O que é Nota Fiscal de Entrada ou de Compra?


Nota Fiscal de entrada da empresa: entenda melhor!

Todo empreendedor e empresa sabe que é obrigatório a emissão de notas fiscais, ou seja, isto não é novidade para ninguém. No entanto, toda vez que uma mercadoria é adquirida ou retorna, também se faz necessário a missão de uma nota. É aqui que entra a nota fiscal de entrada e nota fiscal de compra.

Como no caso da nota fiscal referente à venda, as notas fiscais de entrada ou de compra também são necessárias, para o correto registro fiscal da empresa. Resumindo, as notas fiscais são necessárias para o recebimento de fornecedores, produtos prontos de revenda ou serviços utilizados.

Neste post, vamos entender melhor o que é nota fiscal de entrada, de compra e de saída, devoluções, quando uma ou outra é necessária, como emiti-la e dicas sobre ferramentas e softwares já existentes no mercado que facilitam muito o dia a dia dos empresários na emissão destas notas. Acompanhe!


O que é Nota Fiscal de Entrada?


Podemos definir o que é nota fiscal de entrada como sendo o documento responsável pela comprovação fiscal de toda a movimentação de mercadorias recebidas pela empresa. Entende-se como nota fiscal de saída a nota emitida sempre que você vende algum produto. 

Toda empresa tem a obrigação de escriturar corretamente esses documentos fiscais em seu respectivo livro registro de entradas e saídas. Pode ser conveniente e apropriado contar com a ajuda de um sistema de gestão empresarial e contador neste momento.

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O primeiro porque este tipo de sistema, também conhecido como ERP, vai integrar todas as áreas da empresa como controle financeiro, controle de estoque, vendas, orçamento, emissão de notas fiscais e contabilidade. Além de gerar dados mais precisos e confiáveis, ganha-se tempo no processo.

O segundo porque, de posse de todos os dados e informações da empresa, este profissional poderá providenciar a devida escrituração contábil e fiscal, evitando, por exemplo, erros que gerem multas ou outros problemas com o fisco.


Nota Fiscal de compra

A nota fiscal de compra, também chamada de nota fiscal de entrada, deve ser emitida sempre que algum serviço, insumos ou matérias primas venham a ser adquiridos pela empresa de um ou mais fornecedores específicos. Em suma, ela é necessária sempre que houver movimentações em seu estoque.


Nota Fiscal de entrada da empresa: entenda melhor 


Tanto o fornecedor de matérias primas, insumos ou até de serviços bem como o comprador de tudo isto precisam emitir nota. Especificamente para o comprador, no caso a sua empresa, será necessário emitir uma nota fiscal de entrada quando: 


• Sempre que houver a compra de algum produto ou insumo/matéria prima importada, tendo visto que a nota fiscal de caráter estrangeiro não tem validade em nosso território;

• Se o fornecedor/vendedor não for obrigado a emitir nota fiscal;

• Produtos, insumos ou matérias primas adquiridas a partir de leilões ou provenientes de concorrência promovida pelo poder público de qualquer tipo;

• Quem compra assume o compromisso de retirar a mercadoria e transportá-la.

• Emitida nota fiscal de saída, mas o cliente comprador devolve a mercadoria comprada. Quando esta mercadoria retornar à empresa, será necessário emitir uma nota fiscal de entrada, registrando-a outra vez no respectivo estoque;

• Mercadoria saiu da empresa, mas vai retornar posteriormente. Isto acontece quando esta mercadoria se destina a exposições, testes, divulgações, etc. 


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Nota Fiscal de Entrada e Saída

É bem fácil de se entender a diferença entre a nota fiscal de Entrada e Saída. A nota fiscal de entrada (ou de compra), como já dissemos inclusive, está ligada à toda movimentação de seu estoque no que se refere às entradas: fornecedores, devoluções, etc.

A nota fiscal de saída, ao contrário, está relacionada à toda movimentação de seu estoque no que se refere às saídas, principalmente as vendas.

 

Nota Fiscal de Entrada de Devolução de Mercadoria

A nota fiscal de devolução de mercadoria é gerada sempre quando houver a necessidade de se anular as operações de compra ou venda. Ela será, em tese, uma cópia quase que perfeita da nota fiscal de origem, que deu início à toda a movimentação da mercadoria.

Existem apenas dois tipos de nota fiscal de devolução, que são:


• Nota Fiscal de Entrada de Devolução referente à compra (fornecedores, por exemplo);

• Nota Fiscal de Entrada de Devolução referente à venda (venda não foi efetivada por quaisquer motivos ou cancelada).

 

Como Emitir Nota Fiscal de Entrada?


Basicamente só existem 2 maneiras para se emitir nota fiscal de entrada das quais o contribuinte poderá fazer a opção mais apropriada, conforme o caso:


• Importação do arquivo XML e registro da entrada no respectivo controle tributário. Este tipo de nota é utilizada sempre que o fornecedor e/ou a empresa que vendeu emitir a nota fiscal e você precisará registrar a entrada no seu controle tributário e também no estoque.

• Emissão de nota fiscal: sua própria empresa emite a nota fiscal que servirá para comprovar a movimentação da mercadoria que hora entrou ou hora voltou para a sua empresa, no caso de devoluções.

 

Como Lançar Nota Fiscal de Entrada no Simples Nacional?

Os procedimentos para lançar nota fiscal de entrada no Simples Nacional são basicamente os mesmos citados logo acima, ou seja, importar o arquivo XML, no caso de o fornecedor emitir a nota ou quando você emite a sua própria nota, para comprovar as movimentações das mercadorias em seu estoque. 

Para se baixar a sua Nota Fiscal Eletrônica de Entrada, você terá que acessar o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica e seguir com as orientações. Se você tiver em sua empresa um Sistema de Gestão Empresarial, todo este processo será simplificado.

 

Nota Fiscal de entrada para MEI

O Microempreendedor Individual está dispensado de qualquer tipo de contabilidade, salvo o queira. Assim sendo, está dispensado também de toda e qualquer escrituração em livros fiscais. Por outro lado, é altamente recomendado guardar todas as notas de compra de mercadorias.

Segundo o § 1º do artigo 106, da Resolução CGSN nº 140, de 2018, o Micro Empreendedor não é obrigado a emissão de NF-e, mesmo para aqueles que realizam vendas fora do estado, exceto se desejar colocar esta opção.

A obrigatoriedade de emissão de nota fiscal de entrada para MEI, aparece quando o destinatário do produto comercializado, ou até mesmo o serviço, for realizado para outra empresa ou pessoa jurídica. 

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