mail;

  • Integrações via API, viabilizando a sincronização de diferentes aplicativos.

Como já comentamos logo de início e pela própria história evolutiva dos sistemas ERP, muitos outros recursos se agregam à estas importantes ferramentas sistêmicas.

Além disso, como a demanda aumentou, cresceu também o número de empresas que oferecem este tipo de software e exatamente por isso sinalizamos a atenção que o empreendedor precisa ter na hora de contratar esta solução sistêmica.

Afinal, uma empresa busca em recursos sistêmicos de ponta soluções para o seu negócio e não dores de cabeça.

Além disso, é importante detectar também se esta ou aquela empresa escolhida está na nuvem, se dá suporte, se oferece personalização e adequação de seu sistema com a sua organização, entre outros pontos que indiquem que tal empresa está alinhada com a vanguarda tecnológica.

Segurança de Dados

Um Sistema ERP, como já foi possível perceber, oferece inúmeros recursos tecnológicos para uma empresa, na intenção de automatizar processos otimizando-os e tendo como consequência, como já dito inúmeras vezes, ganho de tempo, redução de custos entre outros benefícios.

Foi salientado também, por diversas vezes, que as informações sobre o negócio, focando em uma visão do “todo” da organização, estão disponíveis em tempo real e, quando na nuvem, podem ser acessadas de qualquer lugar do mundo.

Isto agiliza a tomada de decisão, fechamento de novos negócios, etc., ou seja, o gestor, entre outros colaboradores, teria acesso às informações de vendas, estoques, do financeiro, da área contábil, produção e diversos setores da organização.

Estes dados seriam fornecidos com total precisão e totalmente atualizados, com praticamente zero de possibilidades de divergências, salvo se na ponta do processo tais informações fossem inseridas de forma imprecisa e, desta forma, seguiriam com a mesma imprecisão até que fossem corrigidos.

Isto posto, surge uma preocupação inerente: e a segurança destes dados e informações, como fica? Qualquer um da empresa pode ter acesso às mesmas?

Sabemos que, apesar do ERP interligar áreas, departamentos e informações, nem todos estes dados são de relevância para todos da empresa, muito pelo contrário, algumas informações são de interesse apenas da gestão, por exemplo.

Em um outro exemplo ainda, outras informações são de vital importância para a contabilidade, mas são inúteis para as vendas e assim sucessivamente. Além disso, estando na nuvem, não há riscos de invasão cibernética e vazamentos destas informações?

Desta forma, podemos concluir facilmente que um ERP precisa ter uma base de segurança da informação realmente válida e confiável.

Para que o sistema ERP seja considerado como uma opção viável, confiável e segura para o seu negócio, comumente ele possui algumas camadas específicas visando esta segurança da informação. Geralmente, são subdivididas em 3:

  1. Camada: Estão presentes as funcionalidades, como cadastros, processos e outros tantos dados que são categorizados como essenciais para o operacional da empresa. É nesta camada que se encontram as informações que auxiliarão a realização das análises do negócio.

  1. Camada: Aqui se encontra a aplicação propriamente dita. É o local em que são armazenadas todas as informações de uma forma lógica e precisa no banco de dados da empresa (na nuvem ou não).

  2. Camada: Nesta constam todas as conexões, garantindo que os dados importantes da empresa fiquem devidamente protegidos na nuvem.

Mas e quanto ao acesso seguro à estas informações? Neste caso, se faz necessário uma gestão adequada de acessos, ou seja, só acessa uma determinada informação quem verdadeiramente possui direito e precisão de acessá-la.

O ERP obviamente contempla este tipo de gestão de acessos, para conseguir garantir a segurança da informação em toda a organização. Sabemos que a informação é preciosa, ainda mais no mundo dos negócios, e nenhum sistema pode ser considerado efetivo se não oferecer esta segurança.

O que Sabemos sobre Segurança da Informação?

A tecnologia e principalmente a internet trouxeram novas soluções e, paralelamente, novas necessidades. Uma destas necessidades foi no entorno da segurança. Pensar em uma web com acessos virtuais mundo afora há milhões de informações por segundo, exigia segurança.

Basta imaginar dados financeiros de grandes empresas, de cadastros de clientes importantes, informações pessoais ou até mesmo a invasão dos sistemas de empresas. Seria mesmo uma catástrofe.

Neste sentido, diversos mecanismos foram pensados e implementados ao longo do tempo. Muitos destes, infelizmente, surgiram após vazamentos de informações e outros problemas relacionados à segurança.

Seja como for, tais mecanismos foram se adaptando à diversos sistemas diferentes, se remodelando e se aperfeiçoando…talvez tudo isto em paralelo, inclusive. Isto porque diferentes necessidades, relativas a proteção de dados, foram também surgindo conforme a tecnologia ia avançando.

Vale lembrar que quem age de má fé, buscando invadir sistemas ou se apossar de informações indevidas também faz uso da mesma tecnologia e dos mesmos avanços. Assim, podemos entender que pensar em segurança da informação é uma preocupação constante: não dá para baixar a guarda, nunca.

Hoje, felizmente, existem diversos recursos que visam garantir esta segurança da informação. Confira alguns deles:

  • Senhas de acesso com autenticação online;

  • Criptografias;

  • Tokens;

  • Política de Backup e Retenção de Dados;

  • Gestão de Acessos;

  • Autenticação digital e/ou facial, entre outros.

