Início » Blog » Gestão Financeira » Como fazer uma ordem de serviço

Como fazer uma ordem de serviço

Descubra o que é, e como fazer uma ordem de serviço. Faça as ordens de serviços do seu negócio com o GestãoClick de forma simples e fácil. Confira!

Por GestãoClick
Atualizado em
Como fazer uma ordem de serviço

Empresas que prestam serviços devem ter uma rotina bastante organizada para atender seus clientes com eficiência e qualidade. Nesse sentido, a ordem de serviço é uma ferramenta muito útil, pois contribui para um dia a dia mais bem planejado.

Mas você sabe exatamente o que são esses documentos, quais são as suas vantagens e como devem ser utilizados? Para saber mais sobre cada uma dessas questões, continue lendo este artigo e confira nos seus tópicos a seguir tudo a respeito de como fazer uma ordem de serviço da forma correta.

  1. O que é ordem de serviço;
  2. Vantagens de usar ordens de serviço;
  3. Como desenvolver a ordem de serviço;
  4. Dicas para fazer ordem de serviço;
  5. Porque ter um sistema de gestão empresarial.

O que é ordem de serviço

Também chamada de OS, a ordem de serviço consiste em um documento que tem o objetivo de tornar formal a prestação de um determinado serviço para o cliente. Ou seja, ela funciona como uma confirmação de que o trabalho deve ser executado.

Dessa maneira, a OS também é um documento que contribui para a organização do dia a dia da empresa, uma vez que serve para registrar o que deve ser feito, onde e quando. Por isso, na ordem de serviço pode aparecer ainda os materiais, bem como a mão de obra necessária.

Portanto, além de ser um documento que registra o que deve ser executado pela sua equipe, ele auxilia no controle das atividades realizadas. Da mesma forma, ajuda na atualização do banco de dados e no histórico de atendimentos.

Por consequência, você pode fazer levantamentos a partir da análise das ordens de serviço e identificar melhor quem é o seu público-alvo, quais são os serviços mais procurados, que materiais são utilizados, em que época do ano ocorre um maior volume de chamadas etc.

Vantagens de usar ordens de serviço

Existe um grande número de vantagens em agregar as ordens de serviço à rotina da sua empresa de prestação de serviços. Uma das principais é a colaboração que garante a produtividade do seu negócio.

Afinal, se estiver tudo organizado, a sua equipe pode prestar um maior volume de serviços diariamente. Além disso, o atendimento aos clientes é mais eficiente, pois não existe o risco de haver discrepâncias e informações confusas ou enganos.

Isso porque, quando registrado corretamente, a sua equipe presta o serviço contratado sem margem para os problemas. Ou seja, além de aumentar a produtividade e garantir um atendimento de qualidade, as ordens de serviços têm outros benefícios.

Como já dito, ao serem armazenadas e, posteriormente, analisadas, é possível obter muitas informações. É o caso dos materiais usados em cada serviço, sendo que, dessa maneira, consegue-se manter o estoque sempre em dia, com os itens essenciais.

O setor financeiro também ganha com o uso sistemático das ordens de serviço por você e pela sua equipe. Isso porque o documento ajuda no registro das transações financeiras e, consequentemente, no controle do fluxo de caixa.

Como desenvolver a ordem de serviço

O melhor é que a sua empresa tenha uma ordem de serviço padronizada para toda a sua equipe. Por isso, ela deve conter todos os campos necessários para que, ao final do processo, se tenha um documento com todas as informações relevantes.

De modo geral, uma ordem de serviço deve conter as seguintes informações:

  • Nome do cliente, endereço e informações para contato;
  • Nome do funcionário que vai prestar o serviço;
  • Atividades que devem ser executadas conforme contratado;
  • Observações importantes;
  • Data da solicitação;
  • Data da execução do serviço;
  • Campos para assinatura do prestador de serviço e do cliente.

Conforme a sua área de atuação, podem ser necessárias outras informações, como as seguintes:

  • Equipamentos que serão avaliados e/ou consertados;
  • Equipamentos necessários para o procedimento;
  • Procedimentos em caso de acidentes;
  • Laudo técnico;
  • Termo de responsabilidade;
  • Termo de garantia.

