O cenário do empreendimento brasileiro não é nada fácil. Para conseguir controlar as saídas de uma empresa, é necessário realizar cálculos de impostos, taxas, alíquotas… Isso, por si só, já é complexo.
Porém, tão importante quanto calcular as saídas, é calcular as entradas. Afinal, como saber se estamos realmente ganhando dinheiro?
É a partir do controle de recebimentos que sabemos se estamos realmente recebendo por tudo o que vendemos.
Se a sua empresa vende com cartão de crédito, questionamentos como estes devem ser comuns no seu dia a dia: "quanto eu tenho para receber hoje?", "quanto devo receber neste mês?", "será que as taxas que acordei com as operadoras estão sendo respeitadas em todas as vendas?"… São muitas dúvidas a serem sanadas, e muitos empreendedores não sabem por onde começar.
E se você se recusa a receber cartões justamente por causa dessa insegurança, saiba que isso é equivalente a "dar um tiro no próprio pé".
Isso porque, segundo a Abecs (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços), as compras realizadas com cartões tiveram um aumento de 17% no primeiro trimestre de 2019.
Por isso, a partir do momento que você não oferece opções de pagamento diversas, saiba que está automaticamente perdendo dinheiro.
Concilie os seus recebimentos em cartão!
Para que uma empresa possa prosperar, ela precisa de um gerenciamento financeiro de qualidade. Para isso, é importante possuir um controle rigoroso dos pagamentos e recebimentos em cartão, visto que isso afeta diretamente os cenários dos meses futuros da empresa, quando se trata de vendas parceladas por exemplo.
Para realizar este controle, o pior caminho é seguir da forma tradicional, antiga, acumulando filipetas e planilhas impressas. As planilhas digitais não ficam muito atrás: apesar de úteis, ainda contam com a possibilidade de inserção errada de dados, ou seja, erro humano.
Ainda assim, antes de automatizar qualquer tarefa, é importante saber como ela é feita. Por isso, para realizar a conciliação de cartões em sua empresas, você precisa:
– Cadastrar os tipos de recebimentos (vendas a débito, crédito, crédito parcelado);
– Registrar os seus recebimentos (hora, data, semana, mês);
– Acompanhe os extratos de cada operadora/bandeira;
– Dimensionar seus ganhos e controlar o seu fluxo de caixa.
Cadastre todos os seus recebimentos
Como comentamos anteriormente, para cadastrar as modalidades de recebimento em cartão, basta listar quais são as opções de pagamento que você oferece, quais as operadoras e quais bandeiras disponíveis.
Este passo é crucial pois cada bandeira e operadora possui taxas administrativas diferentes e isso influencia diretamente no quanto você vai receber por cada venda.
Este cadastro deve ser feito antes de iniciar suas vendas em cartão, pois ele é uma base para o comportamento de suas vendas futuras de acordo com o seu contrato de recebimento.
Registre seus recebimentos em cartão
Passada a etapa anterior, é necessário lançar e acompanhar todos os registros de suas entradas feitas com vendas em cartão. Estes registros devem, obrigatoriamente, conter:
– Data em que a venda foi feita;
– Valor transacionado;
– Bandeira do cartão;
– Modalidade de pagamento (débito, crédito, crédito parcelado);
– Taxa acordada com a operadora em questão;
– Valor líquido recebido.
Em caso de vendas parceladas, é necessário incluir também o número de parcelas, o valor parcelado a ser recebido e a data de pagamento da primeira parcela.
Como pode perceber, realizar este controle de forma manual pode ser bastante penoso e tomar muito tempo, a depender do volume de transações diário de sua empresa.
Por isso, é importante pesquisar as opções de automatização de conciliação de recebíveis no mercado, para encontrar a que melhor se encaixe com o cenário da sua empresa e com o que você está disposto a gastar para facilitar este processo.
Lembre-se que, por mais que tenha um custo, a automatização de processos pode ser considerada como um investimento para o seu negócio, visto que vai otimizar outras áreas e garantir um controle financeiro eficiente.