Em se pensando especificamente na segurança da informação, o empreendedor/gestor precisa resguardar, basicamente, 3 fatores importantes:

  1. Confidencialidade: se refere à limitação das informações, ou seja, é a garantia de que a informação não estará disponível e nem será conhecida por quem não deve conhece-la. As informações certas só serão liberadas às pessoas certas e autorizadas.

  1. Integridade: se refere ao armazenamento das informações, que precisam estar em um lugar seguro e com seus respectivos conteúdos devidamente preservados.

Desta forma, qualquer anormalidade como mudanças indevidas, intencionais ou acidentais a estas informações, por exemplo, as mesmas estariam devidamente resguardadas, com a possibilidade de recuperação quando necessário.

  1. Disponibilidade: a informação precisa estar resguardada, por questões de segurança, mas precisa também estar imediatamente disponível para ser usada pelas pessoas devidamente autorizadas, sempre que estas forem necessárias. É o disponível e acessível ao mesmo tempo.

O Ambiente em Nuvem é Seguro?

O armazenamento em nuvem foi uma novidade tecnológica incrível. Foi utilizado pela primeira vez em 1997, usando ainda o termo “computação em nuvem”, pelo professor de sistemas de informação, Ramnath Chellappa, em uma palestra que promoveu.

Este termo foi inspirado no símbolo da própria internet, a “nuvem”, que significa ou representa algo que está “no ar”.

Sem aprofundar na matéria “computação em nuvem”, de início criou-se um paralelo entre as inúmeras possibilidades tecnológicas que este novo recurso disponibilizaria versus uma imensa desconfiança quanto à sua confiabilidade e segurança.

À época, era inimaginável tirar informações vitais e de relevância de um servidor físico dentro de um espaço igualmente físico ou mesmo de mídias gravadas e disponibilizá-las na “nuvem”.

Mas ainda nesta época, se um gestor de negócio necessitasse levar informações importantes de sua empresa para outra cidade, estado ou mesmo país, teria que utilizar um disco físico (CD/DVD, pendrives, microchips, etc.) para fazê-lo.

Se considerarmos o tempo de viagem, hospedagem, etc. deste gestor, esta informação fatalmente ficaria desatualizada. Além disso, se este mesmo gestor viesse a perder a mídia física ou danificá-la sem querer, perderia todas as informações ali contidas, podendo inviabilizar inclusive o negócio.

Considere aqui o tempo perdido, gastos com viagem e o mais importante: a negociação que não foi concretizada.

Hoje, felizmente, já se sabe que o armazenamento em nuvem é bastante seguro, possibilitando que dados importantes de empresas ou de pessoas sejam acessados por um período de tempo bem mais longo — na verdade, indeterminado.

Tais informações passam a estar disponíveis 24 horas por dia, podendo ser acessada, editada ou até deletada em qualquer lugar do mundo, a partir de um dispositivo conectado na internet.

Pense agora naquele mesmo gestor de negócios, ao abrir seu dispositivo (celular, tablet, notebook, etc.) em outra cidade, estado ou mesmo país e tendo acesso às informações vitais para a efetivação do negócio devidamente atualizadas e, mais importante, seguras.

E como é garantida esta segurança de dados e acessos na nuvem? Ela é garantida por alguns fatores distintos. Confira-os:

  • O Rigoroso controle ao acesso de informações:

Esta é uma das principais dúvidas com relação à segurança da computação em nuvem, ou seja, o controle ao acesso das informações ali contidas. Esta segurança fica garantida por meio de senhas e níveis de importância de cada usuário.

Na prática, significa que, para acessar a conta da sua empresa, será preciso um login e senha, que são renováveis de tempos em tempos. Aqui ainda é possível realizar uma segregação de níveis de acesso, garantindo que os documentos armazenados sejam acessados por níveis de importância que serão definidos pela própria organização e seus gestores.

Desta forma, ninguém não autorizado irá conseguir acessar as informações. Além disso, é possível ainda estipular e personalizar níveis de permissionamento, através de perfis específicos de acesso.

Isto garante a integridade dos dados ali contidos, uma vez que se esta ou aquela informação for alterada indevidamente, será possível identificar rapidamente quem realizou tal alteração.

  • Sistemas criptografados

Todas as informações armazenadas em um sistema de Cloud Computing são devidamente criptografadas, garantindo a segurança dos dados ali inseridos e armazenados.

Você sabe o que é esta criptografia? Trata-se de um método de segurança que, por meio de algoritmos altamente complexos, consegue impedir a visualização das informações por parte de um invasor, por exemplo. O acesso à tais informações só será possível se este invasor tiver uma chave de acesso.

  • Compliance com a regulamentação

O Compliance nada mais é do que outro método de segurança que prevê agir de acordo com uma instrução prévia interna ou com uma regra pré-determinada. Em outras palavras, significa agir de acordo com as melhores práticas pré-estabelecidas pela empresa ou conforme uma legislação vigente.

Quando se adota a computação em nuvem, sua empresa garante que terá total autonomia para administrar a sua própria conta. Ao utilizar um Sistema ERP, o serviço cumpre sua parte assegurando a segurança dos dados.

