O que é Nota Fiscal de Entrada ou de Compra?

Sua empresa precisa emitir nota Fiscal de Entrada e nota fiscal de compra? Descubra o que é, como Emitir e como Lançar Nota Fiscal de Entrada.

Todo empreendedor e empresa sabe que é obrigatório emitir notas fiscais, ou seja, isto não é novidade para ninguém. No entanto, toda vez que uma mercadoria é adquirida ou retorna, também é necessário emitir uma nota. É aqui que entra a nota fiscal de entrada e a nota fiscal de compra.

Assim como no caso da nota fiscal referente à venda, a empresa precisa das notas fiscais de entrada ou de compra para fazer o correto registro fiscal. Resumindo, a empresa utiliza as notas fiscais para receber fornecedores, produtos prontos de revenda ou serviços.

Neste post, vamos entender melhor o que é nota fiscal de entrada, de compra e de saída, devoluções, quando uma ou outra é necessária, como emiti-la e dicas sobre ferramentas e softwares já existentes no mercado que facilitam muito o dia a dia dos empresários na emissão destas notas. Acompanhe!

O que é Nota Fiscal de Entrada?

Podemos definir a nota fiscal de entrada como o documento que comprova toda a movimentação de mercadorias recebidas pela empresa. A nota fiscal de saída é a nota que você emite sempre que vende um produto.

Toda empresa deve escriturar corretamente esses documentos fiscais em seu respectivo livro de registro de entradas e saídas. Para facilitar esse processo, contar com um sistema de gestão empresarial e um contador é uma excelente escolha.

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Um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP, integra todas as áreas da empresa, incluindo controle financeiro, estoque, vendas, orçamento, emissão de notas fiscais e contabilidade. Além de gerar dados mais precisos e confiáveis, você ganha tempo em todo o processo.

Com todos os dados e informações da empresa em mãos, o contador pode providenciar a devida escrituração contábil e fiscal, evitando erros que podem resultar em multas ou problemas com o fisco.

Nota Fiscal de compra

A nota fiscal de compra, também chamada de nota fiscal de entrada, deve ser emitida sempre que algum serviço, insumos ou matérias primas venham a ser adquiridos pela empresa de um ou mais fornecedores específicos. Em suma, ela é necessária sempre que houver movimentações em seu estoque.

Nota Fiscal de entrada da empresa: entenda melhor

Tanto o fornecedor de matérias primas, insumos ou até de serviços bem como o comprador de tudo isto precisam emitir nota. Especificamente para o comprador, no caso a sua empresa, será necessário emitir uma nota fiscal de entrada quando:

• Sempre que houver a compra de algum produto ou insumo/matéria prima importada, tendo visto que a nota fiscal de caráter estrangeiro não tem validade em nosso território;
• Se o fornecedor/vendedor não for obrigado a emitir nota fiscal;
• Produtos, insumos ou matérias primas adquiridas a partir de leilões ou provenientes de concorrência promovida pelo poder público de qualquer tipo;
• Quem compra assume o compromisso de retirar a mercadoria e transportá-la.
• Emitida nota fiscal de saída, mas o cliente comprador devolve a mercadoria comprada. Quando esta mercadoria retornar à empresa, será necessário emitir uma NFE, registrando-a outra vez no respectivo estoque;
• Mercadoria saiu da empresa, mas vai retornar posteriormente. Isto acontece quando esta mercadoria se destina a exposições, testes, divulgações, etc.

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Nota Fiscal de Entrada e Saída

É bem fácil de se entender a diferença entre a nota fiscal de Entrada e Saída. A nota fiscal de entrada (ou de compra), como já dissemos inclusive, está ligada à toda movimentação de seu estoque no que se refere às entradas: fornecedores, devoluções, etc.

A nota fiscal de saída, ao contrário, está relacionada à toda movimentação de seu estoque no que se refere às saídas, principalmente as vendas.

Nota Fiscal de Entrada de Devolução de Mercadoria

A nota fiscal de devolução de mercadoria é gerada sempre quando houver a necessidade de se anular as operações de compra ou venda. Ela será, em tese, uma cópia quase que perfeita da nota fiscal de origem, que deu início à toda a movimentação da mercadoria.

Existem apenas dois tipos de nota fiscal de devolução, que são:

• Nota Fiscal de Entrada de Devolução referente à compra (fornecedores, por exemplo);

• Nota Fiscal de Entrada de Devolução referente à venda (venda não foi efetivada por quaisquer motivos ou cancelada).

Como Emitir Nota Fiscal de Entrada?

Basicamente só existem 2 maneiras para se emitir nota fiscal de entrada das quais o contribuinte poderá fazer a opção mais apropriada, conforme o caso:

• Importação do arquivo XML e registro da entrada no respectivo controle tributário. Este tipo de nota é utilizada sempre que o fornecedor e/ou a empresa que vendeu emitir a nota fiscal e você precisará registrar a entrada no seu controle tributário e também no estoque.
• Emissão de nota fiscal: sua própria empresa emite a nota fiscal que servirá para comprovar a movimentação da mercadoria que hora entrou ou hora voltou para a sua empresa, no caso de devoluções.

Como Lançar a nota fiscal no Simples Nacional?

Os procedimentos para lançar nota fiscal de entrada no Simples Nacional são basicamente os mesmos citados logo acima, ou seja, importar o arquivo XML, no caso de o fornecedor emitir a nota ou quando você emite a sua própria nota, para comprovar as movimentações das mercadorias em seu estoque.

Para se baixar a sua Nota Fiscal Eletrônica de Entrada, você terá que acessar o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica e seguir com as orientações. Se você tiver em sua empresa um Sistema de Gestão Empresarial pro, todo este processo será simplificado.

Nota Fiscal de entrada para MEI

O Microempreendedor Individual (MEI) não precisa manter contabilidade, a menos que queira. Dessa forma, ele também está dispensado da escrituração em livros fiscais. No entanto, é altamente recomendado que o MEI guarde todas as notas de compra de mercadorias.

De acordo com o § 1º do artigo 106 da Resolução CGSN nº 140, de 2018, o Microempreendedor não é obrigado a emitir a NF-e, mesmo para vendas realizadas fora do estado, a menos que escolha essa opção.

A obrigatoriedade de emitir a nota fiscal de entrada para MEI surge quando o destinatário do produto ou serviço for outra empresa ou pessoa jurídica.

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