Acompanhe os extratos de cada operadora/bandeira que você trabalha
Saber como se comporta cada operadora e bandeira influencia diretamente na visualização dos recebimentos do seu negócio.
Isto acontece porque cada operadora e bandeira possui uma taxa administrativa específica que seja aplicada a cada transação que você realizar.
Quando o lojista utiliza diversas maquininhas, de operadoras diferentes, esta tarefa se torna ainda mais complexa.
Ao utilizar um sistema de conciliação de cartões, é possível saber exatamente todos os dados referentes às operadoras de cartão através da importação de seus extratos. Assim, é possível visualizar os valores que você tem a receber, qual taxa foi aplicada a cada venda, erros de transação e muito mais!
Dimensione recebimentos e cuide do seu fluxo de caixa!
O controle de recebimentos em cartão de crédito e débito deve trazer uma visualização exata do cenário de recebimentos da sua empresa.
Através desta visualização, você pode cuidar melhor do seu fluxo de caixa e avaliar se é necessário antecipar recebíveis para manter uma quantia saudável de capital de giro, que garante o funcionamento pleno dos processos internos da sua empresa.
Avaliar a projeção dos seus recebimentos e ponderar sobre possíveis investimentos é o objetivo final da conciliação de cartões, pois garante que a empresa conte com quantias reais e trabalhe em um cenário de dados reais e concretos.
Por que automatizar a conciliação de cartões
Como listamos anteriormente, os passos para realizar a conciliação de cartões são muito minuciosos e contam com diversos cálculos e exigem muita organização de quem é responsável pela conciliação.
Por isso, decidimos listar alguns motivos para te mostrar a importância de automatizar essa tarefa, que é crucial para qualquer negócio.
1. Economia de tempo e aumento de produtividade
Se você já concilia cartões manualmente, sabe que a atividade é penosa. Para quem não concilia e deseja, mesmo assim, realizar essa tarefa de forma manual, é importante deixar claro que serão gastas, em média, 4 horas por semana para a atividade.
Agora imagine se um sistema realiza esse trabalho por você e o seu gestor fica responsável apenas pela leitura dos dados.
Fica mais fácil transformar o dia a dia deste profissional para que este fique focado no controle do fluxo de caixa e dos possíveis investimentos da sua empresa.
Com tempo otimizado, ele pode tomar decisões mais assertivas e garantir o crescimento do seu negócio!
2. Conferência completa, sem ser por amostragem
Se a sua empresa vende muito, consequentemente o trabalho para realizar a conciliação de cartões é muito maior e toma muito mais tempo.
Quando isso acontece e este controle é realizado de forma manual, o normal é realizar o controle por amostragem de dados.
Essa atividade entrega um cenário financeiro não confiável para a sua empresa e pode levar a tomada de decisões impensadas que podem gerar prejuízos grandes para a sua empresa.
3. Certeza de que você recebeu pelo que vendeu
Quando se peca na conciliação de cartões, alguns recebimentos (principalmente de vendas a crédito parcelado) entram em sua conta e você não consegue rastrear a qual venda ele está relacionado.
Agora imagine um cenário com centenas de vendas parceladas. Fica cada vez mais difícil saber que a parcela X que você está recebendo hoje equivale a uma das parcelas de uma venda realizada há 10 meses atrás.
Conclusão
Para que uma empresa possa crescer, ela precisa possuir um gerenciamento financeiro de qualidade. Se você está vendendo em cartões, é de extrema importância ter a certeza de que você está recebendo por suas vendas.
O mercado financeiro de cartões possui diversas particularidades que dificulta essa gestão e confunde os gestores e empresários. Por isso, a melhor saída é adotar a automação de processos para aqueles processos que são repetitivos, exaustivos, minuciosos e podem ser realizados pela máquina.
Lembre-se: alguns gastos são, automaticamente, investimentos em seu negócio! Utilize a tecnologia a seu favor.