À empresa cabe cuidar da integridade e confidencialidade de todos os arquivos processados no sistema, definindo logins, senhas de acesso, níveis de importância, perfis de usuário, etc.

  • Otimizando equipamentos

Armazenar informações em servidores físicos, discos e outros tipos de mídia está ficando cada vez mais no passado. Isto porque, com o aumento da demanda, exige-se naturalmente equipamentos mais potentes, que produzam mais em menos tempo.

No entanto, nem sempre é viável à organização tamanho investimento tecnológico, inclusive porque em períodos de menor demanda, tais equipamentos perderiam sua utilização prática. Em outras palavras, não seriam necessários pois os com capacidade inferior já bastariam.

Optando por Sistemas ERP de Cloud Computing, a mesma empresa poderá fazer seus processos de downgrade e upgrade de forma totalmente automática e com total segurança, independentemente de alta demanda ou baixa demanda.

  • Armazenamento de arquivos 

Para quem não sabe, todos os documentos/arquivos armazenados na nuvem são gravados em um data center específico. Só que este espaço é composto por diferentes servidores distintos.

Assim, todos os arquivos serão separados em partes e cada uma destas ficarão salvas em um diretório e/ou servidor pré-estabelecido e diferente. Pensando em segurança, isso significa que, se houver uma invasão ou qualquer outro imprevisto, apenas uma parte do arquivo ou documento será afetada.

E mesmo que venha a acontecer, haverá apenas o dano referente à perda de parte da informação ali contida, pois será impossível ao invasor ler tais informações, devido à criptografia.

Infelizmente, no caso de danos, esta parte do documento ou arquivo se tornará irrecuperável. Daí a importância de backups periódicos de todas as informações relevantes para a empresa.

Conclusivamente, percebe-se que o armazenamento em nuvem é sim absolutamente seguro.

Como um  ERP pode Ajudar a Impulsionar o meu  Negócio?

O Sistema ERP além de auxiliar colaboradores e gestão nos diversos processos empresariais, também permite que as empresas possam identificar mais facilmente áreas do negócio com espaço para possíveis melhorias e/ou oportunidades de crescimento.

Para que isso seja possível, a maior parte dos colaboradores, principalmente os que ocupam cargos administrativos, precisam estar acessando o sistema, pois serão estes mesmos profissionais que poderão identificar mais rapidamente possíveis problemas nos processos, como um aumento na demanda por determinados produtos, remessas em atraso, entre tantos outros.

Além da identificação mais rápida de anormalidades processuais, novas ideias, incrementações, oportunidades de expansão, etc., já poderão ser identificados e até colocados em prática.

Isso sugere uma boa dose sim de proatividade, mas os resultados favoráveis ao negócio são verdadeiramente indubitáveis e nada disso seria possível, pelo menos não no mesmo espaço de tempo, sem o Sistema de Gestão Empresarial.

Claro que a maioria dos empreendedores e executivos focam em resultados e para tanto fazem uso constantemente de informações sobre a organização, seja para alcançar metas e objetivos, para aumentar a eficiência, reduzir custos ou simplesmente para atenderem plenamente as expectativas de seus consumidores.

Como já dito, a solução tecnológica ERP pode automatizar inúmeras tarefas que são frequentemente suscetíveis a erros, como reconciliações de contas, faturamento de clientes, processamento de pedidos, etc., fornecendo informações precisas às equipes que fazem uso delas.

A tratativa processual dentro da empresa, com a utilização do Sistema ERP, torna-se muito mais fácil, rápida, confiável e perceptivamente mais eficaz, em todas as esferas da organização, favorecendo o crescimento da mesma.

Outras Oportunidades Visíveis de Impulsionamento do negócio

  • Menor custo operacional: dê adeus à papelada, CDs, pendrives e tantos outros mecanismos de armazenamento e de documentação. Com o ERP baseado em nuvem, um gestor de armazém, por exemplo, pode fazer login a partir de um dispositivo móvel qualquer, estando no chão da fábrica ou no andar mais alto do prédio administrativo.

  • Informações precisas em tempo real: os dados estarão sempre atualizados uma vez que o Sistema ERP está continuamente recebendo informações de diversas áreas e setores diferentes. Não escapa nada: pagamentos, recebimentos, vendas, contabilizações, etc.

  • Maior eficiência nas decisões de negócios: esqueça-se definitivamente das informações incompletas, duplicadas ou conflitantes. A empresa terá maior dinamismo no fluxo de informações, sejam elas quais forem.

Todos os tomadores de decisão visualizarão a mesma página, sem distorções. Precisa de um relatório? O mesmo pode ser gerado rapidamente, de qualquer lugar do mundo, com um simples clique.

Quais são as Principais Áreas que Usam o ERP ?

Como já dissemos várias vezes, o ERP é um sistema de gestão que tem por função principal automatizar processos, otimizando-os e, isto posto, quanto mais áreas estiverem acessando, carregando e visualizando dados, mais eficiente será a empresa e melhores resultados terá ao utilizar o Sistema ERP.

No entanto, vale ressaltar algumas áreas que, definitivamente, precisam acessar o ERP e farão o melhor uso do sistema. Confira quais são:

  • Área de Finanças e/ou Contabilidade: podemos dizer, sem medo de errar, que estas áreas são parte do coração de qualquer empresa, além de serem um importante termômetro indicativo se os negócios andam bem ou não.

