Hoje em dia é difícil encontrar um estabelecimento que não aceita pagamento em cartão. Principalmente se pensarmos no período atual que estamos vivendo, aceitar pagamento em cartão se tornou vital para diversas empresas do mundo todo.
Sabemos, porém, que a quantidade de operadoras e bandeiras de cartão é imensa e a tão falada “guerra das maquininhas” é real. A todo instante vemos a concorrência acirrada para oferecer as
melhores soluções de pagamento que atendem as mais variadas necessidades dos lojistas.
Oferecer diversas alternativas de pagamento é essencial para não perder nenhuma venda. Isso acaba complexificando o
controle financeiro que é necessário para que qualquer empresa possa crescer de forma saudável.
Isso porque, no processo de
venda em cartão, existe um caminho percorrido entre o pagamento realizado e o recebimento pela loja. E, muitas vezes, o dinheiro acaba por não chegar corretamente em sua etapa final, o que gera grandes prejuízos para as empresas.
É aí que entra a
importância da conciliação de cartões, que consiste em controlar a movimentação de vendas feitas em cartão de débito e crédito, seja à vista ou parcelado. A seguir, vamos explicar o que é de fato a conciliação e como você pode fazê-la em sua empresa!
Afinal, o que é conciliação de cartões?
Ao realizar uma venda em cartão, é importante ter ciência de que existem diversos agentes que atuam no processo da validação dessa venda: as bandeiras, maquininhas, operadoras e os próprios lojistas.
Pode ocorrer, portanto, situações em que a venda foi processada na maquininha e no
sistema de gestão da empresa, mas não foi realizada de fato na operadora. Ou, algumas vezes, a venda até chega a ser realizada mas o pagamento não cai na conta bancária da empresa.
Quem não tem o hábito de
conciliar vendas em cartão pode, então, acabar perdendo dinheiro por diversos motivos dentro do processo da venda.
Conciliar vendas em cartão pode ser uma dor de cabeça para muitos lojistas, visto que existem taxas diferentes para cada modalidade de pagamento, além de ser um dinheiro que não cai na hora da venda. Algumas vendas, principalmente as parceladas, geram confusão na cabeça de muitos lojistas que não conseguem controlar o recebimento de cada parcela, por exemplo.
Sabemos, porém, que vendas em cartão superaram em números as vendas em dinheiro físico e, por isso, a
conciliação de cartões é uma atividade fundamental da gestão financeira de qualquer empresa. Se você ainda não concilia suas vendas em cartão, chegou a hora!
É no momento da conciliação que falhas do processo podem ser identificadas a tempo ágil de entrar em contato com a operadora e solicitar a correção dos valores pagos. Esse controle pode ser feito de forma diária, semanal, mensal, tudo depende de como é o fluxo de vendas de cada empresa.
Conciliar cartões permite que você tenha uma visão completa dos valores e taxas cobrados pelas operadoras, além de te auxiliar na identificação de fraudes e inconsistências contábeis.
Como conciliar cartões
Existem 3 etapas essenciais para realizar a conciliação de cartões na sua empresa. São elas: conciliação de vendas, conciliação de recebimento e conciliação bancária.
Cada etapa está relacionada a um momento que constitui o processo da venda em cartão.
Por exemplo: uma venda a crédito é remunerada, em média (sem antecipação de recebíveis) em 30 dias, a depender da operadora. Ao realizar a conciliação de cartões, você vai ter ciência do valor que deve ser depositado na conta da empresa (após calcular a taxa de cada transação) e em qual dia esse valor deve cair.
Já para vendas no débito, o dinheiro costuma cair após 1 dia útil na conta do lojista. Ou seja, cada modalidade de pagamento possui suas particularidades e controlar esses recebimentos é essencial para a saúde financeira de qualquer negócio.
Isso ajuda a empresa a ter um bom controle de suas
entradas e saídas, consequentemente, facilita o planejamento financeiro para investimentos futuros e quitação de contas a pagar.
Vamos entender, então, como funciona cada etapa da conciliação de cartões.
1. Conciliação de vendas
Para conciliar vendas, o lojista precisa confrontar as vendas realizadas em seu estabelecimento com os dados de vendas que constam na operadora de cartão.
Pode acontecer, muitas vezes, de o lojista entregar um produto e não receber por ele. Isso se dá por diversos possíveis problemas entre o sistema utilizado e a operadora. Sem a conciliação de vendas, o lojista pode não se atentar para esse prejuízo.