Outras informações podem ser importantes e devem estar na criação da ordem de serviço, portanto, é adequado que os profissionais especializados ajudem na sua confecção. Dessa forma, eles conseguem indicar quais os demais dados pertinentes.


Sistema ERP Online

Dicas de como fazer uma ordem de serviço

Ter modelos prontos de ordens de serviço facilita muito o trabalho do dia a dia. Pois, com essa comodidade, basta usá-los na hora de vender serviços, sem que haja perda de tempo criando uma ordem do zero.

Porém, existem outras dicas. Uma delas é incluir todas as informações de maneira bem clara e objetiva, para que o cliente saiba exatamente o serviço que está sendo prestado. Desse modo, também é necessário estar atento à importância de deixar o nome do funcionário responsável pelo serviço completamente legível.

Essa é uma boa prática e confere maior credibilidade ao seu negócio, além de passar mais confiança para o cliente. Então, nada melhor do que contar com ordens de serviço informatizadas, nas quais os dados possam ser incluídos com praticidade e impressos adequadamente.

Se informatizada, a OS pode ser atrelada, ainda, a outras ferramentas, de maneira que a sua equipe consiga gerenciar as ordens de serviço com total eficiência. Isso possibilita, por exemplo, que serviços remarcados não sejam esquecidos.

Agora que as ordens de serviço do seu negócio foram simplificadas, utilize um software de gestão empresarial para automatizar os seus processos.

Ordem de serviço online

O serviço de ordem de serviço, popularmente conhecido como OS, é um recurso que a empresa utiliza para registrar um trabalho a ser feito para o cliente. Esse registro contém informações específicas de tarefas e ações estratégicas da empresa.

Poderá conter informações relativas aos clientes, bem como serviços executados, defeito apresentado, peças utilizadas, valores cobrados e também campos para assinaturas de reconhecimento da prestação de serviço.

Um programa de ordem de serviço online, como o GestãoClick, é a solução ideal para a sua empresa que, de alguma forma, necessita e utiliza ordens de serviços para maior controle do negócio.

Por que ter um sistema de gestão empresarial?

Um sistema de gestão empresarial é uma solução útil para empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Isso inclui, também, os prestadores de serviços que fazem uso das OS.

O nosso sistema de gestão empresarial possui diversas funções e integrações para facilitar a sua rotina empreendedora. Uma delas é o módulo de ordem de serviço, permitindo a sua informatização e tornando o acesso ao documento muito mais simples, facilitando, assim, a sua gestão. Com isso, depois de realizados, o sistema armazena a OS automaticamente. Caso o serviço seja remarcado ou não seja executado por algum motivo, essa informação é atualizada na OS, que permanece em aberto. Assim, mesmo com um grande número de clientes não se corre o risco de esquecer ninguém.

Além do mais, nosso sistema permite ainda que a OS seja acessada remotamente, de smartphones e outros dispositivos móveis. Também pode ser integrada ao setor financeiro, caixa, atendimento, estoque e outros, para que as informações sejam atualizadas automaticamente.

O GestãoClick é um software ERP online que também permite a impressão da ordem de serviço e o seu envio por e-mail para o cliente, para atender suas necessidades na medida certa e com a mais alta qualidade possível.

Conheça o Gestãoclick e nossas principais funcionalidades para o gerenciamento do seu negócio. Depois disso, escolha o plano do nosso ERP que mais te agrada e comece a automatizar seus processos!

Avatar

gestao.click

2 Comentários
  1. Consigo imprimir duas cópias da ordem de serviço na mesma folha A4 e cortar ao meio para uma ficar com o cliente e uma comigo?

    • Olá Rodrigo! Como vai?
      No momento da impressão, você tem a opção de imprimir 2 cópias na mesma folha. Essa opção é definida nas configurações de impressão, e não no sistema.

      Estamos à disposição.
      Sucesso!

Deixe uma Comentário

Fique por dentro também

Confira outros conteúdos que podem te ajudar a alcançar uma gestão eficiente, otimizar o seu tempo.

Converse com um de nossos especialistas e garanta condições especiais!
GestãoClick
Logo