A contabilidade é, muito provavelmente, uma das primeiras áreas que fará bom uso de um Sistema ERP uma vez que poderá acompanhar e reportar em tempo hábil todas as transações realizadas bem como informações financeiras captadas diretamente do sistema.

Neste contexto, inclui-se contas a pagar, contas a receber e folha de pagamento dos colaboradores. Assim, dados financeiros importantes e abrangentes poderão ser transformados rapidamente em previsões e relatórios precisos sobre receitas, despesas e fluxo de caixa da empresa.

Além disso, no papel de termômetro, a área financeira tanto quanto a contábil podem sinalizar também possíveis desvios e anormalidades no caixa da empresa, oriundos das mais variadas fontes: crises econômicas, redução de demanda, etc.

  • Rede de suprimentos: todos os colaboradores que estão diretamente ligados ao operacional da empresa como compradores, planejadores de estoque, gerentes de armazéns, líderes de setor, etc., poderão fazer uso do Sistema ERP para garantir um fluxo mais eficiente e contínuo de mercadorias de fornecedores para clientes.

Ao utilizarem informações precisas e detalhadas fornecidas pelo sistema para otimizar, por exemplo, os níveis de estoque, priorizar pedidos, maximizar embarques e toda a logística de entregas dentro do prazo, conseguem evitar interrupções nesta importante cadeia de suprimentos e identificando de pronto possíveis processos ineficientes.

  • Vendas e marketing: um é a “ponta do iceberg” e o outro é quem maximiza uma maior demanda para esta “ponta”. Uma solução ERP pode aumentar significativamente a produtividade de uma empresa, gerando melhores resultados para toda a sua equipe de vendas.

Contando com uma maior produção, atende-se melhor toda a demanda. Os representantes de vendas podem documentar orçamentos e alterar o status das perspectivas de venda à medida que estas vão acontecendo, obtendo uma melhor visualização de tudo que está acontecendo.

Já o marketing, fazendo uso de todo este material produzido pela equipe de vendas, pode automatizar e gerenciar uma divulgação em todos os canais pertinentes, desde e-mail marketing até exibir anúncios em redes sociais, blogs, entre outros, medindo com maior eficácia os resultados e conseguindo alocar melhor o orçamento previsto.

  • Recursos humanos: será que você tem o número certo de colaboradores em sua empresa? E estes, estão mesmo sendo funcionais nesta ou naquela área ou função?

O departamento de RH, fazendo uso do Sistema ERP, vai conseguir rastrear todas as informações dos colaboradores da empresa e tendências profissionais mais amplas da força de trabalho existente.

Além disso, todas as informações sobre os colabores estarão bem ali, de fácil acesso, podendo-se localizar rapidamente informações de contato, detalhes de compensação e benefícios e outros documentos referentes a cada um destes colaboradores.

Como se não bastasse, a área de Recursos Humanos da empresa ainda conseguirá monitorar métricas como retenção por departamentos, salários médios por título e/ou cargo, taxa de promoção e outras tão importantes para aperfeiçoar a alocação das equipes da empresa, o que é de vital importância para auxiliar os gestores de linha de negócios.

  • Executivo e Área de Gestão: apesar de parecer óbvio, vale a pena ressaltar que estas áreas precisam ter acesso completo ao sistema ERP da organização. Gestores de diversos níveis da empresa irão ter suas tarefas de gerenciamento, tanto de negócios como de pessoas, muito mais facilitado.

Outro ponto importante é a visão facilitada do todo da organização. Quando falamos de uma visão do “todo” para um colaborador, ela é processual; quando falamos do “todo” a nível gerencial, a visão é do negócio.

Aos executivos, a importância é maior ainda, pois será através do Sistema ERP que poderão visualizar, acompanhar e declinar mudanças, quando necessárias, frente aos resultados obtidos do negócio, de uma forma precisa, ampla e confiável.

Tudo que já foi dito até aqui, sobre a importância do Sistema ERP, é válido para os diferentes níveis empresariais, atingindo tanto pequenas como média e grandes empresas. Cada uma delas absorverão os benefícios de um software de gestão a seu modo, conforme suas respectivas necessidades.

Quando Exatamente uma Empresa sabe que Precisa do Sistema ERP?

Inicialmente, os sistemas de gestão empresarial foram pensados e programados para as principais necessidades operacionais e de negócio, das grandes empresas.

Com o tempo, naturalmente, isto foi mudando e o ERP começou a ajudar inúmeras empresas emergentes e de pequeno/médio porte a aumentar sua eficiência, visibilidade e, por conseguinte, rentabilidade.

Mas como definir quando é o momento de adquirir um Sistema de Gestão Empresarial – ERP para a sua empresa? O que o empreendedor precisa ter em mente é que a tecnologia avança de forma estrondosa e traz soluções cada vez mais pertinentes aos mais diferentes nichos de negócio.

Assim, se quer imaginar construir o seu negócio sem contar, já de pronto, com toda esta tecnologia, saiba que isto pode ser um erro grande e representar custos maiores no futuro, tanto de adaptabilidade como de implantação e adequação.