Para isso, recomendamos que você guarde os comprovantes emitidos pela maquininha de cartão de cada venda efetuada (conhecidos também como filipetas). Esses documentos comprovam que a venda foi realizada e devem estar em sua posse para casos de divergência.
Cada operadora possui portais que guardam os dados de suas vendas e você pode comparar as suas filipetas com essa fonte de informação. Você pode, ainda, automatizar essa conciliação integrando seu sistema de gestão a um
conciliador de cartões. Assim, você reúne as informações de todos os portais de
adquirentes em um único lugar.
2. Conciliação de recebimentos
Os recebimentos, quando relacionados às vendas em cartão, podem ser confusos para quem decide controlá-los de forma manual.
Um exemplo disso são as vendas a crédito. Vendas realizadas hoje serão depositadas em 30 dias, o que exige um
planejamento financeiro empresarial para contar com esse dinheiro apenas no próximo mês.
Já as vendas no débito são valores que o lojista pode contar como um dinheiro em caixa, visto que entram no dia seguinte.
Para realizar a
conciliação de recebimentos é necessário comparar os dados das vendas, aplicar os valores de taxas acordados com as operadoras e, por fim, conferir o extrato bancário.
Essa etapa consiste justamente em verificar os pagamentos feitos pelas operadoras de cartão à sua empresa.
É comum encontrar inconsistência de valores nesse processo. Por exemplo, a operadora de cartão pode aplicar uma taxa diferente da acordada em contrato e descontar um valor acima do que seria esperado de algumas de suas vendas.
Por isso, é importante realizar a conciliação de taxas para ver se as adquirentes estão realmente respeitando os valores acordados.
3. Conciliação bancária
O último passo da conciliação de cartões é a conciliação bancária. Nela, você vai verificar o saldo da conta da empresa, suas entradas e saídas e comparar com as contas a pagar e os valores que você vai receber.
Para essa etapa, é necessário realizar as duas etapas anteriores com bastante atenção. Assim, a conciliação bancária acaba sendo a parte mais tranquila do processo.
A rotina de acompanhamento das
movimentações financeiras da sua empresa precisa ser diária. Por isso, você precisa registrar todos os dias as entradas e saídas das contas bancárias da sua empresa (isso inclui os juros e tarifas pagas).
É na conciliação bancária que você vai conferir os valores que foram pagos através de boletos bancários, transferências bancárias e DDA (algo imprescindível para e-commerces, por exemplo).
Após conferir todos os valores, é necessário verificar o saldo da conta e ver se o valor final corresponde ao controle interno da empresa.
Nesse processo é possível encontrar divergências de valores. Mas não se preocupe: qualquer
entrada e saída de dinheiro pode ser rastreada. Caso você encontre disparidades, é necessário checar se o erro está dentro do controle interno da empresa ou se está relacionado à adquirente.
Para essa etapa é importante guardar todos os documentos (extratos e comprovantes) bancários: estes vão servir como prova caso você precise contestar alguma divergência de valor ou movimentações suspeitas na conta da sua empresa.
A
conciliação bancária é uma grande aliada da sua empresa na hora de planejar orçamentos e investimentos que estejam dentro da sua realidade financeira.
Conclusão
Reforçamos o que já dissemos anteriormente: vender em cartão, hoje em dia, é aproveitar cada possibilidade de venda. Se você ainda não aceita pagamentos em cartão, saiba que está ficando para trás!
Mas não adianta apenas optar por receber cartões se você não estiver disposto a controlar cada movimentação feita. São diversas operadoras, diversas bandeiras, e controlar cada venda feita exige atenção e organização da sua parte ou do responsável por esse trabalho.
Lembramos que essa tarefa é facilmente automatizada se você optar por uma plataforma de
conciliação de cartões. Caso você utilize um
sistema de gestão, o seu controle financeiro pode ficar ainda mais simples ao unir todas as funcionalidades do seu sistema com um conciliador de cartões.
De início, pode parecer um gasto a mais, mas tudo é uma questão de perspectiva: se o dinheiro está sendo gasto na melhoria do seu
controle financeiro, ele é, na verdade, um
investimento para a sua empresa, pois vai te auxiliar a evitar possíveis prejuízos futuros.
Este texto foi escrito por Miriam Barros, gerente de Marketing da Confere Cartões – empresa voltada para automatizar a conciliação de vendas em cartões.