Riscos de fazer o seu fechamento de caixa no caderno

Quer realizar o fechamento do seu caixa e não tem ideia de como iniciar? Assim, pode parecer um trabalho simples, mas se não for realizado corretamente afetará o seu lucro. E quando ocorre um erro crítico, pode se tornar um problema sério. Mas no que consiste o fechamento do caixa? O fechamento do caixa é […]

Quer realizar o fechamento do seu caixa e não tem ideia de como iniciar?

Assim, pode parecer um trabalho simples, mas se não for realizado corretamente afetará o seu lucro. E quando ocorre um erro crítico, pode se tornar um problema sério.

Mas no que consiste o fechamento do caixa?

O fechamento do caixa é um trabalho administrativo que consiste em monitorar a entrada e saída de capital por um determinado tempo, o que inclui verificar e corrigir o saldo.

Os comerciantes tendem a fazer isso no final do expediente. O empresário verifica a entrada no caixa ao longo do dia e compara com o que foi efetivamente recebido.

Mas quando é o momento adequado para fechar o caixa? No final do expediente acaba sendo o melhor momento. Isso porque quanto menor o período entre um  fechamento e outro, acaba sendo melhor para identificar equívocos, verificar a causa e amenizar as perdas.

Agora que você já sabe o que é fechamento de caixa, vamos conversar sobre o porquê você deveria evitar fazê-lo em um caderno. 

Muitos empresários que já se convenceram da importância do fechamento tendem a fazê-lo de maneira inadequada, investindo, por exemplo, em um caderno para que o mesmo seja feito. Abaixo separamos alguns dos principais equívocos quanto a essa prática.

Ao final você encontra algumas dicas do que seria melhor para a adequada gestão do seu caixa e a ferramenta perfeita para você empreendedor fazer o seu fechamento de caixa.

Fechamento de caixa no caderno: você precisará transportá-lo

Um dos principais problemas de realizar o fechamento do caixa em um caderno é que você precisará transportá-lo para onde quer que vá conferi-lo, Ou seja, ao adotar o caderno para realizar o fechamento do seu caixa, você precisará levá-lo de um lugar para outro para conferências e para verificar as informações ali presentes. 

Como os dados não estarão integrados em um sistema informatizado que pode ser acessado remotamente a qualquer momento. 

Quando você parte para o fechamento através de ferramentas de gestão, você poderá acessar os dados do seu negócio de qualquer lugar, em poucos cliques, tornando o processo de gerenciamento muito mais fácil, objetivo e com menores chances de erro.

Além disso, ao trabalhar com um caderno para a gestão do seu caixa, você não poderá buscar informações da maneira tradicional como usualmente fazemos em meios digitais, será necessário folhear o caderno página por página em busca do que se precisa saber naquele momento.

Tudo isso atrapalha sua busca pelo dado necessário, e tornará o seu processo moroso e sobretudo passível de falhas.

Insegurança quanto às informações da sua empresa

Uma das grandes vantagens de se ter uma ferramenta para fazer o fechamento do seu caixa está no fato de trazer mais segurança para todo o processo, e igualmente para os seus dados. 

Quando você se limita a utilizar um caderno para o fechamento de caixa da sua empresa, os dados que seriam de caráter sensível ou restrito, acabam sendo passíveis de serem acessados, ou consultados por qualquer um.

Essa simples possibilidade de exposição pode comprometer a sua empresa. Isso poderia ser evitado ao se investir em um software que permitisse a gestão do seu negócio.

Uma vez que somente colaboradores autorizados poderiam ter acesso aos dados mais sensíveis da empresa.

Outro ponto que vale destacar, é que, com o software, você não arrisca perder os dados ao concentrá-los em uma única unidade física que pode simplesmente sumir.

Correções não podem ser feitas

Outra questão que deve ser ressaltada quanto ao fechamento de caixa feito no caderno é que você não pode simplesmente fazer correções quando necessário, uma vez que correções em um caderno só poderiam ser feitas a partir de rasuras.

Ter um sistema informatizado para fazer a gestão, qualquer correção pode ser facilmente realizada, evitando dessa maneira que você chegue a resultados equivocados quanto ao seu capital. 

Fazer incorretamente o fechamento de caixa do seu negócio pode te fazer perder dinheiro. Isso mesmo, não conseguir fazer corretamente o fechamento do seu caixa pode te levar a perder muito dinheiro.

Um exemplo claro disso é quando o empresário solicita um empréstimo que não precisa de fato e acaba com uma dívida que não seria necessária, na qual os juros comprometem significativamente o seu faturamento.

Então, o que fazer? A essa altura você deve estar se perguntando o que fazer para evitar o fechamento de caixa no caderno. A resposta é simples. Invista em um sistema de ERP que traz uma série de vantagens, seja sua empresa um pequeno, médio ou grande negócio.

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ERP é o acrônimo para Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais em interpretação livre.

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O software é essencial para o dia a dia nos negócios e o alicerce para alocar os ativos mais pertinentes ao seu negócio. E dessa maneira, permite a tomada de decisões mais relacionada a realidade da sua empresa.

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A partir da sua utilização você poderá, dentre outras coisas, controlar sistematicamente o seu caixa, sendo esta uma de suas principais funções.

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