Basta imaginar que todo e qualquer negócio possui diversos processos que lhe são pertinentes. Estes, em sua maioria, são muito comuns e parecidos entre uma empresa e outra, salvo raras particularidades.

A partir deste ponto, podemos imaginar que seu negócio vai iniciar-se delimitando todos estes processos que citamos acima, de forma que os mesmos fluam da melhor forma possível para que sua empresa, efetivamente, funcione e de lucros. Seria, figurativamente falando, como colocar a máquina para funcionar.

Em dado momento, imaginando-se ainda que esta mesma empresa cresceu, teve aumento de demanda, expandiu-se e aumentou o fluxo de negócios, todas aquelas planilhas, arquivos, documentos, relatórios imprecisos, e, muitas vezes, desatualizados não lhe servirão mais e, ao contrário, irão representar até um sério risco à continuidade do negócio.

A adequação à novas tecnologias por parte das empresas jamais podem ser vistas como um custo a mais. Este tipo de visão é equivocado. Trata-se, outrossim, de um importante investimento para o negócio e deve-se pensar em sua implantação logo de início.

Para as empresas que já estão em pleno funcionamento, é preciso lembra-las que devem revisar com regularidade sua tecnologia atual e se perguntar: a tecnologia presente em minha empresa hoje está ajudando ou nos atrasando?

Isto porque esta tecnologia, de um modo geral, visa trazer soluções. No entanto, quando fica defasada ou torna-se inapropriada para as reais necessidades de uma organização, saem as soluções e ficam os problemas.

Quando sistemas desatualizados ou inadequados introduzem ineficiências para uma empresa ou não suportam mudanças e/ou atualizações que o negócio necessita ter, comprometem seriamente os dados e informações da mesma.

Chegando neste momento, indica-se notoriamente que é hora de procurar uma nova solução.

Como é a implantação de um  ERP?

Muitos gestores e empreendedores, ao visualizarem novas implantações sistêmicas para suas empresas, já entram no desespero imaginando os inúmeros processos que necessitarão de adequação, treinamentos dispendiosos de colaboradores, entre outros.

No entanto, em se tratando de um sistema de gestão empresarial, o processo não é bem assim e resume-se, basicamente, em 4 etapas: Planejamento, Investimento, Adaptação Organizacional e Monitoramento. Vamos entender melhor cada um deles? Acompanhe:

  1. O Planejamento

Como em quase tudo que fazemos em nossas vidas, planejar é sempre o primeiro objetivo e quanto melhor for este planejamento, mais facilmente será a sua execução. O planejamento para a implantação do ERP se baseia em algumas metas mensuráveis que indicarão se este ou aquele recurso é mesmo apropriado e/ou necessário.

Isto porque um Sistema ERP conta com inúmeros recursos tecnológicos, mas você pode não precisar, naquele momento, de todos eles e, neste caso, seria um gasto desnecessário.

Portanto o que se busca é a solução mais apropriada para as necessidades da organização. Neste planejamento ainda, a primeira etapa é escolher o fornecedor do seu sistema.

Isto é fundamental e não diz respeito apenas ao preço deste ou daquele software. Claro que o preço conta na hora da aquisição de um recurso tecnológico tão importante como este, mas seu fornecedor precisa estar preparado para lhe oferecer não um software, mas sim soluções.

Vale a pena consultar o histórico de sucesso da empresa pretendida, conferir se a mesma dá suporte, se conta com tecnologia de ponta, se é acessível, entre outros pontos importantes.

Sugestivamente, os Softwares ERP da GestãoClick possuem tudo isto e muito mais. Vale a pena dar uma conferida, entrando em contato direto com um consultor da empresa. Falaremos mais sobre o GestãoClick logo adiante.

Outro ponto importante é definir o sistema que você precisa, ou seja, quais as funcionalidades que ele precisará ter. Esta visão pode ser adquirida em conjunto com o fornecedor do sistema, aliás é importante que seja feita em conjunto com este ainda na definição do projeto.

Pense que se faz necessário adquirir um sistema que permita adaptações pertinentes às necessidades organizacionais. Este deve ser o foco único e principal.

Neste mercado tecnológico, específico de sistemas de gestão, você vai encontrar, basicamente, os seguintes tipos de softwares:

  • On premisse: este tipo de recurso tecnológico exige a instalação local no hardware e servidores da própria empresa. Neste caso, demanda a compra da respectiva licença que, geralmente, é perpétua.

Trata-se de uma solução mais cara, pois exige também adequação da infraestrutura operacional da empresa e de sua rede, além de um maior tempo para treinamento dos colaboradores e profissionais qualificados para sua manutenção quando necessária;

  • Sistema em nuvem: é o que há de mais moderno e geralmente é ofertado por meio de um serviço de assinatura. Como já é sabido, os dados permanecerão armazenados no servidor do fornecedor do sistema e serão acessados diretamente pela internet;

  • Voltado a nichos específicos: este tipo de sistema é 100% personalizado, segundo as necessidades tecnológicas da empresa. São aqueles softwares desenvolvidos exclusivamente para atender a uma necessidade específica de um nicho de mercado, ramos bem específicos de negócios e com características bem particulares.

É muito utilizado por supermercados, mercearias, restaurantes, etc.;

  • Sistemas de baixa complexidade: são softwares com uma menor sofisticação, com um número reduzido de funcionalidades. Geralmente são gratuitos e mais fáceis de serem acessados exigindo menor conhecimento de quem o opera.

A longo prazo, este tipo de software pode requerer novos recursos e aperfeiçoamentos, para atender as demandas tecnológicas da organização e isto nem sempre é possível.

  1. O Investimento

Uma solução ERP para a sua empresa exige 3 fatores ligados a investimento financeiro: a aquisição do sistema propriamente dito, o processo de implantação e a manutenção que o mesmo pode exigir ao longo do tempo.

Não entenda isso como custo. Trata-se de investimento tecnológico e os resultados positivos, como já foi visto até aqui neste artigo, serão rapidamente notados.

Mas a empresa precisa pensar nestes investimentos tecnológicos, além até do próprio sistema: se há equipamentos suficientes para absorver o ERP, acessórios de TI, rede, acesso à Internet, ferramentas operacionais e toda a infraestrutura necessária para a implantação do software.

Opte, preferencialmente, por sistemas ERP que permitam backup, que estejam presentes na nuvem, que favoreçam a personalização, que estejam integrados às principais plataformas (pagamento, bancos, e-commerces, etc.) e que o fornecedor deste lhe ofereça um suporte à altura.

  1. A Adaptação Organizacional

Tudo que é novo e diferente exige uma adaptação e requer um período de latência, que servirá para treinamentos e/ou aquisição dos conhecimentos necessários para utilizar todas as funcionalidades disponibilizadas por este “novo”.

Isto também é válido para com um Sistema ERP. Em geral, a maioria destes softwares possuem interfaces bem intuitivas e de fácil aprendizado. No entanto, para um melhor aproveitamento de todos os recursos disponibilizados pelo software, aconselha-se um treinamento prévio e contínuo.

Além disso, a implantação de um Sistema de Gestão Empresarial pode requerer também uma adaptação cultural na empresa, tendo visto que colaboradores e gestores não estão habituados com a ferramenta.

Entende-se que o Sistema ERP vai facilitar a vida de todos os colaboradores de uma organização, bem como de seus gestores, mas para que isto realmente aconteça é necessário que estes saibam usar a ferramenta e absorver dela todo o seu potencial tecnológico.

  1. Monitoramento e/ou Acompanhamento

O sistema visa automatizar e otimizar, mas como em qualquer outra estratégia, sua implementação necessita de acompanhamento e monitoramento. Isto porque podem surgir anormalidades e gargalos operacionais que precisarão ser sanados o mais rapidamente possível.

Isto é normal, faz parte da adaptabilidade. Quanto mais “redondo” estiver este sistema às necessidades de sua empresa, melhor será sua eficiência operacional bem como os resultados obtidos com o mesmo.

Os Erros Comuns na Implantação dos Sistemas ERP

No geral, a implantação de um Sistema ERP não possui alta complexidade: se a empresa já tiver toda a infraestrutura tecnológica necessária e as funcionalidades aplicadas corresponderem bem às expectativas de negócio, tudo tende a ser bem tranquilo e rápido.

No entanto, sabemos que todo processo de mudança passa por alguns obstáculos e imprevistos, além da adaptação necessária da qual já falamos. Por assim dizer, mesmo com estes imprevisíveis obstáculos que possam vir a surgir, sempre há uma forma prática e rápida de superá-los.

Inclusive, tais “possíveis” problemas tendem sempre a aparecer no momento de implantação, o que torna até a operacionalidade do sistema muito mais rápida e efetiva. Mesmo assim, é importante reconhecer alguns dos principais erros que podem prejudicar o seu sistema ERP, justamente para evitá-los:

  • Um planejamento inadequado

Já ressaltamos neste artigo a importância do planejamento. Repetir o assunto não é mera coincidência. Um sistema de gestão empresarial vai reunir todos os dados e informações de sua empresa. Isto quer dizer que sua implantação requer muita organização, atenção e um planejamento absolutamente minucioso.

Esta atenção toda no planejamento se faz necessária porque irá minimizar ao máximo toda e qualquer possibilidade de problemas quando o sistema já estiver operacional.

Portanto, é recomendável utilizar o tempo que for necessário para planejar, adequar e implantar o sistema, visando uma operacionalidade mais rápida e precisa.

  • O Licenciamento de software

Cada software de solução ERP existente no mercado possui uma modalidade diferente de licenciamento. Só que muitos empreendedores não se apercebem disso, na hora de adquirir o sistema.

Alguns fornecedores cobram taxas únicas, outros calculam o valor à ser pago em de acordo com o número de usuários e outros ainda disponibilizam planos semestrais e/ou anuais.

Seja como for, é importante prestar muita atenção a estes detalhes que podem, ao final, causar prejuízos à empresa. Isto quer dizer que, além de procurar um sistema que ofereça as melhores soluções tecnológicas para a organização, é preciso procurar também um fornecedor deste sistema que promova a melhor relação custo benefício.

  • Atualizações e Suporte

Não se trata de disponibilizar um recurso sistêmico incrível, com a melhor relação custo benefício e deixar a sua empresa na mão na hora de promover uma atualização ou de prestar suporte. Se for assim, este sistema muito provavelmente vai causar sérias complicações futuras que poderiam ser evitadas exatamente no momento de aquisição.

Já foi dito aqui que a tecnologia evolui constantemente e, portanto, é de se esperar que seu sistema também evolua. Assim, você precisa ter um mínimo de garantia de que recebera as atualizações necessárias.

Além disso, nenhum software está 100% ileso a bugs ou problemas computacionais do programa e ainda há de se considerar que uma versão inicial instalada em sua empresa possa já não fazer sentido mais à frente. Portanto, o suporte é necessário, em diferentes situações.

  • Treinamento da equipe

Como mencionamos anteriormente, a maioria dos sistemas ERP são bem intuitivos e fáceis de serem manuseados. No entanto, você não pode descartar a ideia de possíveis treinamentos de suas equipes de trabalho, visando uma melhor operacionalidade do software.

Pode haver necessidade também, como já comentamos aqui, de uma adequação cultural em toda organização, principalmente se você estiver trocando um sistema antigo, por exemplo, por um ERP mais moderno e completo.

Vantagens do ERP para Empresas

Relembrando, sabemos que a redução de custos e a centralização das informações que estarão disponíveis online são as principais vantagens de se usar um sistema ERP. Mas quando falamos em operacionalidade, automatização, otimização, etc., há muito mais itens implícitos como vantagem que podemos desbravar.

Confira alguns deles:

Produtividade

Erros e possíveis retrabalhos, provenientes destes erros ou não, são comuns na maioria das empresas, afinal, errar é humano, como já dizia o velho ditado.

Uma operação em uma empresa envolve inúmeras ações diferentes, seja no controle do estoque, na gestão financeira, na contabilidade, vendas, etc. Assim, por existirem tantas ações, é passível e natural os inconvenientes erros.

Só que para a empresa estes pequenos ou grandes erros podem representar um custo a mais, a perda de um negócio promissor ou outras tantas consequências indesejáveis para a organização e representam também, na maioria das vezes, uma redução produtiva drástica.

É neste momento que a maioria dos empreendedores recorrem à tecnologia, como forma de minimizar erros, manter ou mesmo aumentar a produtividade. É neste momento também que entra o Sistema ERP.

Sem precisar perder tempo buscando dados que já estão presentes no sistema ERP, o empreendedor, gestor ou colaborador consegue ter um ganho de produtividade muito grande, considerando o dia a dia de trabalho.

Além disso, minimiza-se erros e, consequentemente, retrabalhos. O resultado é sua empresa funcionado a todo vapor e de forma saudável.

Economia

Já falamos aqui da benéfica relação custo benefício de se adquirir um Sistema ERP para a sua empresa, além do fato desta aquisição representar um investimento benéfico para a mesma.

No item acima, falamos de aumento de produtividade e este aumento, consequentemente, representa maiores ganhos. Mais ganhos representa ter seu investimento de volta e fazer economia no operacional do dia a dia.

Outro ponto importante a se mencionar é o melhor controle e gestão financeira de sua empresa. Com informações atualizadas, mais precisas e confiáveis, a tomada de decisão é mais assertiva e bem mais rápida. Isto também é economia.

escalabilidade

Você pode ser um micro ou pequeno empresário, mas com certeza pensa grande e vai fazer de tudo para que seu empreendimento dê certo e cresça. É uma evolução empresarial natural, afinal, o objetivo de toda e qualquer empresa é crescer.

Assim, se estamos falando de evolução e crescimento, você precisa ter colaboradores que estejam dispostos a crescer junto com você, junto com sua empresa. Isto vale também quando nos referimos ao Sistema ERP que você traz para o seu empreendimento.

Este sistema precisa oferecer uma estrutura maleável, capaz de acompanhar a evolução natural do seu negócio e esta é, inclusive, outra das vantagens do sistema ERP: a de se adaptar rapidamente considerando a demanda da organização, ou seja, você empreendedor nunca fica na mão.

flexibilidade

Em diferentes níveis de uma grande organização, muitas vezes o gestor de negócios precisa se deslocar de um local para outro constantemente para cumprir compromissos ou mesmo efetivar novas operações comerciais.

Ao pequeno empresário, conseguir saber o que acontece dentro de sua empresa, no setor produtivo, operacional ou de vendas, é fundamental para quem é responsável por um pequeno empreendimento.

Em ambos os casos, o Sistema ERP consegue atender plenamente tais necessidades. Uma vez presente na nuvem, toda e qualquer informação da empresa pode ser acessado a partir de um dispositivo mobile, para que se possa acompanhar de perto o que acontece na empresa a qualquer momento, em qualquer lugar e também não perder nenhum negócio.

Sofisticação

O sistema ERP é a maneira mais acessível e simplificada de colocar a sua empresa no mundo moderno e da automação tecnológica. Com seus inúmeros recursos, já descritos aqui várias vezes, consegue oferecer tecnologia de ponta nos mais diferentes aspectos.

Integração

Tudo que é integrado, funciona de uma forma mais eficiente. E quando nos referimos a sistemas, esta eficiência pode se duplicar facilmente. E é fácil de se entender porque, afinal, uma informação isolada não serve para muita coisa.

Quando esta mesma informação completa uma outra, alimenta dados importantes que podem ser vitais para o negócio. Manualmente, esta integração, apesar de possível, seria humanamente difícil e dispendiosa.

Um sistema ERP permite não só a centralização de informações importantes para a empresa como também a emissão de nota fiscal, controle de estoque, frente de caixa, logística, financeiro, contábil e muito mais em um único lugar.

Tudo isto já foi dito aqui, mas vale ressaltar devido à sua importância prática ao negócio.

Segurança

Há um item neste artigo falando exclusivamente de segurança de informação. Isto porque o assunto “segurança” é muito importante, em todos os níveis, principalmente da informação.

Um Sistema ERP garante esta segurança, minimizando riscos de fraude ou invasão e garantindo a tranquilidade do empreendedor empresário.

Conhecendo a Solução  ERP do GestãoClick

A intenção deste Guia foi mostrar para você empreendedor/gestor o que é o Sistema ERP, quais suas funcionalidades e principalmente a relevância que ele tem para a sua empresa.

Na atualidade, quase todas as organizações empresariais, independentemente do porte destas, já contam com algum tipo de sistema que consiga automatizar seus processos.

E é fácil de se entender o porquê disso, afinal, você empreendedor e dono de sua empresa precisa se preocupar com o que realmente é importante: o desenvolvimento do seu negócio. No âmbito dos processos que fazem o seu negócio andar, o ERP cuida.

Agora que você já entendeu bem tudo sobre ERP, podemos lhe revelar o potencial incomparável do sistema ERP GestãoClick.

O sistema de Gestão Empresarial ERP do GestãoClick foi desenvolvido exatamente para conseguir potencializar toda a gestão do seu negócio. Com ele, você vai ter em mãos um software ERP completo e com todos os módulos e funcionalidades de que sua empresa necessita.

Os Diferenciais do ERP GestãoClick

Você pode estar se perguntando: porque escolher o GestãoClick e não um outro qualquer? Mas a resposta à esta pergunta é muito fácil de ser dada e vamos até enumerar pra você:

  • O GestãoClick conta com tecnologia de ponta;

  • Experiência no mercado tecnológico;

  • O GestãoClick atende a micro, pequenas e médias empresas em diversos segmentos de atuação;

  • O ERP GestãoClick possui integração com os principais meios de pagamentos, bancos, plataformas e-commerces, lojas virtuais, entre outras;

  • O sistema emite notas fiscais eletrônicas integrado ao sistema;

  • Presta acompanhamento do período de teste até  a aquisição;

  • Sistema ERP totalmente online, facilitando a sua vida;

O Sistema ERP GestãoClick possui os principais módulos necessários para o seu negócio, como:

    • Emissão de Notas: emita NF-e, NFC-e, NFS-e e armazene o arquivo XML de forma simplificada.

    • Controle de Estoque: faça cotações online, compras, transferência e utilize etiquetas para otimizar seu estoque.

    • Controle Financeiro: administre fluxo de caixa, conciliação bancária, boletos contas a pagar e receber.

    • Contratos: gerencie de forma simples de contratos de locações e serviços com agilidade.

    • Gestão de Acessos: controle as permissões de usuários da sua conta por módulos e ações de forma segura.

    • Gestão de Vendas: realize orçamentos, vendas, PDV e ordens de serviço de forma automatizada.

    • Gestão de Lojas e Filiais: faça a gestão de mais de uma empresa ou loja na mesma plataforma de forma organizada.

    • Relatórios: tenha relatório de cadastros, financeiro, vendas, estoque e locações para te auxiliar na tomada de decisão.

    • Cadastros: tenha cadastros de clientes, fornecedores, produtos e serviços organizados e atualizados, e muito mais.

Outro diferencial importante do GestãoClick é que seu sistema ERP foi projetado para atender as necessidades do seu negócio e para tanto foi-se empregado soluções tecnológicas de ponta, visando oferecer o mais completo e sofisticado software do mercado.

Nossos consultores vão analisar as reais necessidades do seu negócio junto com você e lhe indicar as melhores soluções. O sucesso do GestãoClick só é possível através do sucesso de seus clientes.

 

Um Sistema Tão Eficaz não é Caro?

É praticamente certo que você vai encontrar no mercado diversos valores de um sistema ERP. Existem inclusive sistemas gratuitos.  O que vale colocar em jogo é a necessidade do seu negócio e o melhor investimento no momento.

ERP gratuito pode até atender suas necessidades em um primeiro momento, mas à medida que sua empresa cresce e passa a necessitar de maiores recursos e soluções tecnológicas, você vai perceber que o baixo investimento de início estará se tornando uma grande dor de cabeça no final.

Imagine o tempo gasto de implantação, adequação de processos, treinamento de equipe, entre outros, para depois ter que tirar tudo isto e colocar uma solução mais robusta que atenda verdadeiramente as suas necessidades. O prejuízo é evidente, não é mesmo?

O ERP GestãoClick possui o melhor custo beneficio do mercado. Seus valores são os comumente praticados no mercado e tudo vai depender do que seu negócio necessita.

E lembre-se: um sistema ERP implantado em sua empresa não é custo, é um importante investimento que pode, inclusive, alavancar o seu negócio.

Com certeza você deve estar muito curioso para saber mais sobre estas incríveis soluções oferecidas pelo ERP  GestãoClick e como elas se adequariam ao seu negócio.

Então, acabe com esta curiosidade já! teste grátis sem compromisso! 

 

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